Com o crescimento de um negócio a necessidade de um gerenciador financeiro fica evidente, afinal, controlar as finanças, acompanhar receitas e despesas, conciliar contas e contabilizar esses dados de forma manual é uma tarefa difícil e demorada – além de perigosa.
Uma empresa bem-sucedida precisa de uma gestão financeira eficiente e que, acima de tudo, seja confiável e transparente. Por isso, nesse artigo vamos abordar:
- O que é um Gerenciador Financeiro;
- Importância dele para um negócio;
- Como escolher o gerenciador financeiro da sua empresa;
- Benefícios do uso do Gerenciador Financeiro;
- 3 Dicas de implementação.
O que é um Gerenciador Financeiro?
De forma objetiva, podemos definir um gerenciador financeiro como um programa de computador que ajuda as empresas a controlar suas movimentações financeiras diárias.
Ou seja, o gerenciador financeiro é uma ferramenta que permite que uma empresa centralize todas as suas informações financeiras em um só lugar, oferecendo uma visão clara e precisa de suas finanças e resultados.
Ele é uma solução completa para gerenciar, rastrear e automatizar as atividades financeiras da empresa; as suas funcionalidades permitem às empresas:
- registrar e monitorar suas receitas e despesas;
- gerenciar contas bancárias;
- conciliar registros financeiros;
- manter controle dos fluxos de caixa; e,
- gerar relatórios financeiros em tempo real.
Qual a importância do controle financeiro para empresas?
É indiscutível que no dia a dia muitos funcionários estão cheios de trabalho e acontece de fazerem as coisas na correria, contudo, isso gera erros, atrasos e – consequentemente – gastos extras para as empresas.
Por isso, o controle financeiro garante o sucesso de qualquer empresa, pois além de manter as finanças em ordem, com ele as empresas gerenciam seu fluxo de caixa com eficiência, enquanto possuem uma visão clara de como a empresa está se saindo financeiramente.
Agora imagine que além desse controle, sua empresa conta com uma ferramenta de gerenciamento financeiro que evita erros humanos comuns da gestão, como:
- o atraso no pagamento de contas – o que pode levar a multas e juros; ou,
- a falta de registro das receitas e despesas – o que pode levar a uma falta de clareza sobre a situação financeira da empresa e a tomada de decisões equivocadas.
Além de evitar erros como esses, o gerenciador financeiro possibilita a análise e produção de relatórios com base em dados atualizados e confiáveis.
Isso permite que as empresas façam projeções financeiras com mais precisão e tomem decisões mais informadas sobre investimentos, expansões do negócios e outras questões, financeiramente, importantes.
Como funciona um Gerenciador Financeiro?
Um gerenciador financeiro é um software projetado para automatizar as tarefas financeiras diárias de uma empresa. Ele oferece um conjunto abrangente de recursos e ferramentas projetadas para ajudar as empresas, como:
- organizar-se financeiramente;
- gerenciar seus fluxos de caixa; e,
- tomar decisões baseadas em informações financeiras confiáveis e atualizadas.
Mas como funciona de fato esse software? Vamos abordar um pouco mais sobre as funcionalidades e seus benefícios a seguir, vamos lá?
Principais recursos e ferramentas
O software de gestão financeira oferece uma série de recursos e ferramentas que ajudam as empresas a gerenciar suas finanças de forma mais eficiente. Alguns dos recursos mais importantes incluem:
- Registro de receitas e despesas administrativas;
- Conciliação bancária;
- Conciliação de cartão de crédito;
- Controle de contas a pagar e a receber;
- Controle de fluxo de caixa em tempo real;
- Relatórios financeiros personalizados;
- Integração com outras ferramentas financeiras da empresa.
Com esses recursos, as empresas podem monitorar suas finanças de perto e tomar decisões informadas sobre como gerenciar seus recursos financeiros.
Integração com outros sistemas e aplicativos
Além dos recursos mencionados acima, um bom gerenciador financeiro deve ser capaz de integrar-se a outras ferramentas financeiras usadas pela empresa.
Ele pode ser integrado a um ERP e outras ferramentas importantes para o controle financeiro da empresa.
Alguns dos integração com outros aplicativos financeiros ajuda a:
- reduzir a complexidade de registros e monitoração das informações financeiras da empresa;
- ajuda a aumentar a eficiência do gerenciador financeiro de caixa, permitindo uma visão macro da sua empresa.
Segurança e proteção de dados
As informações financeiras são documentos confidenciais e fundamentais para o bom funcionamento da empresa, por isso, um bom gerenciador financeiro deve contar com proteção de dados de alta qualidade e recursos de segurança que mantenham as informações financeiras protegidas e confidenciais. Por exemplo:
- criptografia de dados;
- autenticação de usuários;
- backups regulares de dados.
Esses recursos ajudam a garantir que as informações financeiras da empresa sejam protegidas contra hackers e outras ameaças cibernéticas.
Benefícios do uso de um Gerenciador Financeiro na sua empresa
Ao longo do artigo já vimos algumas das vantagens e a importância de contar com um gerenciador financeiro na sua empresa, mas ainda assim, resolvi separar alguns dos principais benefícios ao utilizar essa ferramenta no seu negócio:
Melhoria na organização e controle das finanças
Um bom gerenciador financeiro oferece uma visão clara de todas as finanças da empresa, além de ajudar a organizá-las e estruturá-las para facilitar o controle.
Isso permite que a empresa monitore suas receitas e despesas com mais precisão, evite problemas financeiros e tome medidas corretivas com tempo hábil se algo sair do controle.
