Às vezes, parece até que o processo de controle de gastos empresariais é projetado para levar o maior tempo possível. Por isso, não é de se admirar que o gerenciamento de despesas seja uma fonte recorrente de reclamações dos funcionários.
Felizmente existem maneiras de controlar os gastos do local de trabalho, e dos funcionários, de maneira segura, sem burocracias e atrasos.
Portanto, resolvi trazer nesse artigo um pouco mais sobre as inovações de gestão disponíveis no mercado para o seu negócio. Vamos lá?
Boa leitura!
Por que otimizar o controle de gastos empresariais?
Todo mundo sabe como pode ser difícil controlar os gastos empresariais. Essa dificuldade é causada por uma série de fatores, entre os principais podemos citar:
- Atrasos nos reembolsos de funcionários que pagaram do próprio bolso um gasto da empresa;
- Gerentes que precisam esperar até o final do mês para ter uma visão clara dos gastos;
- Atrasos no trabalho da equipe financeira que precisa perseguir pessoas para receber os recibos, relatórios… e por aí vai!
No entanto, a verdadeira causa raiz é que a maioria das empresas opta pelo antigo processo de relatório de despesas. Embora essa ainda seja uma forma difundida de lidar com as despesas, está longe de ser a ideal.
Os relatórios de despesas apresentam diversos problemas para o seu negócio, sendo os dois principais: (1) a falta de segurança, e (2) o tempo que sua equipe precisa dedicar para que tudo se desenrole corretamente.
Ou seja, as declarações de despesas estão seriamente sujeitas a erros e até mesmo a fraude devido a vários motivos, como por exemplo: problemas técnicos, excesso de burocracia, falta de atenção dos colaboradores, ou mesmo por má fé.
Inclusive, existem estudos que apontam funcionários que admitem reivindicar até R$15.000 em despesas falsas todos os anos, isso é uma quantia absurda e mostra o tamanho do vazamento que pode existir na empresa.
Em outras palavras, o controle de gastos empresariais, quando mal implementado, desperdiça tempo e trabalho de diversas equipes sem efetivamente agregar nenhum valor – ou seja, é um trabalho extremamente contraprodutivo.
Planilha para o controle de gastos empresariais
Algumas empresas ainda contam com ferramentas como Excel ou Google Sheets para realizar esse tipo de gestão, mas ainda assim não é a maneira mais segura e eficaz.
Isso acontece porque mesmo com uma planilha, a coleta e inserção de dados é manual… ou seja, ainda existirá o processo de adiantamento ou reembolso, cobrança de recibos e o todo o trabalho operacional desgastante do time financeiro.
Atualmente, as soluções mais modernas no mercado contam com softwares e aplicativos de gestão de gastos que simplificam muito os processos de controle e garantem a eficiência do seu setor financeiro.
Software integrado de gestão de gastos
Já vimos os problemas ocasionados por diversas fontes de dados, múltiplos sistemas e processos antiquados. Mas você pode superar esses obstáculos utilizando um software financeiro que centralize e otimize todo o processo de controle de gastos.
Assim, os funcionários têm um único aplicativo, simples e familiar, para realizar uma despesa corporativa, independentemente do meio de pagamento. Com isso, o departamento financeiro sempre tem todos os dados que precisa em um só lugar.
Para ilustrar melhor o que falamos até aqui, separei algumas funcionalidades que um bom software de gestão financeira precisa ter para atender o seu negócio:
4 funcionalidade do Software Payfy que vão otimizar o seu controle de gastos empresariais
As principais ferramentas de gestão integrada usam uma variedade de recursos para que cada etapa do processo de gestão de gastos seja contínua, fácil e acima de tudo, rápida. Isso inclui:
- painel central em tempo real;
- cartões pré-pagos;
- digitalização instantânea de recibos/notas fiscais;
- recurso para cartão virtual.
Vamos dar uma olhada mais de perto em cada um desses recursos?!
1. Painel de despesas centralizado
Em vez de esperar até o final do mês para ter uma ideia dos gastos, os gerentes e as equipes financeiras podem ficar de olho em quem gasta o dinheiro da empresa e no que eles estão gastando, tudo em tempo real.
Todas as compras e transações relativas a despesas devem aparecer em tempo real no painel da web ou aplicativo móvel, com todas as informações para o controle e gestão reunidas em um local acessível.
