O adiantamento de viagem é uma prática comum em empresas, e se refere ao adiantamento de dinheiro para cobrir os gastos de viagens corporativas. Porém, essa prática também tem suas fraquezas e limitações.
Por isso, neste artigo, vamos abordar tudo o que você precisa saber sobre o adiantamento de viagem, desde sua definição até suas políticas, boas práticas e possíveis alternativas mais modernas.
Boa leitura!!!
O que é o adiantamento de viagem empresarial
Seja para participar de eventos de negócios, visitar clientes ou fornecedores, ou mesmo para realizar treinamentos e capacitações, as viagens a trabalho são essenciais para o sucesso de muitas empresas.
No entanto, essas viagens geralmente são caras e exigem que os funcionários gastem dinheiro do próprio bolso para cobrir despesas como hospedagem, transporte e, acima de tudo, alimentação.
Isso é especialmente difícil para funcionários que não têm um orçamento pessoal muito folgado e nem liquidez suficiente para arcar com as despesas corporativas enquanto aguarda pelo reembolso da empresa.
Definição de adiantamento de viagem empresarial
Então, é aí que entra o adiantamento de viagem. É uma maneira de fornecer aos funcionários acesso antecipado a fundos para cobrir seus gastos em viagens a trabalho.
Assim, ao receber um adiantamento, os funcionários não precisam gastar dinheiro do próprio bolso e podem ter uma experiência de viagem mais construtiva e tranquila.
Diferença entre adiantamento de viagem e reembolso de despesas
Embora o adiantamento de viagem seja uma das maneiras de cobrir as despesas durante as viagens a trabalho, ele é diferente do reembolso de despesas.
No caso do adiantamento, o funcionário recebe o dinheiro antecipadamente e presta contas depois da viagem. Já no reembolso, o funcionário gasta do próprio bolso e depois apresenta comprovantes das despesas para solicitar o reembolso da empresa.
Adiantamento de viagem na prática
Essa operação de adiantamento de gastos não é exclusiva das viagens corporativas, ela pode acontecer também na compra de materiais de escritório, assinaturas, serviços e eventos.
No entanto, esse adiantamento precisa de um contexto dentro da empresa, ou seja, processos e regras que garantam a conformidade dessa transação. Por isso, é essencial que a empresa estabeleça 4 padronizações básicas:
- Políticas de adiantamento de viagem;
- Métodos para calcular o valor do adiantamento;
- Processos de pagamento do adiantamento;
- Controle e prestação de contas.
Políticas de adiantamento de viagem
Antes de implementar o adiantamento de viagem, é indispensável estabelecer políticas claras e específicas para isso, como por exemplo:
- definir limites de gastos;
- determinar quem é elegível para o adiantamento;
- estabelecer precauções para evitar fraudes ou abusos.
Sobretudo, a empresa deve criar um processo claro para solicitar e aprovar os adiantamentos de viagem. Assim, o processo costuma ficar da seguinte forma:
- Preencher um formulário de solicitação;
- Obter a aprovação do gerente ou supervisor;
- Receber da empresa o valor aprovado;
- Viajar e realizar as despesas de maneira profissional;
- Fornecer recibos e comprovantes das despesas realizadas;
- Devolver o valor restante para a empresa (caso tenha sobrado).
Métodos para calcular o valor do adiantamento
O valor do adiantamento deve ser razoável e compatível com as necessidades da viagem a trabalho. Por isso, é importante incluir no cálculo gastos com transporte, hospedagem, alimentação e outras despesas que possam surgir durante a viagem.
Os limites devem ser definidos de acordo com o destino, duração da viagem e o cargo do funcionário. Dessa forma, os limites devem ser proporcionais à relevância da viagem.
Por exemplo, um gerente que viaja para uma conferência de negócios em outra cidade precisa de um adiantamento maior do que um funcionário que viaja para uma reunião de vendas em uma cidade próxima.
Processos de pagamento do adiantamento
Por fim, a empresa pode optar por pagar o adiantamento de viagem por diferentes meios, como transferência bancária, cartões corporativos ou mesmo dinheiro.
Independentemente do método de pagamento escolhido, é fundamental que a empresa comunique todos os detalhes do processo aos colaboradores, para que os pagamentos sejam realizados com segurança e agilidade.
Controle e prestação de contas
Para garantir que o adiantamento de viagem seja utilizado de forma correta, é necessário monitorar as despesas e exigir uma prestação de contas completa e detalhada dos funcionários.
Outra forma de assegurar a efetividade dessa operação é estabelecer um limite máximo de gastos permitidos e deixar claro quais despesas são cobertas pelo adiantamento.
Além disso, é importante que a empresa estabeleça uma política clara de punição para aqueles que utilizarem o adiantamento de forma indevida.
Tecnologia e soluções para gerenciar adiantamentos de viagem
Atualmente, muitas empresas estão buscando soluções tecnológicas para gerenciar adiantamentos de viagem, visto que essa é uma maneira eficiente de controlar as despesas corporativas e garantir que o processo seja feito de forma rápida e segura.
Software de gestão de despesas
Uma das opções mais populares são os softwares de gestão de despesas. Essas ferramentas corporativas são capazes de:
- automatizar os processos de adiantamento;
- permitir o monitoramento em tempo real das despesas;
- fornecer análises detalhadas das despesas de viagem.
Dessa forma, as empresas conseguem ter um controle maior sobre os gastos, evitando que haja desperdícios ou fraudes.
Integração com sistemas de contabilidade e recursos humanos
Uma outra opção é integrar o sistema de adiantamento de viagem com o sistema de contabilidade e recursos humanos da empresa. Isso pode ajudar a reduzir erros e garantir uma gestão mais eficiente do adiantamento.
Com essa integração, os gestores têm acesso a informações mais precisas sobre as despesas de viagem, evitando que haja erros na contabilização dos gastos e acelerando todo processo de prestação de contas.
Em resumo, existem diversas opções de tecnologia e soluções para gerenciar adiantamentos de viagem. Cabe às empresas escolherem aquela que melhor se adequa às suas necessidades e objetivos.
Por isso, se você ainda não conhece os cartões corporativos e softwares de gestão da Payfy, entre em contato com o nosso time de vendas e tire suas dúvidas sobre nosso produto!
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
