8 benefícios dos cartões corporativos e como eles auxiliam no fluxo de caixa

O cartão corporativo é muito mais do que uma forma prática de pagar despesas do dia a dia. Quando usado com regras claras e boa organização, ele se torna um recurso capaz de trazer controle, economia e previsibilidade financeira para a empresa.

Mesmo assim, muitas organizações ainda enxergam o cartão corporativo apenas pelo lado do risco. 

Focam na possibilidade de mau uso e deixam de perceber que essa ferramenta, quando bem administrada, pode melhorar processos internos, reduzir retrabalho e até fortalecer o fluxo de caixa.

Com visibilidade em tempo real, categorização automática e menos dependência de adiantamentos, o cartão corporativo ajuda a empresa a entender para onde o dinheiro está indo e a tomar decisões com mais rapidez. 

É uma forma simples de transformar despesas operacionais em informação confiável e de apoiar a gestão financeira com mais precisão e segurança.

1. Cashback e recompensas devolvem dinheiro real

Os cashbacks e programas de recompensas representam dinheiro de volta para a empresa a cada compra realizada. 

Ao contrário de milhas que muitas vezes ficam paradas sem uso, cashback é recurso financeiro direto que pode ser usado para abater fatura ou até mesmo ser creditado em conta.

Os percentuais variam conforme categoria de despesa e volume transacionado, mas empresas conseguem recuperar entre 0,5% e 3% de tudo que gastam. 

Parece pouco? Uma empresa que gasta R$ 500 mil anuais e recupera 1,5% embolsa R$ 7.500 por ano, um dinheiro que estava indo embora antes.

Tipos de programas de recompensas financeiras:

• Cashback direto: percentual do valor gasto volta como crédito na fatura ou depósito em conta corrente da empresa
• Pontos conversíveis em dinheiro: acúmulo de pontos que podem ser convertidos em desconto na fatura ou crédito financeiro
• Descontos em categorias específicas: percentuais maiores de retorno em gastos com combustível, alimentação ou outras categorias relevantes
• Bonificações por volume: as empresas que atingem determinado volume mensal ganham percentual extra de cashback sobre tudo

2. Eliminação de custos operacionais com reembolsos

Os custos de lidar com reembolsos de forma manual são maiores do que parecem. 

Cada solicitação envolve várias etapas: o colaborador reúne comprovantes, preenche formulários ou planilhas; o gestor revisa item por item; o financeiro confere valores, valida documentos e processa o pagamento. 

Esse fluxo inteiro leva, pelo menos, 30 minutos de trabalho por reembolso (e jogando baixo);

Se a empresa processa 200 reembolsos por mês, são cerca de 100 horas dedicadas apenas à burocracia.

Com um cartão corporativo, muitas despesas deixam de passar pelo processo de reembolso, porque já são pagas diretamente no cartão, reduzindo o volume de solicitações que o time precisa tratar.

Para as despesas que ainda precisam ser reembolsadas, o uso de um sistema automatizado simplifica o processo: o colaborador envia tudo pelo app, o gestor aprova rapidamente e o financeiro valida sem retrabalho. 

Assim, tanto o cartão quanto o software contribuem para reduzir custos operacionais, cada um à sua maneira.

3. Redução drástica de adiantamentos e acertos financeiros

Durante muitos anos, a rotina de viagens e despesas funcionou sempre do mesmo jeito: a empresa adiantava um valor para o colaborador, ele realizava a viagem, guardava todos os comprovantes e, na volta, começava o processo de acerto. 

Se tinha recebido R$ 3.000 e gastado apenas R$ 2.750, precisava devolver a diferença. Se gastava além do previsto, fazia uma nova solicitação para completar o valor.

Esse vai-e-vem gerava lançamentos contábeis, transferências bancárias e um volume de trabalho administrativo que consumia tempo do financeiro e ainda criava riscos de erro.

Um cartão corporativo com limite personalizado elimina completamente adiantamentos e acertos. 

O colaborador gasta o que precisa dentro do limite aprovado. A empresa paga só o que foi efetivamente gasto.

Zero necessidade de ficar fazendo transferências para frente e para trás que geram custos bancários e trabalho operacional.

O impacto no fluxo de caixa é direto: menos movimentações bancárias significam menos tarifas pagas ao banco. Menos acertos significam menos horas de trabalho do financeiro. 

O dinheiro fica no caixa até a fatura vencer ao invés de ser adiantado semanas antes da viagem.

