A RPA é uma tecnologia que vem ganhando espaço no mundo empresarial por automatizar atividades rotineiras, repetitivas e de baixo valor agregado.
Mas, afinal, o que é RPA (Robotic Process Automation) e por que essa tecnologia é tão importante para a sua empresa?
Neste artigo, vamos explorar esse tema a fundo, sua importância e as vantagens da adoção dessa ferramenta, além de dicas sobre como implementar no seu negócio.
Boa leitura!
O que é RPA?
O termo RPA vem do inglês Robotic Process Automation e significa Automação de Processos Robóticos.
Portanto, quando falamos de RPA estamos nos referindo a uma tecnologia que, por meio de softwares inteligentes, permite automatizar processos rotineiros e repetitivos de uma empresa que antes eram realizados manualmente.
Ou seja, esses softwares, também chamados de robôs, são capazes de simular ações humanas, como acessar sistemas, preencher formulários e enviar e-mails.
A RPA tem sido cada vez mais utilizada por empresas de diversos setores, pois com a sua utilização as empresas conseguem:
- reduzir custos;
- aumentar a eficiência e a produtividade;
- liberar os colaboradores para atividades mais estratégicas e criativas.
Como a RPA (Automação de Processos Robóticos) funciona?
A sua funcionalidade é simples: através do mapeamento das atividades e processos que devem ser automatizados, são programados robôs para executar essas tarefas no lugar de humanos.
Então após o mapeamento os resultados são monitorados e ajustados a fim de garantir a efetividade da automação. Além disso, é importante ressaltar que a RPA não substitui completamente a intervenção humana, mas sim a complementa e otimiza.
Por isso, a presença dos colaboradores ainda é muito necessária para realizar atividades estratégicas, criativas e também para monitorar e ajustar esses processos que estão sendo automatizados.
Exemplos de RPA
A Automação de Processos Robóticos já é utilizada em diversos processos empresariais, como na automação de contabilidade, atendimento ao cliente, processamento de pedidos e faturamento.
Na contabilidade, por exemplo, a RPA automatiza processos como a reconciliação de contas, a preparação de relatórios financeiros e a gestão de contas a pagar e a receber.
No atendimento ao cliente, um de seus usos é para responder a perguntas frequentes, agendar consultas e realizar o cadastro de novos clientes.
Para o processamento de pedidos, a RPA recebe e processa pedidos de forma automática, reduzindo o tempo de espera do cliente.
Já no faturamento, a gerar faturas automaticamente, otimizando o tempo de processamento e aumentando a precisão dos dados.
Tipos de RPA: Assistida e Não Assistida
A partir dos exemplos citados, podemos dividir a automação de processos robóticos (RPA) em dois tipos:
- Assistida e,
- Não Assistida.
A RPA Assistida é utilizada em interações que requerem a intervenção humana para serem iniciadas ou finalizadas.
Portanto essa é uma boa opção para aquelas empresas que desejam automatizar os processos que ainda exigem a intervenção humana em determinados momentos, como, por exemplo, a aprovação de um pedido de compra
Já a RPA Não Assistida é utilizada em tarefas completamente automatizadas, sem a necessidade de intervenção humana. Portanto, essa opção é ideal para tarefas completamente automatizadas, como o preenchimento de formulários e a geração de relatórios.
Mas ressalto que independentemente do tipo de RPA escolhido, é importante que a empresa tenha especialistas em negócios e em tecnologia para garantir a efetividade da automação e a melhoria dos processos de negócios.
Qual a importância e as vantagens do RPA para as empresas?
A automação de processos robóticos (RPA) vem revolucionando a forma como as empresas lidam com seus processos internos, pois permite a elas automatizar processos rotineiros, repetitivos e de baixo valor agregado.
Dessa forma as suas equipes não ficam presas em atividades operacionais e realizam tarefas que agregam mais valor ao negócio, gerando um aumento na eficiência e produtividade da equipe.
Além disso, a RPA reduz significativamente os custos operacionais, tanto diretos quanto indiretos, além de:
- reduzir a incidência de erros;
- permitir a integração de sistemas e processos – tornando a comunicação entre diferentes áreas da empresa mais eficiente e transparente;
- minimizar retrabalhos; e,
- aumentar a qualidade dos produtos e serviços entregues aos clientes.
Com isso, é possível oferecer um atendimento mais ágil e efetivo, que aumenta a satisfação do cliente e, consequentemente, a fidelização deles.
Portanto, de forma simplificada, temos 4 principais vantagens dessa automação:
- Aumento da produtividade: com a automatização de tarefas rotineiras, os funcionários podem se concentrar em tarefas mais estratégicas e de maior valor para a empresa;
- Redução de erros e custos: a automação de processos reduz a ocorrência de erros e pode levar a uma redução de custos operacionais;
- Melhoria da qualidade do trabalho: com a redução de tarefas repetitivas e de baixo valor agregado, os funcionários podem se concentrar em tarefas que exigem mais criatividade e habilidades técnicas;
- Maior eficiência: a RPA pode executar tarefas de forma mais rápida e eficiente do que os seres humanos, o que pode levar a uma maior eficiência operacional.
Com esses benefícios em mente, a implementação de RPA é uma possibilidade de melhoria e adequação com as inovações do mercado.
Como implementar a RPA na sua empresa
Porém, assim como outros processos empresariais, a implementação da RPA deve ser feita de forma estratégica, com um planejamento adequado, contando com uma equipe especializada e com treinamentos para uso.
