Controlar os gastos empresariais pode ser desafiador, mas com a ferramenta certa, isso se torna simples e eficiente. A solução mais utilizada por empresas de todo o mundo é o cartão corporativo, mas ele não é apenas uma solução prática; é uma revolução na gestão financeira.
Utilizá-lo como ferramenta financeira ajuda a eliminar burocracias, reduzir erros e otimizar processos, permitindo que sua equipe foque no que realmente importa: resultados.
Pensando em sua importância, neste guia, vou abordar tudo sobre o cartão corporativo e como implementar essa tecnologia transforma a forma como sua empresa gerencia despesas e promove transparência nos negócios.
Vamos lá? Boa leitura!
O que é um Cartão Corporativo?
Quando falamos de um cartão corporativo, estamos nos referindo a um cartão bancário (de débito ou crédito) utilizado exclusivamente para realizar pagamentos corporativos.
Em outras palavras, podemos definir o cartão corporativo como uma ferramenta estratégica que permite às empresas gerenciarem despesas de forma ágil e eficiente.
Ele é oferecido aos colaboradores de uma empresa e ajuda tanto na organização financeira do negócio quanto na independência desses funcionários.
Além disso, ele serve para substituir processos manuais, como reembolsos e adiantamentos, e oferecer uma solução prática para pagamentos de despesas operacionais, como:
- viagens;
- alimentação;
- combustíveis; e,
- materiais de escritório.
Portanto, possuir um cartão corporativo é muito importante para a saúde financeira de qualquer empreendimento e pode ser utilizado por pequenas, médias e microempresas, MEI e, principalmente, para grandes empresas e multinacionais; basta possuir um CNPJ.
Além disso, quando utilizado em conjunto com um software de gestão financeira também garante maior controle sobre os gastos, através de registros detalhados e acesso a dados em tempo real.
Quais são os produtos que podem, ou não, ser comprados com um cartão corporativo?
Como já mencionado acima, qualquer despesa relacionada à empresa e seus serviços é considerada um gasto corporativo e pode ser realizada através desse cartão. Desse modo, esses gastos incluem, por exemplo:
- compra de materiais de escritório;
- gastos com viagens corporativas;
- equipamentos como monitor, teclado, mouse, fone…;
- almoço com clientes;
- assinatura de cursos e/ou plataformas;
- etc.
Além disso, existem empresas que oferecem benefícios extras através do cartão corporativo, fazendo com que alguns dos exemplos citados acima possam ser liberados para compra.
No caso de viagens corporativas, por exemplo, pode ser liberado um valor extra para gastos com produtos de higiene pessoal. Portanto é necessário ler e entender a política de gastos da empresa em questão para realizar gastos com responsabilidade.
Já no caso dos itens que não devem ser comprados com o cartão corporativo, são quaisquer gastos que não ajude a empresa a entregar os seus produtos e/ou serviços, por exemplo:
- Combustível para veículo de uso pessoal;
- Produtos para fins de uso pessoal;
- Gastos com lazer – exceção para viagens com clientes, por exemplo;
- Refeições fora do horário de expediente – exceção para reuniões com clientes;
A boa notícia é que a tecnologia está cada vez mais facilitando a gestão das empresas. Aqui na Payfy, por exemplo, nossos cartões corporativos contam com uma ferramentas de Inteligência Artificial Financeira.
Ela funciona através de Reconhecimento óptico de caracteres (OCR): uma forma de rastrear irregularidades nos gastos da empresa através da identificação de informações escritas em recibos, a partir de uma imagem dos comprovantes fiscais.
Ou seja, a nossa I.A. Financeira rastreia despesas que não condizem com a política interna do seu negócio e alerta os gestores. Além disso, essa I.A. também detecta comprovantes duplicados, reduzindo drasticamente erros de gestão financeira.
Essa prática ajuda a manter a saúde e regularidade financeira da sua empresa ao mesmo tempo que otimiza processos operacionais e passíveis de erros.
