Cartão corporativo: guia completo para transformar a gestão financeira da sua empresa

O uso do cartão corporativo resolve um dos maiores problemas das empresas: controlar gastos sem burocratizar processos. Sabe aquela história de colaborador que usa dinheiro próprio e espera semanas pelo reembolso? Isso acaba aqui.

A ferramenta centraliza despesas, elimina planilhas intermináveis e dá autonomia real para as equipes. Mas só funciona de verdade quando você implementa do jeito certo.

O que é cartão corporativo na prática?

Pense num cartão bancário normal, mas vinculado ao CNPJ da sua empresa. Pode ser débito, crédito ou pré-pago: depende do que faz mais sentido para o seu negócio.

A ideia é simples: cada colaborador recebe um cartão para despesas de trabalho. Nada de adiantar dinheiro, guardar nota fiscal em gaveta ou preencher formulário de reembolso.

Funciona para qualquer empresa com CNPJ, desde MEI até multinacional. A diferença está em integrar isso com um bom sistema de gestão. Aí sim você vê a mágica acontecer.

Como funciona o cartão corporativo no dia a dia 

O funcionamento prático do cartão corporativo é mais simples do que parece. 

Quando um colaborador precisa fazer uma compra relacionada ao trabalho, ele usa o cartão como usaria qualquer outro meio de pagamento.

A diferença está no que acontece nos bastidores. Cada transação é registrada automaticamente no sistema de gestão, com data, hora, valor, estabelecimento e categoria

. O gestor pode acompanhar tudo em tempo real, sem esperar o fechamento da fatura.

Fluxo típico de uma compra

1. Solicitação: o colaborador identifica uma necessidade de compra (pode ser via aprovação prévia ou dentro do limite já estabelecido)
2. Transação: usa o cartão normalmente no estabelecimento físico ou online
3. Registro automático: a compra aparece instantaneamente no sistema de gestão
4. Anexo de comprovante: o colaborador tira foto do cupom fiscal pelo app (OCR lê automaticamente)
5. Categorização: o sistema classifica a despesa por centro de custo
6. Aprovação: o gestor valida ou questiona o gasto, se necessário
7. Conciliação: a despesa é lançada automaticamente no ERP

Quem tem acesso às informações

A transparência é um dos maiores trunfos do cartão corporativo. Diferentes níveis de acesso garantem que cada pessoa veja apenas o que é relevante para sua função:

• Colaboradores: veem apenas suas próprias transações e limites disponíveis
• Gestores de área: acompanham gastos de toda a equipe e podem aprovar despesas
• Financeiro: tem visão completa de todos os cartões, limites e relatórios consolidados
• Contabilidade: acessa relatórios por centro de custo para fechamento contábil

O que pode (e o que não pode) comprar em um cartão corporativo?

Seu time usa o cartão para tudo que mantém a empresa funcionando:

• Material de escritório: aquele toner que acabou, papel, canetas e outros suprimentos
• Viagens de trabalho: passagem, hotel, Uber pro aeroporto, jantar com cliente
• Equipamentos: segundo monitor, teclado mecânico, mouse, fone com cancelamento de ruído
• Assinaturas: Notion, Figma, LinkedIn Premium, cursos técnicos da equipe
• Almoços corporativos: reunião com cliente, almoço de fechamento de contrato
• Despesas com mídia paga / marketing

Algumas empresas liberam extras durante viagens, como shampoo, condicionador ou necessaire de hotel. Outros itens podem ser aceitos se forem diretamente relacionados ao trabalho, como:

• Transporte e estacionamento: táxi, aplicativo de transporte, estacionamento em evento corporativo.
  
  
• Refeições em viagem: café da manhã de hotel, jantar quando em viagem a trabalho (mas geralmente não para refeições pessoais).
  
  
• Eventos corporativos: ingresso para workshop, conferência, feiras do setor.
  
  
• Materiais de proteção ou segurança: máscaras, álcool em gel, luvas, cadeados de equipamentos de trabalho.
  