Dessa forma, os processos automatizados são de fato necessários e garante-se que todas as informações necessárias foram passadas para que as equipes estejam preparadas para lidar com a nova tecnologia.
Para maior entendimento separei abaixo os principais passos que devem ser considerados na implementação de uma RPA:
1 – Identificar adequadamente os processos que serão automatizados
Para implementar com sucesso a RPA na sua empresa, é necessário identificar os processos mais adequados para a automação.
Por isso é recomendado começar com tarefas rotineiras, repetitivas e de baixo valor agregado, que demandam muito tempo dos seus colaboradores. Alguns exemplos dessas tarefas são:
- processamento de pedidos;
- gerenciamento de estoque;
- faturamento;
- atualização de dados em sistemas;
- entre outras.
Dessa forma, é possível liberar os funcionários para se concentrarem em tarefas mais estratégicas e de maior valor para a empresa.
2 – Escolher a ferramenta de RPA certa para o objetivo da sua empresa
Existem diversas ferramentas de RPA disponíveis no mercado, por isso é importante escolher aquela que atende às necessidades específicas do seu negócio.
Isso inclui questões como custo e a facilidade de uso e integração com outros sistemas que já estão sendo utilizados na empresa. Algumas das principais ferramentas de RPA disponíveis no mercado são:
- UiPath;
- Automation Anywhere;
- Blue Prism;
- WorkFusion;
- entre outras.
3 – Integração do RPA com outros sistemas existentes
Como mencionado acima, para que a RPA funcione de forma eficiente, é necessário que ela seja integrada aos sistemas de software já existentes na empresa.
Isso requer conhecimentos técnicos, mas é um processo essencial para o sucesso da implementação da ferramenta.
Além disso, a equipe responsável pela implementação da RPA deve estar alinhada com as equipes de TI e de negócios da empresa. Dessa forma a empresa garante que a integração é feita de forma adequada e que os processos automatizados estão alinhados com a estratégia da empresa.
Desafios e considerações na hora de implementar a RPA
Mudança na cultura organizacional
Com a implementação da Automação de Processos Robóticos (RPA), haverá uma mudança na cultura organizacional da empresa, por isso é necessário preparar os colaboradores para as novas práticas de trabalho e para o uso da tecnologia.
A mudança na cultura organizacional pode ser um desafio, mas também pode ser uma oportunidade para a empresa se reinventar e se adaptar às novas demandas do mercado.
Portanto, incluir como parte da cultura uma comunicação transparente também é essencial nesse processo, assim os colaboradores entendem a importância da RPA para a empresa e como ela pode trazer benefícios para todos.
Treinamento e desenvolvimento de habilidades
Além da mudança na cultura, ao utilizar a RPA os colaboradores precisam desenvolver novas habilidades para trabalhar com essa tecnologia. Portanto, treinamentos e capacitações específicas são indispensáveis para que os colaboradores possam utilizar a RPA de forma efetiva.
Então tenha sempre em mente que treinamento e desenvolvimento de habilidades é um investimento importante para a empresa, pois os colaboradores se tornam mais capacitados e preparados para enfrentar os desafios do mercado.
Além disso, a RPA pode trazer mais eficiência e produtividade para a equipe e, consequentemente, gerar resultados positivos para a empresa como um todo.
Segurança e conformidade
A segurança da informação é um tema cada vez mais importante no mundo corporativo. Afinal, é necessário garantir que os dados da empresa estão protegidos e que a privacidade dos clientes está sendo respeitada.
Portanto, a empresa deve contar com profissionais especializados em segurança da informação e investir em tecnologias que possam garantir a proteção dos dados.
Além disso, não só nesses casos deve haver preocupação com a segurança, assim sua empresa evita a todo momento possíveis vulnerabilidades e ataques cibernéticos.
Casos de Sucesso na Automação de Processos Robóticos
Um exemplo de empresa que obteve sucesso com a adoção da RPA é a empresa de serviços financeiros American Express.
A empresa automatizou processos de contabilidade, como a reconciliação de contas e a gestão de pagamentos, reduzindo o tempo de processamento dessas atividades em até 90%.
Além disso, a automação permitiu que a empresa reduzisse o número de erros em suas operações financeiras e melhorasse a experiência do cliente, oferecendo um atendimento mais rápido e eficiente.
Outro exemplo de empresa que obteve benefícios com a adoção da RPA é a empresa de telecomunicações Vodafone.
Nesse caso, a empresa automatizou processos de atendimento ao cliente, como a resposta a perguntas frequentes e a resolução de problemas técnicos.
Dessa forma ela conseguiu reduzir o tempo de espera dos clientes em até 50%, melhorando significativamente a satisfação do cliente.
Conclusão: O impacto positivo da RPA e o futuro da automação inteligente
A Robotic Process Automation (RPA) é uma tecnologia que está em constante evolução e com tendência a se tornar ainda mais acessível e fácil de usar. Por isso, não é surpresa que seu lugar no futuro das empresas esteja garantido.
Afinal, com a automação de tarefas rotineiras e repetitivas, os colaboradores podem se concentrar em atividades que requeiram habilidades humanas, como criatividade, liderança e pensamento crítico.
Consequentemente, isso leva ao aumento da produtividade e da satisfação dos colaboradores, além de permitir que as empresas se concentrem em atividades estratégicas que agreguem valor ao negócio.
Uma área muito beneficiada nesse processo de inovação é o setor financeiro, pois torna possível a automação de tarefas rotineiras como gestão de despesas corporativas. Foi pensando nisso que a Payfy foi criada!
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