Você consegue medir, de fato, quanto cada colaborador custa para sua empresa? Afinal, o custo por funcionário vai muito além do salário mensal.
Saber esse valor é importante pois quando entendemos o custo por funcionário, conseguimos mais do que um número: temos um indicador claro da saúde financeira da empresa, e uma ferramenta poderosa para decisões estratégicas.
Por isso, ao longo deste artigo, você verá como calcular, analisar e, principalmente, reduzir o custo por funcionário para manter a competitividade e a sustentabilidade da sua empresa.
Vamos lá? Boa leitura!
O que é o custo por funcionário e por que ele é importante para o seu negócio?
Quando falamos em custo por funcionário, estamos falando de tudo o que a empresa investe em cada colaborador, de forma direta ou indireta.
Não é apenas o salário que entra nessa conta, ele inclui até mesmo as ferramentas e o espaço necessário para que cada colaborador tenha o melhor desempenho, além de:
- todos os benefícios;
- custos administrativos; e,
- treinamentos.
Isso é importante para a saúde financeira do negócio pois com o custo por funcionário bem definido, as empresas conseguem ajustar seus orçamentos, prever gastos a longo prazo e, o mais importante, tomar decisões com confiança e assertividade.
Portanto, saber o custo por funcionário permite que as empresas alinhem seus recursos financeiros com suas estratégias de crescimento bem embasadas. Esse cálculo é especialmente útil para identificar onde há oportunidades de redução de gastos ou investimentos necessários para o bem-estar e o desempenho da equipe.
Permitindo, dessa forma, que os líderes tenham controle absoluto sobre os gastos e encontrem maneiras de otimizá-los sem comprometer a qualidade e a produtividade da empresa.
Como calcular o custo por funcionário (CLT) na prática?
Calcular o custo por funcionário CLT é um exercício fundamental de clareza financeira e estratégica. Esse processo exige uma análise criteriosa e frequentemente envolve equipes especializadas.
Deve-se considera o salário do colaborador, assim como todos os encargos, benefícios e investimentos que a empresa realiza para garantir o desempenho do profissional.
Além disso, esse cálculo também pode ser segmentado em categorias essenciais que, quando somadas, oferecem uma visão precisa e realista dos gastos.
Então vem comigo, que a seguir vamos aprofundar cada etapa do cálculo para entender onde e como cada recurso é aplicado.
1. Salário Base
O salário é a fundação de todo cálculo, afinal, esse valor, fixado em contrato, reflete o montante bruto pago ao colaborador pelo seu trabalho e serve de base para os encargos trabalhistas.
O salário base varia conforme o cargo, a experiência do funcionário e as políticas salariais da empresa. Um analista financeiro e um gerente de projetos, por exemplo, possuem remunerações diferentes devido à experiência e responsabilidade.
Embora essencial, o salário base é apenas um componente inicial e não deve ser a única consideração no cálculo. Além disso, ele influencia diretamente o cálculo de encargos obrigatórios, como INSS e FGTS, e benefícios adicionais.
2. Benefícios
Além do salário, os benefícios compõem uma parcela significativa do custo de um funcionário CLT. Esses benefícios são obrigatórios ou opcionais e variam conforme a política da empresa, por exemplo:
Benefícios Obrigatórios:
- Vale-transporte, conforme exigido pela legislação, quando aplicável.
- Vale-refeição ou alimentação, em conformidade com acordos coletivos.
Benefícios Opcionais:
- Plano de saúde e odontológico, que aumentam a atratividade da vaga.
- Seguro de vida, previdência privada ou bônus de performance.
Um ponto importante aqui é fazer análises periódicas para assegurar que sejam compatíveis com o orçamento da empresa e bem avaliados pelos colaboradores.
3. Encargos e Impostos
No Brasil, as empresas que contratam pelo regime CLT devem arcar com uma série de encargos trabalhistas que, em média, podem adicionar de 30% a 40% ao valor do salário base. Entre os principais, podemos destacar:
- INSS (Instituto Nacional do Seguro Social): contribuição destinada à aposentadoria e outros benefícios sociais dos funcionários, eles podem variar entre 8% e 11%, dependendo do salário do colaborador.
- FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço): com alíquota de 8% sobre o salário do funcionário, o FGTS é depositado mensalmente pela empresa e também deve ser considerado no cálculo.
- 13º salário e férias: embora não seja uma incidência mensal, esses custos devem ser distribuídos ao longo do ano para que a empresa mantenha uma previsão orçamentária assertiva.
