A gestão de custos é uma ferramenta vital para o sucesso empresarial em qualquer ramo de negócio.
Afinal, ela é uma prática que se concentra em gerenciar, controlar e reduzir os custos da empresa sem comprometer a qualidade ou a eficiência dos serviços oferecidos.
Pensando na sua importância, vamos explorar neste artigo algumas estratégias importantes para uma gestão de custos eficiente que pode fazer toda a diferença para o crescimento sustentável da sua empresa.
O que é a gestão de custos?
A gestão de custos é uma prática de gerenciamento que permite o controle e a análise cuidadosa dos custos operacionais de uma empresa, possibilitando a identificação de custos excessivos e a implementação de medidas para controlar e reduzi-los.
Dessa forma, através dessa prática, é possível aumentar a rentabilidade da empresa, melhorar a eficiência de seus processos e manter a qualidade dos serviços prestados. Ou seja, os custos operacionais são um elemento-chave para o sucesso empresarial.
A importância do controle de custos nas empresas
É notável que os negócios bem-sucedidos possuem uma gestão de custos eficiente e muitas vezes são capazes de oferecer serviços de qualidade com preços mais acessíveis que seus concorrentes.
Por outro lado, empresas que não gerenciam adequadamente seus custos podem levar à ineficiência, aumento dos preços e consequentemente ao fracasso empresarial.
Além disso, a gestão de custos permite que a empresa invista em áreas estratégicas, como pesquisa e desenvolvimento, marketing e treinamento de funcionários, garantindo uma vantagem competitiva no mercado.
A Relação entre Custo, Qualidade e Eficiência
A gestão de custos empresariais é uma prática importante, mas não deve colocar em risco a qualidade ou a eficiência dos serviços prestados.
Na verdade, qualidade, eficiência e custo estão integrados e trabalham juntos para garantir um resultado empresarial bem-sucedido.
Ou seja, a redução de custos feita de forma inteligente e estratégica leva à melhoria da eficiência e da qualidade dos serviços, desde que seja.
Por exemplo, a redução de custos com energia elétrica pode ser feita por meio da adoção de práticas sustentáveis, como a instalação de painéis solares ou a utilização de lâmpadas LED. Até mesmo por meio da terceirização de serviços não essenciais, como a limpeza e a segurança.
Dessa forma, a empresa foca em suas atividades principais e garante a qualidade dos serviços prestados, enquanto reduz os custos com mão de obra e outros recursos.
Com uma gestão eficiente, além da empresa reduzir os custos, essas práticas também:
- aumentam a sua rentabilidade;
- destacam-a no mercado;
- ajudam na imagem da empresa perante a sociedade – demonstrando seu compromisso com a sustentabilidade,
Identificando e categorizando os custos da empresa
Bom, antes de começar a gerenciar os custos do seu negócio, é importante entender a natureza e a classificação deles.
Os custos podem ser categorizados de diversas formas, mas uma das mais comuns é a diferenciação entre:
- custos fixos e variáveis;
- diretos e indiretos; e,
- de produção e operacionais.
Custos fixos e variáveis
Os custos fixos são aqueles que permanecem inalterados, independentemente do volume de produção ou vendas, como:
- aluguel;
- salários fixos;
- seguro.
Já os custos variáveis são aqueles que aumentam ou diminuem de acordo com o volume de produção ou vendas, como:
- matéria-prima;
- comissões;
- embalagens.
Além disso, é importante destacar que os custos fixos podem ser reduzidos a longo prazo, por meio de renegociação de contratos de aluguel, por exemplo.
Por outro lado, os custos variáveis podem ser gerenciados a curto prazo, através da negociação de preços com fornecedores e da otimização do processo produtivo.
Custos diretos e indiretos
Os custos diretos são aqueles que podem ser diretamente atribuídos a um produto ou serviço específico. Por exemplo, um ingrediente utilizado em um produto de confeitaria.
Já os custos indiretos são aqueles que não podem ser diretamente atribuídos a um único produto, como a conta de luz ou a manutenção de equipamentos.
Portanto, a identificação correta dos custos diretos e indiretos é fundamental para a precificação dos produtos e serviços. Afinal, os custos indiretos podem ser rateados entre os produtos, por meio de critérios como horas de trabalho ou percentual de faturamento.
Custos de produção e operacionais
Como o nome sugere, os custos de produção estão envolvidos com o processo de fabricação do produto, como:
- a compra de matérias-primas;
- mão de obra direta;
- manutenção de máquinas e equipamentos.
