Toda empresa de sucesso precisa de livros financeiros limpos, afinal, uma boa contabilidade não é apenas crucial para um negócio próspero, mas é também um requisito ético e legal.
Contudo, a conciliação de cartão de crédito, que parece algo simples, acaba se tornando uma tarefa árdua e consumindo um tempo precioso da empresa.
Por isso, neste post, veremos primeiro como funciona a conciliação de cartão de crédito e por que ela é tão importante para uma excelente contabilidade.
Em seguida, também abordarei alguns dos principais problemas do processo de conciliação manual e, por último, apresentarei uma solução simples e eficaz para corrigir esses problemas na sua empresa.
Vamos lá? Boa leitura!
O que é conciliação de cartão de crédito?
A conciliação de cartão de crédito é o processo que o setor financeiro usa para garantir que as transações em um extrato de cartão de crédito correspondem às despesas/comprovantes que estão no livro contábil da empresa.
De forma mais simples, os contadores comparam os extratos do cartão de crédito da empresa com o seu livro-razão. Então, se todos os pagamentos do livro corresponderem a um do extrato, o livro estará validado e os extratos poderão ser fechados.
Esse é um processo padrão pois para uma contabilidade eficaz, as empresas precisam saber se todas as transações realmente ocorreram e se são de fato o que dizem ser.
Contudo, se alguma parte do livro-razão não corresponder ao que está nos extratos dos cartões de crédito, o controlador financeiro precisa descobrir quem fez o suposto pagamento e o que causou essa discrepância.
O processo de fechamento financeiro normalmente ocorre mensalmente, com exercícios de fechamento maiores ocorrendo no final de cada trimestre e no final do exercício financeiro.
Por que a conciliação de cartão de crédito é importante?
O livro-razão de uma empresa deve listar todas as transações que ocorreram durante um determinado período.
Assim, os contadores utilizam a contabilidade geral junto com os balanços e declarações para mostrar o quão financeiramente saudável é a empresa.
Em teoria, um contador poderia listar qualquer pagamento de qualquer quantia no livro-razão, apenas para fazer os números parecerem em bom estado. Ou, em casos menos tortuosos, o livro-razão pode simplesmente conter erros.
Por isso é tão importante realizar a conciliação cartão de crédito em conjunto com outras áreas financeiras da empresa.
Além disso, realizar a conciliação para obter esses dados é ainda mais importante em caso de uma auditoria. Pois é nela que a repartição de finanças, ou um auditor independente, precisa comprovar que todos os pagamentos realmente ocorreram.
Sem essa prova, a sua empresa pode ser reprovada em uma auditoria e perder um novo investimento ou até mesmo enfrentar problemas legais.
Por que conciliar cartões de crédito em uma empresa pode ser difícil?
Em um mundo perfeito, as contas do livro-razão e extratos de cartão de crédito seriam correspondentes em 100% dos casos.
Então o contador, ou gerente de controladoria, iria simplesmente examinar ambos, veria que tudo estava alinhado e fecharia os livros.
Infelizmente, o setor financeiro nem sempre tem essa sorte. Aqui estão, por exemplo, algumas das principais causas das dores de cabeça na hora de conciliar despesas:
- Cartões corporativos compartilhados;
- Perda dos comprovantes fiscais;
- Burocracia e gargalos ao longo do processo
O problema mais básico com os cartões de crédito corporativos é a maneira como eles são implementados. Na maioria das empresas em crescimento, por exemplo, eles são transmitidos de forma bastante casual.
No entanto, se todos os colaboradores tiverem a opção de receber seu próprio cartão corporativo, isso tudo deixa de ser um problema. Principalmente se esses cartões contarem com um software de automação contábil que faz toda a conciliação, gera relatórios e muito mais!
Não se preocupe, apesar disso parecer uma loucura completa, na próxima seção eu vou te explicar como isso é possível e por que é a melhor aposta para o seu negócio.
Como funciona a conciliação de cartão de crédito?
Para entendermos a fundo como fazer a conciliação de cartão de crédito, separei algumas orientações gerais para fazê-la, tanto de forma manual quanto automatizada:
Como conciliar o cartão de crédito de forma manual?
