Veja como otimizar o fechamento financeiro na prática, reduzir o prazo de 7 para 3 dias. Parceria Oterra e Payfy.
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Fechamento financeiro que demora 7 dias úteis ou mais não é apenas um incômodo — é um sintoma de que processos, pessoas e ferramentas estão desalinhados. E o custo disso vai muito além das horas extras: decisões atrasadas, equipe sobrecarregada, erros que só aparecem tarde demais e um time financeiro que nunca consegue sair do operacional para pensar estrategicamente.
Essa foi a realidade que Paulo Spricigo, Diretor Financeiro para América Latina da OTERRA — líder mundial em corantes naturais, com clientes como Coca-Cola, BRF e JBS — enfrentou ao assumir a área. Em pouco mais de três anos, ele e sua equipe saíram de um fechamento de 7 dias para apenas 3, sem trocar o time e sem mágica. A receita? Cinco alavancas práticas que, combinadas, mudaram completamente o jogo.
Neste artigo — baseado no webinar exclusivo da Payfy com o Paulo — você vai conhecer cada uma dessas alavancas em detalhes, entender por que a maioria das empresas ainda erra no fechamento e descobrir como aplicar essas mudanças na sua operação.
Quando o fechamento se arrasta por 7, 10 ou até 14 dias úteis, o impacto não fica restrito ao departamento financeiro. A diretoria recebe os relatórios financeiros tarde demais para tomar decisões no timing certo. O time vive em modo de urgência permanente — e isso gera turnover, burnout e queda na qualidade das análises.
Fechamento contábil é o processo de consolidar, validar e reportar todas as transações financeiras de um período (geralmente mensal), garantindo que os números reflitam fielmente a realidade da empresa. É a partir dele que surgem os relatórios gerenciais, as demonstrações financeiras e as análises que guiam a tomada de decisão.
E aqui está o ponto que muitos gestores esquecem: o fechamento não é um problema exclusivo do financeiro. Como Paulo destacou no webinar, é um processo de empresa inteira. Se a área de compras não envia notas no prazo, se o contas a pagar não fecha o faturamento na data combinada, se o supply não organiza recebimentos — tudo isso cai no colo do financeiro no momento do fechamento.
Empresas bem estruturadas conseguem fechar em 3 a 5 dias úteis. Segundo dados de mercado, o quarto dia útil do mês é considerado o benchmark ideal para conclusão do fechamento mensal. A boa notícia é que chegar lá não exige investimentos milionários — exige método.
A jornada da OTERRA de 7 para 3 dias não aconteceu de uma vez. Foram etapas graduais, fechamento a fechamento, até chegar aos 3 dias atuais. Cada alavanca sozinha já ajuda — mas as cinco juntas mudam o jogo completamente.
Pode parecer óbvio, mas é onde a maioria das empresas falha primeiro. Como Paulo resumiu, não existe processo bom que resista a pessoas que não estão comprometidas com o resultado.
Na OTERRA, o fluxo de fechamento estava bem desenhado no papel. Mas se alguém da engrenagem não entregava no prazo, tudo atrasava. A solução não foi trocar o time — na verdade, a equipe é praticamente a mesma há três anos e meio. O que mudou foi a clareza sobre quem faz o quê, quem precisa de mais suporte, quem precisa de mais orientação e, principalmente, delegar as tarefas certas para as pessoas certas no momento certo.
Na prática, isso significa:
O ponto mais poderoso que Paulo trouxe é que o investimento em pessoas vai além do fechamento. Quando o time entende o contexto do negócio, o pós-fechamento também melhora — a história por trás dos números ganha profundidade, e as apresentações de resultados passam de "reportar dados" para "gerar insight".
Quando se fala em automatizar processos, muita gente pensa imediatamente em ChatGPT, Claude ou Gemini. Mas Paulo fez questão de separar as coisas: automatizar, no contexto do fechamento contábil, começa com o básico — o ERP.
O que a OTERRA fez foi eliminar planilhas ao máximo. Tudo que era possível colocar dentro do sistema de gestão (ERP) foi migrado: aprovações, assinaturas, análises, lançamentos. Papéis foram extintos. Processos manuais foram digitalizados — uma verdadeira automação contábil.
O raciocínio é simples: o fechamento contábil nada mais é do que coletar informações que estão dentro do sistema, compilar e gerar os números finais. Quanto mais informações já estiverem no sistema, menos trabalho manual no fechamento.
