O cartão de crédito corporativo é uma solução que pode ser incrível para sua empresa, uma vez que pode organizar os gastos, gerar maior visibilidade e reduzir fraudes. Contudo, apenas implantar o cartão não é suficiente para alcançar esses resultados; é preciso ter uma excelente política de cartão de crédito corporativo.
Essa política define as regras, o que pode e o que não pode ser feito com o cartão. Por isso, é importante que todos conheçam e entendam as regras para garantir que o cartão seja, de fato, uma ferramenta estratégica para a empresa.
Quer entender como otimizar os resultados com um cartão? Então vamos lá!
O que é o cartão de crédito corporativo?
O cartão de crédito corporativo é uma ferramenta financeira estratégica que permite a empresas de todos os portes centralizar, controlar e profissionalizar suas despesas operacionais.
Ele é um tipo de cartão de crédito emitido por instituições financeiras para uso exclusivamente empresarial. Assim, este cartão permite que as empresas tenham um controle mais rígido sobre os gastos realizados pelos seus funcionários e, consequentemente, sobre seus orçamentos.
Ele é utilizado por colaboradores autorizados para arcar com custos relacionados à operação da empresa, como viagens, alimentação, ferramentas e serviços. Além disso, com a ajuda do cartão de crédito corporativo, é possível estipular limites de gastos para cada colaborador, além de elaborar relatórios detalhados sobre todas as transações realizadas.
Dessa maneira, garante-se que o dinheiro da empresa está sendo utilizado de forma adequada, evitando gastos desnecessários ou fraudulentos. Benefícios principais:
- centralização das despesas;
- facilidade de controle e auditoria;
- otimização da prestação de contas;
- redução de reembolsos e burocracias.
[Leia Também]: Cartão de Crédito Corporativo – Como funciona.
O que é uma política de cartão de crédito corporativo?
Para que o cartão de crédito corporativo seja utilizado da forma mais eficaz, é necessário implementar simultaneamente uma política de cartão de crédito corporativo.
Ou seja, essa política é um documento contendo o conjunto de regras e diretrizes estabelecidas pela empresa para orientar o uso adequado do cartão pelos seus funcionários.
Ela é essencial para garantir conformidade, segurança, previsibilidade orçamentária e uso responsável dos recursos corporativos. Objetivos principais da política de cartão de crédito corporativo:
- reduzir riscos de uso indevido;
- prevenir fraudes financeiras;
- aumentar a transparência;
- garantir o cumprimento de normas internas.
Então, ao criar uma política de cartão corporativo, a empresa consegue ter mais controle sobre as suas finanças e evitar gastos excessivos ou indevidos. Mas fique tranquilo(a) que ao longo do artigo também vamos detalhar como fazê-la e o que não pode faltar nesse tipo de política!
Por que criar uma política de cartão de crédito corporativo?
A implementação de uma política de gastos de cartão de crédito corporativo é uma prática essencial do ponto de vista técnico e financeiro por oferecer diversos benefícios, como:
- controle financeiro rigoroso;
- transparência e prestação de contas;
- melhoria na gestão do fluxo de caixa;
- prevenção de fraudes e riscos.
De forma objetiva, a política de cartão de crédito corporativo serve para esclarecer as diretrizes de utilização e as penalidades associadas a práticas indevidas do uso do benefício.
Além disso, uma política sólida transmite segurança aos investidores, reforça a governança corporativa e contribui diretamente para a saúde financeira da organização.
Vantagens de uma política de uso de cartão corporativo
✅ Controle e monitoramento
A política estabelece diretrizes claras sobre o uso dos cartões de crédito corporativos: como devem ser utilizados, quem pode usá-lo, com o que além de instruções sobre os limites de gastos e categorias autorizadas.
sso promove um controle financeiro rigoroso, evita despesas desnecessárias e garante uma visão ampla e detalhada da saúde financeira da empresa e, consequentemente, a gestão eficaz dos recursos da empresa.
Além do mais, ao utilizar cartões que possuem ferramenta de gestão integrada, as transações podem ser registradas eletronicamente, proporcionando ainda mais visibilidade e facilidade de monitoramento em tempo real.
🔐 Segurança e proteção contra fraudes
Cartões corporativos geralmente vêm com medidas de segurança avançadas, como:
- monitoramento em tempo real;
- seguro contra fraudes;
- opção de cartões virtuais.
Portanto, com regras claras, a empresa consegue identificar rapidamente transações suspeitas, prevenir desvios, fraudes, clonagens de cartões, roubo de dados online (utilizando cartões virtuais temporários) e também facilita a aplicação de penalidades por mau uso — se necessário.
