O home office já vinha se popularizando nas últimas décadas, e com a pandemia da Covid-19 as empresas aumentaram muito a adoção desse modelo de trabalho.
Em 2022, com a maioria da população brasileira já vacinada, as empresas passaram a adotar o modelo híbrido (parte presencial, parte remoto) enquanto outras definiram que seguirão totalmente remotas daqui em diante.
Porém, novas formas de organização de trabalho exigem atenção por parte das empresas em relação aos direitos trabalhistas e benefícios dos colaboradores. Além, claro, da organização administrativa da companhia que precisa atentar-se à gestão a partir de diferentes perspectivas.
Nesse contexto, se as empresas adotarem o trabalho remoto, benefícios como o vale-transporte, por exemplo, não são mais necessários. Por outro lado, a empresa deve ajudar com custos, como o de infraestrutura, para que o funcionário tenha o mesmo conforto de trabalho em casa que teriam no escritório.
Ou seja, no local de trabalho, o colaborador passa a arcar totalmente com os gastos antes cobertos pela empresa, como luz e internet. Sendo assim, a ajuda de custo não é benefício e sim uma despesa de responsabilidade da empresa.
Esses pagamentos podem ser realizados de inúmeras formas, como, por exemplo, reembolso ou adiantamento. Contudo, vale lembrar que ambas as formas geram muito trabalho e acabam gastando até mais recursos.
Por isso, grande parte das empresas opta por utilizar cartões pré-pagos e sistemas de gestão automatizados.
Pensando nisso, criei esse conteúdo completo abordando:
- o que é a ajuda de custo home office;
- como ela funciona;
- o valor que deve-se pagar;
- o que a legislação brasileira considera como obrigatório;
- como calcular essa despesa na sua empresa;
- muito mais.
Boa leitura!
O que é a ajuda de custo?
A ajuda de custo é uma quantia de dinheiro que um funcionário recebe para realizar as atividades em nome da sua empresa em outro local de trabalho.
Essa quantidade precisa ser paga em uma única parcela, afinal, seu objetivo é indenizar os custos adquiridos pelo funcionário devido a uma transferência – seja de cidade, estado ou país.
A ajuda também não possui um valor máximo. Para isso, é necessário um acordo entre funcionário e a empresa afim de garantir que a quantia irá cobrir todas as despesas necessárias.
Então o que é a ajuda de custo home office?
Já a ajuda de custo para home office segue o mesmo princípio, no entanto é um valor oferecido pela empresa com o objetivo de auxiliar os funcionários especificamente nos custos relacionados ao trabalho remoto.
Atualmente, existem artigos dentro da Reforma Trabalhista que guiam a aplicação dessa despesa. Além disso, as despesas incluídas dentro da ajuda de custo home office variam, por isso é importante que exista um contrato com cada funcionário, entendo a necessidade individual das suas equipes.
Quem trabalha em home office e tem direito a ajuda de custo?
Sim, qualquer funcionário da empresa que trabalha na modalidade de teletrabalho tem direito a ajuda de custo home office. Afinal, é obrigação da empresa dar toda a estrutura necessária para o desempenho das funções, assim como seria em um escritório físico.
Como funciona o auxílio para home office?
As empresas fornecem o auxílio home office, ou ajuda de custo home office, para garantir e custear as demandas estruturais dos funcionários que trabalham em regime de teletrabalho.
Esse auxílio é concedido como uma ajuda para cobrir despesas adicionais associadas ao trabalho em casa, como:
- gastos com energia elétrica;
- internet;
- equipamentos de escritório (fone, mouse, teclado…);
- cadeira ergonômica;
- fornecimento de notebook ou computador;
- entre outros.
Deve-se lembrar que nos escritórios físicos as empresas não obrigam o funcionário a possuir um celular, notebook, computador, fones de ouvido, etc., para desempenhar as funções necessárias do cargo, e isso também se aplica ao teletrabalho.
Portanto, as empresas precisam arcar com toda a estrutura necessária. Além disso, é direito da empresa também estabelecer critérios específicos para a concessão do auxílio e determinar o valor ou forma de reembolso.
É importante que funcionários e empregadores discutam sobre as condições e cheguem a um acordo sobre como disponibilizar o auxílio. Isso ajuda a garantir uma relação de trabalho saudável e transparente.
O que a Lei diz sobre a ajuda de custo no home office? É obrigatório?
A Lei nº 13.467/2017, conhecida como Reforma Trabalhista, classificou o trabalho prestado fora das dependências do empregador como “teletrabalho” e trouxe artigos que guiam as obrigações da empresa nesse contexto.
Portanto, assim como no trabalho em uma sede empresarial, existem aspectos que são responsabilidade total da empresa e precisam ser negociados entre empregador e empregado, como: a responsabilidade pelo fornecimento, manutenção ou reembolso de despesas relacionadas ao trabalho remoto.
