A gestão de despesas empresariais é uma atividade bastante comum, contudo, as equipes financeiras ainda perdem um tempo valioso todos os meses fechando os livros
Como as empresas trabalham de uma mesma forma há muito tempo, muitas vezes é difícil imaginar que existam maneiras mais modernas, melhores e práticas de resolver um problema tão comum como a gestão de despesas.
Por isso, nesse post vou te mostrar como os problemas de conciliação acabam sendo óbvios depois que você realmente pensa sobre eles, e também são os mesmos para empresas em todos os lugares do mundo.
Mas não desanime que tem uma boa notícia: as soluções também são tão óbvias e simples! Portanto, este guia vai te ajudar a ter uma gestão de despesas melhor e muito mais fácil.
Boa leitura!
O que é uma boa gestão de despesas contábeis?
Antes de falar especificamente das despesas corporativas, vamos entender os objetivos e o propósito da gestão financeira.
A conciliação, ou gestão, financeira é um processo que envolve verificar se dois conjuntos de registros correspondem. O exemplo mais lógico seria validar as declarações de fluxo de caixa com as declarações de receita.
Ou seja, o saldo final do banco é igual à receita menos os gastos?
Dessa maneira, o objetivo é garantir que seus registros sejam precisos. Logo, a receita e os gastos em suas contas são iguais aos de seus livros – permitindo detectar qualquer fraude ou irregularidade.
A gestão na maioria das empresas ocorre no final de todos os meses. Mas além disso, as equipes financeiras também enfrentam o famoso processo de fechamento financeiro no fim de todos os anos.
Essa última tarefa pode ser árdua e demorada para ser concluída, portanto, vamos ver a seguir algumas formas de otimizar o seu fechamento!
O que é a gestão de despesas?
A gestão de despesas usa o mesmo processo de verificação descrito acima.
Para garantir que as despesas de uma empresa correspondam ao que foi registrado em seu livro contábil, o departamento financeiro e os contadores comparam recibos, faturas e outros documentos de declarações de despesas e de transações.
Em uma empresa pequena, é relativamente fácil saber que suas contas estão bem cuidadas – afinal, você faz todas as compras e sabe quanto dinheiro está entrando.
Mas em uma empresa maior e que possui funcionários gastando em nome da empresa, é muito importante ter controle e verificar se tudo está correto.
O processo de conciliação permite que as empresas verifiquem se todos os pagamentos foram aprovados e confirmados e se os recibos foram fornecidos – caso contrário, você nunca tem certeza de para onde está indo o dinheiro da empresa.
Por que conciliar despesas é um desafio?
Trabalho manual e repetitivo
Na verdade, fazê-lo não é tão complicado, mas isso não quer dizer que seja fácil! Isso se torna uma grande dificuldade pois gerir despesas pode ser uma tarefa cansativa e muitas vezes ingrata.
Para ilustrar melhor, separei aqui o que a maioria das empresas considera como as principais causas de dores de cabeça na hora de fechar os livros:
- Extratos de cartão de crédito;
- Extratos de cartão pré-pago;
- Pedidos de compra ou solicitações de membros da equipe;
- Relatórios de reembolsos de despesas;
- Recibos soltos ou comprovantes de compra;
- Aprovações escritas dos gerentes;
- Faturas.
Seu trabalho é garantir que as informações sobre cada um desses itens correspondam com as transações, pagamentos e sejam, de fato, o que deveriam ser.
Porém, hoje cada uma dessas fontes de dados ainda é projetada de forma independente, ou seja:
o extrato do seu cartão de crédito ou pré-pago não se importa com o fluxo dos seus pedidos de compra, das suas políticas de gastos ou se o pagamento foi aprovado ou não por um gerente.
Portanto, o departamento financeiro gasta uma quantidade infeliz de tempo simplesmente comparando os pagamentos com os olhos.
Como eu disse antes: não é necessariamente difícil, mas pode ser longo, cansativo e desnecessário se soubermos utilizar ferramentas de auxílio.