O que é o cartão corporativo do governo?
O cartão corporativo do governo nada mais é do que o cartão de pagamentos utilizado por órgãos governamentais para gerenciar despesas relacionadas às suas atividades oficiais.
Esse tipo de cartão é emitido para funcionários públicos ou entidades governamentais com o objetivo de facilitar o pagamento de despesas operacionais, viagens oficiais, aquisição de bens e serviços, entre outros.
É importante notar que o uso de cartões corporativos pelos governos está sujeito a regulamentações rigorosas, e a transparência nos gastos é frequentemente enfatizada para garantir que os fundos públicos sejam utilizados de maneira responsável e ética.
3 principais benefícios ao utilizar um Cartão Corporativo na sua empresa
1 – Mais controle e visibilidade das finanças
O cartão corporativo evita que os colaboradores tenham que realizar gastos corporativos com o próprio dinheiro.
Além dessa prática não ser a ideal (afinal muitos colaboradores não podem garantir que esse dinheiro está sobrando para ser utilizado e depois ressarcido), utilizar o cartão corporativo garante que todos os gastos da empresa sejam centralizados, oferecendo segurança e reduzindo as surpresas na hora do fechamento.
Portanto, os benefícios dessa prática vão desde garantir controle e transparência das finanças assim como melhorar a moral entre empresa e colaboradores.
2 – Otimiza a gestão financeira
Tarefas operacionais, como a inserção manual das entradas e saídas da empresa, geram erros desnecessários e também desgastam colaboradores que têm muito mais a oferecer para a equipe.
Portanto, sua empresa terá uma grande vantagem em utilizar um cartão corporativo, porém será ainda mais vantajoso se utilizar um que possui integração direta entre os sistemas da empresa que gerenciam os cartões e sistemas de gestão – como ERPs.
Com essas otimizações de ferramentas, a empresa consegue regularizar sua situação, estabelecer uma rotina diária de gestão de gastos e também manter seu orçamento sempre equilibrado.
3 – Facilidade para compras
Outro benefício essencial associado ao uso de cartão corporativo é a desburocratização para compras.
Para ilustrar isso melhor, vamos pegar como exemplo uma viagem corporativa: por mais que a empresa possua planejamentos financeiros e faça projeções, as viagens podem variar muito de custo.
Entretanto, com um cartão corporativo seus colaboradores possuem mais flexibilidade para realizar esses gastos (comprar passagens, reservar hotel e traslado, pagar refeições com clientes…) e também agiliza a gestão pois não é preciso que o setor financeiro faça reembolsos no futuro.
Dessa forma os colaboradores têm uma dor de cabeça a menos e a empresa possui mais controle e viabilidade do seu fluxo de caixa.
Como regularizar e evitar o uso indevido do cartão corporativo nas empresas?
Diretrizes e regras são indispensáveis para o uso do cartão corporativo, assim como para qualquer outro projeto dentro de uma empresa. Sendo assim, a utilização do cartão corporativo precisa estar de acordo com a política interna de gastos.
Ou seja, mesmo que esse benefício seja bastante prático, é necessário estar atento, portanto comece definindo regras básicas de uso e sempre busque o máximo de transparência possível.
Algumas dicas de como já fazemos por aqui e que podem te inspirar:
- crie centros de custo, definindo valores e prioridades para cada um deles;
- deixe claro o quanto cada time terá de verba para o uso do cartão, assim fica a cargo das lideranças fazerem essa distribuição, quando necessária;
- sempre digitalize os recibos fiscais, existem aplicativos que disponibilizam essa função e ela é essencial para organização e conferência dos gastos sem risco de perder documentos ou dados.
Lembre-se, a solicitação de um cartão corporativo é um processo poderoso para a sua empresa, pois além de tudo ele também fornece recursos financeiros adicionais para ajudar no crescimento e desenvolvimento do seu negócio.