De acordo com o art. 2º da CLT, o empregador tem a obrigação de custear as despesas do seu negócio, ou seja, quando o colaborador exerce a profissão de maneira remota, e tem custos para realizar as suas funções, a empresa deve arcar com esses custos.
Porém, muitas empresas ficam em dúvida sobre quais despesas elas devem custear. Segundo o artigo 75-D da CLT as determinações são as seguintes:
“As disposições relativas à responsabilidade pela aquisição, manutenção ou fornecimento dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária e adequada à prestação do trabalho remoto, bem como ao reembolso de despesas arcadas pelo empregado, serão previstas em contrato escrito.”
É importante ressaltar que mesmo com o amparo da lei, empresa e funcionário devem acordar quais serão os custos bancados pela empresa e possuir esses acordos formalmente registrados e assinados por ambas as partes.
Além disso, a ajuda de custo CLT também estabelece que a empresa deve custear as despesas permanentes ou temporárias geradas pelos seus colaboradores em relação à mudança de local de trabalho. O Artigo 457 da CLT estabelece que:
“As importâncias, ainda que habituais, pagas a título de ajuda de custo, auxílio-alimentação, vedado seu pagamento em dinheiro, diárias para viagem, prêmios e abonos não integram a remuneração do empregado, não se incorporam ao contrato de trabalho e não constituem base de incidência de qualquer encargo trabalhista e previdenciário.”
Por isso, recomendamos que sua empresa sempre consulte um advogado especializado em direito do trabalho para entender melhor os direitos e deveres de ambas as partes nesse contexto.
O que pode ser cobrado como ajuda de custo home office?
A ajuda de custo destina-se a auxiliar os funcionários a cobrir as despesas necessárias para o desempenho das atividades em home office – desde viagens de trabalho até a infraestrutura. Portanto, separei as 3 principais formas de ajuda de custo:
1 – Despesas Mensais
Nesse caso, as empresas oferecem ajuda de custo para cobrir despesas mensais adicionais associadas ao trabalho, principalmente quando o funcionário precisa trabalhar remotamente ou realizar viagens frequentes.
Esse fator inclui gastos com transporte, alimentação, acomodação, internet, luz e outras despesas relacionadas ao trabalho que não estão cobertas pelas condições normais de trabalho.
2 – Auxílio para Infraestrutura
Em regime de home office, as empresas costumam alocar a ajuda de custo no auxílio das despesas de infraestrutura, que incluem:
- telefone;
- computador;
- impressora;
- móveis;
- teclado;
- mouse;
- tela;
- entre outros.
Isso garante que o funcionário tenha condições adequadas para trabalhar de forma eficiente e confortável em casa.
Contudo, é importante que o contrato inclua cláusulas de responsabilidade para o funcionário em relação aos materiais fornecidos, bem como o retorno dos mesmos em caso de demissão. Além disso, se os funcionários forem usar os próprios equipamentos, deve-se estabelecer o recebimento de verba para depreciação dos itens.
3 – Mudança do local de trabalho e Relocação
Há casos em que a ajuda de custo serve para funcionários que precisam se mudar ou serem realocados para outras cidades ou países. Aqui o objetivo da ajuda de custo é auxiliar nas despesas relacionadas à mudança e adaptação em um novo local.
Qual o valor da ajuda de custo home office?
Não é possível definir um valor específico para qualquer tipo de ajuda de custo uma vez que esses valores irão depender de diversos fatores como:
- tipos de equipamentos necessários para realizar cada função;
- se a empresa fornecerá os equipamentos ou fornecerá o valor de depreciação para o funcionário que usará seus próprios equipamentos;
- se a realocação é nacional, internacional ou somente do escritório para home office;
- se o cargo do funcionário em questão exige mais despesas que outro cargo (ex.: vendedores que precisam de plano de celular);
- entre outros…
Portanto, o valor da ajuda de custo home office é definido entre funcionário e empresa (ou equipe/setores) com base nas especificidades de cada caso.
Como calcular a ajuda de custo home office?
Existem duas despesas principais que protagonizam todo o cálculo de ajuda de custo home office: energia elétrica e internet (categorizadas como custo de infraestrutura no tópico anterior).
Então, como mencionado anteriormente, essa questão pode variar dependendo do acordo feito entre empresa e colaborador.
Neste ponto, é importante ressaltar que essas contas não são totalmente pagas pela empresa, portanto, é preciso entender muito bem como calcular o valor corretamente evitando prejuízos.