  
• Presentes corporativos: lembranças para clientes ou parceiros, desde que aprovados pelo time financeiro.

O que fica de fora dos gastos corporativos

• Gasolina para uso pessoal
• Compras pessoais disfarçadas
• Netflix ou Spotify pessoal
• Happy hour só com os amigos
• Jantar de sábado com a família

A boa notícia? A tecnologia OCR lê comprovantes automaticamente e identifica gastos estranhos. A inteligência artificial pega duplicatas, alerta sobre compras fora da política e evita dor de cabeça.

Casos especiais e zonas cinzentas (NOVO)

Algumas despesas geram dúvidas frequentes. Vale estabelecer regras claras desde o início:

Home office: Cadeira ergonômica, mesa, monitor adicional geralmente são aprovados. Decoração pessoal, não.

Alimentação: Almoço em dia de trabalho pode ser permitido, mas janta de final de semana sem contexto corporativo, não.

Transporte: Uber para reunião com cliente, sim. Uber para ir à academia antes do trabalho, não.

Tecnologia: Fone com cancelamento de ruído para trabalhar melhor, sim. Apple Watch para uso pessoal, provavelmente não.

Cursos e treinamentos: Certificação relevante para a função, sim. MBA não relacionado à área de atuação precisa de análise caso a caso.

A recomendação é: na dúvida, o colaborador deve consultar o gestor antes de fazer a compra. Isso evita constrangimentos e retrabalho.

Diferenças entre cartão corporativo e outras soluções 

Muitas empresas confundem cartão corporativo com outras ferramentas financeiras. 

Entender as diferenças ajuda a escolher a melhor solução para cada situação.

Cartão corporativo vs. reembolso tradicional

Reembolso tradicional:

• Colaborador usa dinheiro próprio
• Guarda notas fiscais físicas
• Preenche formulários manualmente
• Espera semanas pela aprovação
• Recebe o valor de volta (se tiver sorte)
• Processo burocrático e lento

Cartão corporativo:

• Empresa fornece o recurso
• Comprovantes digitais via app
• Registro automático no sistema
• Aprovação em tempo real
• Sem desembolso do colaborador
• Processo ágil e transparente

Cartão corporativo vs. cartão empresarial tradicional

Cartão empresarial tradicional:

• Um ou poucos cartões para toda empresa
• Difícil rastrear quem gastou o quê
• Gestão manual de planilhas
• Risco de uso inadequado
• Limite único e inflexível
• Fechamento contábil demorado

Cartão corporativo inteligente:

• Um cartão por colaborador (ou por projeto)
• Rastreabilidade total de cada gasto
• Gestão automatizada via plataforma
• Alertas em tempo real de uso fora da política
• Limites personalizados por pessoa/área
• Conciliação automática com ERP

Cartão corporativo vs. adiantamento em dinheiro

Adiantamento em dinheiro:

• Controle zero sobre onde o dinheiro vai
• Impossível rastrear gastos específicos
• Alto risco de perda ou roubo
• Prestação de contas manual
• Notas fiscais em papel (quando existem)

Cartão corporativo:

• Controle total de cada centavo gasto
• Rastreamento por estabelecimento e categoria
• Segurança com bloqueio remoto instantâneo
• Prestação de contas automática
• Digitalização imediata dos comprovantes

Como o cartão corporativo se integra ao controle financeiro

O cartão corporativo é mais do que um meio de pagamento, ele é uma ferramenta de gestão em tempo real.

Com as integrações certas, todos os gastos são lançados automaticamente no sistema contábil ou ERP, com classificação por centro de custo, categoria e responsável, o que elimina erros manuais, dá visibilidade para os gestores e acelera o fechamento contábil.

Além disso, relatórios diários e alertas de uso fora da política ajudam a detectar padrões de desperdício ou inconsistências.

 Na prática, o cartão passa a ser uma ponte entre a operação e a contabilidade.

