Gerenciar despesas corporativas pode ser uma tarefa desafiadora para qualquer empresa, grande ou pequena. É aí que entra o cartão de despesas corporativas, uma ferramenta valiosa que simplifica o processo de monitoramento e controle financeiro.
Neste artigo, vamos explorar em detalhes como esse cartão funciona na prática, desde sua implementação até seu impacto nas operações do dia a dia.
Boa leitura!!!
O que é um cartão de despesas corporativas?
Um cartão de despesas corporativas, também conhecido como cartão corporativo ou cartão empresarial, é uma ferramenta financeira projetada especificamente para empresas e organizações.
Assim, ele permite que funcionários autorizados façam compras em nome da empresa para despesas relacionadas ao trabalho, como por exemplo:
- viagens corporativas;
- refeições com clientes;
- compras de materiais para escritório;
- ingressos para conferências e eventos;
- assinaturas de serviços e outros gastos operacionais.
Ou seja, ao contrário de um cartão de crédito pessoal, o cartão de despesas corporativas está vinculado a uma conta corporativa, e as despesas feitas com ele são contabilizadas e monitoradas pela empresa.
Dessa forma, a empresa alcança maior transparência e controle sobre os gastos corporativos, além de simplificar o processo de reconciliação e relatórios financeiros.
Ainda, alguns cartões corporativos vêm com recursos adicionais, como:
- limites de gastos individuais;
- categorização de despesas;
- capacidade de definir políticas de gastos;
- acesso a ferramentas de gestão online para acompanhamento em tempo real.
Todas essas funcionalidades adicionais ajudam as empresas a gerenciar melhor seus recursos financeiros e a garantir uma maior conformidade com as políticas internas e regulamentos externos.
Quais os benefícios do cartão de despesas corporativas?
O cartão de despesas corporativas oferece uma série de benefícios, tanto para as empresas quanto para os funcionários.
Ainda mais, se o compararmos às alternativas como reembolso ou adiantamento de despesas. De qualquer forma, seguem abaixo alguns dos principais benefícios:
Controle e visibilidade financeira
Em primeiro lugar, como já mencionamos, os cartões corporativos permitem que as empresas acompanhem de perto os gastos, fornecendo mais transparência e controle sobre as finanças da empresa.
Essa maior visibilidade e acompanhamento facilitam a identificação de padrões de gastos, o monitoramento de despesas não autorizadas e a detecção de possíveis fraudes.
Redução da burocracia
Ao eliminar a necessidade de reembolsos em dinheiro ou cheques, os cartões de despesas corporativas também simplificam todo o processo de gerenciamento de gastos, reduzindo a burocracia e o tempo necessário em tarefas administrativas.
No entanto, é preciso ter muito cuidado, visto que nem todos os cartões corporativos têm as mesmas funcionalidades, e dependendo da implementação a burocracia pode persistir.
Conformidade e políticas de gastos
Os cartões de despesas corporativas também permitem que as empresas estabeleçam políticas de gastos específicas e implementem controles automatizados para garantir conformidade com essas políticas.
Benefícios para os funcionários
Por fim, para os funcionários, os cartões corporativos oferecem conveniência e flexibilidade ao realizar compras relacionadas ao trabalho.
Sobretudo, eles eliminam a necessidade de usar fundos pessoais e aguardar reembolsos, garantindo uma experiência mais tranquila e eficiente ao lidar com despesas de negócios.
Em resumo, os cartões de despesas corporativas são uma ferramenta poderosa para otimizar seu gerenciamento financeiro. Ao mesmo tempo em que oferecem benefícios significativos para os funcionários, principalmente àqueles envolvidos em compras e prestação de contas.
Como funciona para contratar um cartão de despesas corporativas na prática?
Então, o processo para contratar um serviço de cartão de despesas corporativas pode variar de acordo com o provedor e as políticas da empresa. Porém, geralmente a implementação envolve os seguintes passos:
Pesquisa e Seleção do Provedor
Primeiramente, a empresa realiza uma pesquisa para identificar provedores de cartões corporativos que atendam às suas necessidades específicas. Neste momento, devem ser considerados os seguintes pontos:
- taxas e tarifas;
- recursos oferecidos;
- limites de crédito;
- programas de recompensas;
- facilidade de gerenciamento e suporte ao cliente.
Solicitação e Avaliação
Em seguida, a empresa entra em contato com o provedor escolhido e solicita informações detalhadas sobre os serviços oferecidos. O ideal é conseguir uma demonstração, para poder testar brevemente o serviço.
Neste momento, o provedor pode solicitar informações adicionais sobre a empresa, como por exemplo: tamanho, setor e histórico financeiro, para avaliar a elegibilidade para o cartão.
Negociação de Termos
Uma vez que a empresa avançar com o processo, ela negocia os termos do contrato com o provedor do cartão e decidem-se questões como:
- taxas de transação;
- políticas de gastos;
- limites de crédito;
- funcionalidades adicionais;
- prazos de pagamento;
- suporte técnico e demais detalhes.
Personalização e Configuração
Após a aprovação do contrato, a empresa trabalha com o provedor do cartão para personalizar e configurar os cartões de acordo com suas necessidades específicas.
Isso pode envolver a criação de diferentes categorias de gastos, estabelecimento de limites de despesas, definição de políticas de uso e integração dos softwares do cartão aos sistemas de gestão da empresa.
Treinamento dos Funcionários
Antes de começar a usar os cartões, o provedor fornece treinamentos aos funcionários sobre:
- como usar o cartão de forma responsável;
- as políticas e regras que devem ser seguidas;
- e os procedimentos operacionais de cada cargo.
Implementação e Distribuição
Uma vez que todos os preparativos estejam concluídos, os cartões de despesas corporativas são emitidos e distribuídos aos funcionários autorizados. Então, cada funcionário recebe instruções sobre como ativar e usar o cartão de forma adequada.
Monitoramento e Ajustes
Após a implementação, a empresa monitora de perto o uso dos cartões e faz ajustes conforme necessário para garantir conformidade com as políticas estabelecidas e otimizar o processo de gestão de despesas.
Como vimos, o processo de contratação de um cartão corporativo envolve uma série de etapas, desde a pesquisa inicial até a implementação e monitoramento contínuo.
Em seguida, é fundamental que a empresa trabalhe em estreita colaboração com o provedor do cartão para garantir uma implementação bem-sucedida e um uso eficaz da ferramenta.
Espero que este artigo tenha sido útil!!!
Entre em contato para saber mais sobre os cartões de despesas corporativas da payfy.
Founder & CEO da Payfy