No caso da energia elétrica, por exemplo, as empresas normalmente levam em conta apenas os aparelhos utilizados durante a jornada de trabalho home office. Confira as orientações abaixo:
Energia elétrica
Para realizar esse cálculo, é necessário ter a média das potências dos aparelhos que os colaboradores estão utilizando para trabalhar (notebooks ou computadores de mesa), geralmente fornecida em watts (W).
Então, para o cálculo devemos seguir o passo a passo abaixo:
- Primeiramente, entenda qual é a potência dos aparelhos utilizados;
- Em seguida, se o valor estiver em W, divida-o por 1000 para encontrar o seu valor em quilowatts (kW);
- Agora multiplique o resultado encontrado pelo número de horas e dias trabalhados no mês;
- Por fim, multiplica-se o resultado pelo preço do quilowatt-hora da rede elétrica utilizada pelo colaborador.
Para exemplificar melhor, vamos utilizar um notebook de 14’’ que tem um consumo médio em torno de 35W por hora, em uma escala de trabalho de 8h e 5 dias na semana na região de São Paulo (KWh R$0,89), ou seja:
O valor da ajuda de custo mensal referente à energia elétrica de 1 notebook de 14’’ =
(potência média em W) / 1000 (passando o valor para kW) x (horas da jornada) x (dias do mês) x (preço da energia) = custo da empresa
Então:
35W / 1000 = 0,035 kW
0,035 * 8 * 20 = 5,6 * 0,89 (valor da energia) = R$4,98 mensais.
Lembre-se que esse foi um exemplo levando em conta apenas o notebook, portanto a sua equipe financeira deve fazer o mesmo cálculo para cada equipamento.
Internet e Plano de Celular
A internet fixa também deve ser calculada com base no uso dos funcionários.
Assim como o cálculo dos equipamentos, a divisão do valor do contrato mensal da rede deve ser feito entre jornada de trabalho e uso pessoal. Portanto é responsabilidade da empresa pagar todo consumo durante a jornada de trabalho dos funcionários.
Em alguns casos, quando for necessário que o colaborador utilize a internet móvel, a empresa deve calcular o consumo com base na média de dados de cada tarefa (como enviar e-mails, baixar aplicativos, fazer pesquisas, etc).
Já no caso de planos de celular para ligações e internet leva-se em conta a mesma premissa (desconto do tempo usado na jornada de trabalho) ou o pagamento integral caso seja um celular específico para empresa sem fins pessoais.
Além disso, a gestão consegue conferir a fatura, garantindo que ele foi utilizado somente para fins profissionais.
Como pagar a ajuda de custo home office?
Agora já sabemos como funciona a ajuda de custo para colaboradores em home office, os valores e responsabilidades da empresa. Por isso, é importante entender também como são feitos os pagamentos e controle dessas despesas.
As opções mais comuns utilizadas hoje são reembolso ou adiantamento de despesas, entretanto, elas acabam gerando bastante retrabalho pois os processos são manuais e demorados.
No caso do reembolso, por exemplo, o funcionário tem que arcar o custo de todas as contas, depois comprovar os valores utilizados, enviar os comprovantes (que nem sempre são guardados), além de abrir precedentes para valores discrepantes entre funcionários.
O adiantamento das despesas possui os mesmos problemas. Afinal, com tantas notinhas, informações e diferentes formas de controles necessárias para realizar esses procedimentos, a chance de ocorrer erros é altíssima.
Para se ter uma ideia, segundo o estudo da GBTA, empresas ao redor do mundo gastam em média cerca de meio milhão de dólares e 3.000 horas por ano corrigindo erros em relatórios de despesas.
Conclusão: a solução para ajuda de custo home office está aqui
Talvez sua empresa já tenha um cartão corporativo, mas também é provável que ele não esteja disponível para todos os funcionários e que a sua gestão seja realizada de forma manual – o que é um grande problema para o time financeiro!
Pensando nisso, a Payfy desenvolveu um cartão corporativo pré-pago com sistema de gestão integrado. Essa modalidade traz grande facilidade de uso e de gestão por permitir que a empresa defina um valor fixo de gastos e benefícios para o funcionário, através de um único sistema.
Nosso software permite que a empresa divida as despesas em “carteiras” dentro do aplicativo, assim todos os benefícios e as ajudas de custo que a empresa dá ao colaborador ficam centralizados.
Além de facilitar para quem utiliza o cartão, esse método garante que todo o controle financeiro feito pelos gestores seja em tempo real .
Não seria ótimo se pudéssemos eliminar a burocracia tradicional dos processos financeiros e substituí-los por processos modernos e automatizados?!
Através de softwares de gestão inteligente, como a Payfy, esse desejo se torna realidade na sua empresa!!!
Se você ainda ficou com dúvidas sobre o processo da ajuda de custo home office, temos um conteúdo completo abordando tudo sobre as despesas de home office e a melhor maneira de fazer essa gestão.
Te espero lá, até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
