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Controle de despesas corporativas: como fazer em 7 passos

André Apollaro

Data de publicação: 20/04/2023

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Você sabia que o controle de despesas é fundamental para o sucesso de qualquer empresa? Políticas de gastos eficazes e soluções de administração de despesas podem fazer toda a diferença na saúde financeira de uma organização

Quando bem planejadas e implementadas corretamente, essas políticas podem garantir que a empresa esteja gastando seu dinheiro de forma eficiente e eficaz, maximizando seu retorno sobre o investimento. 

Por outro lado, evitam-se despesas descontroladas, que podem levar a um fluxo de caixa negativo e à perda de recursos valiosos. 

Vamos explorar juntos o mundo do controle de gastos e descobrir como essa postura pode conduzir a sua empresa ao sucesso financeiro.

O que são despesas corporativas?

Despesas corporativas são gastos incorridos por uma empresa em sua operação diária. 

Esses gastos podem incluir despesas relacionadas a viagens, hospedagem, refeições, transporte, marketing, tecnologia, aluguel de imóveis e equipamentos, salários e benefícios dos funcionários, entre outros. 

Assim como também inclui, evidentemente, gastos com o cartão corporativo

As despesas corporativas podem ser uma parte significativa do orçamento de uma empresa e geralmente são monitoradas e gerenciadas cuidadosamente para garantir que a empresa esteja gastando seu dinheiro de forma eficiente e eficaz. 

O controle adequado das despesas corporativas pode ajudar a aumentar a rentabilidade da empresa.

As despesas se dividem de acordo com sua importância e relação com as operações diárias. Existem, por exemplo, despesas operacionais, pré-operacionais e não operacionais. 

Importância de fazer controle de despesas

Importância do controle de despesas

O controle de despesas é vital para o sucesso financeiro de qualquer empresa, independentemente do seu tamanho ou setor de atuação. Aqui estão algumas razões pelas quais é tão importante monitorar e gerenciar suas despesas corporativas:

Maximização de lucros 

O controle adequado das despesas pode ajudar a maximizar os lucros da empresa, permitindo que ela identifique áreas em que consegue reduzir gastos desnecessários e direcionar recursos para investimentos mais lucrativos.

Tomada de decisão informada

Quando as despesas são monitoradas e documentadas corretamente, a empresa pode tomar decisões mais informadas sobre onde e como gastar seu dinheiro. Isso permite evitar gastos excessivos e garantir que os recursos sejam direcionados para áreas estratégicas que impulsionam o crescimento da empresa.

Controle do fluxo de caixa 

O controle de despesas auxilia a manter o fluxo de caixa da empresa sob controle. Saber exatamente quanto dinheiro está sendo gasto e onde é fundamental para garantir que a empresa consiga honrar suas obrigações financeiras e ter recursos disponíveis para oportunidades futuras.

Cumprimento de regulamentos e políticas internas

Muitas empresas têm políticas de gastos e regulamentos a seguir para garantir que seus gastos sejam apropriados e em conformidade com as leis e regulamentos em vigor. 

O controle de despesas possibilita garantir que essas políticas e regulamentos sejam seguidos adequadamente. Ou seja, é uma forma de alcançar o compliance

Como controlar despesas do cartão corporativo?

Agora, vamos focar no tema controle de despesas de cartão corporativo, o que corresponde a um dos tipos de gastos. Falaremos sobre algumas medidas práticas para esse controle.

O que falaremos:

  1. crie uma política de gastos
  2. estabeleça um teto de gastos
  3. classifique tetos de gastos para cada tipo de despesa
  4. classifique as despesas
  5. crie processos de análise financeira
  6. estabeleça ações estratégicas
  7. use a PayFy para automatizar os processos financeiros
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1. Crie uma política de gastos

Uma política de gastos é uma diretriz que estabelece as regras e procedimentos para o uso do cartão corporativo. Ela deve incluir as categorias de despesas elegíveis, limites de gastos, processos de aprovação e regras de documentação

É importante que essa política seja clara e objetiva, a fim de evitar mal-entendidos e garantir que todos os funcionários estejam cientes das regras.

2. Estabeleça um teto de gastos

O teto de gastos é o limite máximo que pode ser gasto com o cartão corporativo em um determinado período. Esse limite deve ser definido com base no orçamento da empresa e deve ser comunicado claramente aos funcionários.

3. Classifique tetos de gastos para cada tipo de despesa

É importante que a empresa estabeleça limites de gastos para cada categoria de despesa. Por exemplo, o limite para gastos com viagens pode ser diferente do limite para gastos com alimentação. 

Isso é importante para que o dinheiro seja direcionado para as áreas prioritárias da empresa, sem erros. 

4. Classifique as despesas

Classificar as despesas de acordo com as categorias estabelecidas na política de gastos viabiliza acompanhar onde o dinheiro está sendo gasto e a garantir que cada despesa seja alocada corretamente. Essa classificação também permite identificar áreas em que os gastos podem ser reduzidos ou otimizados.

5. Crie processos de análise financeira

É importante que a empresa crie processos de análise financeira para monitorar as despesas realizadas com o cartão corporativo. 

O processo analítico deve incluir a comparação dos gastos com o orçamento estabelecido, a identificação de tendências de gastos, a revisão de despesas suspeitas ou incomuns e a identificação de oportunidades de economia.

6. Estabeleça ações estratégicas

Com base na análise financeira, a empresa deve estabelecer ações estratégicas para controlar as despesas do cartão corporativo. 

Algumas ações típicas são: a revisão e atualização da política de gastos, a implementação de treinamento para funcionários sobre o uso responsável do cartão corporativo, a negociação de descontos com fornecedores e a definição de metas de redução de gastos.

7. Use a Payfy para automatizar os processos financeiros

A Payfy apresenta um conjunto de soluções para automatizar, organizar e coordenar a visibilidade sobre os gastos da sua empresa. Assim, é possível manter uma visão adequada e precisa, de modo a eliminar os erros e controlar as ações. 

Temos soluções de relatórios, integração, automação contábil, além de serviços específicos para reembolsos corporativos e para gestão de cartão corporativo. Tudo isso de maneira moderna e ágil, com as tecnologias mais avançadas a seu favor. 

Como controlar despesas corporativas

Conheça nossas soluções para gerenciar melhor suas despesas e evitar problemas financeiros!

Conclusão

Em conclusão, o controle de despesas é essencial para manter a saúde financeira da empresa em dia. 

Ao estabelecer uma política de gastos clara e objetiva, estabelecer tetos de gastos para cada categoria de despesa, classificar as despesas, registrar todas as transações, criar processos de análise financeira e estabelecer ações estratégicas, a empresa pode garantir que o dinheiro seja gasto de forma responsável e sustentável financeiramente.

O controle de despesas permite que a empresa identifique áreas em que os gastos podem ser reduzidos ou otimizados, além de garantir a conformidade com a política de gastos e manter um registro completo das transações para fins de auditoria e contabilidade.

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