O gerenciamento de despesas é uma tarefa fundamental para a administração de uma empresa. Para isso, é preciso ter controle sobre o que é gasto e a maneira como esse dinheiro é utilizado.
Nesse contexto, os cartões corporativos são uma excelente opção para otimizar o gerenciamento de despesas. Por isso, neste artigo, apresentaremos os benefícios dessa ferramenta e como ela pode ser útil na gestão financeira.
Boa leitura!!!
O que são cartões corporativos?
Antes de começar, é preciso entender o que são os tais cartões corporativos, e como as empresas utilizam eles.
Pois bem, os cartões corporativos são cartões de crédito ou débito que as empresas disponibilizam para seus funcionários para que eles possam realizar despesas relacionadas ao negócio, como compras de materiais ou pagamento de viagens.
Por manterem todas as transações centralizadas em uma única conta, os cartões corporativos se tornaram uma forma de pagamento eficaz e transparente para às empresas que buscam maior controle sobre suas despesas.
Além disso, eles eliminam a necessidade de adiantamentos em dinheiro ou reembolsos, facilitando a vida dos funcionários e do departamento financeiro.
Ou seja, com os cartões corporativos é possível:
- reduzir o tempo gasto com o processo de conciliação de despesas;
- centralizar as compras em uma única conta;
- acompanhar as despesas dos funcionários em tempo real;
- reduzir o risco de fraude;
- ter maior controle sobre o fluxo de caixa.
Como se não bastasse, os cartões corporativos podem oferecer benefícios e vantagens exclusivas, como programas de pontos, descontos em parceiros e até mesmo acesso a salas VIP em aeroportos.
Escolhendo o cartão corporativo ideal para sua empresa
Antes de implementar os cartões corporativos, é preciso escolher o cartão ideal para a empresa. Para isso, deve-se avaliar as opções disponíveis no mercado e verificar quais oferecem as melhores condições para a realidade do seu negócio.
Entre as principais características a serem consideradas estão:
- taxas e tarifas;
- limites de crédito;
- benefícios e vantagens oferecidas;
- suporte ao cliente.
Além disso, é indispensável estudar as políticas de segurança e prevenção de fraudes adotadas pela empresa emissora do cartão, bem como a facilidade de uso do sistema de gerenciamento de despesas.
Com essas informações em mãos, é possível escolher o cartão corporativo ideal para a sua empresa, garantindo maior controle e eficiência.
Implementando cartões corporativos no gerenciamento de despesas
Uma vez escolhido o cartão ideal, é hora de implementá-lo. Pensando nisso, é preciso:
- estabelecer políticas claras de uso;
- treinar os funcionários sobre o uso dos cartões;
- monitorar as despesas continuamente.
Estabelecendo políticas de uso dos cartões corporativos
Para garantir que os cartões corporativos sejam utilizados adequadamente, deve-se estabelecer políticas claras de uso. Essas políticas devem definir:
- quem pode usar os cartões;
- os tipos de despesas que podem realizar com eles;
- os limites de gastos;
- as consequências em caso de mau uso.
Sobretudo, deve-se divulgar as políticas de uso entre os funcionários, para que todos estejam cientes das regras. É possível fazer isso por meio de treinamentos, manuais ou comunicados internos.
Treinamento e conscientização dos funcionários
Como mencionamos no parágrafo anterior, é preciso treinar os funcionários que utilizarão os cartões corporativos, ensinar como utilizá-los adequadamente. Ou seja, é importante que eles entendam as políticas de uso e saibam como documentar as despesas realizadas.
Além disso, é fundamental que os funcionários estejam cientes da importância de utilizar os cartões de forma responsável e transparente.
Eles devem entender que as despesas realizadas com o cartão não são um benefício pessoal, mas sim uma ferramenta de trabalho para a empresa.
Monitoramento e controle das despesas
A consequência de um bom projeto é um bom acompanhamento, então, para garantir o bom uso dos cartões corporativos, é preciso que exista monitoramento e gestão de todas as despesas realizadas com eles.
Isso pode ser feito por meio de relatórios periódicos, pois eles ajudam a identificar desvios e ajustar as políticas de uso, se necessário.
Aliás, é importante que os gestores estejam atentos a qualquer sinal de mau uso dos cartões. Caso identifiquem alguma irregularidade, devem agir imediatamente para corrigir a situação e evitar prejuízos para a empresa.
Por fim, é importante ressaltar que a implementação de cartões corporativos no gerenciamento de despesas traz inúmeros benefícios para a empresa, como por exemplo:
- maior controle financeiro;
- redução de custos;
- agilidade nos processos de aprovação e prestação de contas.
No entanto, é indispensável que ao implementá-los a empresa seja responsável e transparente, além de apresentar políticas claras de uso e treinamento adequado dos funcionários.
Conciliação de despesas com cartões corporativos
Os cartões corporativos também são uma excelente ferramenta para facilitar a conciliação de despesas, processo que costuma ser trabalhoso, demorado e ao mesmo tempo muito estratégico.
Assim, com os cartões corporativos, a conciliação pode ser realizada automaticamente, o que reduz o tempo e o esforço necessários para esse processo.
Integre os cartões corporativos ao sistema financeiro da empresa
Para facilitar ainda mais a conciliação de despesas com cartões corporativos, é possível integrá-los ao sistema financeiro da empresa.
Dessa forma, todas as transações realizadas com o cartão serão registradas no sistema automaticamente, facilitando a conciliação dos extratos bancários.
Essa integração também permite que as empresas tenham uma visão mais holística e precisa dos gastos realizados com o cartão corporativo, o que é extremamente útil para a tomada de decisões financeiras.
Automatize o processo de conciliação
Outra forma de facilitar a conciliação de despesas com cartões corporativos é automatizando o processo. Com a automação, é possível reduzir erros e agilizar o processo de análise das despesas realizadas pela empresa.
Assim, existem diversas ferramentas de automação disponíveis no mercado, elas tem possibilidade de integração ao sistema financeiro da empresa e oferecem recursos como:
- categorização automática dos gastos;
- identificação de possíveis fraudes.
Conclusão: otimizando o gerenciamento de despesas com cartões corporativos
Em resumo, os cartões corporativos são uma ferramenta providencial no gerenciamento de despesas de uma empresa. Visto que oferecem diversas vantagens, como a centralização das compras, a redução de erros e fraudes e a facilidade na conciliação de despesas.
Além disso, é importante destacar que os cartões corporativos também trazem benefícios para os funcionários, que passam a ter mais facilidade e autonomia para realizar suas compras relacionadas ao trabalho.
Todos os colaboradores devem estar cientes das regras e limites estabelecidos para o uso dos cartões, para evitar gastos desnecessários ou que não estejam alinhados com os objetivos da empresa.
Ainda, é fundamental contar com uma ferramenta de gerenciamento de despesas que permita o acompanhamento em tempo real das transações realizadas com os cartões corporativos.
Dessa forma, é possível identificar rapidamente qualquer desvio ou irregularidade, e tomar as medidas necessárias para corrigir a situação.
Por fim, é importante destacar que o gerenciamento de despesas com cartões corporativos é um processo contínuo, que exige monitoramento constante e atualização das políticas e procedimentos.
Mantendo-se atualizada sobre as melhores práticas e tendências, a empresa pode continuar a evoluir e adaptar-se às necessidades do mercado e de seus negócios.
Espero que este artigo seja útil para você e sua empresa, para mais conteúdos como este acesse o blog da Payfy!
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