Além disso, a organização e controle das finanças também permitem que a empresa tenha uma melhor compreensão da realidade do seu fluxo de caixa. Dessa forma garante-se que a empresa tenha o dinheiro necessário para pagar suas contas e investir em seu crescimento.
Facilitação na tomada de decisões
Como já mencionamos bastante, o principal benefício em ter uma boa gestão financeira é que isso possibilita uma visão holística e assertiva das finanças da empresa, além de manter um histórico desses dados.
Portanto, um bom gerenciador financeiro oferece essa visibilidade e controle, além de ajudar a empresa a identificar áreas onde ela pode economizar dinheiro.
Então com dados confiáveis, se a empresa perceber que está gastando muito dinheiro em uma determinada área, atividade ou setor, ela pode tomar medidas para reduzir esses gastos, redirecionar orçamentos e economizar dinheiro.
Redução de erros e fraudes
Não é novidade que a automação de processos reduz a chance de erros humanos e também otimiza as atividades de qualquer empresa.
Contudo, contar com um software para atuar como o gerenciador financeiro ajuda a:
- reduzir erros operacionais;
- economizar financeiramente;
- proteger os dados e informações financeiras negócio;
- reduzir a chance de fraudes.
Além disso, um gerenciador financeiro também pode ajudar a empresa a identificar atividades suspeitas em suas finanças.
Por exemplo, se a empresa perceber uma transação suspeita em suas finanças, ela pode tomar medidas imediatas para investigar e resolver o problema.
O Gerenciador Financeiro ideal para sua empresa
Mas, afinal, como escolher o gerenciador financeiro ideal para a minha empresa?
Avaliando as necessidades da empresa
Cada empresa tem necessidades financeiras específicas, e isso afeta a escolha do gerenciador financeiro ideal.
Por exemplo, uma empresa que lida com muitas transações em dinheiro precisa de um gerenciador financeiro que ofereça recursos específicos para lidar com esse tipo de operação. Além disso, o tamanho da operação também é um fator importante a ser considerado.
Uma pequena empresa pode se beneficiar de um gerenciador financeiro mais simples e com menos recursos, enquanto uma grande empresa precisa de um sistema mais robusto e completo.
E, é claro, os recursos financeiros disponíveis para a implementação do sistema também devem ser levados em conta, ou seja, também é importante escolher um gerenciador financeiro que se adeque ao orçamento da empresa.
Comparando opções disponíveis no mercado
Com as necessidades da empresa em mente, é hora de comparar as opções de gerenciadores financeiros disponíveis no mercado, afinal, existem diversas opções com recursos e preços variados.
É importante pesquisar e comparar as principais opções para encontrar um gerenciador financeiro que se adeque às necessidades da empresa, com um preço justo e que ofereça o suporte técnico e atendimento que sua empresa precisa.
Testando e implementando o Gerenciador Financeiro
Então com o gerenciador financeiro escolhido, é hora de testá-lo e implementá-lo na empresa. Antes de fazer a mudança definitiva, é importante realizar testes e treinamentos para garantir que todos os funcionários estejam familiarizados com o sistema.
Por isso, é importante destacar que um bom gerenciador financeiro deve ser fácil de usar e acessível para todos os membros da empresa. Isso garante que todas as informações financeiras sejam registradas corretamente e que a equipe possa trabalhar de forma colaborativa para manter as finanças da empresa em ordem.
Todos esses pontos ajudam a garantir a eficiência do sistema e a reduzir os riscos que mudanças financeiras de grande impacto podem causar para o negócio e suas equipes.
[Leia também: Software de Gestão Financeira: as 6 melhores opções do mercado e como escolher o seu.]
3 dicas para otimizar o uso do seu Gerenciador Financeiro
1. Realize treinamentos e capacitação de equipes
Para que o gerenciador financeiro seja usado com eficiência, é importante que toda equipe seja treinada para usá-lo corretamente. Isso inclui treinamento de:
- inserção de dados;
- criação de relatórios;
- consultas;
- e outras ferramentas do sistema importantes no dia a dia da empresa.
Além disso, é importante lembrar que a capacitação da equipe não deve ser vista como um gasto, mas sim como um investimento. Com uma equipe capacitada, a empresa terá mais facilidade em lidar com as finanças, evitando erros e problemas futuros.
2. Estabeleça rotinas e processos financeiros
Definir processos financeiros, como registro de receitas e despesas regulares, conciliação bancária e fechamento de caixa, é fundamental para a eficiência do gerenciador financeiro.
Portanto, para garantir que toda a equipe siga as rotinas e os processos estabelecidos, é importante que a empresa tenha um manual de procedimentos financeiros, que deve ser seguido por todos os colaboradores.
Além disso, toda empresa também deve possuir uma política de gastos clara e acessível, dessa forma todos estarão alertas para gastos estranhos ou indevidos no sistema.
3. Monitoramento e análise de resultados
Por fim, o gerenciador financeiro é uma ferramenta poderosa para ajudar as empresas a monitorar e analisar resultados financeiros em tempo real. É importante usar essa informação para fazer ajustes e tomar decisões financeiras mais informadas no futuro.
Além disso, é importante que a empresa faça uma análise periódica dos resultados financeiros, identificando pontos fortes e fracos e traçando planos de ação para melhorar o desempenho financeiro.
Dessa forma, a empresa poderá crescer de forma sustentável e evitar problemas financeiros no futuro.
Founder & CEO da Payfy
