O cartão de crédito corporativo é uma solução que pode ser incrível para sua empresa, uma vez que pode organizar os gastos, gerar maior visibilidade e reduzir fraudes. Contudo, implantar o cartão não é o suficiente para alcançar esses resultados; é preciso ter uma excelente política de cartão de crédito corporativo.
Essa política define as regras, o que pode e o que não pode ser feito com o cartão. Por isso, é importante que todos conheçam e entendam isso para assegurar que o cartão seja realmente uma estratégia positiva e estratégica para a sua empresa.
Quer entender como otimizar os resultados com um cartão? Então vamos lá!
O que é o cartão de crédito corporativo?
O cartão de crédito corporativo é uma ferramenta essencial para empresas modernas que desejam controlar as despesas de seus funcionários e facilitar os processos de gestão de gastos.
Ele é um tipo de cartão de crédito emitido por instituições financeiras para uso exclusivamente empresarial. Assim, este cartão permite que as empresas tenham um controle mais rígido sobre os gastos realizados pelos seus funcionários e, consequentemente, sobre seus orçamentos.
Com a ajuda do cartão de crédito corporativo, é possível estipular limites de gastos para cada colaborador, além de elaborar relatórios detalhados sobre todas as transações realizadas.
Dessa maneira, garante-se que o dinheiro da empresa está sendo utilizado de forma adequada, evitando gastos desnecessários ou fraudulentos.
O que é uma política de cartão de crédito corporativo?
Para que o cartão de crédito corporativo seja utilizado da forma mais eficaz, é necessário implementar simultaneamente uma política de cartão de crédito corporativo.
Ou seja, essa política é um documento contendo o conjunto de regras e diretrizes estabelecidas pela empresa para orientar o uso adequado do cartão pelos seus funcionários.
Portanto, a política de cartão de crédito corporativo deve definir claramente:
- quem terá direito ao uso do cartão;
- os limites de gastos estabelecidos para cada colaborador;
- além de estabelecer as consequências em caso de uso inadequado do cartão.
Ao criar uma política de cartão corporativo, a empresa consegue ter mais controle sobre as suas finanças e evitar gastos excessivos ou indevidos.
Fique tranquilo que ao longo do artigo também vamos detalhar o que não pode faltar nesse tipo de política!
Por que criar uma política de cartão de crédito corporativo?
A implementação de uma política de gastos de cartão de crédito corporativo em uma empresa é uma prática essencial do ponto de vista técnico e financeiro, pois ela oferece diversos benefícios, como:
- Controle Financeiro Rigoroso;
- Transparência e Prestação de Contas;
- Melhoria na Gestão do Fluxo de Caixa;
- Prevenção de Fraudes e Riscos.
De forma objetiva, a política de cartão de crédito corporativo serve para esclarecer as diretrizes de utilização e as penalidades associadas a práticas indevidas do uso do benefício.
4 Vantagens de utilizar uma Política de Gastos de Cartão de Crédito Corporativo
1 – Controle e Monitoramento
A política estabelece diretrizes claras sobre como os cartões de crédito corporativos devem ser utilizados, definindo limites de gastos e categorias autorizadas.
Isso promove um controle financeiro rigoroso, prevenindo despesas desnecessárias e garantindo uma gestão mais eficaz dos recursos da empresa.
Além do mais, ao utilizar cartões que possuem ferramenta de gestão integrada, as transações podem ser registradas eletronicamente, proporcionando ainda mais visibilidade e facilidade de monitoramento em tempo real.
2 – Segurança e Proteção contra Fraudes
Cartões corporativos geralmente vêm com medidas de segurança avançadas, como:
- monitoramento em tempo real;
- seguro contra fraudes;
- opção de cartões virtuais.
Isso reduz os riscos associados a transações fraudulentas e também à clonagem de cartões e roubo de dados online.
3 – Adaptação a Mudanças e Metas Organizacionais
Esse documento é flexível e deve ser ajustado, sempre que necessário, para se adequar às mudanças nas necessidades e metas da empresa. Isso inclui, por exemplo, a capacidade de modificar:
- limites de gastos;
- despesas autorizadas – ou não;
- responsáveis pela gestão/fiscalização;
- outros pontos necessários para a empresa.
4 – Eficiência Operacional e Relatórios Financeiros Precisos
Outro benefício do uso do cartão corporativo e da implementação da política é a eficiência operacional, afinal, a reconciliação de despesas e a geração de relatórios financeiros tornam-se mais rápidas e precisas, economizando tempo e recursos.
Além disso, mencionamos acima que existem empresas, como a Payfy, que oferecem software de gestão integrado aos seus cartões. Essa ferramenta garante precisão na conciliação de despesas, acompanhamento dos gastos em tempo real e relatórios elaborados.
O que precisa constar na política de cartão de crédito corporativo?
Chegamos então ao mais valioso tópico deste artigo, então, sem mais demoras venha comigo conferir as principais informações que devem constar na sua política de cartão de crédito corporativo.
Quem pode usar?
Esse considero o principal ponto a ser decidido e que vai nortear as demais decisões: quais colaboradores terão direito ao uso do cartão de crédito corporativo?
Pessoalmente, acredito que todos os colaboradores de uma empresa devem receber esse benefício, contudo, a decisão deve ser tomada com calma, levando em conta a realidade da sua empresa.
Após tomada a decisão, a política deve englobar critérios claros para a concessão do cartão, como por exemplo o cargo ou departamento.
Isso é importante lá na frente, afinal, não é interessante definir os mesmos limites para cargos que usam o cartão de forma diferente. Naturalmente, os cargos mais altos e que exigem mais atividades típicas de uso de cartão corporativo devem ter mais privilégios nesse sentido.
