Planilha de prestação de contas: vale a pena usar? Como fazer?

A planilha de prestação de contas ainda domina o dia a dia da maioria das empresas brasileiras. Os colaboradores passam horas preenchendo células, anexando comprovantes digitalizados e enviando arquivos por e-mail, enquanto os gestores precisam conferir manualmente cada detalhe para aprovar reembolsos.

O problema é que esse método manual gera atrasos, aumenta a chance de erros e causa frustrações tanto para quem presta contas quanto para quem precisa validar os gastos. 

Valores esquecidos, documentos fora do padrão ou registros duplicados são situações comuns, que atrapalham o fluxo de caixa e dificultam a gestão financeira da empresa.

Além disso, sem um processo organizado, fica difícil alinhar os gastos com a política de reembolso da empresa, resultando em discussões desnecessárias e atrasos nos pagamentos aos colaboradores.

Neste contexto, é fundamental entender por que esses problemas acontecem e buscar soluções que tornem a prestação de contas mais rápida, transparente e confiável para todos os envolvidos.

O que é uma planilha de prestação de contas?

A planilha de prestação de contas registra todas as despesas que colaboradores fizeram e precisam reembolsar. Funciona como um relatório detalhado de gastos corporativos.

O colaborador anota cada despesa: data, valor, categoria, fornecedor e descrição. Depois anexa os comprovantes escaneados ou fotografados e envia tudo para aprovação.

Parece simples na teoria. Na prática, vira uma bagunça administrativa que consome tempo precioso da equipe financeira.

Como funciona o processo tradicional

O colaborador viaja a trabalho ou compra materiais para a empresa. Ele guarda os recibos em papel durante dias ou semanas.

No final do mês, separa uma tarde para preencher a planilha. Digita manualmente cada informação, linha por linha, célula por célula.

Depois precisa escanear ou fotografar cada comprovante. Nomeia os arquivos, organiza em pastas e anexa no e-mail junto com a planilha.

O gestor recebe e revisa tudo. Confere se os valores batem, se as categorias estão corretas e se há comprovantes para todas as despesas.

Quando encontra erros, devolve para correção. O colaborador refaz parte do trabalho e reenvia. O ciclo continua até tudo estar correto.

Só depois disso o financeiro processa o reembolso. O colaborador finalmente recebe o dinheiro que gastou semanas ou até meses atrás.

Por que as planilhas de contas geram tanto problema par as empresas?

Apesar de ainda serem amplamente utilizadas, as planilhas de prestação de contas se tornaram uma das maiores fontes de problemas nas empresas. 

O método manual exige que colaboradores preencham células, calculem valores e anexem comprovantes, enquanto gestores precisam conferir cada detalhe linha a linha. 

O resultado? Processos lentos, erros frequentes e frustração para todos os envolvidos.

Além disso, a falta de padronização e controle sobre os registros gera inconsistências, dificulta a análise estratégica e compromete a conformidade contábil. 

Comprovantes perdidos, totais incorretos, categorias confusas e aprovações atrasadas transformam algo que deveria ser simples em um verdadeiro gargalo operacional.

Perda e extravio de comprovantes

Recibos em papel desaparecem com facilidade impressionante. O colaborador deixa no bolso e a roupa vai para a lavagem. Ou o recibo fica dentro do carro e desbota com o sol.

Restaurantes entregam comprovantes em papel térmico que apaga sozinho depois de algumas semanas. Quando chega a hora de fazer a prestação de contas, o documento está ilegível.

Resultado? O colaborador não consegue comprovar a despesa e perde o reembolso. Ou o financeiro aceita sem comprovante adequado e compromete a conformidade contábil.

Erros de digitação e cálculo

Digitar dezenas de valores manualmente garante que erros vão acontecer. O colaborador troca números, esquece centavos ou coloca vírgulas no lugar errado.

As fórmulas da planilha às vezes quebram quando alguém adiciona ou remove linhas. O total calculado fica diferente da soma real das despesas.

O gestor precisa conferir tudo novamente, calculadora na mão. Descobre divergências e devolve para correção, atrasando ainda mais o processo.

Categorização inconsistente

Cada colaborador interpreta as categorias de despesas do seu jeito. Um classifica o Uber como "transporte", outro como "deslocamento" e um terceiro como "locomoção".

