Em um ambiente corporativo cada vez mais competitivo, o controle de despesas corporativas tornou-se uma prioridade estratégica para empresas que buscam maximizar sua eficiência financeira.
Afinal, a gestão eficaz dos custos não apenas ajuda a preservar a saúde financeira da empresa, mas também cria uma base sólida para crescimento sustentável.
Portanto, neste artigo, exploraremos as melhores práticas para implementar um controle de despesas corporativas eficaz, além de explicar sua importância e a melhor maneira de fazer esse controle no dia a dia da sua empresa.
Vamos lá?
O que são Despesas Corporativas?
Antes de tudo, vamos entender melhor a diferença entre custos e despesas corporativos.
Bom, os custos corporativos são aqueles gastos diretamente ligados à entrega do produto, como, por exemplo:
- matéria prima;
- aluguel;
- água;
- luz;
- mão de obra;
- embalagens;
- manutenções de equipamentos;
- etc.
Já as despesas corporativas são gastos incorridos por uma empresa em sua operação diária mas que não estão diretamente ligados a entrega final do produto ou serviço. Esses gastos podem incluir despesas relacionadas a:
- viagens;
- hospedagem;
- refeições;
- transporte;
- marketing;
- etc.
Ou seja, as despesas corporativas podem ser uma parte significativa do orçamento de uma empresa e geralmente são monitoradas e gerenciadas cuidadosamente para garantir que a empresa esteja gastando seu dinheiro de forma eficiente e eficaz.
Dessa forma, o controle adequado das despesas corporativas pode ajudar a aumentar a rentabilidade da empresa. Além disso, elas se dividem de acordo com sua importância e relação com as operações diárias. Existem, por exemplo, despesas operacionais, pré-operacionais e não operacionais.
Por que o Controle de Despesas é Essencial para sua Empresa?
O controle de despesas é vital para o sucesso financeiro de qualquer empresa, independentemente do seu tamanho ou setor de atuação.
Por isso, separei abaixo o que considero as principais razões pelas quais sua empresa deve manter um monitoramento e uma gestão rígidos de suas despesas corporativas:
Maximização dos lucros
Um controle de despesas adequado maximiza os lucros da empresa, permitindo que o time financeiro/contábil identifique áreas para reduzir gastos desnecessários e redirecione esses recursos para outras áreas ou investimentos mais lucrativos.
Dessa forma, além de gerir melhor os recursos da empresa, ele também garante sua competitividade no mercado e mantém um caixa preparado para aproveitar oportunidades inesperadas.
Tomada de decisão informada
Quando as despesas são monitoradas e documentadas corretamente, a empresa pode tomar decisões mais informadas sobre onde e como gastar seu dinheiro.
Portanto, essa prática evita gastos excessivos e garante que os recursos estão sendo direcionados estrategicamente para as áreas que impulsionam o crescimento da empresa.
Controle do fluxo de caixa
O controle de despesas corporativas auxilia na gestão do fluxo de caixa da empresa e o mantém sob controle.
Pois como mencionado anteriormente, saber exatamente quanto dinheiro está sendo gasto, e onde, é fundamental para que a empresa consiga honrar as suas obrigações financeiras e ainda assim manter recursos disponíveis para oportunidades futuras.
Cumprimento de regulamentos e políticas internas
Muitas empresas têm políticas de gastos e regulamentos a seguir para garantir que seus gastos sejam apropriados e em conformidade com as leis e regulamentos em vigor.
Dessa forma, manter um controle de despesas eficaz garante que essas políticas e regulamentos também estejam sendo seguidos adequadamente. Ou seja, é uma forma de alcançar o compliance e também manter em dia a cultura organizacional da empresa.
Guia Prático: 7 Passos para Controlar as Despesas Corporativas
1. Crie uma Política de Gastos Clara e Objetiva
Uma política de gastos bem definida é a base de qualquer processo de controle. Ela deve:
- estabelecer o que pode ou não ser reembolsado;
- indicar limites por tipo de despesa;
- definir o processo para envio, aprovação e pagamento;
- apontar as responsabilidades de cada colaborador.
A transparência evita conflitos e promove engajamento com a cultura de responsabilidade financeira.
2. Estabeleça Tetos de Gastos para Cada Categoria
Defina limites claros para despesas como viagens, hospedagem, alimentação e combustível. Isso ajuda a:
- manter previsibilidade orçamentária;
- evitar abusos e excessos;
- garantir justiça entre diferentes áreas da empresa.
