Como aprovar despesas corporativas sem planilha (fluxo completo)

Como aprovar despesas corporativas sem usar planilha?

Na Payfy, você configura políticas de despesas, campos obrigatórios e fluxos de aprovação direto na plataforma — a própria regra garante o cumprimento, sem precisar cobrar manualmente cada colaborador.

Na maioria das empresas o problema da gestão de despesas não é o gasto em si — é a falta de padronização. Cada colaborador envia a despesa de um jeito, as informações chegam incompletas e o financeiro corre atrás para entender, corrigir e aprovar.

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Capítulos

00:00 O problema: despesa sem padrão e sem contexto
00:56 Parametrização: tudo começa na configuração
01:09 Campos obrigatórios na prestação de contas
01:36 Categorias e subcategorias alinhadas à empresa
02:17 O colaborador segue o fluxo definido
02:40 OCR, IA e validação automática do comprovante
03:11 Aprovação direta, aprovação com ajustes ou recusa
03:48 Status e rastreabilidade de ponta a ponta
04:22 Governança e segurança financeira

O que você vai aprender

• Onde o administrador define quais campos o colaborador é obrigado a preencher
• Como criar categorias e subcategorias — inclusive subcategorias obrigatórias
• Como o OCR extrai valor e data e cruza com a transação e com a política
• As três formas de decisão do aprovador e por que o motivo da recusa fica registrado
• Quais status uma despesa percorre e como isso conecta com bloqueio automático

Perguntas frequentes

O que é uma política de despesas corporativas?

É o conjunto de regras que define o que pode ser gasto, como a despesa deve ser classificada e quem aprova cada tipo de gasto. Na Payfy essa política é configurada na plataforma pelo financeiro, e a própria plataforma garante o cumprimento no dia a dia.

Onde configuro a política de despesas na Payfy?

No ambiente de administrador, em Configurações, na seção de Despesas. Ali o financeiro define exatamente quais informações o colaborador é obrigado a preencher na prestação de contas.

Quais campos podem ser exigidos na prestação de contas?

Campos como centro de custo, categoria, projeto e descrição da despesa. Além de escolher quais campos aparecem, o administrador define quais deles são obrigatórios — o que evita despesas sem contexto ou sem classificação.

É possível criar subcategorias de despesa obrigatórias?

Sim. O administrador cria categorias e subcategorias alinhadas à estrutura financeira da empresa e pode definir subcategorias obrigatórias, aumentando o nível de detalhamento e controle.

Como o OCR e a IA validam um comprovante?

Assim que o comprovante é enviado, a plataforma lê o documento automaticamente, extrai dados como valor e data e cruza essas informações com a transação e com as políticas definidas. Isso reduz erros, inconsistências e tentativas de fraude antes da aprovação humana.

De quais formas o gestor pode aprovar uma despesa?

De três formas: aprovação direta, aprovação com ajustes (por exemplo, de valor ou categoria) ou recusa. Em caso de recusa, o motivo fica registrado na plataforma.

Quais são os status de uma despesa na Payfy?

Aguardando comprovante, comprovante enviado, validado, validado com ajustes e recusado. O financeiro sabe exatamente em que etapa a despesa está, quem é o responsável e se ela impacta regras de bloqueio automático.

O histórico de quem aprovou fica registrado?

Sim. Fica registrado quem gastou, quem aprovou, quem ajustou e quando cada ação aconteceu.

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