Vale ressaltar que esses encargos são obrigatórios podendo alcançar cerca de 30% a 40% do salário base, dependendo do setor. Além disso, empresas que possuem processos trabalhistas ou acordos sindicais específicos podem ter custos adicionais.
4. Treinamentos e Capacitações
Investir em treinamento é fundamental para formar equipes qualificadas e atualizadas. Em muitos setores, como áreas de tecnologia e inovação, os cursos de atualização e capacitação são indispensáveis.
Esses investimentos são realizados de várias maneiras, como:
- Cursos externos e eventos: workshops, seminários, conferências, e até cursos de longa duração que ampliam o conhecimento técnico e estratégico.
- Programas internos de treinamento: empresas de médio e grande porte geralmente mantêm programas de desenvolvimento internos, portanto neste caso os custos estão ligados aos instrutores, materiais e logística.
Como calcular?
Os valores de cursos externos, workshops, conferências e até programas internos devem ser diluídos ao longo do ano. Por exemplo, um treinamento técnico para uma equipe de TI pode custar R$15.000,00, mas sua eficiência e conhecimento irão gerar economias maiores ao longo do tempo.
Além de aprimorar a qualidade dos serviços e produtos oferecidos, treinamentos e capacitações valorizam os funcionários, aumentando a satisfação e, muitas vezes, a retenção dos talentos da sua empresa.
Esse investimento é uma estratégia essencial para aumentar a produtividade e reduzir a rotatividade, impactando positivamente o ROI da empresa.
5. Ferramentas e Infraestrutura
Para que o funcionário desenvolva suas funções com eficiência, é necessário que ele disponha de ferramentas e de um ambiente de trabalho adequado. Portanto, também deve-se incluir no custo por funcionário investimento como:
- Equipamentos tecnológicos: computadores, softwares, licenças, e outros dispositivos que possam ser necessários para o trabalho. Em setores específicos, como design e TI, esses custos podem ser ainda mais elevados.
- Infraestrutura física: espaço de escritório, mobília, climatização e despesas com manutenção de ambiente, que compõem uma parte relevante do custo total.
Aliás, empresas que optam pelo modelo de trabalho remoto ou híbrido ou conseguem economizar nessa área, mas em muitos casos, ainda é necessário oferecer auxílios para infraestrutura doméstica do colaborador.
- Serviços de apoio: muitas empresas também oferecem facilidades no escritório, como internet de alta velocidade, segurança e serviços de limpeza, isso representa custos indiretos mas que garantem a operação.
Para calcular o custo médio dessas despesas, recomenda-se uma avaliação detalhada dos gastos por setor, possibilitando uma visão geral e precisa do custo de infraestrutura.
No modelo CLT, esses custos são muitas vezes padronizados por colaborador ou setor, facilitando o cálculo por meio da divisão proporcional de despesas gerais.
1º Exemplo de cálculo: Funcionário CLT em Construtora (Engenheiro Civil)
Agora que sabemos tudo envolvido no cálculo, considere uma construtora que contrata um engenheiro civil para supervisionar obras e gerenciar equipes.
Custos
- *Salário Base: R$8.000,00/mês.
- Benefícios:
- Vale-refeição: R$400,00/mês.
- Plano de saúde: R$1.000,00/mês.
- Seguro de vida: R$50,00/mês.
- Encargos Trabalhistas:
- INSS: 11% do salário base = R$880,00.
- FGTS: 8% do salário base = R$640,00.
- Provisões para 13º salário e férias: R$1.333,00/mês.
- Treinamentos e Capacitações:
- Cursos de atualização em normas técnicas: R$3.600,00/ano (R$300,00/mês).
- Ferramentas e Infraestrutura:
- Equipamentos de segurança (EPIs, como capacete e botas): R$1.200,00/ano (R$100,00/mês).
- Licenças de softwares de projetos estruturais: R$6.000,00/ano (R$500,00/mês).
Custo Total Mensal do Engenheiro Civil
Salário base: R$ 8.000,00
Benefícios: R$ 1.450,00
Encargos trabalhistas: R$ 2.853,00
Treinamentos e capacitações: R$ 300,00
Ferramentas e infraestrutura: R$ 600,00
Custo total: R$13.203,00/mês por funcionário.
2º Exemplo de cálculo: Funcionário CLT no Agronegócio (Técnico Agrícola)
Neste caso, considere uma fazenda que contrata um técnico agrícola para monitorar as plantações e otimizar a produtividade.