Por que contar com uma política de gastos ao implementar o uso de cartão corporativo?
Como falamos anteriormente, é importante que a empresa forneça diretrizes claras para os colaboradores utilizarem esses recursos, como através de política de gastos – documento interno, fornecido pela empresa.
Esse documento precisa conter um conjunto de regras e diretrizes a fim de orientar o uso adequado dos seus recursos financeiros – inclusive, como usar os cartões corporativos de maneira eficaz.
Portanto, ao adotar o uso de cartões corporativos a empresa deve adicionar à sua política de gastos todas as normas necessárias para o bom uso desse benefício na empresa, como:
- quem terá direito ao uso do cartão;
- os limites de gastos estabelecidos para cada colaborador;
- as consequências em caso de uso inadequado do cartão.
Assim, ao implementar o uso do cartão corporativo, a empresa consegue ter mais controle sobre as suas finanças e evitar gastos excessivos ou indevidos.
Quer entender a fundo como fazer e implementar uma política de gastos na sua empresa? Confira nosso conteúdo na íntegra aqui.
Quais são os tipos de Cartão Corporativo?
Em geral, costuma-se classificar os cartões corporativos entre dois tipos: pós-pagos e pré-pagos. Mas no caso dos cartões corporativos, ainda vemos uma diferenciação entre débito e pré-pago.
Por isso, a seguir vou explicá-los separadamente para entendermos a fundo as suas funções e diferenças.
1. Cartão Corporativo de Crédito (ou pós-pago)
O cartão de crédito corporativo funciona de forma semelhante ao cartão de crédito pessoal, isto é: a empresa utiliza seu limite de crédito e paga as despesas em um único fechamento no final de cada mês.
Desse modo, essa opção é vantajosa para empresas que precisam de um fluxo de caixa mais flexível, sem se preocupar com o saldo bancário atual.
No entanto, por se tratar de uma solução de crédito, existe a necessidade de um controle mais rigoroso dos gastos, uma vez que a empresa só terá conhecimento das despesas realizadas após o fechamento da fatura.
Nesse modelo não há tantas personalizações, é necessário abrir uma conta corrente e verificação de crédito da empresa, mas ainda é possível tornar a ferramenta mais útil para a necessidade da sua empresa.
O Banco do Brasil, por exemplo, oferece aos seus clientes a possibilidade de integrar seus cartões corporativos a um software de gestão inteligente: a Payfy.
Ou seja, se você já é cliente BB, por exemplo, através dessa parceria ficou muito fácil gerenciar os gastos do seu cartão de crédito corporativo diretamente na nossa ferramenta de gestão financeira.
2. Cartão Corporativo Pré-Pago
Já os cartões pré-pagos permitem uma maior distribuição e personalização para cada colaborador, a depender do cargo exercido e necessidade de gastos, como por exemplo:
- viagens corporativas;
- assinaturas de serviços;
- compra de materiais e insumos;
- entre outros gastos.
Nessa modalidade, o setor financeiro orça previamente os valores que serão alocados para o cartão do colaborador, ou seja, é disponibilizado um valor pré-definido individual para que seja gasto com as despesas da empresa.
Algumas das principais vantagens de usar um cartão pré-pago corporativo para sua empresa são:
- elimina a necessidade de aprovação de crédito;
- garante um controle mais rigoroso dos gastos comerciais;
- evita dívidas desnecessárias e parcelamentos de fatura;
- facilita os pagamentos dos colaboradores;
- saldos personalizados para cada cartão;
- elimina a necessidade de reembolsos;
- melhora o controle de gastos feitos por funcionários temporários ou terceirizados;
- não existe necessidade de criar uma conta corrente.
Além disso, essa opção é ótima para empresas que desejam dar mais autonomia para suas equipes, mas também buscam uma forma simplificada para limitar o acesso de seus funcionários aos recursos financeiros da empresa e garantir uma boa gestão.