Um bom benchmark é usar históricos de gastos e ajustar os limites orçamentários por função e nível hierárquico.
3. Classifique e Organize as Despesas
Crie categorias padronizadas como “Despesas com Viagens”, “Refeições”, “Representação”, “Tecnologia” etc. Isso:
- facilita a análise de dados;
- agiliza auditorias internas e externas;
- otimiza relatórios financeiros.
Empresas que usam classificação automática por software conseguem economizar até 40% do tempo de análise mensal, segundo a Ardent Partners.
4. Utilize Cartões Corporativos para Maior Controle
Ao adotar cartões corporativos inteligentes, a empresa:
- ganha visibilidade em tempo real;
- define regras personalizadas de uso;
- elimina reembolsos manuais;
- reduz fraudes e inconsistências.
Soluções como a da Payfy permitem controle granular por colaborador, centro de custo e tipo de despesa, integrando os dados com o ERP e facilitando a gestão.
5. Implemente Processos de Análise Financeira Periódica
A análise recorrente dos dados permite identificar:
- áreas com maior volume de gastos;
- desvios orçamentários;
- tendências de aumento ou redução de custos.
Essa prática é essencial para construir uma cultura de melhoria contínua na gestão financeira.
6. Defina Ações Estratégicas para Otimização de Gastos
Com base na análise anterior, identifique oportunidades como:
- renegociação de contratos com fornecedores;
- troca de fornecedores ineficientes;
- substituição de processos manuais por processos automatizados;
- adoção de viagens virtuais quando possível.
Cada ação deve ter impacto mensurável nos indicadores financeiros e estar alinhada com os objetivos do negócio.
7. Automatize o Controle com Softwares Integrados
A automação é uma das maiores aliadas do controle de despesas. Softwares como a Payfy integram:
- política de gastos;
- cartões corporativos com regras personalizadas;
- centralização de comprovantes;
- relatórios e dashboards em tempo real.
De acordo com um estudo da GBTA Foundation, as empresas gastam, em média, cerca de 3.000 horas por ano corrigindo erros em relatórios manuais de despesas. Esse tipo de problema já não acontece com uma gestão financeira automatizada.
Vantagens do Controle Automatizado de Despesas
Agilidade operacional
Com a automação, processos que antes levavam horas — como aprovação de reembolsos, categorização de despesas ou conciliação bancária — passam a ser executados em minutos. Isso reduz gargalos operacionais e acelera o fechamento contábil, liberando o time financeiro para focar em análises estratégicas em vez de tarefas repetitivas.
Redução de erros humanos e fraudes
Ao eliminar tarefas manuais (como inserção de dados em planilhas ou envio de comprovantes por e-mail), a automação reduz drasticamente erros de digitação, lançamentos duplicados e inconsistências contábeis. Além disso, o sistema cria trilhas de auditoria automáticas e impede fraudes como reembolsos de despesas pessoais.
Economia de tempo e recursos
Ao automatizar tarefas repetitivas, as empresas não apenas otimizam o tempo do time financeiro, mas também reduzem a dependência de profissionais para funções operacionais. Isso representa uma economia direta com folha de pagamento, horas extras e retrabalho, além de melhorar a produtividade geral do setor.
Equipes enxutas com ferramentas inteligentes são mais eficazes do que grandes equipes sobrecarregadas com processos manuais.
Aderência automática à política de gastos
Com a automação, as regras definidas na política de gastos da empresa são aplicadas diretamente no sistema, de forma automática e sem margem para flexibilizações indevidas. Gastos fora das diretrizes são bloqueados ou sinalizados em tempo real, garantindo conformidade e padronização.
Com o cartão Payfy é possível configurar os limites individualmente e também por categoria de gasto. Dessa forma, um analista de marketing, por exemplo, só pode utilizar até R$100 por refeição em eventos, e apenas de segunda a sexta — respeitando a política da empresa sem precisar de revisão manual.
Mais transparência e compliance
A automação permite que cada transação seja documentada, classificada e auditável em tempo real. Isso facilita o compliance com normas internas, auditorias externas e obrigações legais (como a LGPD ou normas contábeis brasileiras). Toda movimentação financeira ganha visibilidade e rastreabilidade.
Ao contar com uma base de dados confiável, a empresa pode enfrentar auditorias com tranquilidade, apresentar relatórios financeiros robustos e até ganhar vantagem competitiva em processos de captação de recursos ou M&As.