- Colete os documentos necessários: Reúna todos os documentos relevantes, incluindo os extratos bancários, recibos de vendas, relatórios de transações de cartão de crédito/débito e registros internos.
- Compare as transações e faça o registro manualmente: Compare as transações registradas nos seus extratos bancários com os recibos e relatórios de vendas. Em seguida, registre manualmente cada transação em um livro-caixa ou planilha.
- Identifique discrepâncias: Verifique se existem discrepâncias entre os registros bancários e os registros internos. Se houver erros ou omissões, anote-os e prepare planos de ação para resolvê-los.
- Resolução de disputas: Se houver transações contestadas ou problemas com os pagamentos de cartão de crédito, inicie o processo de resolução de disputas junto aos respectivos bancos ou processadores de pagamento.
- Reconciliação: Por fim, após a identificação de todas as transações e a resolução de disputas, reconcilie os registros financeiros internos com os extratos bancários.
Como conciliar o cartão de crédito de forma automatizada?
Antes de tudo, precisamos estabelecer que a conciliação automatizada se refere ao uso de ferramentas tecnológicas para auxílio na gestão. Portanto, o primeiro passo é:
- Escolha um software: Utilize um software de gestão projetado para processar transações de cartão de crédito e débito. Existem várias opções no mercado.
- Integre os dados: Após a decisão do software que será usado na sua empresa, conecte-o ao seu sistema de ponto de venda (PDV) e às contas bancárias – se necessário. Isso permitirá que o software importe automaticamente todas as transações.
- Conciliação Automática: Ao importar os dados, o software compara automaticamente as transações registradas em seus extratos bancários com os registros internos. Dessa forma, ele identificará discrepâncias e destacará transações pendentes.
- Resolução de Disputas: Geralmente nesta etapa o próprio software oferece ferramentas para acompanhar e resolver disputas de pagamento com facilidade.
- Relatórios e Reconciliação: Finalmente, é possível gerar relatórios de conciliação que mostram uma visão clara do estado financeiro de sua empresa. Se necessário, reconcilie as transações pendentes e garanta que tudo esteja correto.
Dessa forma, a conciliação automatizada é mais rápida e menos suscetível a erros do que a conciliação manual, no entanto requer a configuração e manutenção de software adequado.
A escolha entre a conciliação manual e automatizada dependerá do tamanho da sua empresa, do volume de transações e dos recursos disponíveis. Muitas empresas maiores e/ou com alto volume de transações optam por soluções automatizadas devido à sua grande eficiência.
Assim, para exemplificar melhor porque a conciliação de cartão de crédito automatizada é a melhor escolha para sua empresa, separei algumas vantagens e desvantagens do processo manual e automatizado.
Vantagens da Conciliação de Cartão de Crédito Automatizada
Economia de Tempo
A automação reduz significativamente o tempo gasto na conciliação.
De acordo com um estudo da Association for Financial Professionals (AFP), a automação pode economizar até 50% do tempo em comparação com a conciliação manual.
Redução de Erros
A conciliação manual é muito propensa a erros humanos. A Associação de Profissionais de Tesouraria e Finanças (AFP) relata que a taxa de erro na conciliação manual é de cerca de 1 a 5%, enquanto a conciliação automatizada pode reduzir esse número para menos de 0,1%.
Melhor Controle de Fluxo de Caixa
A automação permite que as empresas tenham uma visão em tempo real de suas transações, ajudando no gerenciamento eficaz do fluxo de caixa.
Melhoria na Tomada de Decisões
Essa vantagem é quase uma consequência de todos os outros pontos. Ou seja, através de uma boa gestão e coleta de dados, os relatórios são mais precisos e ajudam para que as decisões acerca das finanças e estratégias de negócios sejam bem embasadas.
Esses dados ressaltam a importância da automação na conciliação de cartão de crédito para melhorar a eficiência, reduzir erros e proporcionar um melhor controle financeiro nas empresas.