A falta de padronização prejudica os relatórios gerenciais. O financeiro não consegue consolidar as informações para análise estratégica.

Passa horas recategorizando despesas manualmente antes de fechar o mês. Trabalho que deveria ser simples vira uma operação complexa e demorada.

Aprovações lentas e desorganizadas

O gestor recebe planilhas por e-mail de vários colaboradores. Algumas ficam perdidas na caixa de entrada entre centenas de outras mensagens.

Não há controle sobre o que já foi aprovado e o que ainda está pendente. O colaborador não sabe em que etapa está seu reembolso.

Quando o gestor está de férias ou viajando, as aprovações param completamente. Não existe um fluxo automatizado que permita delegação ou aprovação em níveis.

Falta de visibilidade em tempo real

A empresa só sabe quanto está sendo gasto quando recebe as planilhas no final do mês. Não há visão do que está acontecendo no momento presente.

Se um projeto está estourando o orçamento de despesas, ninguém percebe até ser tarde demais. Não dá para tomar ações preventivas antes do problema ficar grande.

O financeiro trabalha sempre olhando para trás, tentando entender o que aconteceu. Tomar decisões estratégicas baseadas em dados históricos é praticamente impossível.

Como as planilhas afetam a política de reembolso

A política de reembolso de uma empresa estabelece regras claras sobre quais despesas podem ser reembolsadas, os limites de cada categoria e os prazos para pagamento. 

No entanto, quando o controle depende de planilhas manuais, seguir essas diretrizes se torna extremamente difícil.

Processos lentos, erros de digitação, categorias inconsistentes e comprovantes perdidos comprometem a aplicação das regras estabelecidas. 

Prazos que deveriam ser de 15 dias podem se estender para 30, 45 ou até 60 dias, gerando frustração nos colaboradores que precisam gastar do próprio bolso antes de serem reembolsados.

Além disso, a validação de limites, a conferência de documentos e a preparação para auditorias se tornam trabalhosas e sujeitas a falhas, colocando em risco a conformidade da empresa.

Atrasos nos prazos de reembolso

A política pode determinar reembolso em 15 dias após a prestação de contas. Mas o processo manual faz esse prazo virar 30, 45 ou até 60 dias.

O colaborador demora para preencher a planilha porque é trabalhoso. O gestor demora para aprovar porque tem muitas planilhas acumuladas. O financeiro demora para processar porque precisa conferir tudo manualmente.

Cada etapa adiciona dias ao processo. O colaborador fica frustrado esperando o dinheiro que gastou do próprio bolso.

Dificuldade em aplicar limites e regras

A política de reembolso define limites por categoria. Hospedagem até R$ 300 por diária, alimentação até R$ 100 por dia, por exemplo.

Na planilha, ninguém valida esses limites automaticamente. O gestor precisa lembrar de todas as regras e conferir manualmente cada despesa.

Algumas extrapolações passam despercebidas. Outras geram discussões desnecessárias entre gestor e colaborador sobre o que é permitido.

Compliance e auditoria comprometidos

Auditores precisam rastrear todas as despesas e verificar se há comprovantes adequados. Com planilhas espalhadas em e-mails e pastas compartilhadas, isso vira um pesadelo.

Documentos ficam perdidos em diferentes locais. Falta padronização nos nomes de arquivos e na organização das informações.

A empresa corre risco de problemas em auditorias fiscais por não conseguir comprovar adequadamente suas despesas dedutíveis.

O que uma boa política de reembolso precisa

Antes de pensar em ferramentas ou tecnologias para agilizar a prestação de contas, o passo fundamental é ter uma política de reembolso clara e bem estruturada. 

Sem regras definidas, mesmo os sistemas mais avançados não resolvem problemas de interpretação, atrasos ou inconsistências nos reembolsos.

Uma política eficiente especifica quais despesas são reembolsáveis, quais não são, os limites por categoria e nível hierárquico, os prazos para envio, aprovação e pagamento, e a documentação obrigatória necessária para comprovação.

Quando essas diretrizes estão bem definidas, colaboradores sabem exatamente como proceder, gestores podem aprovar de forma rápida e consistente, e o financeiro consegue processar pagamentos sem retrabalho. 

