Quando se fala em gerenciamento de serviços, um dos documentos mais importantes é a ordem de serviço. Ele é utilizado para formalizar e controlar as atividades que ainda serão realizadas, garantindo que as expectativas dos clientes sejam atendidas com eficiência.
Dessa forma, ela se torna fundamental em uma empresa, pois contribui para a padronização dos processos, a otimização do tempo e o aumento da produtividade.
Então, por esse tema ser pertinente e necessário, neste artigo, vamos explicar:
- o que é uma ordem de serviço;
- o que compõe esse documento;
- aspectos legais e regulamentares da ordem de serviço;
- seus benefícios; e,
- como fazê-la para o seu negócio.
Vamos lá? Boa leitura!
O que é ordem de serviço?
A ordem de serviço é um documento que formaliza as solicitações de serviços que uma empresa deve realizar para um cliente.
Esse documento tem como objetivo:
- garantir que todas as informações necessárias para a execução do serviço fiquem centralizadas;
- guiar a execução, garantindo que os serviços sejam realizados de forma organizada e eficiente.
Portanto, a ordem de serviço é essencial para empresas de diversos nichos que precisam organizar e controlar as atividades realizadas, assim como facilitar a comunicação entre todas as partes envolvidas.
Onde a ordem de serviço é utilizada?
Como já mencionado, esse documento é utilizado em empresas de diversos setores – como de manutenção, instalação, reparos, limpeza e outros tipos de serviços – e tem como objetivo formalizar um serviço prestado entre duas partes.
Independente do setor em que for utilizada, a ordem de serviço é uma ferramenta fundamental para garantir a qualidade dos serviços prestados e a satisfação do cliente.
Portanto, entre as informações que devem constar na ordem de serviço, as principais são:
- prazos;
- materiais necessários;
- descrição da tarefa;
- responsáveis;
- procedimentos e instruções;
- responsáveis;
- assinaturas;
- custos;
- entre outras.
Além disso, ela também contribui para a organização e eficiência da empresa, permitindo maior controle sobre as atividades realizadas e os recursos utilizados.
Por isso, é importante que as empresas invistam na elaboração de ordens de serviço eficientes, claras e de fácil entendimento e utilização para os profissionais responsáveis pela execução dos serviços.
Componentes de uma ordem de serviço
Para que a ordem de serviço seja eficiente, é necessário que contenha alguns componentes essenciais, mencionados no bloco anterior. Portanto, vamos analisá-los mais detalhadamente abaixo:
Identificação das partes envolvidas
A identificação das partes envolvidas é um dos componentes mais importantes desse documento. Por isso, para evitar possíveis erros durante a execução do trabalho, é fundamental que o nome do cliente e do prestador de serviços estejam claros e objetivos
Além disso, é importante que o endereço, telefone e e-mail de ambas as partes estejam presentes na ordem de serviço.
No caso de serviços prestados por empresas, é importante que o CNPJ da empresa esteja presente na ordem de serviço, para que a formalização do serviço seja mais precisa.
Descrição detalhada do serviço
A descrição detalhada do serviço é outro componente essencial de uma ordem de serviço. Ela deve constar todas as informações necessárias, de forma clara e objetiva, para que o trabalho seja executado de forma eficiente e não haja dúvidas durante sua execução.
Por isso, pode incluir informações como:
- local onde a tarefa será realizada;
- objetivo da tarefa;
- qualquer outra informação relevante para a compreensão da atividade.
Prazos e datas importantes
Além da descrição do serviço, é importante que a ordem de serviço contenha informações sobre o prazo para sua conclusão, materiais necessários e outras informações relevantes para a execução do trabalho.
Contudo, os prazos precisam ser ainda mais específicos, contemplando outras datas importantes, como:
- a data inicial para o serviço;
- a data limite para a entrega de materiais;
- etc.
É importante que essas datas estejam claras e objetivas, para que não haja atrasos na execução do trabalho.
Custos e formas de pagamento
Os custos do serviço e as formas de pagamento disponíveis também não podem faltar na ordem de serviço, assim como, informações sobre possíveis multas ou juros em caso de atrasos no pagamento.
Em resumo, para que esse documento seja eficiente, é necessário que contenha:
- informações claras e objetivas sobre as partes envolvidas;]
- descrição detalhada do serviço;
- prazos e datas importantes;
- custos e formas de pagamento disponíveis.
