Cartão corporativo ou reembolso: qual a melhor solução para sua empresa?

A escolha entre cartão corporativo e reembolso não precisa ser uma decisão binária onde você escolhe um e abandona completamente o outro. 

Na prática, a maioria das empresas se beneficia de ter ambas as opções disponíveis, usando cada uma conforme faz mais sentido para situações específicas.

O reembolso funciona bem para despesas eventuais, pequenos gastos esporádicos ou situações onde cartão simplesmente não é aceito. 

O problema aparece quando vira o método principal de gestão de despesas numa empresa com volume significativo. 

Aí você entra no ciclo vicioso de pilhas de papel, notas fiscais perdidas, colaboradores esperando semanas para receber e financeiro consumindo horas em trabalho manual.

O cartão corporativo é ótimo em despesas recorrentes, gastos frequentes e situações onde o colaborador precisa de meio de pagamento imediato sem tirar dinheiro do próprio bolso. 

A vantagem está na automação e no controle em tempo real. O desafio é que nem todo mundo precisa de cartão e nem toda despesa justifica emitir um.

Dessa forma, a resposta inteligente geralmente é modelo híbrido: cartão corporativo para quem gasta regularmente e reembolso para situações pontuais. 

Como funciona o modelo de reembolso de despesas?

Um reembolso é quando o colaborador usa recursos próprios para pagar despesas corporativas e depois solicita ressarcimento da empresa. 

Funciona assim: gastou, guardou comprovante, preencheu solicitação, enviou para aprovação, esperou financeiro processar, recebeu de volta.

O ciclo tradicional leva alguns bons dias dependendo da burocracia interna. 

Isto é, o colaborador que viajou dia 1 e gastou R$ 3 mil pode receber de volta só no dia 10do mês seguinte. 

Durante esse tempo, ele financiou a operação da empresa com dinheiro próprio, comprometeu limite do cartão pessoal e assumiu risco de ter solicitação rejeitada por problema com documentação.

Etapas do processo tradicional de reembolso:

• Colaborador paga com dinheiro próprio e guarda comprovante físico por dias ou semanas
• Preenche formulário ou planilha listando cada despesa com detalhes
• Grampeia ou escaneia pilhas de notas fiscais para enviar junto
• Gestor revisa tudo manualmente, confere política e aprova ou rejeita
• Financeiro valida documentos, confere cálculos, lança no sistema e agenda pagamento
• Valor entra na folha ou é transferido separadamente

O modelo funciona, mas carrega peso operacional significativo.

Como reembolso automatizado muda o jogo

Soluções modernas, como a Payfy, transformaram reembolso de processo burocrático em fluxo digital simples. 

O colaborador fotografa nota fiscal pelo app imediatamente após o gasto. O sistema extrai dados automaticamente via OCR. O Gestor aprova vendo comprovante digital. O pagamento vai direto para conta do colaborador via PIX.

O tempo entre solicitação e pagamento cai drasticamente, e a organização dos processos facilita a vida e a rotina de todos os envolvidos.

Como funciona o modelo com cartão corporativo?

Um cartão corporativo elimina o ciclo de adiantamento e reembolso porque a despesa já acontece diretamente na conta da empresa. 

O colaborador recebe cartão com limite definido, usa para despesas autorizadas, anexa comprovante via app. 

A empresa paga fatura mensal consolidada sem envolver dinheiro pessoal do colaborador em momento algum.

O processo é instantâneo: o colaborador faz compra, transação aparece no sistema em tempo real, notificação pede anexo de nota fiscal, colaborador fotografa comprovante pelo celular, gestor aprova ou questiona vendo tudo digitalmente. Zero papel, zero formulário, zero espera de semanas.

Fluxo do cartão corporativo integrado:

• Colaborador usa cartão corporativo direto no estabelecimento ou site
• Sistema detecta transação e notifica para anexar comprovante em 48 horas
• Colaborador fotografa nota pelo app, OCR extrai dados e vincula automaticamente
• Gestor vê transação com comprovante, histórico e justificativa em uma tela
• Sistema concilia automaticamente e exporta para ERP sem trabalho manual
• Empresa paga fatura mensal com todas despesas já aprovadas e documentadas

A grande diferença é que o colaborador nunca desembolsa nada e a empresa tem visibilidade imediata de cada gasto. 