3. Cartão Corporativo de Débito
O cartão de débito traz o mesmo funcionamento do cartão pré-pago explicado acima, porém existem algumas diferenças chave entre os dois que valem a pena ser destacadas.
Principais Diferenças entre o cartão pré-pago e o cartão de débito:
- Fonte dos Fundos:
- Débito: Os fundos vêm diretamente de uma conta bancária.
- Pré-pago: Os fundos vêm do valor previamente carregado no cartão.
- Necessidade de Conta Bancária:
- Débito: Requer uma conta bancária associada.
- Pré-pago: Não requer uma conta bancária.
- Controle de Gastos:
- Débito: Limite de gasto é o saldo disponível na conta.
- Pré-pago: Limite de gasto é o saldo carregado no cartão.
- Solicitação:
- Débito: Após abertura de conta corrente em instituição bancária.
- Pré-pago: Feita online através da empresa contratada.
- Uso Internacional:
- Ambos podem ser usados internacionalmente, mas o cartão pré-pago oferece uma camada extra de segurança para quem prefere não vincular compras internacionais diretamente à conta bancária.
Extra: Cartão Corporativo Virtual
O cartão virtual é um método de pagamento cada vez mais popular para realizar despesas corporativas, principalmente aquelas feitas online. Ele só pode ser criado a partir de uma conta já existente, através do aplicativo da empresa ou banco que você contratou.
Portanto, como o nome sugere, os cartões virtuais só existem online, mas funcionam da mesma forma e possuem as mesmas informações de um cartão físico, como:
- número do cartão;
- nome do titular;
- data de validade;
- código CVV.
Assim, cada cartão virtual pode ser criado com o intuito de uso único, para um nível de segurança maior, ou de uso contínuo, para casos de compras mensais recorrentes – a assinatura do LinkedIn, por exemplo.
Esse tipo de cartão corporativo permite que as empresas façam pagamentos de uma maneira mais segura, personalizada e rastreável.
Ou seja, os funcionários que usam esses cartões fazem pagamentos com toda a agilidade e facilidade de um cartão tradicional, porém com uma camada adicional de segurança e controle.
Para as empresas, que querem ter ainda mais controle sobre o limite de gastos de cada colaborador, vale o teste de um cartão virtual pré-pago corporativo.
Agora que já entendemos os tipos de cartões disponíveis no mercado, a escolha do cartão corporativo irá depender das necessidades específicas e dos seus objetivos da empresa .
Em suma, não há uma “melhor” opção universal; por isso, leve em conta o tamanho da empresa, as suas especificidades e também os objetivos do negócio com essa contratação.
Quais funcionários podem usar o Cartão Corporativo?
Devido ao limite de cartões oferecidos para a empresa e à liberdade que ele oferece aos funcionários, normalmente os cartões corporativos são disponibilizados apenas para cargos de bastante confiança.
O benefício, entretanto, pode ser estendido a mais colaboradores desde que o controle e a gestão desses gastos sejam feitos de forma ordenada.
Afinal a ideia é envolver todos os colaboradores da empresa, para que eles conheçam as suas políticas internas, benefícios e tenham autonomia e confiança para ter um cartão corporativo e fazer gastos conscientes em nome da empresa.
Quer saber mais sobre essa descentralização? Tenho um conteúdo completo sobre o tema, explicando porquê aqui na Payfy cada colaborador tem o seu cartão!
Quem pode solicitar um Cartão Corporativo?
Qualquer empresa que tenha um CNPJ pode dar entrada em um processo de abertura desses cartões.
Contudo, é necessário que o processo seja realizado por algum funcionário com autoridade dentro da empresa, como o CEO, CFO, procuradores, gestores financeiros e, claro, o dono.
A solicitação pode ser feita de duas formas:
- Através de instituições financeiras convencionais, como corretoras e bancos (físicos ou digitais).