Além disso, uma política clara reduz conflitos internos, garante transparência e fortalece a conformidade contábil, criando um fluxo de reembolso mais ágil e confiável para toda a empresa.

Definição clara de despesas reembolsáveis

Liste exatamente quais categorias de gastos a empresa reembolsa. Seja específico para evitar interpretações diferentes.

• Reembolsáveis: transporte (Uber, táxi, aplicativos), alimentação em viagens, hospedagem, estacionamento, pedágios, materiais de escritório aprovados previamente.
• Não reembolsáveis: multas de trânsito, consumo de frigobar, gorjetas acima de 10%, upgrades pessoais em viagens, entretenimento não relacionado ao trabalho.

Limites por categoria e nível hierárquico

Estabeleça valores máximos claros para cada tipo de despesa. Considere diferenças entre níveis hierárquicos quando fizer sentido.

Exemplo: diretores podem gastar até R$ 500 por diária de hotel, gerentes até R$ 350, demais colaboradores até R$ 250.

Alimentação pode ter limite diário de R$ 150 em viagens, sem limite para refeições com clientes mediante justificativa.

Prazos objetivos para cada etapa

Defina quanto tempo o colaborador tem para enviar a prestação de contas após a despesa. Geralmente entre 7 a 15 dias funciona bem.

Determine o prazo que gestores têm para aprovar ou rejeitar. Dois a três dias úteis costuma ser razoável.

Estabeleça o prazo que o financeiro tem para processar o pagamento após aprovação. Pode ser 5 a 10 dias úteis dependendo do volume.

Documentação obrigatória

Especifique quais comprovantes são aceitos. Nota fiscal, recibo, cupom fiscal e comprovante de pagamento eletrônico geralmente entram na lista.

Defina o que fazer quando não há comprovante disponível. Algumas empresas aceitam declaração assinada até certo valor, outras não aceitam em hipótese alguma.

Determine como deve ser a digitalização ou fotografia dos documentos. Resolução mínima, formato de arquivo aceito, informações que precisam estar legíveis.

Simplifique reembolsos com a Payfy

A Payfy elimina planilhas de prestação de contas e automatiza todo o processo de reembolso. 

Nossa plataforma transforma uma tarefa que levava horas em algo que acontece em minutos.

Como funciona o sistema de reembolsos da Payfy

Os colaboradores fotografam comprovantes direto pelo app assim que fazem a despesa.

Nossa inteligência artificial extrai automaticamente todas as informações necessárias: valor, data, fornecedor, categoria.

O sistema categoriza cada gasto conforme a política configurada pela empresa. Valida se está dentro dos limites permitidos e alerta sobre qualquer exceção.

Assim, os gestores recebem notificação de novas despesas para aprovar. Revisam pelo smartphone em segundos e aprovam com um toque. 

O fluxo segue automaticamente para o próximo nível se necessário.

Por fim, o financeiro processa os pagamentos em lote quando as aprovações estão completas. Ainda é possível exportar dados direto para o ERP sem precisar redigitar informações.

Recursos que facilitam a política de reembolso

Nossa plataforma oferece funcionalidades que tornam simples seguir e fiscalizar as regras da empresa:

• Limites automáticos por categoria: sistema bloqueia ou sinaliza despesas acima do permitido
• Regras por nível hierárquico: diretores, gerentes e demais colaboradores têm políticas diferentes aplicadas automaticamente
• Alertas de gastos fora da política: notificações em tempo real para gestores e colaboradores
• Documentação obrigatória: não permite envio de despesa sem comprovante anexado
• Rastreamento completo: histórico de quem aprovou, quando e por que cada despesa foi autorizada
• Relatórios de compliance: visão completa para auditorias e conferências fiscais

Integração completa com sua operação

A Payfy se conecta nativamente com os principais ERPs do mercado: Totvs, Senior, Sankhya e Omie. As informações fluem automaticamente entre sistemas sem trabalho manual.

Além do sistema de reembolsos, oferecemos cartões corporativos Mastercard físicos e virtuais. 

Os colaboradores usam para despesas aprovadas previamente, eliminando a necessidade de adiantar dinheiro.

O Pix corporativo permite transferências rastreadas em tempo real. Cada pagamento fica registrado com justificativa, aprovador e comprovante anexado automaticamente.

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