Reembolso de despesas corporativas: do pedido ao pagamento via Pix

Como funciona o reembolso de despesas corporativas na Payfy?

Tudo começa na configuração: o administrador define quem pode solicitar, quais campos são obrigatórios e quem aprova. O colaborador solicita pelo app ou web e, uma vez aprovado, o pagamento sai via Pix — com rastreabilidade de ponta a ponta.

O colaborador paga do próprio bolso, envia o comprovante por e-mail, alguém aprova por mensagem, o financeiro registra em planilha, agenda o pagamento e depois concilia tudo manualmente. É aí que aparecem os erros e o retrabalho. Aqui o reembolso deixa de ser um processo informal e passa a ser um fluxo estruturado, dentro da política da empresa.

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Capítulos

00:00 O ruído do reembolso por e-mail e planilha
00:40 Configurações: quem solicita, quem aprova e quais campos são obrigatórios
01:13 Solicitando um reembolso pelo app ou pelo web
01:54 Acompanhando o status em tempo real
02:09 Aprovando um reembolso na aba Solicitações
02:45 Quando o reembolso aprovado vira despesa
03:20 Pagamento via Pix e dispositivos autorizados
04:06 Histórico completo e integração com os relatórios

O que você vai aprender

• Como configurar quem pode solicitar, quais categorias usar e quantos níveis de aprovação existem
• O que o colaborador precisa informar para que a solicitação seja aceita
• Por que o reembolso aprovado se transforma em despesa dentro da plataforma
• Como a chave Pix é protegida por dispositivos autorizados
• Em quais relatórios o reembolso aparece automaticamente

Perguntas frequentes

Como funciona o reembolso de despesas na Payfy?

Tudo começa na configuração: o administrador define quem pode solicitar, quais campos são obrigatórios, quais categorias usar, qual centro de custo será vinculado, quem aprova e se existe hierarquia com mais de um nível de aprovação. Depois o colaborador solicita pelo app ou pelo web, a solicitação entra no fluxo de aprovação e, uma vez aprovada e paga via Pix, todo o histórico fica registrado.

Como o colaborador solicita um reembolso?

Ele acessa a Payfy pelo aplicativo ou pelo web, entra na área de solicitações e cria uma nova solicitação de reembolso, informando o valor, anexando o comprovante, selecionando a categoria, escolhendo o centro de custo (se for obrigatório) e adicionando uma justificativa.

E se o colaborador esquecer de preencher um campo?

Se o financeiro definiu campos obrigatórios, o sistema não permite que a solicitação seja enviada sem essas informações. Isso reduz erros e retrabalho antes de a solicitação chegar ao aprovador.

O colaborador consegue acompanhar o andamento?

Sim. Ele acompanha o status em tempo real e sabe se a solicitação está em análise, se foi aprovada ou se foi recusada.

O que acontece quando um reembolso é recusado?

O usuário é notificado e pode corrigir as informações e reenviar a solicitação. O aprovador pode baixar o comprovante anexado e analisar se a despesa está dentro da política antes de decidir.

O que acontece quando o reembolso é aprovado?

A solicitação se transforma em uma despesa dentro da plataforma. O administrador então acessa a aba de Despesas, aprova a despesa e o status muda para "Aguardando pagamento" — o que separa claramente o que foi autorizado do que já foi pago.

Como é feito o pagamento do reembolso?

Via Pix. Para que o pagamento seja concluído, o usuário precisa ter uma chave Pix cadastrada no perfil. Essa chave é vinculada ao usuário e protegida por dispositivos autorizados: se alguém tentar alterar dados sensíveis em um dispositivo não autorizado, o sistema bloqueia.

O reembolso aparece nos relatórios?

Sim, automaticamente. Ele entra no relatório de despesas, no relatório contábil e aparece tanto no histórico da empresa quanto no histórico do usuário — sem digitação manual e sem controle paralelo.

É possível ter mais de um nível de aprovação de reembolso?

Sim. A configuração permite definir quem aprova, se existe hierarquia e se há mais de um nível de aprovação, refletindo a estrutura da empresa.

O que fica registrado no histórico de um reembolso?

Quem solicitou, quem aprovou, quando foi aprovado, quando foi pago e qual foi o valor. Todo o processo é rastreável.