A conciliação manual pode ser viável em empresas menores, mas à medida que as operações crescem, a automação se torna uma escolha mais lógica e vantajosa.
Conciliação cartão de crédito rápida e eficaz: conte com software para automatizá-la
A melhor maneira de superar a difícil conciliação de cartão de crédito é evitar os cartões de crédito por completo.
Calma, isso não significa trabalhar com reembolsos de despesas ou fazer tudo por transferência!
Provavelmente sua empresa busca uma solução que funcione exatamente como um cartão de crédito, mas que todos possam utilizar e que ajude as equipes de finanças.
Por isso, recomendamos cartões de débito para funcionários.
1. Um cartão por usuário
O cartão de crédito corporativo compartilhado não é apenas ineficiente, é um grave risco de fraude. Muitas vezes é impossível saber quem está gastando exatamente o quê.
Portanto, a resposta óbvia é que cada usuário tenha seu próprio cartão, mas isso também é muito arriscado, afinal, se todos tiverem acesso ao crédito, você pode facilmente se deparar com uma fatura gigante no final do mês.
Por outro lado, os cartões de débito de funcionários da Payfy, por exemplo, são atribuídos a usuários individuais, com limites individuais.
Através do software e do aplicativo para smartphone, os gerentes – ou se preferir apenas o CFO -, podem aprovar compras específicas e alterar limites para um cartão individual ou equipes como um todo.
2. Capture recibos por telefone celular
Já vimos como os recibos de cartão de crédito podem causar estragos na hora do fechamento. Em parte, isso ocorre porque eles são enviados muito tempo depois da transação, e em parte porque são papel… eles se perdem, a tinta apaga, etc.
Os cartões de funcionários modernos vêm com um aplicativo móvel que permite aos membros da equipe tirar uma foto do recibo logo após a compra. Você tem o documento muito antes de ele se perder ou danificar.
Além disso, caso eles se esqueçam, é possível notificar o funcionário por e-mail ou pelo próprio aplicativo. Isso faz com que 97% das despesas sejam coletadas pela maioria dos usuários.
3. Extratos do cartão em tempo real
Vimos anteriormente como pode ser frustrante trabalhar com extratos atrasados de cartão de crédito. Então, em vez disso, você pode ter todos os gastos do cartão em um painel, atualizado e disponível a qualquer hora que desejar.
Através do aplicativo o gestor acompanha quem fez e aprovou cada pagamento, o fornecedor, o recibo e até a justificativa dada por quem realizou o gasto. O problema de “perseguir” pagamentos misteriosos foi completamente superado.
4. Reconciliação automatizada
No cenário ideal, o papel deve sumir de seus processos financeiros, visto que os processos digitais são muito mais eficientes. Mas não se preocupe, os cartões de débito modernos tornaram isso possível sem muitos esforços.
Os detalhes do pagamento são enviados digitalmente, assim como recibos e outros documentos importantes, ou seja: nenhuma entrada de dados errada ou fraudulenta para a equipe financeira.
Mas o resultado maior ainda é que sua empresa pode automatizar o processo de conciliação quase que por completo.
O próprio software de gerenciamento relaciona e categoriza os gastos e em uma simples exportação ele os envia para suas ferramentas de contabilidade configuradas.
Portanto, não há necessidade de consultar planilhas linha por linha ou segurar um extrato de cartão de papel próximo à tela do computador. A ferramenta irá comparar os pagamentos com cartão ao livro-razão, destacar duplicatas e inconsistências, além de economizar dias de trabalho no processo.
Adeus conciliação manual, Olá software de gestão!
Vimos como a conciliação de cartão de crédito pode ser um fardo para as equipes financeiras, quando, na verdade, as causas estão nas ferramentas antiquadas e inadequadas – não nos próprios processos.
Isso significa que a sua empresa está deixando de se modernizar, além de incitar uma cultura de retrabalho, burocracias e processos desgastantes para as suas equipes.
Não fique um passo atrás do mercado, mude para os cartões de débito inteligentes. Dificilmente sua empresa acreditará que passou tanto tempo sem eles. Conheça a Payfy.
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
