Pagar despesas, preencher formulários, arquivar todos os recibos… não é nada surpreendente que as reclamações sobre despesas sejam as mais relatadas dentro de uma empresa.
Contudo, a empresa também tem um papel importante nisso, pois deve ter clareza sobre os comprovantes de pagamento que precisam ser retidos, incluindo como e onde armazená-los, além de saber como disponibilizá-los ao declarar os impostos.
Portanto, hoje vou falar sobre as principais informações que sua empresa precisa ter para coletar os comprovantes de compra corretos.
Veja como você pode agilizar o processamento de solicitações de despesas e reembolsar sua equipe, ao mesmo tempo em que cumpre seus requisitos fiscais.
Vamos lá?!
O que é comprovante de despesa válido?
Um comprovante de compra, nada mais é do que um documento que comprova que um valor foi pago em troca de um bem ou serviço.
Mas como uma empresa deve processar um reembolso? E quais comprovantes de pagamento as empresas precisam reter para fins fiscais?
Basicamente, para que um documento seja considerado um comprovante de compra, ele precisa apresentar:
- o valor da despesa;
- data da compra;
- local da compra;
- natureza da despesa.
Logo, um recibo padrão será válido como prova de compra, desde que mostre claramente esses detalhes e relacione o valor a ser pago.
Bom, você já sabe que precisa recolher um comprovante de compra válido… Mas você sabe o porquê?
Por que os recibos são importantes para as despesas comerciais
O que às vezes nem todo mundo sabe é que as empresas podem reivindicar deduções fiscais sobre as despesas, mas somente se tiverem um comprovante de compra válido e puderem provar que foi uma despesa comercial.
A maioria das empresas deduz sua cobrança de impostos, e essa é uma prática totalmente legítima.
É claro que uma empresa poderia reembolsar os colaboradores por qualquer pagamento que eles fizeram, contudo, se a empresa quiser reivindicar uma dedução fiscal para esses pagamentos ela pode fazer, mas para isso ela precisa dos comprovantes de compra.
Logo, a maioria das empresas exige um recibo de despesa para reembolsar os colaboradores como uma questão de política geral.
Provas de pagamento para diferentes tipos de despesas
Existem diferentes requisitos de comprovação de pagamento para cada tipo de despesa dos colaboradores. Algumas das despesas mais comuns são:
- despesas com hospedagem;
- despesas com alimentação;
- despesas com transporte;
- despesas com equipamento;
- despesas diversas.
Para ter uma noção da documentação exigida, dê uma olhada rápida nos formulários relativos à tributação para despesas e benefícios do empregador no final do ano.
Isso não apenas dará a você uma boa ideia do nível de detalhamento necessário, mas também fará com que você e sua equipe coletem e mantenham os comprovantes de pagamento corretos.
Comprovante de Despesas com hospedagem
A empresa deve fornecer o equivalente em dinheiro, ou a quantia relevante de acomodação fornecida para um colaborador. A prova de acomodação requer uma fatura detalhada, que deve mencionar:
- o número de noites de acomodação;
- todos os custos cobrados na acomodação;
- um saldo zero para quaisquer despesas pendentes.
Comprovante de Despesas com alimentação
Os colaboradores muitas vezes ficam confusos quando se trata de auxílio-refeição pago, sendo comum encontrar o seguinte apelo em fóruns de gerenciamento de despesas:
“Meu empregador me pediu um comprovante de minhas despesas com refeições. Precisa ser um recibo de restaurante? Pode ser um recibo de uma padaria? Um supermercado?”
A resposta é sim, pode!
Um recibo – seja ele de um restaurante, padaria ou supermercado – é o suficiente para atender aos requisitos de comprovante de pagamento quando se trata de despesa com alimentação.
Comprovante de Despesas com transporte
Outra questão pertinente quando falamos de solicitações de despesas e comprovantes de pagamento: custo de km rodado.
Para despesas de transporte de colaboradores, é necessário manter uma documentação a respeito do motivo exato da viagem, juntamente com uma cópia de todos os bilhetes relevantes. Isso inclui:
- passagens fornecidas ou reembolsadas aos colaboradores;
- empréstimos para a compra de passagens;
- contribuições para transporte público, ônibus subsidiado ou gratuito.
A empresa também pode reembolsar a viagem para que o colaborador se desloque de sua casa até o local de partida, desde que seja coletada documentação para justificar esses custos. (Você pode se interessar em saber mais sobre política de viagens corporativas)
No entanto, isso não cobre o reembolso do deslocamento diário de casa para o local de trabalho normal do funcionário. Nesse caso a empresa e o funcionário podem chegar a um acordo de disponibilizar um vale-transporte ou cartão combustível como forma de ajuda de custo, por exemplo.
Comprovante de Despesas com equipamento
O comprovante de despesas com equipamento é um documento que registra os gastos relacionados à aquisição, manutenção ou reparo de equipamentos.
Ele é essencial para comprovar os custos incorridos e pode ser utilizado para fins contábeis, reembolsos ou deduções fiscais.
Nesse comprovante, devem constar informações como a descrição do equipamento, o valor gasto, a data da despesa e outros detalhes relevantes.
Ter um registro adequado dos comprovantes de despesas com equipamentos é importante para uma gestão financeira eficiente e para garantir a transparência nos processos corporativos. Inclusive, a automação contábil é uma solução que chegou para facilitar muitos processos burocráticos que demandam tempos desnecessários. Saiba mais!