4. Conciliação automática elimina dias de trabalho manual

A conciliação manual de despesas é um trabalho repetitivo e demorado: pegar extrato bancário, pegar pilha de comprovantes, casar cada transação com seu documento, classificar contabilmente, digitar no sistema.

Um cartão corporativo integrado com plataforma de gestão faz conciliação automática: cada transação do cartão já vem com comprovante digital anexado pelo colaborador, categorizada conforme regra predefinida e exportada direto para o ERP. 

O financeiro só revisa exceções ao invés de processar tudo manualmente.

A economia de tempo se traduz em economia financeira direta. Se o fechamento mensal que levava 8 dias cai para 2 dias, são 6 dias de trabalho economizados todo mês. Multiplicado pelo custo da equipe financeira, representa milhares de reais anuais em produtividade recuperada.

5. Controle orçamentário que melhora o planejamento financeiro

O cartão corporativo com limites configurados funciona como uma trava automática de orçamento. 

Isto é, o departamento de marketing tem R$ 20 mil mensais? Configura limite de R$ 20 mil no cartão. Chegou no limite, trava. Impossível estourar orçamento sem aprovação explícita de aumento de limite.

Essa previsibilidade financeira permite que a empresa saiba exatamente qual vai ser a fatura antes dela fechar. 

Os gastos acontecem em tempo real e aparecem no sistema imediatamente. No dia 20 do mês, o gestor já sabe que vai pagar R$ 47 mil na fatura, não precisa esperar dia 30 para descobrir surpresa de R$ 65 mil.

Com visibilidade antecipada, a tesouraria se prepara adequadamente para os pagamentos. 

Em detalhes, é possível aplicar recursos ociosos com segurança sabendo quanto vai precisar na data de vencimento. 

Da mesma forma, é possível negociar antecipação de recebíveis apenas se realmente necessário, não por precaução excessiva que gera custos desnecessários.

Como funciona o controle orçamentário na prática

A Payfy acaba de anunciar uma funcionalidade completa de controle orçamentário que transforma como empresas gerenciam seus recursos.

O sistema permite criar orçamentos por Centro de Custo e sub-orçamentos para times específicos dentro de cada centro. 

Se um Centro de Custo tem verba de R$ 10.000, você pode distribuir esse valor entre diferentes times, garantindo que a soma dos sub-orçamentos não ultrapasse o total disponível.

Principais funcionalidades do controle orçamentário:

• Controle financeiro segmentado: gerencie orçamentos por Centro de Custo e sub-orçamentos por Time com controle granular sobre recursos
• Autonomia hierárquica: Responsáveis de Centro de Custo e Time gerenciam orçamentos dentro do seu escopo mantendo controle centralizado
• Transparência total: acompanhe consumo de verba através de relatórios detalhados, histórico de transações e categorização clara (Disponível, Utilizada, Comprometida, Saldo de Cartões, Excedida)
• Alertas configuráveis: receba notificações quando orçamentos se aproximam do limite ou quando despesas excedem valores disponíveis
• Aportes extras: usuários com permissão podem fazer aportes adicionais quando necessário sem comprometer outros orçamentos

Quando uma despesa excede a verba disponível, ela fica marcada como "Comprometida Excedida" e só pode ser paga por usuários com permissão específica de aporte. Isso garante que nenhum estouro aconteça sem aprovação explícita.

O sistema registra histórico cronológico completo de todos os eventos e fornece relatórios com período, valores por categoria e lista detalhada de transações. 

Cada perfil de usuário vê informações relevantes ao seu nível: os administradores veem tudo, Responsáveis de Centro de Custo veem seu orçamento e sub-orçamentos, Responsáveis de Time veem apenas o sub-orçamento do seu time.

6. Redução de fraudes e uso indevido

As fraudes e uso indevido de recursos corporativos custam caro para empresas de todos os portes. Dinheiro em espécie é impossível de rastrear. 

Reembolsos são difíceis de validar. Cartão compartilhado não tem responsável definido. Cada um desses problemas representa vazamento financeiro silencioso.

Um cartão corporativo individual com limite e categoria definidos reduz drasticamente fraudes. 

Cada transação fica vinculada a um responsável específico. O sistema bloqueia automaticamente gastos fora da política. O comprovante precisa ser anexado em até 48 horas ou o cartão trava.

A tecnologia de OCR (reconhecimento ótico de caracteres) facilita ainda mais esse processo. 

O colaborador fotografa o comprovante e o sistema extrai automaticamente data, valor, fornecedor e categoria. 