Na Payfy, nós contamos com um software que faz esse trabalho para você – inclusive, centraliza os gastos e a gestão em um aplicativo acessível a todos os responsáveis pela gestão de despesas da empresa.
Você pode agendar uma demonstração – online e gratuita – e entender a fundo todos os benefícios do nosso cartão empresarial.
Má formatação de dados
Suas fontes de dados não foram criadas pensando umas nas outras. Seus funcionários muitas vezes não sabem sobre a política de reembolsos de despesas, muito menos se a formatação é a correta para um pedido de compra.
O extrato do seu cartão de crédito ainda chega pelo correio? Então você terá que inserir manualmente esses dados.
Talvez você tenha um banco mais moderno e chegue em PDF, mas você pode copiar>colar facilmente de um PDF?
Ou seja, obter dados de um relatório de despesas ou faturas de cartão em suas ferramentas ou planilhas contábeis é um esforço significativo. Além disso, ter certeza de que todos eles trazem informações corretas é outra história.
Atrasos integrados e em cadeia
Outro problema que surge ao utilizar várias fontes de dados, é que cada um funciona com seus próprios prazos. A fatura do cartão de crédito que chega no início do novo mês estará refletindo o mês anterior.
Ou seja, você não pode fechar os livros para o mês em questão até o próximo mês. Isso quando presume-se que não haverá problemas com a prestação de conta dos funcionários – envio dos recibos e comprovantes.
Outro exemplo: relatórios de despesas.
Suponha que você tenha equipes realizando viagens, que eles sabem como apresentar relatórios de despesas, e levam algumas horas na última semana do mês para enviar todas as suas despesas – as notinhas.
Isso significa que você recebe uma pilha de relatórios de despesas e recibos no último dia do mês.
Quando alguém, inevitavelmente, comete um erro isso apenas aumenta o tempo que você leva para fechar os livros – e claro, sua dor de cabeça aumenta junto.
Descentralização
Em um mundo perfeito, as finanças não precisariam estar envolvidas em todas as transações pois as empresas confiariam em seus funcionários para fazer a coisa certa.
Embora não vivamos em um mundo perfeito, a maioria das afirmações acima podem sim ser alcançadas hoje!
Você pode – realmente – descentralizar grande parte do processo de despesas, permitindo que os gerentes definam seu trabalho e removam gargalos.
Na prática, isso significa pode haver:
- Cartões pré-pagos ou cartões virtuais, ou seja, formas de pagamento às quais os funcionários sempre têm acesso, mas com controles para evitar uso indevido.
- Políticas de gastos que todos entendem e podem seguir – sem que exista necessidade de formação prévia;
- Acesso em tempo real às informações financeiras de onde você estiver;
- Ferramentas remotas para que nada mude quando as pessoas não estão no escritório ou moram em outros países;
O principal objetivo aqui é construir processos que funcionem de forma simples, assíncronas e funcionais – trazendo maior liberdade com responsabilidade.
Despesas automatizadas, digitalizadas e descentralizadas
Provavelmente se você está lendo este artigo é porque sabe que a gestão de despesas é entediante, mas como fazer para melhorar? como esses princípios se parecem na prática?
- Obtenha melhores formas de pagamentos – com cartões inteligentes, por exemplo.
- Integre políticas e processos de despesas através da tecnologia de ponta;
- Escolha recibos e faturas digitais;
- Automatize a maior parte da própria conciliação através de software de gestão de gastos.
Para ilustrar melhor o que a Payfy acredita ser boas técnicas de gestão de despesas, vamos abordar cada um deles a seguir. Vamos lá?!
Processos de gestão de gastos integrados
Já vimos os problemas ocasionados por diversas fontes de dados, múltiplos sistemas e funcionários que não entendem como as finanças de uma empresa funcionam. Mas você pode superar esses obstáculos!
Para isso, você precisa de um software de gestão de gastos que ajude na conciliação de pagamentos com cartões de crédito físicos e virtuais, pagamentos de fatura e reembolsos de despesas.
Assim, os funcionários têm um único aplicativo – simples e familiar – independentemente do meio de pagamento que usam para realizar uma despesa corporativa.
