Pagar despesas, preencher formulários, arquivar todos os recibos… não é de se surpreender que as reclamações sobre a prestação de contas de despesas sejam as mais relatadas dentro de uma empresa.
No entanto, existem métodos e ferramentas capazes de agilizar todo esse processo, garantindo a integridade financeira da empresa e de seus funcionários com organização e transparência.
Por isso, hoje vou falar sobre os principais conceitos que sua empresa precisa saber para coletar os comprovantes de despesas de forma eficiente e otimizar a prestação de contas.
Vamos lá?!
O que é um comprovante de despesas válido?
Um comprovante de despesas, nada mais é do que um documento que comprova que um valor foi pago em troca de um bem ou serviço.
Muito bem, mas como uma empresa deve validar estes comprovantes na hora de fazer a prestação de contas? E quais comprovantes de pagamento as empresas precisam reter para fins fiscais?
Basicamente, para que um documento seja considerado um comprovante de despesas, ele precisa apresentar:
- o valor da despesa;
- a data da compra;
- o local da compra;
- a natureza da despesa.
Logo, um recibo de pagamento padrão será válido como prova de compra, desde que mostre claramente os detalhes citados acima.
Por que os recibos são tão importantes para as despesas comerciais
O que poucos sabem é que as empresas podem reivindicar deduções fiscais sobre as despesas, mas somente se tiverem um comprovante válido e puderem provar que foi uma despesa comercial.
Assim, a maioria das empresas deduz sua cobrança de impostos, e essa é uma prática totalmente legítima e construtiva.
Logo, a maioria das empresas exige um recibo de despesa para reembolsar os colaboradores ou para prestação de contas do cartão corporativo.
Provas de pagamento para diferentes tipos de despesas
Existem diferentes requisitos de comprovação de pagamento para cada tipo de despesa. Algumas das mais comuns são despesas com:
- hospedagem;
- alimentação;
- transporte;
- equipamento.
Comprovante de Despesas com hospedagem
Neste caso, a empresa deve fornecer o equivalente em dinheiro, ou a quantia relevante de acomodação fornecida para um colaborador. A prova de acomodação requer uma fatura detalhada, que deve mencionar:
- o número de noites de acomodação;
- todos os custos cobrados na acomodação;
- um saldo zero para quaisquer despesas pendentes.
Comprovante de Despesas com alimentação
Os colaboradores muitas vezes ficam confusos quando se trata de auxílio-refeição pago, sendo comum encontrar o seguinte apelo em fóruns de gerenciamento de despesas:
“Meu empregador me pediu um comprovante de minhas despesas com refeições. Precisa ser um recibo de restaurante? Pode ser um recibo de uma padaria? Um supermercado?”
A resposta é sim, pode!
Um recibo – seja ele de um restaurante, padaria ou supermercado – é o suficiente para atender aos requisitos de comprovante de pagamento quando se trata de despesa com alimentação.
Comprovante de Despesas com transporte
Para despesas de transporte de colaboradores, é necessário manter uma documentação a respeito do motivo exato da viagem, juntamente com uma cópia de todos os bilhetes relevantes. Isso inclui:
- passagens fornecidas ou reembolsadas aos colaboradores;
- empréstimos para a compra de passagens;
- contribuições para transporte público, ônibus subsidiado ou gratuito;
- controle de quilometragem em veículos próprios.
A empresa também pode reembolsar a viagem para que o colaborador se desloque de sua casa até o local de partida, desde que seja coletada documentação para justificar esses custos.
No entanto, isso não cobre o reembolso do deslocamento diário de casa para o local de trabalho normal do funcionário. Nesse caso a empresa e o funcionário podem chegar a um acordo de disponibilizar um vale-transporte ou cartão combustível como forma de ajuda de custo, por exemplo.
Comprovante de Despesas com equipamento
O comprovante de despesas com equipamento é um documento que registra os gastos relacionados à aquisição, manutenção ou reparo de equipamentos.
Nesse comprovante, devem constar informações como a descrição do equipamento, o valor gasto, a data da despesa e outros detalhes relevantes.
Por isso, ter um registro adequado dos comprovantes de despesas com equipamentos é fundamental para uma gestão financeira eficiente e para garantir a transparência nos processos corporativos.
Despesas diversas
Aqui podemos realmente trazer as mais diversas compras, desde softwares de T.I. à cursos de Marketing… O que irá definir isso será o nicho que sua empresa está inserida.
Contudo, qualquer que seja a natureza das despesas feitas pelo colaborador à serviço da empresa, a mesma deve sempre lembrar que todas as despesas relatadas precisam ser justificadas por documentação detalhada.
A regra geral para despesas diversas é manter uma documentação suficiente para contar o histórico completo da despesa.
Consequências para quando os recibos de despesas não são guardados
As empresas que tentam reivindicar reembolsos sem a documentação de apoio adequada podem acabar enfrentando sérias consequências, incluindo processo judicial.
Portanto, sempre que possível, deve-se coletar e reter recibos, em vez de apenas as faturas. Os recibos contêm um grande número de informações, incluindo a data da transação, a natureza dos bens adquiridos e a forma de pagamento.
Uma fatura inclui apenas o nome do fornecedor e a natureza dos produtos fornecidos. Ou seja, mesmo que uma fatura seja uma documentação útil, não constitui prova de pagamento.
Como gerenciar gastos e comprovantes de despesas?
Então, para empresas que lidam com grandes quantidades de comprovantes de despesas, gerenciar esse fluxo de forma eficiente é importantíssimo para manter o controle financeiro, a transparência e a conformidade das operações.
Felizmente, existem soluções disponíveis, como cartões corporativos e sistemas de controle de reembolso, que podem simplificar e automatizar todo o processo, de modo a torná-lo mais ágil e eficaz.
Ao adotar um cartão corporativo, por exemplo, as despesas comerciais são centralizadas em um único meio de pagamento, o que facilita o acompanhamento e a conciliação dos gastos ao final do mês.
Já um sistema de controle de reembolso é ideal para gerenciar as despesas realizadas por colaboradores que não utilizam o cartão corporativo.
Com essa solução, os colaboradores podem registrar suas despesas de forma rápida e fácil, anexar os comprovantes necessários e submeter para aprovação.
Ou seja, esse sistema possibilita um fluxo de aprovação claro e ágil, com notificações automáticas para os gestores responsáveis, o que agiliza muito todo o processo.
Ao adotar uma abordagem eficiente para o gerenciamento do pagamento de comprovantes de despesas comerciais, sua empresa pode simplificar a burocracia, reduzir erros e retrabalhos, agilizar o processo de aprovação e reembolso.
Conclusão: modernize a gestão de seus comprovantes!
Em suma, gerenciar e controlar os comprovantes de despesas comerciais é indispensável para uma empresa manter a conformidade e transparência nos processos de prestação de contas.
Assim, a correta coleta e retenção dos comprovantes de pagamento, de acordo com as exigências fiscais, não possibilita apenas a dedução de despesas e reembolsos legítimos, mas garante a integridade da empresa.
Além disso, adotar soluções como cartões corporativos e sistemas de controle de reembolso simplifica e acelera todo o processo, sem contar em um maior nível de segurança.
E se você quer entender mais a fundo o processo de prestação de contas em si, confira nosso artigo: Prestação de contas: o que é, como é feita e ferramentas para automatizá-la.
Até a próxima!
André Apollaro
Founder & CEO da Payfy