Assim, é possível eliminar a possibilidade de alterar valores ou criar documentos falsos.

7. Documentação fiscal que evita glosas e multas

O cartão corporativo facilita a comprovação fiscal de despesas dedutíveis, reduzindo risco de glosas em auditoria e garantindo que a empresa pague apenas o imposto devido. 

Uma despesa sem comprovação adequada é despesa que não pode ser deduzida - a empresa paga imposto sobre dinheiro que realmente gastou.

A fatura detalhada do cartão funciona como comprovante adicional das transações realizadas. 

Mesmo que o colaborador perca a nota fiscal específica, o extrato do cartão comprova que aquela transação aconteceu naquela data e estabelecimento. 

Não substitui totalmente a nota fiscal, mas fornece camada extra de documentação que a Receita valoriza em auditorias.

Cada despesa tem data, hora, valor, estabelecimento e responsável claramente identificados sem margem para dúvida. 

A transação que passou pelo cartão tem registro no sistema bancário, dificultando questionamentos sobre legitimidade. 

Os registros eletrônicos não apagam, não rasgam e não mancham como comprovantes em papel.

8. Centralização que facilita auditoria e compliance

O cartão corporativo centraliza todas as despesas em uma única fatura mensal, simplificando drasticamente auditorias internas e externas. 

Ao invés de vasculhar dezenas de contas bancárias, extratos de reembolso e comprovantes em papel, o auditor analisa faturas organizadas com todas as transações detalhadas.

Desa forma, a rastreabilidade completa facilita compliance com políticas internas e regulamentações externas. 

Cada gasto tem aprovador identificado, justificativa anexada e comprovante fiscal vinculado. 

Quando a Receita Federal questiona determinada despesa, a empresa apresenta documentação completa em minutos ao invés de perder dias procurando papéis arquivados.

O custo de auditorias diminui significativamente quando a documentação está organizada digitalmente. 

Os auditores trabalham mais rápido, cobram menos horas e encontram menos problemas que exigem investigação adicional. 

A empresa demonstra controle e seriedade na gestão financeira, reduzindo questionamentos e riscos de multas.

Maximize os benefícios financeiros com cartões corporativos da Payfy

A Payfy combina cartões corporativos Mastercard sem anuidade com um sistema completo de gestão de despesas e controle orçamentário, ampliando ainda mais os benefícios financeiros que sua empresa pode capturar. 

Além dos ganhos tradicionais, como conciliação automática, redução de reembolsos manuais e previsibilidade do fluxo de caixa, agora sua empresa também controla verbasa por Centro de Custo e Time, garantindo que cada área gaste exatamente dentro do planejado.

Com essa nova camada de controle, a empresa não apenas paga melhor, mas planeja melhor, evita estouros orçamentários e toma decisões com base em dados reais, atualizados em tempo real.

Como a Payfy potencializa os benefícios financeiros:

• Múltiplos cartões físicos e virtuais: emita quantos cartões precisar para aproveitar ao máximo o prazo estendido em todas as categorias de despesa.
• Limites personalizados: configure controles automáticos por colaborador, departamento ou projeto impedindo estouros orçamentários.
• Captura automática de comprovantes: colaboradores anexam notas fiscais pelo app eliminando documentação perdida e facilitando compliance fiscal.
• Conciliação automática: sistema casa transações com comprovantes e exporta para TOTVS, SAP, OMIE, Sênior ou Synkia sem trabalho manual.
• Dashboards em tempo real: acompanhe gastos acumulados e projeção de fatura antes do fechamento para planejamento financeiro preciso.
• Alertas inteligentes: receba notificações sobre gastos fora do padrão, limites sendo atingidos ou comprovantes faltantes.
• Relatórios gerenciais: analise gastos por departamento, projeto ou colaborador identificando oportunidades de economia.

Implementação focada em resultados financeiros:

• Análise dos processos atuais identificando quanto a empresa perde com reembolsos manuais e falta de controle
• Configuração de limites e regras que maximizam prazo de pagamento sem comprometer controle
• Treinamento completo sobre como usar cartões estrategicamente para melhorar fluxo de caixa
• Acompanhamento trimestral com relatório de benefícios financeiros capturados versus período anterior

Entre em contato e descubra quanto sua empresa pode economizar e melhorar o fluxo de caixa com cartões corporativos usados estrategicamente.

Agende sua demonstração agora e veja como as empresas melhoram fluxo de caixa e economizam milhares anuais com gestão inteligente de cartões corporativos.