Automação de Faturas de Despesas: Leitura Inteligente de Notas com Integração ao TOTVS Protheus

A digitalização e a leitura automática de faturas de despesas estão transformando a forma como as empresas lidam com recibos em papel e comprovantes de gastos. Nesse cenário, soluções especializadas assumem o papel de capturar, interpretar e organizar documentos antes que os dados cheguem ao ERP.

Na prática, a leitura automática das faturas acontece na plataforma da Payfy, onde recibos e notas fiscais são digitalizados, analisados por OCR e inteligência artificial e transformados em dados estruturados. Somente depois desse processamento os dados são enviados, via integração, para o ERP TOTVS Protheus, já prontos para uso contábil e financeiro.

Esse modelo acompanha a crescente demanda por processos financeiros mais ágeis e confiáveis. Empresas que utilizam o Protheus frequentemente enfrentam gargalos ao registrar despesas manualmente, o que gera retrabalho, atrasos e riscos de erro.

Com a Payfy atuando como camada inteligente de captura e leitura, tarefas repetitivas ganham velocidade, precisão e padronização, enquanto o Protheus recebe informações consistentes para processamento no contas a pagar e na contabilidade.

O que é digitalização e leitura automática de faturas de despesas

A digitalização e a leitura automática de faturas de despesas é o processo de transformar documentos físicos — como recibos e notas fiscais — em dados digitais estruturados. Na Payfy, esse processo começa com a captura do comprovante e segue com a leitura automática das informações relevantes.

A plataforma utiliza tecnologias de reconhecimento de texto e inteligência artificial para interpretar imagens dos documentos e extrair campos como valor, data, fornecedor e dados fiscais.

A integração com o ERP acontece em um segundo momento, quando essas informações já validadas são enviadas automaticamente para o TOTVS Protheus, eliminando a necessidade de digitação manual no ERP.

OCR e Escaneamento inteligente: como funciona o reconhecimento de texto na Payfy

OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) é a tecnologia que permite à Payfy ler textos impressos em documentos digitalizados, como notas fiscais e faturas.
Há também um Reconhecimento Inteligente de Caracteres que complementa esse processo ao preencher automaticamente itens comuns.

Essas tecnologias operam dentro da plataforma da Payfy, convertendo imagens em dados estruturados e prontos para integração com o Protheus.

Inteligência artificial para classificação de despesas

Além do OCR, a Payfy utiliza inteligência artificial para classificar automaticamente os documentos. O sistema identifica se o comprovante é, por exemplo, uma despesa de hotel, alimentação, transporte ou combustível.

A IA também extrai e organiza campos específicos — como valores, datas e CNPJ — garantindo que os dados sigam o padrão necessário para integração com o TOTVS Protheus.

Tipos de documentos suportados

A leitura automática de despesas na Payfy suporta diversos tipos de documentos, como:

• Notas fiscais eletrônicas e em papel
• Recibos de táxi e aplicativos de transporte
• Cupons fiscais de supermercados e lojas
• Faturas de hotel e restaurantes
• Comprovantes de combustível

Como funciona o fluxo da Payfy até o contas a pagar no Protheus

O fluxo de automação acontece de forma clara e estruturada, separando o papel da Payfy e do Protheus:

1. Captura e upload na Payfy

Os comprovantes são fotografados pelo celular ou enviados como arquivo digital para a plataforma da Payfy. A qualidade da imagem é otimizada para facilitar a leitura automática.

2. Leitura, extração e aprovação pelo gestor na Payfy

A Payfy aplica OCR e inteligência artificial para extrair informações como fornecedor, valor, data e dados fiscais.
Esses dados passam por validações conforme regras e políticas da empresa, ainda antes de chegar ao ERP. O gestor financeiro ou de equipes recebe as despesas para aprovação.

3. Envio dos dados ao Protheus via integração

Após a validação, a Payfy envia os dados estruturados para o TOTVS Protheus por meio de API, para comunicação automática entre os sistemas. Nesse estágio, o Protheus recebe informações confiáveis, prontas para o módulo de contas a pagar, sem necessidade de digitação manual.

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Configuração de políticas de despesa na Payfy

As políticas de despesa são controladas na Payfy.

Aprovação hierárquica

Definição de fluxos conforme valores e níveis de aprovação.

Limites por cargo ou viagem

Bloqueios e alertas para despesas fora da política.

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Benefícios da automação com Payfy + Protheus

A separação clara entre leitura inteligente na Payfy e processamento no Protheus gera ganhos relevantes:

• Redução drástica de tarefas manuais
• Menos erros de digitação no ERP
• Aprovações e reembolsos mais rápidos
• Dados financeiros padronizados
• Auditoria e rastreabilidade completas
• Armazenamento digital centralizado

Próximos passos para iniciar a automação

Para iniciar a automação de despesas, o primeiro passo é configurar a Payfy como plataforma de captura e leitura automática de comprovantes, definindo regras, validações e políticas.

Em seguida, a integração com o TOTVS Protheus garante que os dados já tratados pela Payfy fluam automaticamente para o ERP, respeitando os processos financeiros da empresa.

A Payfy atua como a camada inteligente de leitura e controle, enquanto o Protheus permanece como o sistema central de gestão financeira.

Descubra como a Payfy pode automatizar suas despesas e integrar com o TOTVS Protheus. Agende uma demonstração.

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