Conciliação de cartão de crédito: como automatizar e eliminar erros contábeis?

A conciliação é um processo padrão em empresas, e assegura que todas as transações realmente ocorreram. 

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Através de uma conferência, você ou o responsável por essa tarefa confere as operações do período, confirmando que cada pagamento é real e corresponde aos comprovantes, sem erros ou fraudes.

Por que a conciliação contábil é crítica para sua empresa?

A conciliação contábil vai muito além de fechar números no final do mês: ela garante a integridade das informações financeiras e protege a empresa contra fraudes, erros contábeis e problemas legais. 

Um processo de conciliação eficiente assegura que todas as transações sejam registradas corretamente, prepara a organização para auditorias e mantém os livros contábeis alinhados com as exigências legais e fiscais, preservando a credibilidade e a saúde financeira do negócio.

Proteção contra fraudes e erros contábeis

O livro-razão lista todas as transações de um período específico. Através dele, é possível utilizar estes registros para demonstrar saúde financeira empresarial. 

Sem validação adequada, qualquer valor pode ser registrado incorretamente.

Preparação para auditorias e conformidade legal

Auditorias exigem comprovação de que cada pagamento realmente aconteceu. Repartições de finanças e auditores independentes verificam toda documentação. 

Isto é, as empresas reprovadas em auditorias perdem investimentos e enfrentam problemas legais.

A conciliação adequada protege sua empresa destas consequências. Você mantém livros limpos e conformes com exigências éticas e legais.

Quais problemas tornam a conciliação manual um pesadelo?

A conciliação manual de despesas corporativas apresenta diversos desafios que comprometem o controle financeiro e aumentam o risco de erros. 

Os cartões compartilhados dificultam identificar quem realizou cada gasto, aumentando a chance de fraudes e tornando a rastreabilidade praticamente impossível. 

Além disso, comprovantes fiscais em papel se perdem ou se tornam ilegíveis, atrasando aprovações e causando retrabalho. 

A burocracia associada a planilhas manuais e pedidos de documentação faz com que o fechamento contábil se arraste, consumindo tempo valioso do time financeiro e prejudicando a produtividade da empresa.

Cartões corporativos compartilhados geram confusão

As empresas em crescimento distribuem cartões de forma casual entre colaboradores. 

Múltiplas pessoas usam o mesmo cartão corporativo. Você perde completamente o controle sobre quem gastou o quê.

Este compartilhamento aumenta drasticamente o risco de fraudes. A rastreabilidade das despesas se torna impossível na prática.

Comprovantes fiscais desaparecem no caminho

Recibos em papel se perdem facilmente entre departamentos. A tinta dos comprovantes apaga com o tempo. 

Funcionários esquecem de entregar documentação necessária para o fechamento.

Burocracia paralisa o processo de fechamento

O setor financeiro perde dias perseguindo comprovantes faltantes. Colaboradores demoram para responder sobre gastos antigos. Planilhas manuais multiplicam erros e retrabalho desnecessário.

Como fazer conciliação de cartão de crédito na prática?

A conciliação de cartão de crédito pode ser feita de forma manual ou automatizada, mas a escolha do método impacta diretamente a eficiência e a segurança do processo. 

No modelo manual, o time financeiro precisa coletar extratos, recibos e relatórios, registrar transações em planilhas, identificar discrepâncias, resolver disputas e só então fechar o período contábil, um processo demorado, suscetível a erros e retrabalho.

Já com a automação, plataformas de gestão conectam-se a sistemas bancários e de vendas, importam transações automaticamente e realizam a conciliação em tempo real. 

Discrepâncias são destacadas instantaneamente, disputas são gerenciadas de forma rápida e relatórios detalhados ficam disponíveis em segundos.

A automação supera o processo manual ao economizar tempo, reduzir erros e liberar a equipe financeira para atividades estratégicas, transformando a conciliação contábil em um processo rápido, seguro e transparente.

Processo manual: passo a passo completo

1. Coleta de documentação: reúna extratos bancários, recibos de vendas e relatórios de transações. Organize todos os registros internos necessários para comparação.

2. Comparação e registro manual: compare transações dos extratos com recibos e relatórios. Registre manualmente cada operação em livro-caixa ou planilhas dedicadas.

3. Identificação de discrepâncias: verifique diferenças entre registros bancários e internos. Anote todos os erros ou omissões encontradas durante análise.

4. Resolução de disputas: inicie processos de contestação junto a bancos ou processadores. Acompanhe cada disputa até resolução completa do problema.

5. Reconciliação final: reconcilie registros internos com extratos bancários após resolver disputas. Feche o período contábil apenas quando tudo estiver validado.

Processo automatizado: tecnologia a seu favor

1. Escolha do software adequado: selecione a plataforma de gestão projetada para processar transações de cartões. Avalie opções disponíveis no mercado conforme suas necessidades específicas.

2. Integração de dados: conecte o software ao ERP e às contas bancárias. A ferramenta importa automaticamente todas as transações para análise.

3. Conciliação automática: o sistema compara extratos bancários com registros internos instantaneamente. Ele identifica discrepâncias e destaca transações pendentes de resolução.

5. Relatórios instantâneos: gere relatórios de conciliação mostrando visão clara do estado financeiro. Reconcilie transações pendentes e garanta correção de todos os registros.

Como eliminar definitivamente problemas de conciliação?

O primeiro passo para eliminar os problemas de conciliação pode ser mais simples do que muitos imaginam. Isto é, cada funcionário recebe cartão próprio com limites personalizados. Gestores aprovam compras específicas através de software intuitivo.

Gestores ou financeiro alteram limites individuais ou de equipes inteiras instantaneamente.

Este controle elimina completamente o risco do cartão compartilhado. Você sabe exatamente quem gastou, quando gastou e em qual categoria.

Captura de recibos direto pelo smartphone

Colaboradores fotografam comprovantes imediatamente após cada compra. O documento chega ao sistema muito antes de se perder ou danificar. 

Notificações automáticas lembram funcionários esquecidos de enviar recibos.

Extratos atualizados a qualquer momento

Dashboards mostram todos os gastos em tempo real. O gestor acompanha quem fez e aprovou cada pagamento instantaneamente. Fornecedor, recibo e justificativa aparecem vinculados a cada transação.

Você acaba com o problema de perseguir pagamentos misteriosos. A transparência total substitui a frustração com extratos atrasados.

Reconciliação 100% automatizada

Detalhes de pagamento e recibos trafegam digitalmente pelo sistema. Nenhuma entrada manual de dados reduz drasticamente erros e fraudes. 

O software relaciona e categoriza gastos automaticamente por centro de custo.

A exportação simples envia dados para ferramentas contábeis configuradas. Você elimina consultas linha por linha em planilhas intermináveis. 

O sistema destaca duplicatas e inconsistências economizando dias de trabalho.

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Na Payfy, automatizamos completamente o processo de conciliação de cartões empresariais. Nós eliminamos burocracias e retrabalhos que desgastam seu time financeiro. 

Você obtém controle total sem processos manuais demorados.

Oferecemos cartões corporativos individuais com limites personalizáveis por colaborador. 

Nossa integração via API conecta-se com os principais ERPs do mercado (TOTVS, SAP, OMIE, Sênior, Synkia). 

Além disso, fornecemos dashboards em tempo real que centralizam todas as informações financeiras.

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