Você sabia que uma boa classificação de despesas pode ser o divisor de águas entre o crescimento sustentável e o descontrole financeiro de uma empresa? Entender exatamente quais são os tipos de despesas, como elas se comportam e quais estratégias usar para organizá-las é essencial para qualquer gestor ou profissional da área financeira que deseja tomar decisões mais inteligentes.
Neste guia completo, você vai descobrir a diferença entre custo, gasto e despesa, aprender a identificar exemplos práticos, evitar erros comuns e conhecer como a automação pode revolucionar a gestão de despesas.
Continue lendo e transforme a maneira como sua empresa lida com seus recursos. Vamos lá?!
O que são despesas empresariais?
As despesas de uma empresa são todos os gastos necessários para manter suas operações em funcionamento, de forma simplificada esses gastos podem incluir:
- salários dos funcionários administrativos;
- aluguel de instalações;
- manutenção de equipamentos de escritório;
- viagens corporativas;
- despesas de marketing;
- entre outros.
Além disso, vale ressaltar que existem despesas específicas de cada tipo de negócio. Contudo, elas serão subtraídas da receita total para calcular o lucro líquido e também serão classificadas como gastos fixos, variáveis, operacionais ou não operacionais.
Uma gestão eficiente desses gastos pode representar a diferença entre o lucro e o prejuízo, além de permitir decisões estratégicas mais embasadas. Portanto, entender e controlar as despesas é essencial para a saúde financeira de qualquer empresa.
Diferença entre custos, gastos e despesas
Tenho certeza que você já se deparou com esses três termos, mas apesar de serem frequentemente usados como sinônimos, custos, gastos e despesas têm significados diferentes na contabilidade.
Portanto, vamos começar explicando-os para que não surjam dúvidas ao longo desse conteúdo e também para que a sua empresa possa organizar as finanças corretamente.
O que são Gastos de uma empresa?
Bom, a palavra “gastos” é um termo mais genérico que representa qualquer saída de dinheiro, ou seja, pode ser tanto um custo quanto uma despesa.
Custos
Já os custos são todos aqueles gastos que a empresa realiza para poder produzir ou prestar seus serviços.
Basicamente, trata-se dos gastos diretamente relacionados à produção e entrega final de produtos. Além disso, eles podem ser classificados como custos fixos ou variáveis, dependendo de como eles se comportam em relação ao volume de produção (falaremos sobre isso adiante).
Alguns exemplos de custos são:
- matéria-prima;
- luz e água usadas na produção;
- manutenção de máquinas;
- espaço para estoque;
- entre outros.
A gestão dos custos é importante porque afeta diretamente a rentabilidade de uma empresa e sua capacidade de competir no mercado. Se você tem uma fábrica de camisetas, por exemplo, o tecido usado e o salário dos costureiros são custos.
Despesas
Como já abordado anteriormente, as despesas são os gastos necessários para manter uma empresa funcionando, independente do seu volume de produção ou vendas.
Ou seja, ao contrário dos custos, esses gastos não estão ligados diretamente à entrega final dos serviços/produtos e também podem ser fixos ou variáveis. Por exemplo:
- aluguel da sede;
- marketing;
- salários do time administrativo.
Diferenciar esses conceitos é muito importante e ajuda a sua empresa a identificar onde estão os gargalos financeiros e quais pontos da operação podem ser otimizados.
Tipos de despesas empresariais (fixas, variáveis, operacionais, não operacionais)
Existem diferentes tipos de gastos que devem ser contabilizados nas despesas empresariais, por isso, é crucial classificá-las, assim a empresa garante uma boa gestão do fluxo de caixa e de seus planejamentos orçamentários.
Abaixo vou abordar as quatro categorias dessas despesas – fixas, variáveis, operacionais e não-operacionais – e seus respectivos exemplos, vamos lá?
Despesas fixas: exemplos e como calcular
As despesas fixas são aquelas que permanecem constantes, independentemente do volume de vendas ou produção, por exemplo:
- aluguel de escritório ou galpão;
- salários de funcionários administrativos;
- contabilidade ou assessoria jurídica;
- alguns tipos de impostos;
- licenças de softwares;
- etc.