- Por meio de empresas especializadas, como as fintechs.
Apesar de serem duas opções bem diferentes, cada uma delas traz seus próprios benefícios.
Além disso, no caso das fintechs, algumas empresas também oferecem softwares de gestão integrados aos seus cartões, facilitando controle de despesas do seu negócio.
Como solicitar um cartão corporativo?
1º passo: Preencha o formulário de solicitação
O primeiro passo para solicitar um cartão corporativo tradicional, é entrar em contato com o banco para preencher o formulário de solicitação.
Esse formulário é a etapa inicial do pedido, portanto cobre informações básicas da sua empresa, como:
- histórico de crédito;
- faturamento médio;
- entre outras coisas.
Além disso, algumas informações adicionais podem ser solicitadas pela instituição, como o número de funcionários da sua empresa, o setor em que atua e o tempo de existência do seu negócio.
No caso do cartão corporativo através das fintechs, todo esse processo já pode ser feito online.
Por exemplo, aqui na Payfy, o 1º passo para solicitar o cartão de crédito é agendar uma demonstração, assim você conhece todos os benefícios, como a plataforma funciona e tira todas as suas dúvidas.
2º passo: Envie os documentos e informações necessárias
Após preencher a solicitação, você precisará enviar os documentos solicitados pelo banco. É importante lembrar que você precisará comprovar a sua identidade, assim como a legitimidade da sua empresa.
Isso pode incluir documentos como:
- contrato social da empresa;
- comprovante de endereço;
- documentos de identificação dos sócios;
- entre outros.
Além disso, o banco pode solicitar informações adicionais sobre a saúde financeira da sua empresa, como demonstrações financeiras, balanços patrimoniais e fluxo de caixa.
Por outro lado, o processo na Payfy é 100% online. Após a demonstração, se a sua escolha foi se tornar uma empresa parceira, os próximos passos serão:
- você receberá um termo de contratação digital;
- enviará os dados básicos da sua empresa – apresentados previamente na demonstração;
- e pronto!
Vale lembrar que a Payfy não tem como necessidade a avaliação de crédito já que trabalhamos, principalmente, com o cartão corporativo pré-pago.
3º passo: Aprovação e recebimento do cartão
Após o envio dos documentos, o banco fará uma análise e avaliação de risco, podendo aprovar ou não o seu pedido. Em caso de aprovação, o cartão de crédito será entregue no endereço informado no processo de solicitação.
No caso da Payfy, após o envio dos dados e a aprovação, os cartões chegam em 5 dias na sua empresa, mas o software já estará liberado desde a compra para você ou sua equipe se familiarizar!
Assim, a sua equipe financeira consegue ir categorizando e ajustando a plataforma para melhor servir o seu negócio.
5 benefícios de um software de gestão financeira
Antes de tudo, vale ressaltar que nenhum negócio gosta de jogar dinheiro fora, por isso, se cada vez mais as empresas estão utilizando soluções de softwares financeiros, tudo indica que o retorno sobre o investimento é positivo.
Então, para fechar esse conteúdo, resolvi separar os principais motivos para sua empresa ir além e implementar um cartão corporativo com sistema integrado. Vamos lá?
1 – Automação de tarefas
Um cartão corporativo com software financeiro aumenta a eficiência das operações financeiras da empresa pois automatiza muitas tarefas que normalmente seriam feitas manualmente, como:
- cálculos financeiros – desde simples somatórios até fórmulas mais robustas;
- registro de movimentações – registro de fluxo de caixa e histórico de atividades;
- geração de relatórios – relatórios automáticos, personalizados e instantâneos;
- conciliação bancária – conferência automática dos registros internos e externos;
- auditoria financeira – histórico detalhado e fácil de validar.
Ou seja, com essas automatizações as empresas economizam tempo de trabalho, reduzem erros e fraudes, aumentam a eficiência do trabalho e asseguram a integridade dos registros contábeis da empresa.