3 benefícios da adesão aos cartões corporativos

A gestão financeira de uma empresa envolve dezenas de pequenos detalhes, desde o controle de reembolsos até a prestação de contas de viagens, almoços e compras operacionais.

 Quando esses processos são feitos manualmente, o risco de erros, fraudes e perda de tempo aumenta exponencialmente.

É nesse cenário que entram os cartões corporativos inteligentes: ferramentas modernas que unem tecnologia, controle e praticidade. 

Ao adotar esse modelo de pagamento, a empresa ganha transparência, simplifica o fluxo de despesas e libera o time financeiro para tarefas mais estratégicas.

1. Acabou a novela do reembolso

O reembolso deixa de ser prioridade quando o cartão corporativo entra em cena.

Todos os gastos aparecem em um só lugar. Assim, o fechamento de mês vira coisa de horas, não dias. 

2. Tempo voltado ao que importa

Seu time financeiro não nasceu pra digitar nota fiscal. Esse pessoal tem que analisar números, sugerir cortes, encontrar oportunidades.

A integração com ERPs faz lançamento sozinha. Sua equipe configura uma vez e esquece.

3. Compra urgente deixa de ser problema

Uma viagem corporativa é imprevisível. Voo atrasa, hotel aumenta preço, cliente marca jantar de última hora.

Com cartão na mão, seu colaborador resolve na hora. Compra passagem, reserva hotel, paga táxi. O financeiro ainda consegue acompanhar tudo em tempo real.

4. Melhora no fluxo de caixa

Com cartões pré-pagos, você controla exatamente quanto está disponibilizando. Com cartões de crédito, tem mais dias entre a compra e o pagamento, ajudando no planejamento financeiro.

5. Redução de fraudes

Limites individuais, alertas automáticos e bloqueio instantâneo reduzem drasticamente o risco de uso indevido. É muito mais seguro que dinheiro em espécie ou cartões compartilhados.

6. Autonomia para o time

Colaboradores não precisam esperar aprovação para cada despesa pequena. Dentro do limite estabelecido, têm liberdade para executar suas funções sem travar processos.

7. Experiência melhor para o colaborador

Ninguém gosta de colocar dinheiro do próprio bolso e esperar semanas pelo reembolso. O cartão corporativo melhora o clima organizacional e atrai talentos.

8. Compliance fiscal facilitado 

Toda transação gera registro digital com data, hora, local e categoria. Isso facilita auditorias, declarações fiscais e prestação de contas para investidores ou órgãos reguladores.

9. Negociação com fornecedores

Quando você consolida compras recorrentes e tem dados claros sobre volume de gastos, pode negociar descontos e condições especiais com fornecedores.

10. Visibilidade para investidores

As empresas que buscam investimento impressionam mais quando demonstram controle financeiro rigoroso e processos profissionalizados.

Tipos de cartão: qual escolher?

Antes de decidir, lembre-se que não existe um “melhor” universal, existe o cartão que melhor se encaixa no fluxo de caixa, no nível de controle e na cultura da sua empresa. 

Enquanto o cartão de crédito oferece flexibilidade e poder de compra, o pré-pago dá controle absoluto sobre limites e o virtual foca em segurança para compras pontuais ou assinaturas. 

Abaixo, compare as características principais de cada tipo para escolher o que realmente resolve seus problemas operacionais.

Crédito corporativo

O cartão de crédito corporativo funciona igual cartão pessoal: usa agora, paga mês que vem. Bom pra quem tem fluxo de caixa tranquilo e não se assusta com a fatura no fim do mês.

Pré-pago corporativo

Aqui você manda ver no controle total. Define quanto cada um pode gastar e pronto. Acabou o saldo? Acabou o gasto.

Vantagens práticas:

• Não precisa de análise de crédito
• Impossível estourar orçamento
• Cada pessoa tem limite próprio
• Reembolso vira peça de museu
• Terceirizado também pode ter cartão
• Não precisa abrir conta bancária

Ele é ideal para quem quer dar autonomia mas com rédea curta. Funcionário gasta, você controla.