Já os custos operacionais se relacionam com as operações da empresa como um todo, como:
- aquisição de materiais de escritório;
- gastos com publicidade;
- investimentos.
Portanto, a gestão eficiente dos custos de produção resulta na redução dos custos de produção e aumento da margem de lucro.
Isso pode ser feito, por exemplo, através da busca por fornecedores mais competitivos e a adoção de tecnologias que otimizem a produção.
Implementando estratégias de redução de custos
Existem diversas estratégias que podem ser adotadas para a redução dos custos em uma empresa. Portanto, separei as 3 principais tarefas para garantir uma boa gestão de custos na sua empresa:
1 – Otimização de processos e eliminação de desperdícios
A otimização de processos é uma maneira eficiente de reduzir custos, pois ao revisar e simplificar processos internos, é possível identificar tarefas desnecessárias e eliminá-las.
Além disso, a automatização de processos também é uma opção para aumentar a eficiência e reduzir custos.
É importante que a empresa esteja sempre aprimorando a eficiência operacional e eliminando os desperdícios, mantendo o fluxo de entrada e saída o mais suave possível.
Por exemplo, em uma fábrica de roupas, a otimização de processos pode ser feita ao revisar a linha de produção, eliminando etapas desnecessárias e automatizando outras.
Isso pode levar a uma redução significativa nos custos de produção, além de aumentar a eficiência do processo.
2 – Re-negociação com fornecedores e parceiros
A renegociação com fornecedores e parceiros leva a uma redução significativa nos custos.
É preciso buscar parcerias eficientes e confiáveis que ofereçam preços mais competitivos. Dessa forma sua empresa faz a gestão de custos mas garante a qualidade dos produtos e serviços oferecidos.
Por exemplo, em uma empresa de tecnologia, ela pode reduzir seus custos com a renegociação com fornecedores de componentes eletrônicos, assegurando a qualidade dos produtos oferecidos aos seus clientes.
3 – Terceirização e automação de tarefas
A terceirização é a prática de delegar tarefas e atividades para outras empresas especializadas, com o objetivo de reduzir custos e aumentar a eficiência do processo.
Por exemplo, em uma empresa de contabilidade, a terceirização de serviços de limpeza e manutenção ajuda a reduzir custos, permitindo que a empresa foque em suas atividades principais.
Já a automação de tarefas repetitivas, como a emissão de notas fiscais, pode reduzir o tempo gasto em atividades burocráticas e aumentar a produtividade dos funcionários.
Monitoramento e controle na gestão de custos
Para que a gestão de custos de um negócio seja realmente eficiente, é fundamental o controle e o acompanhamento constante do processo.
Isso inclui o estabelecimento de indicadores de desempenho, a análise de variações e tendências, e ajustes e correções de rota quando necessário.
Estabelecendo indicadores de desempenho
Estabelecer indicadores de desempenho é uma ferramenta importante para o monitoramento dos custos empresariais.
Por exemplo, o controle dos custos da empresa pode ser feito por meio da análise de relatórios financeiros que mostram o volume de vendas, custos totais e os lucros.
Com esses indicadores, é possível acompanhar de perto as finanças da empresa e tomar decisões estratégicas baseadas em números e estatísticas.
Além disso, é importante destacar que os indicadores de desempenho devem ser definidos de acordo com as particularidades de cada empresa. Ou seja, não existe uma fórmula mágica que sirva para todas as organizações.
Portanto, é preciso levar em consideração:
- o segmento de atuação;
- o porte da empresa;
- o mercado em que está inserida;
- entre outros fatores.
Análise de variações e tendências
A análise de variações e tendências é outro aspecto importante da gestão de custos, com ela, é possível:
- detectar desvios e variações não esperadas nos custos;
- identificar possíveis problemas nas finanças da empresa;
- analisar tendências;
- prever possíveis problemas;
- ajustar o orçamento da empresa.
Portanto, para realizar a análise de variações e tendências, é necessário contar com uma equipe qualificada e com conhecimento técnico. Seus profissionais devem estar aptos a interpretar os dados e a tomar decisões bem embasadas.
Utilização de tecnologias
Atualmente, existem diversas tecnologias que podem auxiliar na gestão de custos.
Uma delas é o software de gestão financeira, que permite o controle de todas as operações financeiras da empresa, desde o fluxo de caixa até a emissão de notas fiscais.
Além disso, é possível utilizar ferramentas de análise de dados, como o Business Intelligence (BI), que permite a visualização e análise de informações de forma clara e objetiva.
Com essas tecnologias, é possível otimizar o processo de monitoramento e controle dos custos, tornando-o mais eficiente e preciso.