Limite de uso ou limite de gastos
Bom, a política deve definir claramente quais os limites de uso do cartão de crédito corporativo para cada colaborador autorizado e para cada tipo de despesa também.
Esses limites garantem que as despesas estejam dentro do orçamento da empresa e evitam riscos de fraude, por isso devem ser controlados de perto e ajustados constantemente.
Pode-se definir, por exemplo:
- limite por despesa (valor máximo X para alimentação, Y para passagens aéreas, Z para hotéis, etc…);
ou
- limite de gastos (pode-se gastar até um valor X no cartão como um todo);
Estas determinações devem fazer parte de uma política de regras para uso do cartão corporativo.
Despesas permitidas e não permitidas
Tão importante quanto o limite de gasto é com o que pode-se utilizar esse benefício.
Portanto, a política de cartão de crédito corporativo deve especificar claramente quais são os gastos válidos e quais critérios são usados para validar um gasto.
Isso garante que o cartão seja utilizado apenas para gastos relacionados ao negócio da empresa e que o orçamento seja respeitado.
Políticas de saque
Aqui deve-se definir normas claras se o cartão de crédito corporativo permite saques em dinheiro.
Se a opção for válida pela empresa, então a política para uso do cartão de crédito corporativo precisa abordar:
- limite para saques;
- prazos para prestação de contas;
- a documentação necessária.
Tudo de forma explícita e fácil de entender. Além disso, mantenha a mente aberta nesse ponto, afinal existem situações de emergência onde é sempre bom ter dinheiro em espécie.
Caso isso não seja possível na sua empresa, tente ao menos lembrar os seus colaboradores de levar algum dinheiro em mãos para viagens corporativas, por exemplo – nem que seja de uso pessoal.
Estabeleça uma política de reembolso
É importante estabelecer como será o reembolso das despesas com o cartão de crédito corporativo caso haja necessidade. Portanto, o documento deve explicar como funcionará:
- os prazos para solicitação de reembolso;
- a documentação necessária;
- o processo de aprovação.
Esse processo inclui, é claro, entendimento sobre quais situações tornam a despesa realmente reembolsável.
Sua equipe financeira ainda perde tempo em processos como reembolso? Que tal integrar a gestão de despesas da sua empresa através de um cartão pré-pago corporativo com software integrado? Fale com o nosso time.
Defina o processo de prestação de contas
Da mesma forma que o reembolso, deve constar claramente na política de cartão de crédito corporativo, como funciona e quais as normas e regras para o processo de prestação de contas. Isso abrange:
- prazos para envio das informações;
- documentação necessária;
- questões afins que a empresa achar necessária.
A documentação deve conter as famosas notas fiscais e recibos para confirmar o gasto na conciliação das despesas.
Penalidades previstas
A política de cartão corporativo precisa estipular e esclarecer as penalidades previstas em caso de uso inadequado ou fraudulento do cartão.
Estamos falando de: multas, cancelamento do cartão, demissão e medidas judiciais, em casos graves, se necessária.
Políticas de fiscalização
Por fim, a política deve estabelecer regras claras de fiscalização. Dessa forma, garante-se o uso saudável do cartão de crédito corporativo, uma boa gestão de gastos, realização de adaptações e também garante-se a aplicação de penalidades caso necessário.
Além disso, a parte de fiscalização também deve incluir diretrizes sobre a possibilidade de auditoria das despesas feitas com o cartão, processos de monitoramento e previsão de consequências em caso de uso inadequado.
Como criar uma política de cartão corporativo?
Agora que vimos as principais informações que a política de cartão de crédito corporativo precisa conter é hora de elaborar esse documento acoplando todas as decisões referentes aos pontos citados acima.
Ou seja, junte os gerentes da sua empresa (financeiro, RH, jurídico, projetos…) e coloquem a mão na massa:
- defina os objetivos da política;
- identifique os colaboradores que terão acesso ao cartão;
- defina limites de gastos;
- as regras para saques;
- estabeleça as despesas permitidas e não permitidas;
- defina os processos de prestação de contas;
- determine as penalidades;
- aponte os responsáveis pela gestão e acompanhamento da política e os responsáveis pela fiscalização dos processos e penalidades.
DICAS ESPECIAIS
Converse com os seus funcionários durante esse processo de elaboração da política e entenda o que está sendo feito hoje nos processos internos – de reembolso, por exemplo -, e que podem ser melhorados ou até mesmo serem mantidos.
Muitas vezes os feedbacks recolhidos neste momento garantem um maior alinhamento com as regras e a cultura da empresa.
Outra dica que acho importante, é não ter medo de adaptar esse documento e adicionar – ou tirar – regras que são peculiares ao seu negócio. Os feedbacks ajudam muito nisso também.
Conclusão: ordem e gestão em dia = finanças saudáveis
Em resumo, a criação de uma política de cartão de crédito corporativo é essencial para garantir que esse benefício seja utilizado de forma correta e segura pelos colaboradores da empresa.
Por isso ela deve ser clara, concisa e facilmente compreendida pelos colaboradores; além de ser revisada periodicamente para que fique sempre atualizada e adequada às necessidades da empresa.
Ao estabelecer uma política de cartão corporativo eficaz, a empresa evita o uso indevido do cartão e garante uma boa gestão de gastos – consequentemente, contribui para o crescimento e sucesso financeiro da empresa.
Quer se aprofundar no assunto? Separei um conteúdo completo explorando a Conciliação De Cartão Crédito, como ela funciona, as vantagens dessa prática e como fazê-la da melhor forma na sua empresa!
Te espero lá, até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