Além disso, para empresas com colaboradores que viajam para fora do Brasil, os cartões pré-pagos da Payfy funcionam automaticamente no exterior, sem burocracia, câmbio complicado ou necessidade de ajustes manuais. 

Ou seja, seus funcionários têm autonomia total mesmo em viagens internacionais, enquanto você mantém o controle absoluto.

Cartão virtual

Trata-se de um cartão criado direto no app, que só existe no online. Perfeito pra assinaturas mensais tipo LinkedIn ou pra compra única super segura.

Você gera um cartão descartável, usa uma vez, morre. Ainda é possível criar um fixo para determinados gastos da empresa.

Casos de uso ideais

Para assinaturas recorrentes:

• Software como serviço (SaaS)
• Ferramentas de marketing digital
• Plataformas de design e produtividade
• Serviços de armazenamento em nuvem
• Licenças de software

Criar um cartão virtual específico para cada assinatura facilita o controle: você sabe exatamente quanto cada ferramenta custa por mês e pode cancelar bloqueando apenas aquele cartão virtual.

Vantagens de segurança:

• Se os dados vazarem, só aquele cartão é afetado
• Pode definir limite exato para a compra
• Bloqueia ou exclui instantaneamente
• Não expõe dados do cartão físico ou da conta principal
• Reduz drasticamente risco de clonagem

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Como implementar uma política de gastos que funciona

Ter um cartão corporativo sem regras claras rapidamente gera desorganização e desperdício. Por isso, implementar uma política de gastos eficiente é essencial para garantir controle financeiro, segurança e previsibilidade.

Uma boa política não precisa ser complexa, mas deve ser prática e servir como guia tanto para colaboradores quanto para gestores.

O primeiro passo é definir quem pode usar o cartão. Nem todos os funcionários precisam ter acesso; a seleção deve considerar função, nível de responsabilidade e frequência de despesas corporativas. 

Em seguida, é importante estabelecer limites de gasto claros, incluindo:

• Limite por categoria de despesa, como alimentação, transporte ou hospedagem
  
  
• Limite individual por colaborador
  
  
• Limite global para cada setor ou projeto

Outro ponto essencial é definir o que acontece se alguém descumprir a política. As penalidades claras mantêm todos responsáveis e podem incluir alertas, bloqueios temporários ou ações mais severas em casos de repetição ou fraude.

Além disso, a política deve incluir processos de aprovação e prestação de contas simplificados, permitindo que o time financeiro acompanhe cada transação em tempo real. 

Com essas diretrizes, a política de gastos deixa de ser apenas um documento formal e se transforma em uma ferramenta estratégica que protege recursos, aumenta a produtividade e garante transparência em toda a empresa.

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Cartões podem existir por colaborador, mas também por área, projeto ou centro de custo

Com os cartões corporativos pré-pagos, você não precisa limitar o controle apenas ao indivíduo. 

É possível criar cartões por equipe, projeto ou centro de custo, o que ajuda a organizar os gastos e simplificar a gestão financeira.

• Por colaborador: cada pessoa tem seu limite e autonomia, ideal para despesas do dia a dia.
  
  
• Por área ou departamento: marketing, vendas ou TI podem ter cartões próprios, facilitando o acompanhamento de despesas específicas.
  
  
• Por projeto ou cliente: despesas relacionadas a projetos ou clientes podem ser centralizadas, deixando relatórios mais claros.
  
  
• Por centro de custo: permite categorizar gastos de forma estratégica, ajudando na análise de ROI e planejamento financeiro.

Esse modelo garante transparência e controle total, enquanto dá flexibilidade para que equipes e projetos funcionem sem burocracia. 

Segurança e prevenção de fraudes

A segurança é uma das principais preocupações ao implementar cartões corporativos, e não é por acaso. 

Os riscos vão desde o uso pessoal inadequado (aquela "comprinha" no supermercado que acaba no cartão da empresa) até fraudes mais sofisticadas, como clonagem, compras não autorizadas e até esquemas de reembolso falso quando o cartão é usado em paralelo com pedidos de reembolso.

