O cartão de crédito corporativo é uma solução que pode ser incrível para sua empresa, uma vez que pode sim organizar os gastos, gerar maior visibilidade e reduzir fraudes. Contudo, implantar o cartão não é o suficiente para alcançar esses resultados. É preciso ter uma política de cartão de crédito corporativo.
Essa política define as regras, o que pode e o que não deve ser feito com o cartão. É importante que todos conheçam e entendam isso para assegurar que o cartão seja realmente uma estratégia positiva e estratégica para a sua companhia.
Quer entender como otimizar os resultados com um cartão? Então comece acompanhando este post.
O que é cartão de crédito corporativo?
Cartão de crédito corporativo é uma ferramenta essencial para empresas modernas que desejam controlar as despesas de seus funcionários e facilitar os processos de gestão financeira.
Ele é um tipo de cartão de crédito emitido por instituições financeiras especialmente para uso empresarial, permitindo que as empresas possam ter um controle mais rígido sobre os gastos realizados pelos seus funcionários.
Com a ajuda do cartão de crédito corporativo, é possível estipular limites de gastos para cada colaborador, além de ter acesso a relatórios detalhados sobre todas as transações realizadas.
Dessa forma, é viável garantir que o dinheiro da empresa esteja sendo utilizado de forma adequada, evitando gastos desnecessários ou fraudulentos.
O que é uma política de cartão de crédito corporativo?
Para que o cartão de crédito corporativo seja utilizado de forma eficaz, é necessário implementar uma política de cartão corporativo.
Trata-se de um conjunto de regras e diretrizes estabelecidas pela empresa para orientar o uso adequado do cartão pelos seus funcionários.
A política de cartão de crédito corporativo deve definir claramente quem terá direito ao uso do cartão, os limites de gastos estabelecidos para cada colaborador, além de estabelecer as consequências em caso de uso inadequado do cartão.
Ao estabelecer uma política de cartão corporativo, a empresa consegue ter mais controle sobre as suas finanças e evitar gastos excessivos ou indevidos.
Continue lendo o artigo com atenção, porque em seguida vamos detalhar o que não pode faltar nesse tipo de política.
O que precisa constar na política de cartão de crédito corporativo?
Chegamos então ao mais valioso tópico deste artigo. Falaremos em detalhes o que é preciso ter em sua política de cartão de crédito corporativo. Preste bastante atenção e saiba como assegurar uma política realmente efetiva.
Criar uma política de reembolso
É importante estabelecer como será o reembolso das despesas pagas com o cartão de crédito corporativo. A política deve definir prazos para solicitação de reembolso, documentação necessária e processo de aprovação.
Esse processo inclui, é claro, entendimento sobre quais despesas são realmente reembolsáveis.
Quem pode usar
Também torna-se crucial definir quais colaboradores terão direito ao uso do cartão de crédito corporativo. A política deve estabelecer critérios claros para a concessão do cartão, como cargo ou departamento.
Afinal, não é interessante definir os mesmos limites para cargos que usam o cartão diferentemente. Os cargos mais altos e que exigem mais atividades típicas de uso de cartão corporativo devem ter mais privilégios nesse sentido.
Limite de uso ou limite de gastos
A política deve definir os limites de uso ou de gastos do cartão de crédito corporativo para cada colaborador autorizado e para cada tipo de despesa também.
Esses limites ajudam a garantir que as despesas estejam dentro do orçamento da empresa e evitam riscos de fraude. Devem ser controlados de perto e ajustados constantemente.
Pode-se definir, por exemplo, limite de uso (quantas vezes se pode usar) ou limite de gastos (pode-se gastar até um valor X). Ou ainda limite por despesa (valor máximo X para alimentação).
Despesas permitidas e não permitidas
A política de cartão de crédito corporativo deve estabelecer quais tipos de despesas são permitidos e quais não são.
Isso ajuda a garantir que o cartão seja utilizado apenas para gastos relacionados ao negócio da empresa. É preciso especificar bem quais são os gastos válidos e quais critérios são usados para validar um gasto.
Políticas de saque
Se o cartão de crédito corporativo permitir saques em dinheiro, vale a pena estabelecer normas claras para essa função.
A política precisa, então, definir limites para saques, prazos para prestação de contas e a documentação necessária. Tudo de forma explícita e fácil de entender.
Políticas de fiscalização
Para o uso saudável do cartão de crédito corporativo, a política deve estabelecer regras claras de fiscalização.
Isso inclui a possibilidade de auditoria das despesas feitas com o cartão, processos de monitoramento e previsão de consequências em caso de uso inadequado.
Políticas de prestação de contas
Da mesma forma, devem constar na política de cartão de crédito corporativo as normas e regras para a prestação de contas das despesas.
Isso abrange prazos para envio das informações, documentação necessária e questões afins. Na documentação, podemos ter as famosas notas fiscais e recibos que confirmam o gasto para aquela determinada demanda.
Penalidades previstas
Por fim, a política de cartão corporativo precisa estipular e esclarecer as penalidades previstas em caso de uso inadequado ou fraudulento do cartão.
Estamos falando de: multas, cancelamento do cartão e até mesmo medidas judiciais em casos graves.
Como criar uma política de cartão corporativo?
A seguir, apresentamos algumas dicas para criar uma política eficaz:
- defina os objetivos da política;
- identifique os colaboradores que terão acesso ao cartão;
- defina limites de gastos;
- estabeleça as despesas permitidas e não permitidas;
- defina os processos de prestação de contas;
- determine as penalidades.
Facilitamos os reembolsos de sua empresa para organizar os gastos e garantir segurança. Saiba mais!
Conclusão
Em resumo, a criação de uma política de cartão de crédito corporativo é essencial para garantir que esse benefício seja utilizado de forma correta e segura pelos colaboradores da empresa.
Uma política bem estruturada define limites de gastos, despesas permitidas e não permitidas, processos de prestação de contas, fiscalização e penalidades em caso de uso inadequado ou fraudulento.
A política deve ser clara, concisa e facilmente compreendida pelos colaboradores e deve ser revisada periodicamente para que fique sempre atualizada e adequada às necessidades da empresa.
Ao estabelecer uma política de cartão corporativo eficaz, a empresa pode evitar o uso indevido do cartão, o que pode contribuir para o crescimento e para o sucesso financeiro da empresa.