Custos
- Salário Base: R$3.500,00/mês.
- Benefícios:
- Vale-transporte: R$200,00/mês.
- Alimentação (refeitório na fazenda): R$300,00/mês.
- Plano de saúde: R$500,00/mês.
- Encargos Trabalhistas:
- INSS: 8% do salário base = R$280,00.
- FGTS: 8% do salário base = R$280,00.
- Provisões para 13º salário e férias (cálculo aproximado): R$583,00/mês.
- Ferramentas e Infraestrutura:
- Equipamentos como tablets para coleta de dados de campo: R$1.200,00/ano (R$100,00/mês).
- Despesas com manutenção de veículos para deslocamento no campo: R$600,00/mês.
Custo Total Mensal do Técnico Agrícola
Salário base: R$ 3.500,00
Benefícios: R$ 1.000,00
Encargos trabalhistas: R$ 1.143,00
Ferramentas e infraestrutura: R$ 700,00
Custo total: R$6.343,00/mês por funcionário.
Esses exemplos mostram como o cálculo do custo por funcionário varia de acordo com o setor e o cargo, reforçando a importância de análises personalizadas para cada segmento:
- O técnico agrícola tem custos mais concentrados em benefícios e infraestrutura prática, como transporte e manutenção de veículos.
- O engenheiro civil apresenta custos maiores em capacitação técnica e licenças de software, necessários para supervisão de projetos complexos.
3 principais fatores que influenciam o Custo por Funcionário
Para um cálculo de sucesso e para que esses dados realmente ajudem na tomada de decisões estratégicas, é necessário compreender a fundo o que pode influenciar o resultado.
Pensando nisso, decidi destacar os três fatores que podem afetar diretamente o custo por funcionário da sua empresa:
- Setor de Atuação:
Em áreas mais técnicas, como TI e Engenharia, os custos com ferramentas e capacitação são naturalmente mais altos. Isso acontece pois esses setores exigem equipamentos especializados e treinamentos constantes, encarecendo o valor final.
- Localização da Empresa
Empresas em centros urbanos enfrentam despesas mais elevadas, especialmente com salários e benefícios. Nas grandes cidades, o custo de vida mais alto reflete também nos gastos com benefícios e até em exigências de infraestrutura.
- Tamanho da Equipe
Não é surpresa que equipes maiores demandam mais gestão e, consequentemente, um custo administrativo mais elevado – desde a contratação até a organização e suporte do dia a dia.
Portanto, identificar esses fatores é essencial para analisar o custo por funcionário de forma aprofundada, entender onde estão as maiores despesas e, assim, conseguir realizar os ajustes necessários.
4 estratégias para reduzir o custo por funcionário sem perder a qualidade
Quando pensamos em reduzir um custo (seja ele qual for) é fundamental buscar um equilíbrio entre eficiência e qualidade.
Por isso, abaixo vamos ver algumas estratégias que podem ajudar a otimizar os investimentos e manter a eficiência, eficácia e qualidade na sua empresa!
1 – Revisão de benefícios
Um olhar criterioso sobre os benefícios oferecidos pode revelar alguns excessos e equívocos. Portanto, reavalie periodicamente os pacotes de benefícios, considerando aqueles que são mais valorizados pelos colaboradores e removendo os que têm baixo impacto.
Também atente-se a promoções e ofertas, muitas vezes sua empresa pode conseguir reduzir custos sem precisar alterar nada para os seus funcionários.
2- Automação de processos
Automatizar processos repetitivos economiza tempo e reduz a necessidade de mão de obra para funções administrativas. Com automações, as equipes conseguem focar em tarefas de maior valor estratégico, reduzindo o custo geral.
3 – Parcerias para treinamento
Capacitação é importante, mas não precisa ser cara.
Portanto, busque parcerias com instituições de ensino, fornecedores de cursos ou associações de classe para trazer treinamentos a custos reduzidos ou até gratuitos, mantendo o nível de conhecimento da equipe atualizado, mas sem furos de caixa.
4 – Flexibilização e trabalho remoto
Como mencionado anteriormente, para muitas empresas, o trabalho remoto reduz significativamente as despesas com espaço físico e infraestrutura.
Além de economizar, esse modelo oferece flexibilidade e geralmente melhora a qualidade de vida dos funcionários, o que pode contribuir para a retenção.