Recursos de segurança essenciais

Bloqueio instantâneo: se um cartão for perdido ou roubado, o colaborador ou gestor pode bloqueá-lo imediatamente pelo app. 

Não precisa ligar pra banco, esperar atendimento ou preencher formulário. Um clique e pronto.

Alertas em tempo real: configure notificações para:

• Toda transação acima de determinado valor
• Compras em estabelecimentos incomuns
• Múltiplas tentativas de compra em curto período
• Transações fora do horário comercial
• Gastos em locais geograficamente distantes em pouco tempo

Limites dinâmicos: Ajuste limites conforme necessidade:

• Aumente temporariamente para uma viagem específica
• Reduza automaticamente fora do horário comercial
• Congele gastos em categorias específicas (ex: entretenimento)

Autenticação multifator: para aprovar gastos acima de certo valor ou modificar limites, exija dupla autenticação (senha + código SMS/app).

Tokenização: os dados do cartão são substituídos por tokens únicos em cada transação, impedindo que informações reais sejam expostas.

Como a IA previne fraudes

Sistemas modernos de cartão corporativo usam inteligência artificial para detectar padrões suspeitos:

Análise comportamental: a IA aprende os hábitos de cada colaborador e identifica:

• Compra em horário incomum
• Valor muito acima da média pessoal
• Estabelecimento nunca utilizado antes
• Categoria de gasto atípica

Detecção de duplicatas: identifica automaticamente:

• Mesma nota fiscal enviada duas vezes
• Compras do mesmo valor no mesmo estabelecimento em sequência
• Tentativas de reembolso de despesa já paga com cartão

Cruzamento de dados: compara:

• Localização do GPS do celular vs. local da compra
• Horário de ponto vs. horário da transação
• Viagens aprovadas vs. gastos em outras cidades

Score de risco: cada transação recebe uma pontuação de risco. Acima de determinado threshold, é automaticamente sinalizada para revisão manual.

Boas práticas para o time

Treinamento de segurança:

• Nunca compartilhe senha ou cartão com colegas
• Não salve dados do cartão em sites desconhecidos
• Sempre confira o comprovante antes de anexar
• Reporte qualquer transação não reconhecida imediatamente

Revisão periódica:

• Gestor deve revisar gastos da equipe semanalmente
• Financeiro deve auditar aleatoriamente transações mensalmente
• Colaborador deve conferir extrato regularmente

Segregação de funções:

• Quem gasta não deve ser quem aprova
• Quem aprova não deve ser quem controla limites
• Quem faz pagamento não deve ser quem concilia

Qual a vantagem de usar cartões corporativos + plataforma de gestão de despesas?

Unir cartões corporativos pré-pagos a uma plataforma de gestão de despesas transforma o controle financeiro da empresa. 

Ao invés de depender de notas fiscais e planilhas, você acompanha tudo em tempo real, com transparência total.

Principais vantagens:

• Controle centralizado: veja quem gastou, quanto e em que categoria, sem precisar esperar reembolsos.
  
  
• Limites automáticos: cada cartão segue regras definidas, evitando estouro de orçamento.
  
  
• Relatórios prontos: gastos por colaborador, projeto ou centro de custo aparecem organizados, facilitando análise e tomada de decisão.
  
  
• Economia de tempo: reduz processos manuais de conferência, reembolso e conciliação de despesas.
  
  
• Maior segurança: menos riscos de fraude, já que cada cartão tem limites e uso monitorado.

Potencialize sua gestão com a Payfy

A Payfy existe justamente para resolver essa dor. Nossos cartões corporativos vêm com inteligência artificial que categoriza gastos sozinha, detecta padrões estranhos e gera relatórios na hora.

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Nós integramos com diferentes ERPs (Totvs, Senior, Omie, Sankhya), configuramos suas políticas personalizadas e treinamos seu time. 

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