Com isso, o departamento financeiro sempre tem todos os dados de que precisa em um só lugar.
Melhores métodos de pagamento
Primeiro, você precisa atualizar todos os métodos de pagamento antigos, pois como vimos, os cartões de crédito tradicionais, com seus extratos ruins e atrasados, simplesmente não funcionam mais.
Assim como os reembolsos de despesas em papel, Excel ou digitando dentro de ERP’s legados estão de fora também .
Muitos dos problemas que você enfrenta no final do mês vêm do simples fato de que esses processos não foram projetados para empresas, são soluções adaptadas.
Para nossos meios de pagamentos da pessoa física, temos novos bancos modernos que oferecem cartões de crédito descolados e aplicativos super funcionais.
Eles permitem que você possa recarregar seu cartão, verificar seu saldo e alterar seus limites no próprio celular.
Então por que não ter o mesmo para pagamentos da empresa?
(Spoiler: tem, e você pode utilizar também!)
O que é uma boa gestão de despesas em poucas palavras
Falamos em detalhes sobre os benefícios da digitalização, e na prática, para ter bons resultados utilizando os recibos digitalizados, significa que os funcionários precisam de:
1 – Aplicativo para tirar fotos de recibos
É muito útil, porque significa que eles podem compartilhar recibos imediatamente, antes que sejam perdidos ou danificados.
As equipes financeiras também podem verificar esses documentos com mais regularidade, para garantir que os membros da equipe estejam compartilhando as informações corretas.
2 – Aplicativo ou plataforma desktop para fazer upload de faturas em PDF e recibos digitais que recebem
O maior benefício é que as equipes financeiras não precisam mais inserir todos esses dados sozinha.
Inclusive, o sistema que você escolher deve ser capaz de associar um recibo a uma transação automaticamente, então você pula uma etapa bem tediosa.
3 – Conciliação automatizada
As etapas anteriores permitem que você chegue ao ápice da gestão de gastos corporativos: automatizar a maior parte – senão tudo – do trabalho de fim de mês.
Especificamente, você pode ter um software que registra cada transação:
- Verifica se ela foi aprovada e em alguns casos mantêm bloqueado o pagamento até que a aprovação seja concedida;
- Em seguida, compara os documentos – recibos, comprovantes e faturas – com a própria transação.
Ele ainda notificará os membros da equipe que se esqueceram de algo ou cometeram um erro. Sua função envolve uma rápida olhada para garantir que não haja erros gritantes.
Isso tudo significa que você pode compartilhar relatórios e fazer recomendações – é aqui que você realmente ajudará a empresa de forma eficiente.
Gastos inteligentes significam conciliação fácil de despesas
A conciliação financeira geralmente vem no final de uma cadeia, e frequentemente, nós diagnosticamos problemas na hora do fechamento – última etapa.
Porém, esses problemas normalmente são causados já no início do processo, ou seja, no elo mais fraco.
Sabemos que a mecânica da conciliação não é complicada: você está basicamente se certificando de que as transações são o que dizem que são. Contudo, os obstáculos e a complexidade surgem com:
- dados não confiáveis;
- documentos ausentes – geralmente recibos/comprovantes;
- ferramentas que não se comunicam;
- e alto volume de despesas em empresas de médio e grande porte, por exemplo.
É por isso que acreditamos muito no gerenciamento de gastos “all-in-one”, no qual o software se comunica e integra diretamente com os meios de pagamentos.
Você busca um aplicativo moderno que além dos métodos de pagamento (cartões e reembolso de despesas), também capturem recibos via OCR, verifiquem se há erros e os exportam diretamente para suas ferramentas de contabilidade?
A Payfy é uma solução para esse momento que você está passando. Através dos nossos cartões – físicos e virtuais – e do nosso software de gestão fica muito mais simples lidar com fechamentos e conciliação de despesas.
Fuja do emaranhado de ferramentas, cartões e papéis com os quais você depende hoje.
Ficou interessado? Que tal conhecer quem pode te ajudar: payfy.io
Até a próxima leitura!
Founder & CEO da Payfy