Recursos necessários
Lista de todos os recursos necessários para realizar a tarefa, como:
- materiais;
- ferramentas;
- equipamentos;
- e até recursos humanos adicionais, se necessário.
Procedimentos e instruções
Como esse documento também serve de guia para a execução do serviço, é importante conter um detalhamento passo a passo de como a tarefa deve ser executada.
Isso inclui quaisquer medidas de segurança ou precauções especiais que devem ser observadas. Além disso, também pode incluir informações sobre a sequência das etapas e a maneira correta de realizar cada uma delas.
Responsáveis e respectivas assinaturas
Deve constar nesse documento a identificação do responsável pela execução da tarefa, bem como de qualquer outra pessoa que deva estar envolvida no processo, como supervisores ou outros colaboradores.
Dessa forma, é muito importante conter a assinatura dos responsáveis, ou seja:
- uma assinatura do responsável pela emissão da ordem de serviço, confirmando que a tarefa foi atribuída e que os recursos necessários estão disponíveis;
- outra assinatura do responsável pela execução do serviço, confirmando que recebeu a ordem e está ciente do serviço a ser prestado.
Como fazer uma ordem de serviço eficiente para a sua empresa
Separei a seguir 3 passos simples que não podem faltar na elaboração de uma ordem de serviço eficiente:
1 – Clareza na comunicação das informações
Como todas as informações em uma ordem de serviço devem ser claras e objetivas, é importante que a linguagem usada seja simples e direta, para que todos possam entender.
Além disso, é fundamental que essas informações estejam organizadas de forma lógica e coerente, assim qualquer leitor pode seguir o fluxo de trabalho sem dificuldades.
Uma boa dica é dividir a ordem de serviço em seções, cada uma com um objetivo específico, abordando todos os componentes citados no bloco anterior.
2 – Uso de modelos e ferramentas de gestão
Existem diversos modelos e ferramentas de gestão que podem ajudar na elaboração de ordens de serviço eficientes.
Utilizar esses recursos como guia é uma maneira de otimizar o processo e garantir que todas as informações importantes estejam presentes no documento.
Uma das ferramentas mais utilizadas para elaboração de ordens de serviço é o software de gestão de serviços. Com ele, é possível criar modelos padronizados, que podem ser facilmente adaptados para diferentes tipos de serviços.
3 – Revisão e atualização periódica
Esse ponto é o mais importante de qualquer ferramenta: revise e atualize periodicamente.
Dessa forma, sua empresa garante que a ordem de serviço está atualizada e de acordo com as necessidades da empresa. Isso também ajuda a evitar possíveis erros e retrabalhos durante a execução de um serviço.
Além disso, é importante que ela seja revisada sempre que houver mudanças significativas no processo de trabalho ou na equipe envolvida. Assim, é possível garantir que todas as informações estejam corretas e atualizadas.
Outra dica importante é envolver a equipe na revisão e atualização do documento. Isso ajuda sua empresa a identificar possíveis problemas e criar planos de melhorias, tornando o processo mais eficiente e colaborativo.
Aspectos legais e regulamentações
Existem diversas normas e regulamentações que precisam ser consideradas na elaboração de uma ordem de serviço, como:
Legislação trabalhista e Ordem de serviço
A legislação trabalhista é uma norma que estabelece os direitos e deveres de empregadores e empregados nas relações de trabalho, ou seja, precisa ser levada em conta na elaboração de uma ordem de serviço.
No Brasil, a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) é a principal norma que regula as relações trabalhistas.
Ela estabelece, por exemplo, a jornada de trabalho máxima, os direitos trabalhistas – como férias remuneradas e décimo terceiro salário -, e as obrigações dos empregadores – como o pagamento de salários e a garantia de um ambiente de trabalho seguro e saudável.
Portanto, na elaboração de uma ordem de serviço, deve-se levar em consideração todas as normas trabalhistas aplicáveis ao caso, a fim de garantir que os direitos dos trabalhadores estão sendo respeitados e que o trabalho está sendo realizado dentro da legalidade.
Normas de segurança e saúde no trabalho
A ordem de serviço também deve seguir as normas de segurança e saúde no trabalho, a fim de garantir que todas as medidas necessárias para preservar a integridade física dos envolvidos sejam adotadas.