Antes de pensar em IA, pergunte:
Paulo trouxe uma reflexão importante: sem um bom input, não existe output correto. Se a empresa não consegue nem desenhar seu fluxo de processos e organizar seus dados, como vai esperar que a inteligência artificial financeira gere análises confiáveis?
A IA é poderosa — mas ela é uma camada de inteligência que funciona sobre uma base de dados bem estruturada. Sem essa base, é como construir um segundo andar sobre uma fundação rachada. Quem quiser se aprofundar no tema, recomendo o artigo sobre IA agêntica na gestão de despesas.
E mesmo com os dados organizados, o contexto humano continua essencial. Contexto econômico, cenário político, dinâmicas de mercado globais — tudo isso influencia a análise financeira e não está dentro de nenhum sistema. O financeiro precisa contextualizar o que a IA gera, validar se faz sentido dentro da realidade da empresa.
Essa foi uma mudança simples que gerou impacto desproporcional. A OTERRA implementou 100% de home office durante os dias de fechamento — não como política genérica de trabalho remoto, mas como estratégia específica de produtividade.
O motivo? No escritório, o financeiro é interrompido o tempo todo. Uma nota urgente aqui, um pagamento ali, uma demanda que nem é de finanças mas que "só o financeiro resolve". Essas interrupções constantes durante o fechamento geravam dois problemas: retrabalho e hora extra.
O que mudou com o home office no fechamento:
Não se trata de dizer que home office é sempre melhor. A questão é usar o trabalho remoto como ferramenta estratégica nos momentos em que foco ininterrupto é crítico. E o fechamento contábil é exatamente um desses momentos.
Antes de implementar o checklist na OTERRA, a pergunta mais comum durante o fechamento era: "O que é para fazer agora?". Tarefas eram esquecidas. Responsabilidades ficavam em zona cinzenta. A consequência: retrabalho, atrasos e frustração.
A solução foi construir um checklist detalhado de fechamento onde cada tarefa — por menor que fosse — tinha um dono claro e um prazo definido. O objetivo? Eliminar a ambiguidade.
Características de um bom checklist de fechamento:
Paulo trouxe um insight valioso sobre o futuro do checklist: conforme a automação avança, o checklist não desaparece — ele muda de natureza. Tarefas operacionais se transformam em tarefas de revisão. O financeiro deixa de fazer para passar a revisar se está correto. E isso é o sonho de qualquer equipe financeira.
Parece burocracia criar esse nível de detalhamento, mas na prática é o contrário: o checklist libera o time de decidir o que fazer e permite que foquem em executar com qualidade.
Essa foi a alavanca que, segundo Paulo, mais acelerou a última etapa da jornada. A lógica é simples: definir datas-limite claras para cada tipo de lançamento antes do fechamento começar.
Na OTERRA, ficou assim:
A regra ficou clara: se passou do prazo e o valor não é material, fica para o próximo mês. O impacto de corrigir algo pequeno no mês seguinte é quase zero. O impacto de aceitar lançamentos fora do prazo é enorme — porque um "só esse" vira dois, três, e em pouco tempo o fechamento volta aos 10 dias.
Pontos importantes sobre os cortes pré-fechamento:
Quando o time internalizou os cortes, o fechamento virou algo previsível. Todo mundo sabia quando cada coisa precisava estar pronta, e o financeiro parou de correr atrás de informações de última hora.
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Um dos insights mais poderosos do webinar foi este: o maior erro do mercado financeiro é focar em processos e não em pessoas. Muitas empresas investem em sistemas, criam fluxos sofisticados e escrevem manuais detalhados — mas esquecem que são as pessoas que operam tudo isso.
Paulo foi direto: o financeiro precisa parar de ser apenas operacional e passar a ser estratégico. Isso significa pensar em quais tarefas podem ser automatizadas, quais processos podem ser otimizados e quais análises podem gerar mais valor para o negócio.
Mas essa transformação só acontece quando os gestores priorizam pessoas. São elas que vão criar os processos melhores, identificar os gargalos e construir a cultura de fechamento eficiente.
E cultura de fechamento significa que não é só o financeiro que se preocupa com o prazo. Vendas sabe que o faturamento tem data-limite. Compras sabe que notas precisam chegar no prazo. Supply entende que atrasos impactam o fechamento. Quando toda a empresa internaliza uma boa governança corporativa, o resultado vem naturalmente.