Imagine, por exemplo, uma loja de roupas: o aluguel do espaço físico é uma despesa fixa, afinal, a loja terá que pagar o mesmo valor todos os meses, independentemente de quantas roupas ela vender.
Ou seja, mesmo que o volume de vendas da empresa sofra variações de um mês para o outro, essas despesas não se alteram. Para calculá-las, basta somar os valores mensais recorrentes e monitorar os reajustes periódicos.
Despesas variáveis
Já as despesas variáveis, como o nome sugere, são aquelas que variam de acordo com a produção ou venda de produtos ou serviços, por exemplo:
- comissão de vendedores;
- gastos com logística/entrega dos serviços/produtos;
- materiais de escritório;
- viagens corporativas;
- energia consumida por máquinas;
- gastos no cartão corporativo.
Se pensarmos no exemplo da loja de roupas, podemos considerar como despesas variáveis a comissão de seus vendedores, isso porque a loja terá que pagar mais ou menos dependendo da quantidade de roupas que ela vender.
Portanto, as despesas variáveis são aquelas que mudam conforme o desempenho do negócio: aumentam quando há mais vendas e diminuem nos períodos de baixa.
Operacionais
Aqui resumem-se todos os gastos necessários para manter o processo produtivo (operacional) em andamento.
Para uma empresa de manufatura, por exemplo, esses gastos incluem tudo o que é necessário para produzir seus produtos, desde a compra de matérias-primas até o pagamento dos trabalhadores na linha de produção.
Não operacionais
As despesas não operacionais são todos os gastos que não estão diretamente relacionados ao processo produtivo, como:
- comissões;
- taxas bancárias;
- entre outros;
Entender as diferentes categorias de despesas é fundamental para qualquer empresa, pois classificar as despesas corretamente permite uma visão clara das finanças e melhora a tomada de decisões embasadas sobre a gestão.
Para entendermos de forma mais prática, montei abaixo um breve resumo visual sobre as despesas fixas, variáveis, operacionais e não-operacionais:
| Fixas | Variáveis | |
| Operacionais | Aluguel, salários, softwares. | Comissões, frete, taxas por vendas. |
| Não-operacionais | Comissões, frete, taxas por vendas. | Perdas judiciais, despesas com vendas de ativos. |
Passo a passo para classificar despesas corretamente
Classificar corretamente as despesas evita erros de planejamento, garante maior precisão nos relatórios contábeis e contribui para decisões financeiras mais assertivas. Essa etapa é essencial para identificar oportunidades de economia, controlar o fluxo de caixa e garantir conformidade com normas fiscais e auditorias.
A seguir, veja um passo a passo detalhado para implementar esse processo com excelência:
1. Levantamento completo dos gastos recentes
Comece reunindo todas as informações financeiras referentes aos gastos da empresa nos últimos 3 a 6 meses. Isso inclui contas de luz, internet, salários, benefícios, marketing, viagens corporativas, manutenção de equipamentos, entre outros. Quanto mais completo o levantamento, mais confiável será a classificação.
2. Categorização por tipo de despesa
Com os dados em mãos, é hora de classificar cada gasto conforme seu tipo. As principais categorias são:
- Despesas fixas: valores recorrentes e previsíveis (como aluguel, salários e licenças de software).
- Despesas variáveis: valores que mudam conforme o volume de operação (como comissões, matéria-prima, marketing).
- Despesas operacionais: essenciais para a atividade-fim da empresa (como energia elétrica em uma fábrica).
- Despesas não operacionais: não estão ligadas diretamente à atividade principal (como multas, juros, investimentos).
A categorização correta facilita o controle orçamentário e permite análises mais estratégicas sobre onde cortar ou otimizar custos.