Além disso, esse painel integrado também permite que os gerentes planejem despesas recorrentes de maneira simples e fácil.
Em casos de assinatura de planos ou contratação de softwares, por exemplo, os gerentes podem visualizar todas as assinaturas recorrentes de funcionários em um só lugar e receberão notificações quando as mesmas estiverem prestes a expirar.
2. Cartões pré-pagos corporativos
A empresa pode fornecer cartões pré-pagos aos funcionários, geralmente eles são individuais, contudo são os gerentes que definem os valores de despesas para cada membro da equipe e o limite permitido para cada categoria de despesa.
Essas categorias por sua vez, podem ser das mais diversas e é a própria empresa que cria e define todos os limites através do aplicativo, como é o nosso caso aqui na Payfy.
Ou seja, quando um membro da equipe estiver em campo e precisar fazer uma compra relacionada ao trabalho, ele poderá usar um cartão corporativo para realizar o gasto.
Se a compra estiver dentro do orçamento pré-aprovado para o mês, ela será processada sem problemas.
Por exemplo:
- O gerente de vendas pode definir um valor pré-aprovado de viagem mensal refletindo os requisitos de viagem da equipe;
- Já o líder da equipe de marketing pode definir um valor pré-aprovado mensal para os custos de campanhas de mídias pagas.
Mas, se a compra exigir aprovação, uma notificação é enviada ao gerente para revisar e aprovar em tempo real, sem incertezas e sem espera. Obviamente, se o gerente não aprovar a solicitação, os fundos não poderão ser gastos.
Isso coloca os gerentes no assento do motorista, mas também dá aos colaboradores a liberdade de utilizar os fundos da empresa dentro das categorias definidas sem ter que pedir aprovação prévia.
3. Recolhimento instantâneo de recibos
Se você é do departamento financeiro, provavelmente está familiarizado com a dificuldade de coletar recibos de despesas. Essa talvez seja a dor mais comum para as equipes financeiras.
No entanto, a solução é simples: o funcionário só precisa tirar uma foto do recibo e o software de gerenciamento de gastos faz o resto. O recibo é anexado diretamente à transação, junto com o histórico de solicitação e de qual gerente a aprovou.
A Payfy também permite a exportação de relatórios com um clique e também integração ao ERP da sua empresa via API, tornando rápido e fácil para as equipes financeiras controlar os gastos empresariais.
4. Cartões virtual
As facilidades no controle financeiro são ainda maiores quando se utilizam cartões virtuais. Isso porque o cartão virtual permite que todos os acompanhamentos, controles e compras sejam feitos online.
No caso, esses cartões existem apenas online, mas funcionam da mesma forma e possuem as mesmas informações de um cartão físico:
- número do cartão;
- data de validade;
- código CVV.
Ainda, alguns serviços de cartão virtual também oferecem um aplicativo que permite a gestão do cartão online. O aplicativo conta com justificativas dos gastos, controles em tempo real e integração com outros softwares de gestão.
Além disso, esses cartões virtuais podem ser criados com configuração de uso único ou recorrente, e não podem ser usados para compras sem aprovação de um gerente.
Isso permite gastos online rápidos e convenientes e também evita o compartilhamento de dados do cartão físico da empresa, contribuindo para a segurança e evitando fraudes financeiras.
Rastreamento instantâneo e controle dos gastos empresariais de funcionários
Como é a realidade da sua empresa hoje? Algum desses benefícios já existem ou seu time financeiro ainda vive enrolado correndo atrás de recibos no final do mês?
Se a resposta foi diferente de um confiante SIM, então eu te convido para conhecer os Cartões e Software de Gestão da Payfy e fazer o seu negócio voar!
Com ferramentas modernas de gerenciamento de gastos, cada etapa do processo se torna instantânea. Não importa qual é o seu cargo ou setor, o software vai economizar tempo e esforços valiosos.
Para gerentes e equipes financeiras, o software registra e processa as despesas da equipe em tempo real à medida que as mesmas são pagas e aprovadas.
Portanto, a gerência pode gerar um relatório detalhado e atualizado das despesas a qualquer momento. Você pode dizer adeus às surpresas desagradáveis de fechamento do mês…
Founder & CEO da Payfy