🔄 Adaptação a mudanças e metas organizacionais
Esse documento é flexível e deve ser ajustado, sempre que necessário, para se adequar às mudanças nas necessidades e metas da empresa. Isso inclui, por exemplo, a capacidade de modificar:
- limites de gastos;
- despesas autorizadas – ou não;
- responsáveis pela gestão/fiscalização;
- outros pontos necessários para a empresa.
Uma boa política é flexível e pode ser atualizada conforme o crescimento da empresa, adoção de novas tecnologias ou mudança nas diretrizes de compliance.
⚙️ Eficiência operacional e relatórios precisos
Outro benefício do uso do cartão corporativo e da implementação da política é a eficiência operacional, afinal, a reconciliação de despesas e a geração de relatórios financeiros tornam-se mais rápidas e precisas, economizando tempo e recursos.
Além disso, mencionamos acima que existem empresas, como a Payfy, que oferecem software de gestão integrado aos seus cartões. Essa ferramenta garante precisão na conciliação de despesas, acompanhamento dos gastos em tempo real e relatórios elaborados.
O que não pode faltar na política de cartão de crédito corporativo?
Chegamos então ao mais valioso tópico deste artigo, então, sem mais demoras venha comigo conferir as principais informações que devem constar na sua política de cartão de crédito corporativo.
Quem pode usar?
Esse considero o principal ponto a ser decidido e que vai nortear as demais decisões: quais colaboradores terão direito ao uso do cartão de crédito corporativo?
Pessoalmente, acredito que todos os colaboradores de uma empresa devem receber esse benefício, contudo, a decisão deve ser tomada com calma, levando em conta a realidade da sua empresa.
Após tomada a decisão, a política deve englobar critérios claros para a concessão do cartão, como por exemplo o cargo ou departamento. Isso é importante lá na frente, afinal, não é interessante definir os mesmos limites para cargos que usam o cartão de forma diferente.
Naturalmente, os cargos mais altos e que exigem mais atividades típicas de uso de cartão corporativo devem ter mais privilégios nesse sentido.
Limite de uso ou limite de gastos
A política deve definir claramente quais os limites de uso do cartão de crédito corporativo para cada colaborador autorizado e para cada tipo de despesa também.
Esses limites garantem que as despesas estejam dentro do orçamento da empresa e evitam riscos de fraude, por isso devem ser controlados de perto e ajustados constantemente.
Pode-se definir, por exemplo:
- limite por despesa (valor máximo X para alimentação, Y para passagens aéreas, Z para hotéis, etc…);
ou
- limite de gastos (pode-se gastar até um valor X no cartão como um todo);
Estas determinações devem fazer parte de uma política de regras para uso do cartão corporativo.
Despesas permitidas e não permitidas
Tão importante quanto o limite de gasto é com o que pode-se utilizar esse benefício. Portanto, a política de cartão de crédito corporativo deve especificar claramente quais são os gastos válidos e quais critérios são usados para validar um gasto.
Isso garante que o cartão seja utilizado apenas para gastos relacionados ao negócio da empresa e que o orçamento seja respeitado. A Payfy, por exemplo, possui uma inteligência artificial treinada especificamente para rastrear qualquer despesa indevida no cartão corporativo.
É possível definir no nosso software o que não é permitido pela empresa e então, a partir do Reconhecimento Óptico de Caracteres, nossa I.A. emite um alerta instantâneo caso alguma compra indevida seja realizada.
Políticas de saque
Nesse ponto sua empresa deve definir normas claras se o cartão de crédito corporativo permite saques em dinheiro. Se a opção for válida pela empresa, então a política para uso do cartão de crédito corporativo precisa abordar:
- limite para saques;
- prazos para prestação de contas;
- a documentação necessária.
Tudo de forma explícita e fácil de entender. Além disso, mantenha a mente aberta nesse ponto, afinal existem situações de emergência onde é sempre bom ter dinheiro em espécie.
Caso isso não seja possível na sua empresa, tente ao menos lembrar os seus colaboradores de levar algum dinheiro em mãos para viagens corporativas, por exemplo – nem que seja de uso pessoal.
Política de reembolso
É importante estabelecer como será o reembolso das despesas com o cartão de crédito corporativo caso haja necessidade. Portanto, o documento deve explicar como funcionará:
- os prazos para solicitação de reembolso;
- a documentação necessária;
- o processo de aprovação.
Esse processo inclui, é claro, entendimento sobre quais situações tornam a despesa realmente reembolsável.
Sua equipe financeira ainda perde tempo em processos como reembolso? Que tal integrar a gestão de despesas da sua empresa através de um cartão pré-pago corporativo com software integrado? Fale com o nosso time.
Processo de prestação de contas
A política de cartão de crédito corporativo deve conter claramente as diretrizes sobre como funciona o processo de prestação de contas e como fazê-lo corretamente. Isso abrange:
- prazos para envio das informações;
- documentação necessária;
- questões afins que a empresa achar necessária.