Despesas diversas
Aqui podemos realmente trazer as mais diversas compras, desde equipamentos de T.I. à cursos para o time de Marketing… O que irá definir isso será o nicho que sua empresa está inserida.
Contudo, qualquer que seja a natureza das despesas feitas pelo colaborador à serviço da empresa, a mesma deve sempre lembrar que todas as despesas relatadas devem ser justificadas por documentação detalhada.
A regra geral para despesas diversas é manter uma documentação suficiente para contar o histórico completo da despesa, e manter os recibos sempre que possível.
Consequências para o não pagamento de recibos de despesas
As empresas que tentam reivindicar reembolsos sem a documentação de apoio adequada podem acabar enfrentando sérias consequências, incluindo processo judicial.
Sempre que possível, é melhor para as empresas coletar e reter recibos, em vez de apenas faturas. Os recibos contêm um grande número de informações, incluindo a data da transação, a natureza dos bens adquiridos e o método de pagamento.
Uma fatura inclui apenas o nome do fornecedor e a natureza dos produtos fornecidos, ou seja, mesmo que uma fatura seja uma documentação útil, não constitui prova de pagamento.
Como gerenciar gastos e comprovantes de despesas comerciais?
Para empresas que lidam com uma grande quantidade de comprovantes de despesas comerciais, gerenciar esse fluxo de forma eficiente é crucial para manter o controle financeiro, a transparência e a conformidade das operações.
Felizmente, existem soluções disponíveis, como cartões corporativos, relatórios de gastos com parametrização e sistemas de controle de reembolso, que podem simplificar e automatizar todo o processo, de modo a torná-lo mais ágil e eficaz.
Ao adotar um cartão corporativo, as despesas comerciais são centralizadas em um único meio de pagamento, o que facilita o acompanhamento e a conciliação financeira de cartão de crédito corporativo. Com isso, você pode ter uma visão abrangente de todas as transações realizadas, identificar rapidamente quais despesas foram efetuadas, por quem e em qual categoria. Ou seja, os gastos no cartão corporativo não precisam ser registrados uma segunda vez pelo setor financeiro da empresa, já que essa discriminação de despesas já é feta automaticamente no momento da compra realizada pelo colaborador.
Além disso, é possível definir limites de gastos para cada colaborador, controlar o uso do cartão e evitar despesas não autorizadas. Inclusive, saiba mais sobre regras do cartão de crédito corporativo e como elas podem ajudar nos processos financeiros da empresa.
Já um sistema de controle de reembolso é ideal para gerenciar as despesas realizadas por colaboradores que não utilizam o cartão corporativo.
Com essa solução, os colaboradores podem registrar suas despesas de forma rápida e fácil, anexar os comprovantes necessários e submeter para aprovação.
O sistema possibilita um fluxo de aprovação claro e ágil, com notificações automáticas para os gestores responsáveis, o que agiliza todo o processo.
Além disso, o sistema viabiliza a criação de políticas de reembolso e regras personalizadas, com a garantia da conformidade com as normas internas da empresa.
Ao adotar uma abordagem eficiente para o gerenciamento do pagamento de comprovantes de despesas comerciais, sua empresa pode simplificar a burocracia, reduzir erros e retrabalhos, agilizar o processo de aprovação e reembolso e ter uma visão mais clara e precisa das suas finanças.
Com isso, você pode tomar decisões mais embasadas, otimizar o fluxo de caixa e direcionar seus recursos de forma estratégica.
Os relatórios organizados com parametrização também são extremamente úteis e importantes.
Ao estabelecer parâmetros claros e bem definidos para os relatórios de gastos, é possível garantir a conformidade das despesas, evitar gastos desnecessários e identificar possíveis fraudes ou irregularidades.
Além disso, a parametrização adequada dos relatórios de gastos proporciona uma análise detalhada dos custos, facilitando a tomada de decisões estratégicas e o planejamento financeiro da empresa.
Com essa prática, é possível identificar padrões de despesas, categorizar os gastos por áreas ou departamentos, estabelecer limites e políticas de reembolso e até mesmo automatizar o processo de aprovação e pagamento das despesas.
Dessa forma, a gestão de despesas e pagamentos se torna mais eficiente, transparente e controlada, o que contribui para o crescimento sustentável e a saúde financeira da empresa.
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Dadas essas complexidades, é muito fácil que colaboradores e empregadores cometam erros, afinal, as regras que guiam os processos de declaração e reembolso de despesas nas empresas, nem sempre são fáceis de seguir. Afinal, a lei determina várias regras para o reembolso de despesas para funcionários registrados.
Com soluções integradas de gerenciamento de despesas como a Payfy, você não precisa mais lidar com papeladas desnecessárias ou comprovantes de pagamento inadequados.
Você e sua equipe podem automatizar seus processos de relatório de despesas, bem como armazená-los em uma plataforma online.
Conclusão
Gerenciar e controlar os comprovantes de despesas comerciais é essencial para uma empresa manter sua saúde financeira, conformidade e transparência.
A correta coleta e retenção dos comprovantes de pagamento, de acordo com as exigências fiscais, possibilita a dedução de despesas e reembolsos legítimos.
Além disso, adotar soluções como cartões corporativos, sistemas de controle de reembolso e relatórios de gastos parametrizados simplifica e agiliza todo o processo, para fazê-lo mais eficiente e assertivo.
Com uma abordagem adequada para o gerenciamento de comprovantes de despesas, a empresa pode tomar decisões embasadas, otimizar recursos e garantir uma gestão financeira transparente e controlada.