2 – Precisão e integridade dos dados
De forma complementar ao benefício anterior, um software financeiro também gera informações mais precisas, atualizadas e padronizadas.
Isso porque, os cálculos são realizados de forma digital e automatizada, enquanto mantém os dados armazenados sob proteção criptográfica, chaves de acesso e histórico de atividades, evitando perdas, fraudes internas ou alterações indevidas.
Além disso, com informações embasadas e registros confiáveis é possível ter acesso a relatórios detalhados sobre o uso do cartão.
Isso possibilita uma visão holística dos gastos, ajuda a facilitar auditorias financeiras e também a identificar possíveis gargalos e/ou oportunidades de economia.
3 – Organização e facilidade financeira
Outro grande benefício é garantir uma gestão e organização eficiente sobre as finanças, pois é possível integrá-lo com outras ferramentas da empresa. Algumas facilidades do software incluem:
- centralizar informações;
- categorizar transações;
- rastrear despesas e receitas;
- controlar prazos de pagamento;
- acompanhar o fluxo de caixa.
Isso proporciona uma visão clara da situação financeira da empresa e também permite realizar os pagamentos com mais agilidade e segurança, evitando atrasos, multas, juros e facilitando o planejamento e a tomada de decisões embasadas.
Aqui na Payfy, por exemplo, já disponibilizamos até a opção de PIX nos nossos cartões inteligentes, facilitando ainda mais os gastos empresariais dos nossos clientes.
4 – Cumprimento de obrigações legais e regulatórias
Os softwares financeiros também possuem recursos que auxiliam na conformidade com as obrigações legais e regulatórias.
Através deles é possível gerar relatórios financeiros exigidos por lei e que ajudam no controle e compliance interno, garantindo que as práticas da empresa estejam em conformidade com as regulamentações fiscais e políticas internas.
Além do benefício legal, as empresas que priorizam governança e ética corporativa obtêm um diferencial competitivo no mercado, criando mais confiança com acionistas, parceiros e colaboradores.
5 – Acesso remoto e colaboração
A maioria dos softwares financeiros modernos são baseados em nuvem, permitindo o acesso remoto às informações financeiras de qualquer lugar e a qualquer momento.
Além disso, essa tecnologia também possibilita a colaboração entre membros de equipe, facilitando a comunicação e o compartilhamento de informações.
Esses são apenas alguns dos benefícios mais comuns proporcionados por um software financeiro integrado ao cartão corporativo.
Mas vale ressaltar que as funcionalidades variam de acordo com o software escolhido e as necessidades específicas de cada usuário ou organização.
Quer explorar mais esse tema antes de tomar a sua decisão? Tenho um artigo ideal para você: Software de Gestão Financeira: as 6 melhores opções do mercado.
Conclusão: Como escolher o melhor cartão corporativo?
Conforme falamos ao longo deste artigo, o cartão corporativo (crédito, débito, pré-pago…) por si só já é uma ótima ferramenta financeira, muito útil para a empresa devido à possibilidade de centralização dos custos e despesas.
Contudo, para evitar que esse cartão vire só mais um problema para o seu time financeiro, é interessante contratar um serviço que permita à empresa possuir diversos cartões e que conte com um sistema de gerenciamento.
Ou seja, quando a empresa possui um sistema de gestão integrado ao cartão corporativo as burocracias diminuem e os gestores têm muita mais liberdade no gerenciamento dos gastos de seus funcionários.
Mas além do sistema de gestão, lembre-se de olhar para as peculiaridades da sua empresa na hora de contratar seu cartão e leve em conta pontos, como:
- as taxas e tarifas;
- limites de crédito e flexibilidade;
- quantidade de cartões;
- programas de recompensas e benefícios adicionais que realmente ajudam o seu negócio
E, claro, não tenha receio de optar pelas facilidades que as novas tecnologias financeiras permitem à sua empresa.
Te espero lá, até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
