A contabilidade digital está conquistando cada vez mais relevância no mercado mundial, trazendo grandes resultados e facilitando a vida das equipes financeiras.
No entanto, quando se trata de dinheiro e negócios, precisamos sempre entender a fundo o que cada novidade tem a oferecer antes de fazer qualquer investimento.
Por isso, para esclarecer todas as suas dúvidas sobre o assunto, separamos este guia completo que irá abordar os seguintes tópicos:
- O que é Contabilidade Digital?
- Qual a diferença entre Contabilidade Digital e Contabilidade Online?
- Quais as vantagens da Contabilidade Digital?
- Como implementar a Contabilidade Digital na sua empresa?
Boa leitura!
O que é Contabilidade Digital?
A contabilidade digital se refere ao uso de tecnologia e ferramentas digitais para automatizar atividades contábeis de uma empresa.
Essa “digitalização” da contabilidade inclui aplicativos móveis, plataformas online, sistemas de gestão integrada, e outros softwares inovadores que permitem otimizar as tarefas contábeis.
Qual o papel da contabilidade digital e sua importância em uma empresa?
Assim, a contabilidade digital tem papel fundamental na modernização e eficiência operacional das empresas, oferecendo uma abordagem mais ágil e precisa para o gerenciamento financeiro.
Através do uso de tecnologias a empresa consegue automatizar processos contábeis, integrar e centralizar seus dados, além de muitos outros benefícios, como por exemplo:
- Reduzir custos;
- Facilitar o cumprimento legal da empresa;
- Permitir acesso e colaboração remotos;
- Fornecer relatórios automatizados de desempenho;
- Garantir segurança e transparência das informações da empresa.
Ou seja, ela desempenha um papel crucial nas empresas, proporcionando benefícios significativos em termos de eficiência, precisão e tomada de decisões. Ao longo do conteúdo vou me aprofundar em alguns dos principais benefícios citados.
Qual a diferença entre Contabilidade Digital e Contabilidade Online?
Embora os termos “contabilidade digital” e “contabilidade online” sejam usados frequentemente com o mesmo significado, dentro do ambiente financeiro existe uma diferença clara entre esses dois conceitos.
Contabilidade Online: computação em nuvem
A contabilidade online é um serviço que se resume a oferecer acesso remoto às informações contábeis por meio de uma plataforma na internet.
Neste caso, as informações são inseridas manualmente, por um contador ou um usuário autorizado, e são armazenadas em nuvem para serem acessadas e compartilhadas de forma remota.
Contabilidade Digital: digitalizar e automatizar
Já a contabilidade digital é uma abordagem que utiliza a tecnologia para digitalizar e automatizar processos contábeis, desde a coleta de dados até a geração de relatórios.
Poderíamos dizer que a contabilidade digital é mais avançada do que a contabilidade online, pois utiliza a automação para executar tarefas repetitivas e reduzir a intervenção humana, processando dados com mais rapidez e assertividade.
Em outras palavras, a contabilidade online oferece acesso remoto a informações contábeis em nuvem, enquanto a contabilidade digital utiliza tecnologia avançada para digitalizar e automatizar o controle financeiro.
Contudo, as duas abordagens têm seus méritos (dependendo das necessidades da sua empresa), e nada impede que elas sejam utilizadas em conjunto para obter melhores resultados.
Quais as vantagens da Contabilidade Digital?
Conforme já falamos, existem muitos benefícios em utilizar a contabilidade digital, e estas vantagens abrangem tanto a equipe financeira, quanto todos os outros setores da empresa. Os principais benefícios que podemos citar são:
Automatização de processos e redução de custos
A contabilidade digital permite automatizar muitos processos rotineiros, o que reduz erros e retrabalhos, além de liberar tempo para as equipes se concentrarem em tarefas mais complexas e estratégicas.
Podemos imaginar o quanto uma planilha de Excel bem montada e com fórmulas automáticas pode acelerar o trabalho de qualquer analista e fazer do processo em papel um motivo de piada.
Mas não se engane, a contabilidade digital vai muito além de planilhas de excel com macros muito bem feitas. Uma pesquisa realizada pela Global Business Travel Association (GBTA) apontou a grande perda de recursos ao longo desses processos.
Segundo o estudo, empresas ao redor do mundo gastam em média, por ano, cerca de meio milhão de dólares e 3.000 horas corrigindo erros em relatórios de despesas.
Ou seja, a verdadeira inovação está em modernizar essas tarefas que eram realizadas em papel para serem executadas automaticamente por softwares de gestão integrados que garantem visibilidade e processamento em tempo real.