No Brasil, a Norma Regulamentadora nº 1 (NR-1) estabelece as diretrizes gerais de segurança e saúde no trabalho. Além disso, existem outras NRs que tratam de temas específicos, como:
- o uso de equipamentos de proteção individual;
- a prevenção de incêndios;
- ergonomia.
Responsabilidades e obrigações das partes
A ordem de serviço deve deixar claro quais são as responsabilidades e obrigações das partes envolvidas no processo, tais como: o contratante, o prestador de serviços e outros.
No caso de uma ordem de serviço de prestação de serviços, por exemplo, é importante que sejam estabelecidas as obrigações do prestador de serviços, como:
- entrega de relatórios (contratado);
- garantia da qualidade dos serviços prestados (contratado);
- o pagamento pelos serviços contratados (contratante);
- disponibilização de informações necessárias para a realização do trabalho (contratante).
Além disso, é importante que a ordem de serviço estabeleça as responsabilidades das partes em caso de descumprimento das obrigações assumidas, a fim de evitar conflitos e prejuízos para todas as partes envolvidas.
Benefícios da utilização da ordem de serviço
A ordem de serviço é um documento muito importante nas empresas, pois ela é responsável por garantir a eficiência e qualidade na execução dos trabalhos. Além disso, também ajuda a manter um controle maior sobre os prazos, custos e recursos utilizados durante a realização do serviço.
Através da ordem de serviço, garante-se que todos os envolvidos no processo tenham uma visão clara e objetiva sobre o que precisa ser feito, evitando confusões e retrabalhos – além de garantir transparência no que está sendo feito e como o trabalho será realizado.
Melhoria na organização e planejamento
A ordem de serviço ajuda na organização e planejamento das atividades pois garante que tudo seja feito de maneira eficiente e no prazo determinado.
Além disso, a ordem de serviço permite que a empresa tenha um controle maior sobre as atividades realizadas, o que pode auxiliar na identificação de possíveis gargalos no processo produtivo e na elaboração de estratégias para solucioná-los.
Redução de erros e retrabalho
A ordem de serviço ajuda na redução de erros e retrabalho, pois todas as informações necessárias para a execução do trabalho estão presentes no documento.
Com a ordem de serviço, os colaboradores têm acesso a todas as informações relevantes para a realização das atividades, o que diminui a possibilidade de erros e retrabalho.
Aumento da satisfação do cliente e dos colaboradores
Esse ponto é uma consequência de todos os benefícios citados acima. Se esse documento garante organização e reduz erros e retrabalho, automaticamente a satisfação dos clientes e colaboradores aumenta.
Afinal, a ordem de serviço garante que todas as demandas sejam atendidas de forma eficiente, organizada, dentro do prazo e com qualidade, o que aumenta a satisfação dos envolvidos e a fidelidade dos clientes.
Além disso, os colaboradores também ficam mais satisfeitos, pois têm acesso a todas as informações necessárias para a realização das atividades, diminuindo a possibilidade de erros e retrabalho.
Conclusão: a ordem de serviço tem seu papel no sucesso empresarial
A ordem de serviço é uma ferramenta fundamental para o sucesso empresarial, pois ela garante que todas as atividades sejam realizadas de forma organizada e eficiente. Ela ajuda a reduzir erros e retrabalhos, além de aumentar a satisfação dos clientes e colaboradores.
No entanto, é preciso lembrar que a implementação da ordem de serviço não é uma tarefa fácil e requer tempo e esforço. É necessário que a empresa estabeleça um processo claro para a criação, preenchimento e gerenciamento das ordens de serviço.
Além disso, é importante que os colaboradores sejam treinados e capacitados para seguir esses processos de forma eficiente.
Além disso, esse documento pode ser uma ferramenta útil para a análise de desempenho empresarial.
Pois ao registrar todas as atividades realizadas, é possível identificar pontos de melhoria e oportunidades de otimização de processos. Dessa forma, a empresa pode se tornar mais eficiente e competitiva no mercado.
Por fim, é importante destacar que as empresas devem otimizar seus processos para além da execução. A ordem de serviço, por exemplo, gera a necessidade de arquivamento e controle desses documentos.
Por isso, uma dica é modernizar a gestão da sua empresa através de ferramentas digitais.
Pensando nisso, separei um conteúdo que acredito ser útil para você e sua empresa: Contabilidade Digital: o que é, suas vantagens e como implementá-la na sua empresa.
Te espero, lá, até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