Investindo em tecnologia e inovação para a gestão de custos
Investir em tecnologia e inovação pode ser uma maneira eficiente de melhorar a gestão de custos e aumentar a eficiência operacional da empresa. Algumas maneiras são:
- serviços de automação;
- inteligência artificial;
- softwares de controle financeiro;
No entanto, tenha em mente que investir em tecnologia e inovação não é uma tarefa fácil. Sendo necessário um planejamento cuidadoso e uma análise minuciosa das reais necessidades da empresa.
Além disso, é importante avaliar o retorno sobre o investimento e o impacto que as novas soluções terão no negócio.
Outro aspecto importante a ser considerado é a segurança das informações. Portanto, com a utilização de tecnologia e inovação, é necessário garantir que os dados da empresa estejam protegidos contra possíveis ameaças cibernéticas.
Por isso, é fundamental contar com uma equipe especializada em segurança da informação para garantir a integridade dos dados e também certificar-se de que a equipe esteja sempre atualizada e capacitada para utilizar as novas soluções implementadas.
A sua equipe deve estar sempre atenta às tendências do mercado e às novas tecnologias que possam ser implementadas para melhorar a gestão de custos. Dessa forma a empresa mantém a sua competitividade no mercado.
Mantendo a qualidade e a eficiência durante a redução de custos
A redução de custos é uma estratégia importante para manter a competitividade no mercado, mas não deve ser feita às custas da qualidade e eficiência oferecida aos clientes.
Para manter esses aspectos em alta, é preciso manter um foco constante na satisfação do cliente, manter a melhoria contínua dos processos e investir em inovação e aprendizado, assim como foi mencionado acima.
Foco na satisfação do cliente
Mesmo durante a redução de custos, é importante lembrar que o cliente continua sendo o motor do negócio. Ou seja, todos os esforços devem ser direcionados para atender às suas necessidades e garantir a sua satisfação.
Isso pode ser alcançado por meio do investimento em um atendimento de qualidade, unindo a diminuição de valores com um trabalho bem feito, e também oferecendo produtos ou serviços de qualidade e alinhados com o que o cliente busca.
Além disso, é importante ouvir o feedback dos clientes e estar sempre aberto a sugestões e críticas construtivas, dessa forma sua empresa identifica oportunidades de melhoria e aprimora ainda mais a qualidade do serviço oferecido.
Melhoria contínua dos processos
Mesmo quando os custos já estão sob controle, deve-se manter um foco na melhoria contínua dos processos.
Isso pode ser feito por meio de constantes revisões dos processos internos, buscando eliminar os gargalos e falhas, e garantir uma eficiência operacional capaz de atender às constantes mudanças do mercado e das demandas dos clientes.
Além disso, é importante investir em tecnologia e automação de processos, sempre buscando novas formas de otimizar a produção e reduzir os custos sem comprometer a qualidade.
Cultura de inovação e aprendizado
A cultura de inovação e aprendizado é outro fator importante para manter a qualidade e a eficiência durante a redução de custos. Afinal, a busca por constantes atualizações e experimentações pode levar a descoberta de novos caminhos e recursos para a empresa.
Contudo, isso só é possível quando se investe em capacitação e desenvolvimento da equipe, assim eles estão sempre atualizados com as tendências e necessidades do mercado e a empresa consegue extrair o melhor de seus colaboradores.
Além disso, é importante incentivar a criatividade e o pensamento fora da caixa, criando um ambiente propício para o surgimento de novas ideias e soluções inovadoras.
Em suma, a gestão de custos não deve ser vista como um fim em si mesma, mas sim como uma oportunidade para otimizar a empresa e torná-la mais competitiva no mercado.
Conclusão: Gerenciar os custos da empresa é uma questão de sobrevivência no mercado
Geralmente, muitas empresas acabam falindo em decorrência de problemas financeiros, e a gestão de custos é uma das formas mais eficientes de reduzir os riscos em relação a essa questão.
Além disso, é importante destacar que a gestão de custos não deve ser vista como um processo isolado, por isso é fundamental que ela esteja integrada a outras áreas da empresa, como:
- marketing;
- vendas;
- recursos humanos.
Somente assim é possível garantir uma visão ampla e estratégica do negócio.
Outro ponto relevante é a importância da coleta e análise de dados sobre os custos da empresa, utilizando-os para tomar decisões embasadas em informações concretas.
Para isso, a tecnologia é uma grande aliada nesse processo, com a utilização de softwares de gestão financeira e de análise de dados. A empresa deve estar sempre buscando a inovação e a melhoria contínua dos processos.
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