A redução de 7 para 3 dias na OTERRA gerou uma cascata de resultados que vão muito além da velocidade do fechamento:
Para a equipe:
Para a empresa:
Para a gestão:
A Payfy atua exatamente nos pontos que mais geram atrito no fechamento contábil: a coleta de informações de despesas corporativas, a conciliação e o envio de dados para o ERP.
Quando uma empresa ainda não tem integração digital com o ERP para despesas corporativas, está essencialmente pagando hora de trabalho humano para fazer o que um sistema faz em fração de segundos. E no fechamento, isso se traduz em horas perseguindo comprovantes, conferindo planilhas e reconciliando lançamentos manualmente.
Com a Payfy, esse fluxo muda completamente:
Segundo dados da Payfy, empresas que adotam a plataforma reduzem em até 80% o tempo dedicado à gestão de despesas. O tempo de reembolso cai de semanas para minutos. E o fechamento contábil deixa de depender de e-mails pedindo notinhas no final do mês. Quem quiser entender o retorno financeiro disso, vale conferir o artigo sobre ROI da automação financeira.
Mais de 1.500 empresas brasileiras já usam a Payfy para centralizar, conectar e controlar seus gastos corporativos — com o respaldo do investimento do Banco do Brasil (BB Ventures).
O benchmark de mercado aponta entre 3 e 5 dias úteis como prazo ideal para empresas bem estruturadas. O quarto dia útil do mês é frequentemente citado como a meta padrão. Empresas menores podem levar até 14 dias, mas com as práticas certas é possível reduzir significativamente.
Sim. Na OTERRA, a equipe é praticamente a mesma há mais de três anos. O que mudou foram os processos, a clareza de responsabilidades, a automação de tarefas operacionais e a cultura de fechamento. Trocar pessoas raramente é a resposta — investir nelas, quase sempre é.
Mapeie os gargalos. Identifique quais tarefas dependem de outras áreas, quais são feitas manualmente quando poderiam ser automatizadas e onde há ambiguidade de responsabilidades. A partir desse diagnóstico, priorize as mudanças de maior impacto.
Não. Automatizar, no contexto do fechamento contábil, começa com o básico: colocar informações dentro do ERP, eliminar planilhas desnecessárias, digitalizar aprovações. A IA entra depois, como camada de inteligência sobre uma base de dados já estruturada. O papel humano — contexto, análise, storytelling dos números — continua essencial.
Cortes pré-fechamento são datas-limite definidas para cada tipo de lançamento (faturamento, recebimento de notas, pagamentos) antes que o fechamento comece. Se um lançamento de valor não material perde o prazo, vai para o mês seguinte. A chave é comunicar essas datas para todas as áreas e tratar desvios como exceções, não como regra.
O fechamento é um processo de empresa inteira, não só do financeiro. Defina e comunique prazos claros para cada área (vendas, compras, supply), estabeleça rituais de alinhamento e crie uma cultura onde todos entendem que seus prazos impactam o fechamento. Sem esse alinhamento, nenhuma ferramenta resolve.
A experiência da OTERRA mostrou que sim — com uma condição: todo mundo precisa saber exatamente o que precisa fazer. O home office no fechamento elimina interrupções do escritório, reduz hora extra e aumenta o foco. Não é sobre trabalho remoto como política geral, mas como estratégia de produtividade em momentos críticos.
A Payfy elimina um dos maiores gargalos do fechamento: a coleta e conciliação de despesas corporativas. Com cartão corporativo inteligente, PIX com governança, IA que categoriza automaticamente e integração direta com os principais ERPs do mercado, os dados de despesas chegam ao fechamento já organizados e prontos — sem planilhas, sem e-mails pedindo comprovantes, sem retrabalho.
A mensagem final de Paulo no webinar resume tudo: fechamento contábil não é sobre correr mais — é sobre parar de aceitar a bagunça como normal.
Qualquer empresa pode fazer essa transformação. Não acontece da noite para o dia, mas começa sempre com uma decisão: a decisão de parar, olhar o que pode ser mudado e agir. Com um pouco de organização, as cinco alavancas — pessoas certas, automação do básico, foco no fechamento, checklist detalhado e cortes pré-fechamento — são acessíveis para empresas de qualquer porte.
E se parte do seu gargalo está na gestão de despesas corporativas, a Payfy pode ajudar. Quer ver como funciona na prática? Agende uma demonstração gratuita.
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