Essas estratégias de redução do custo por funcionário permitem que a empresa seja mais eficiente e, ao mesmo tempo, mantenha um ambiente saudável e motivador para a equipe.
Vantagens de Controlar o Custo por Funcionário
Controlar o custo por funcionário não apenas evita gastos excessivos; ele traz benefícios estratégicos que impactam diretamente no crescimento e na competitividade da empresa. Entre os principais ganhos estão:
- Alocação Eficiente de Recursos: sabendo exatamente onde estão os maiores gastos, é possível direcionar os recursos da empresa de forma mais eficaz. Assim, é possível investir em áreas com maior potencial de retorno.
- Previsão e Controle Orçamentário: monitorar o custo por funcionário ajuda a empresa a prever os gastos futuros com precisão, permitindo que o orçamento seja respeitado e ajustado conforme necessário.
- Tomada de Decisões Estratégicas: com esse custo bem mapeado, os gestores tomam decisões assertivas em relação a contratações, dispensas e alocação de equipes.
Essas vantagens garantem que o negócio seja sustentável, permitindo que os recursos sejam aplicados nas áreas mais promissoras e nos colaboradores com maior potencial.
Exemplos Práticos: Como grandes empresas gerenciam o custo por funcionário
Empresas de destaque, como Google e Amazon, sabem que a gestão do custo por funcionário é essencial para manter a eficiência e o bem-estar dos colaboradores. Por isso, trouxe de exemplo a forma como esses gigantes otimizam esses custos:
O Google é mundialmente conhecido como uma empresa onde as pessoas querem trabalhar, principalmente pela cultura organizacional que ela propõe.
Logo, não é surpresa que ela oferece uma ampla gama de benefícios que vão de alimentação gratuita até academias, contudo ela faz isso mantendo um controle rigoroso desses gastos.
Eles utilizam os dados coletados de suas equipes para entender quais benefícios são mais valorizados e estratégicos, e ajustam a oferta para maximizar o retorno.
Amazon
Por outro lado, a Amazon é conhecida por sua eficiência operacional: automatizar processos e focar em estratégias de logística e operações, reduzindo o custo por funcionário, sem comprometer a qualidade.
Contudo, a empresa investe muito em treinamentos internos, o que a ajuda a reduzir os gastos com capacitação externa e ajuda a aumentar a produtividade.
Esses são exemplos simples, mas que mostram como a gestão do custo por funcionário não significa que sua empresa irá estagnar por reduzir custos. Na verdade essa prática pode ser equilibrada, mantendo a equipe motivada e garantindo a eficiência operacional.
Ferramentas para gerenciar o custo por funcionário
Atualmente, várias ferramentas e softwares ajudam empresas a monitorar e otimizar o custo por funcionário com precisão. Algumas das mais utilizadas são:
- ERP (Enterprise Resource Planning): sistemas como SAP e Oracle ajudam no controle de custos e na gestão de pessoal de forma integrada, oferecendo relatórios e métricas detalhadas.
- Sistemas de RH Integrados: ferramentas como Gupy e PontoMais facilitam a gestão de folha de pagamento, benefícios e controle de ponto, permitindo um acompanhamento detalhado dos custos relacionados aos funcionários.
Essas ferramentas trazem visibilidade e controle, ajudando a empresa a tomar decisões com base em dados e otimizar seus recursos.
Além disso, contar com uma ferramentas de gestão de despesas ajuda a categorizar todos esses custos e criar relatórios assertivos sobre os gastos por área da empresa.
[Leia Também]: Gestão de custos: o que é, sua importância para a empresa e como implementá-la
Conclusão: otimizando o custo por funcionário para um crescimento sustentável
Ao calcular esses custos de forma detalhada, a empresa obtém uma visão estratégica que facilita tomadas de decisão mais assertivas e informadas, essa análise permite:
- ajustar benefícios;
- prever encargos;
- direcionar investimentos em capacitação;
- avaliar a infraestrutura de trabalho, visando um equilíbrio financeiro.
Isso é especialmente importante para que o custo por funcionário seja proporcional ao valor gerado pelo colaborador, o que, em última instância, leva ao crescimento sustentável e à competitividade no mercado.
Uma empresa que entende e otimiza seu custo por funcionário está mais preparada para manter talentos, maximizar o retorno sobre cada contratação e, ao mesmo tempo, construir uma cultura corporativa sólida – valorizando cada colaborador e mantendo-se competitiva e adaptável às exigências do mercado.
Founder & CEO da Payfy