3. Associação das despesas às áreas responsáveis
Cada despesa deve ser vinculada ao seu respectivo departamento: Recursos Humanos, Financeiro, Marketing, Logística, TI etc. Isso permite que os gestores de cada área acompanhem os gastos sob sua responsabilidade e atuem diretamente na redução ou realocação de recursos quando necessário.
4. Automatização com sistemas de gestão financeira
Realizar esse processo manualmente, além de trabalhoso, está sujeito a erros humanos. Ferramentas como a Payfy permitem automatizar a classificação de despesas com base em regras personalizadas, utilizando cartões corporativos com controle de gastos por equipe e centro de custo.
Além disso, relatórios automáticos são gerados com insights valiosos para decisões rápidas e embasadas. Saiba como funciona a Payfy na prática.
5. Revisão periódica da estrutura de classificação
Empresas mudam, áreas crescem, estratégias se ajustam. Por isso, é fundamental revisar regularmente a estrutura de classificação. Novas despesas podem surgir ou alterar sua natureza, e mantê-las atualizadas evita distorções no planejamento e nos resultados financeiros.
Ao seguir esses passos, sua empresa adota uma abordagem estratégica de gestão de despesas corporativas, baseada em dados confiáveis e alinhada às melhores práticas de governança financeira. A automatização desse processo não só reduz erros como libera tempo da equipe para ações mais analíticas e estratégicas.
Erros comuns na gestão de despesas (e como evitá-los)
Mesmo empresas organizadas podem cometer deslizes na gestão de despesas. Veja os mais comuns — e como evitá-los:
- Misturar despesas pessoais com empresariais: Use cartões corporativos individuais (como os da Payfy) com limites e regras claras para evitar essa confusão.
- Não acompanhar as despesas variáveis: Elas podem crescer rapidamente se não forem monitoradas com frequência.
- Classificar despesas incorretamente: Isso impacta na leitura dos relatórios financeiros e pode prejudicar o planejamento.
- Falta de visibilidade em tempo real: Adotar sistemas manuais ou planilhas desatualizadas impede uma gestão ágil.
Ou seja, a solução está na digitalização e automação da gestão financeira — especialmente para PMEs que buscam eficiência com equipes enxutas.
Como a Payfy automatiza a gestão de despesas em 2025
A Payfy é uma solução inteligente e 100% digital que ajuda empresas a automatizarem a gestão de despesas com agilidade, segurança e controle total. Veja como ela faz isso na prática:
Cartões corporativos com limites pré-definidos
Através dos cartões corporativos pré-pagos da Payfy, cada colaborador tem um limite personalizado e regras de uso definidas por centro de custo, categoria de despesa ou projeto.
Isso evita excessos, fraudes e garante que os gastos estejam dentro da política da empresa. Além disso, você elimina a necessidade de reembolsos e planilhas manuais — o que reduz erros e economiza tempo, liberando o seu time financeiro para análises estratégicas.
Integração com ERPs e relatórios automáticos
A Payfy permite integração direta com sistemas ERP, facilitando a conciliação automática e o fechamento contábil. Os dados das despesas são categorizados automaticamente com base em IA, otimizando o trabalho da equipe.
Você também tem acesso a relatórios detalhados e em tempo real, que mostram os gastos por colaborador, centro de custo, categoria e muito mais. Isso ajuda na tomada de decisões rápidas e no corte de despesas desnecessárias.
Descubra todos os benefícios do nosso cartão corporativo.
Conclusão: Por que otimizar despesas é estratégico?
Otimizando despesas, sua empresa ganha margem, aumenta a lucratividade e fortalece sua saúde financeira. Ao entender os tipos de despesas, classificá-las corretamente e usar tecnologia de ponta, como a Payfy, é possível alcançar um novo patamar de eficiência.
Em um cenário de incertezas econômicas e alta competitividade, investir em gestão de despesas corporativas automatizada não é mais uma vantagem — é uma necessidade estratégica.
Agende uma demonstração grátis da Payfy para automatizar suas despesas e veja como sua empresa pode economizar tempo, dinheiro e tomar decisões com mais inteligência.
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