Base de dados rica para decisões estratégicas
A automação transforma o controle de despesas em uma ferramenta de inteligência de negócios. Com dashboards integrados e relatórios em tempo real, os líderes financeiros podem identificar tendências, gargalos de custo, oportunidades de otimização e áreas que precisam de mais investimento.
Ao invés de reagir a desvios orçamentários no fim do mês, os gestores passam a atuar proativamente, ajustando rotas conforme o comportamento dos gastos ao longo do tempo.
Escalabilidade com sustentabilidade
Empresas em crescimento enfrentam o desafio de manter o controle sem aumentar exponencialmente o time administrativo. A automação permite que o volume de transações cresça — com novos departamentos, filiais ou equipes — sem comprometer o controle nem exigir ampliação da estrutura financeira.
A escalabilidade sustentável é o novo padrão de empresas modernas e orientadas por dados. Automatizar o controle de despesas é um dos primeiros passos nessa jornada.
Dicas para Manter o Controle de Despesas Sustentável
1. Revisite periodicamente a política de gastos
À medida que a empresa cresce ou muda de estratégia, as diretrizes de gastos também devem evoluir. Revisar a política de despesas trimestralmente ou semestralmente garante que ela continue relevante, realista e alinhada aos objetivos de negócio.
➡ ️ Dica prática: envolva diferentes áreas da empresa nesse processo para tornar a política mais aderente à realidade operacional de cada time.
2. Invista na educação financeira dos colaboradores
Funcionários conscientes tendem a gastar com mais responsabilidade. Treinamentos rápidos, manuais simples e comunicação clara sobre a política de despesas fortalecem a cultura de compliance e reduzem excessos ou erros por desconhecimento.
3. Utilize indicadores de performance (KPIs)
Monitore KPIs como:
- gastos por centro de custo;
- percentual de reembolsos fora da política;
- tempo médio de reembolso;
- índice de aprovação sem ajustes.
Esses indicadores ajudam a identificar gargalos, comparar áreas e promover melhorias contínuas.
➡ ️ Exemplo de KPI estratégico: “% de despesas com deslocamento por colaborador ativo” pode revelar excessos ou oportunidades de renegociar fornecedores de transporte.
4. Centralize dados e processos em uma única plataforma
Usar ferramentas distintas para controle, aprovação e prestação de contas cria falhas de comunicação e retrabalho. Centralizar tudo em um sistema integrado permite mais agilidade, padronização e segurança nos dados.
➡ ️ Solução recomendada: plataformas como a Payfy oferecem controle de gastos com cartões corporativos inteligentes, limites dinâmicos e integração contábil automatizada.
5. Crie alertas e notificações inteligentes
Use recursos de automação para configurar alertas de gastos excessivos, solicitações pendentes ou reembolsos fora da política. Isso evita surpresas no fim do mês e facilita o acompanhamento em tempo real.
➡ ️ Benefício direto: os gestores não precisam esperar o fechamento contábil para agir. A tomada de decisão passa a ser preventiva, e não corretiva.
6. Atualize processos conforme surgem novas tecnologias
O mundo dos pagamentos corporativos está em constante transformação. Pix, cartões virtuais, inteligência artificial e integrações com ERPs devem ser exploradas para manter a operação moderna, segura e escalável.
7. Adote uma abordagem de melhoria contínua
Controle de despesas sustentável não significa controle rígido, mas sim flexível e evolutivo. Ouça feedbacks, revise regras quando necessário e ajuste os fluxos de acordo com os aprendizados práticos.
➡ ️ Frase-chave para cultura interna: “Processos bons são aqueles que melhoram com o tempo.”
Conclusão: investimento em tecnologia sempre será a melhor despesa!
Em suma, ao estabelecer uma política clara e objetiva de gastos, definir tetos para cada categoria, classificar e registrar todas as transações, analisar financeiramente e adotar ações estratégicas, a empresa garante um controle de despesas responsável e financeiramente sustentável.
O controle de despesas ajuda a empresa a identificar onde reduzir ou otimizar gastos, além de assegurar a conformidade com a política de gastos e manter um registro completo das transações para auditoria e contabilidade.
Para que tudo funcione da melhor forma no seu negócio, te convido a conferir nosso conteúdo completo sobre ERPs e como integrar a função de gestão de despesas corporativas no ERP da sua empresa!
Te espero lá, até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