Maior eficiência
Conforme comentado no tópico anterior, a contabilidade digital permite automatizar muitos processos diários, e por consequência: aumentar a eficiência das suas equipes.
Mas não pense que esse ganho de eficiência está limitado apenas ao contador ou à equipe financeira. Quando os processos de controle contábil são digitais e automatizados, todas as áreas da empresa conseguem realizar seus gastos com mais agilidade.
Afinal, evita-se também os processos exaustivos de reembolso ou adiantamento de despesas.
Acesso rápido e fácil às informações
Depois de migrar seus controles contábeis para o mundo digital, as informações ficam disponíveis em tempo real, permitindo maior acesso aos dados e assegurando decisões estratégicas melhores.
Essa “alta velocidade das informações” também permite a identificação de tendências e problemas com mais rapidez. Isso permite que a empresa explore as oportunidades que aparecem sem perder tempo.
Maior segurança e proteção de dados
A contabilidade digital também protege os dados financeiros da empresa tanto de ataques e fraudes, quanto de erros humanos.
Isso porque, toda e qualquer edição manual dos dados será limitada às contas autorizadas e será registrada no histórico do software, garantindo transparência e autenticidade.
Além disso, como a coleta de dados e o processamento deles passa a ser automático, não existe a possibilidade de erros humanos acidentais ou mal-intencionados.
Como implementar a Contabilidade Digital na sua empresa?
Muito bem, agora que você já sabe a fundo o assunto, podemos começar a aplicá-lo na prática!
Abaixo estão 5 passos que você pode seguir para implementar a contabilidade digital na sua empresa:
1. Digitalize seus documentos e processos
Como você já deve ter percebido ao longo deste artigo, a digitalização de documentos e processos é um pré-requisito para a contabilidade digital, pois permite que você trabalhe de forma digital.
Por isso, o primeiro passo para uma contabilidade moderna sempre será a digitalização atual da sua empresa. Então, busque escanear recibos, notas fiscais e outros documentos já existentes e armazená-los em um local seguro e de fácil acesso.
2. Escolha ferramentas de Contabilidade Digital adequadas
Existem muitos tipos de plataformas disponíveis que podem ajudá-lo a automatizar os processos contábeis.
Há softwares de todos os tipos no mercado:
- controle de gastos;
- gerenciamento de folha de pagamento;
- controle de contas a pagar e a receber;
- emissão de notas fiscais eletrônicas;
- gestão de cartões corporativos;
- entre outros.
Inclusive existem softwares que garantem mais de uma das soluções citadas. Por isso, é essencial conhecer a realidade da sua empresa e entender quais soluções são mais adequadas para as suas dores específicas.
3. Integre seus softwares de gestão
Integrar os softwares de contabilidade com outras ferramentas da sua empresa (como seu sistema de gerenciamento de vendas ou CRM) ajudará na precisão dos dados e eficiência dos processos.
Lembre-se: quanto maior for o nível de digitalização e interconectividade das suas atividades, maior será a possibilidade de automatização e ganho de produtividade!
4. Treine sua equipe continuamente
Para que tudo ocorra conforme o planejado, a sua equipe deve estar muito bem familiarizada com os softwares de contabilidade que você selecionou.
Por isso, ofereça treinamentos frequentes e materiais de apoio, para que eles possam utilizar todas as funcionalidades das ferramentas e garantir que a implementação da contabilidade digital seja um sucesso.
5. Monitore regularmente
Por fim, monitore regularmente o desempenho dos seus processos contábeis automatizados. Isso permitirá identificar áreas que precisam de ajustes e melhorar continuamente seus resultados.
Ao seguir estes 5 passos, você estará bem orientado para implementar a contabilidade digital em sua empresa. Inclusive, sempre que aparecer uma nova oportunidade ou software, você poderá seguir os mesmos passos para implementar essas novidades de forma positiva.
Conclusão: entre logo na era digital
Em conclusão, a contabilidade digital é uma prática essencial para as empresas que desejam manter-se competitivas. Pois como vimos, a tecnologia permite automatizar processos contábeis, reduzindo erros e aumentando a eficiência de todos os setores.
Como se não bastasse, essa tendência oferece mais segurança e acessibilidade às informações, garantindo que os gestores tomem decisões mais informadas e estratégicas. Por isso, você não tem mais nenhuma desculpa para ficar de fora da era digital!
Se você tem interesse em saber mais sobre soluções tecnológicas e otimização de processos empresariais, confira o nosso conteúdo sobre os 6 melhores softwares de gestão financeira do mercado e como ajudar a sua empresa a escolher o seu.
Espero que esse post tenha sido útil e ajude seu trabalho.
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