A documentação deve conter as famosas notas fiscais e recibos para confirmar o gasto na conciliação das despesas.
Penalidades previstas
A política de cartão corporativo precisa estipular e esclarecer as penalidades previstas em caso de uso inadequado ou fraudulento do cartão. Estamos falando de:
- multas;
- cancelamento do cartão;
- demissão e medidas judiciais, se necessário.
Políticas de fiscalização
Por fim, a política deve estabelecer regras claras de fiscalização. Dessa forma, garante-se o uso saudável do cartão de crédito corporativo, uma boa gestão de gastos, realização de adaptações e também garante-se a aplicação de penalidades caso necessário.
Além disso, a parte de fiscalização também deve incluir diretrizes sobre a possibilidade de auditoria das despesas feitas com o cartão, processos de monitoramento e previsão de consequências em caso de uso inadequado.
Como criar uma política de cartão corporativo?
Agora que vimos as principais informações que a política de cartão de crédito corporativo precisa conter é hora de elaborar esse documento acoplando todas as decisões referentes aos pontos citados acima.
Para isso é interessante juntar os gerentes da sua empresa (financeiro, RH, jurídico, projetos…) e definir:
- os objetivos da política;
- quais colaboradores que terão acesso ao cartão;
- os limites de gastos;
- as regras para saques;
- quais despesas são permitidas e não permitidas;
- os processos de aprovação e prestação de contas;
- as penalidades;
- os treinamentos necessários para implementação;
- quem serão os responsáveis pela:
- gestão e acompanhamento da política;
- fiscalização dos processos;
- penalidades.
DICAS ESPECIAIS:
Converse com os seus funcionários durante esse processo de elaboração da política e entenda o que já está sendo feito nos processos internos – de reembolso, por exemplo -, e que podem ser melhorados, retirados ou mantidos.
Muitas vezes os feedbacks recolhidos neste momento garantem um maior alinhamento com as regras e a cultura da empresa.
Outra dica que acho importante é: não tenha medo de adaptar esse documento e adicionar – ou tirar – regras que são peculiares ao seu negócio. Os feedbacks vão ajudar muito nessa etapa também.
Para facilitar ainda mais esse processo, temos um check-list personalizado, baixe o seu gratuitamente aqui.
despesas corporativas.
3 Dicas práticas para implementar e revisar sua política
- Capacite os colaboradores
Promova treinamentos contínuos sobre o uso correto do cartão: como funciona, itens que podem ser comprados, procedimentos, etc. Além disso, lembre-se de disponibilizar de forma acessível e transparente esse documento.
- Atualize as regras periodicamente
Adapte sua política conforme mudanças legais, tecnológicas ou operacionais. Uma política atualizada é muito importante para proteger sua empresa e evitar retrabalhos. Mas não esqueça de informar a todos os seus colaboradores caso alguma alteração seja feita.
- Use tecnologia a seu favor
Ferramentas como a Payfy ajudam a integrar a política com fluxos de aprovação, controle de gastos em tempo real e relatórios automatizados.
[Leia também]: Software Financeiro: vale a pena contratar um?
Perguntas frequentes (FAQ)
❓ Quem pode receber um cartão corporativo?
Colaboradores com atividades que exigem deslocamentos, compras ou representação da empresa. A política deve definir os critérios com clareza.
❓ Como definir limites de uso para cada colaborador?
Com base em cargo, frequência de viagens, responsabilidade financeira e metas da área.
❓ Quais despesas são permitidas com o cartão corporativo?
Viagens, alimentação, hospedagem, combustíveis, ferramentas operacionais — conforme definido na política.
❓ O que acontece em caso de uso indevido?
Aplica-se o protocolo de penalidades previsto: bloqueio do cartão, ressarcimento, advertência ou outras medidas.
❓ Como funciona o processo de prestação de contas?
Deve-se apresentar comprovantes e recibos em um prazo pré-estabelecido via sistema, app ou e-mail, conforme padronização interna.
❓ É possível ajustar a política conforme a empresa cresce?
Sim! Uma política eficiente é viva e deve acompanhar o crescimento, a cultura e os novos desafios da organização.
Conclusão
Em resumo, a empresa deve criar uma política de cartão de crédito corporativo para garantir que os colaboradores utilizem esse benefício de forma correta e segura.
Por isso, a empresa deve elaborar a política de forma clara, concisa e de fácil compreensão para os colaboradores; além disso, deve revisá-la periodicamente para mantê-la sempre atualizada e adequada às suas necessidades.
Uma política eficaz de cartão corporativo evita usos indevidos, melhora a gestão de gastos e contribui diretamente para o crescimento e saúde financeira da empresa.
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Founder & CEO da Payfy