Não existe descoberta tardia de R$ 15 mil em reembolsos pendentes que ninguém sabia que estavam acumulados.

Quando usar cartão e quando usar reembolso?

A resposta depende de frequência, volume, tipo de despesa e perfil do colaborador. Forçar tudo para um modelo único geralmente cria mais problema que resolve.

Situações onde cartão faz mais sentido

Um colaborador que gasta regularmente se beneficia absurdamente de ter cartão próprio. 

Isto é, um vendedor externo com despesas semanais de combustível, alimentação e estacionamento não deveria estar usando dinheiro próprio e pedindo reembolso toda semana. 

Basta fornecer um cartão com limite adequado e acabou o problema.

Perfis que precisam de cartão corporativo:

• Vendedores e técnicos externos que trabalham em campo constantemente
• Gerentes que viajam com frequência e têm despesas de hotel, passagem e refeições
• Áreas que pagam assinaturas recorrentes de software, marketing digital ou serviços online
• Equipes que fazem compras regulares de materiais, insumos ou fornecedores específicos

O cartão também resolve situações onde o colaborador precisa gastar mas não tem como esperar aprovação prévia. 

Emergência em viagem, oportunidade de fechar negócio que exige pagamento imediato, situação inesperada que precisa de solução rápida.

Situações onde reembolso funciona melhor

Despesas pontuais, esporádicas ou de valor pequeno muitas vezes não justificam emitir cartão. 

Um estagiário que compra material de escritório uma vez por mês resolve com reembolso. 

O mesmo acontece com um colaborador que raramente viaja, mas teve um evento excepcional. Bata solicitar o reembolso daquela situação específica.

Quando reembolso é a escolha prática:

• Gastos muito esporádicos que acontecem trimestre sim, trimestre não
• Colaboradores temporários, estagiários ou prestadores eventuais sem vínculo permanente
• Despesas pequenas e pontuais que não se repetem com frequência
• Situações onde estabelecimento não aceita cartão (cada vez mais raro mas ainda existe)
• Quilometragem rodada com veículo próprio, que precisa de cálculo específico por km

Gerencie cartões e reembolsos de forma integrada com a Payfy

A Payfy foi construída especificamente para empresas que entenderam que a resposta não é cartão OU reembolso, mas cartão E reembolso trabalhando juntos de forma integrada. 

Oferecemos as duas soluções na mesma plataforma com processo unificado de aprovação e conciliação.

Cartões corporativos Payfy:

• Emissão de múltiplos cartões físicos e virtuais com limites personalizados
• Controles automáticos de limite, categoria e horário de uso
• Notificação em tempo real de cada transação para colaborador e gestor
• Captura digital de comprovantes via app com OCR automático
• Conciliação automática com integração para TOTVS, SAP, OMIE, Sênior e Sankhya e também ERPS próprios.

Gestão de reembolsos Payfy:

• Solicitação pelo app em menos de 2 minutos com foto da nota fiscal
• OCR extrai dados automaticamente sem digitação manual
• Aprovação digital pelo gestor vendo comprovante e contexto completo
• Pagamento via PIX direto na conta do colaborador
• Gestão centralizada de todas solicitações em painel único

Vantagens da integração:

• Ambos processos fluem pela mesma plataforma sem sistemas paralelos
• Mesma aprovação, mesma conciliação, mesmos relatórios para cartão e reembolso
• Financeiro gerencia tudo em um lugar ao invés de múltiplas ferramentas
• Integração única com ERP serve para cartões e reembolsos
• Relatórios consolidados mostram todas despesas independente da forma de pagamento

Implementação e migração:

• Análise dos processos atuais definindo quem precisa de cartão e quando usar reembolso
• Emissão de cartões para colaboradores com gastos frequentes
• Configuração de processo digital de reembolso para situações pontuais
• Treinamento único cobrindo ambos fluxos de forma integrada
• Acompanhamento nos primeiros 90 dias para ajustar conforme necessidades reais

Entre em contato e descubra como integrar cartões corporativos e reembolsos em uma única plataforma que simplifica a gestão para empresas e colaboradores. 

Agende sua demonstração agora e veja como a integração entre cartões e reembolsos elimina burocracia mantendo controle total.

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