Nenhum funcionário gosta de se sentir vigiado, contudo, em uma empresa muito grande é necessária uma gestão implacável e isso – às vezes – significa estar “vigiando” seus colaboradores. Isso se amplifica quando pensamos no financeiro e na responsabilidade em fornecer cartão corporativo para funcionários, por exemplo.
Mas e se a autonomia for a resposta para os seus funcionários e a sua empresa?
Pode até parecer contraditório, mas nesse artigo vou te mostrar porque disponibilizar um cartão para funcionários muda a relação entre colaboradores e empresa, garantindo a autonomia, a confiança e liberdade das equipes.
Esse post irá abordar:
- O que é o cartão para funcionários;
- Tipos de cartão para funcionários;
- Por que incentivar o uso do cartão para funcionários;
- Alguns princípios por trás da Política de Gastos Corporativos na Payfy;
- Cada empresa é diferente: faça as suas diretrizes;
- Upgrade na Gestão de Despesas Corporativas.
Boa leitura!
O que é o cartão para funcionários?
O cartão para funcionários se refere a um cartão corporativo que tem como objetivo substituir os processos de reembolso ou adiantamento de gastos.
Ou seja, permitir que os colaboradores de uma empresa realizem gastos – já previstos por seus líderes e com orçamentos definidos – sem precisar solicitar autorização para cada compra que eles precisarem realizar.
Essas despesas podem ser das mais diversas, indo desde gastos com viagens até despesas para o escritório ou ajuda de custo para o combustível, por exemplo.
Outra comodidade ao solicitar um cartão para funcionários é que hoje já existem empresas especializadas – como a Payfy – que permitem a utilização de mais de um tipo de cartão (como veremos a seguir) além de contar com o próprio software de gestão – chega de burocracia bancária!
Tipos de cartão para funcionários
Cartão Corporativo de Crédito ou Pré-pago
Aqui não tem mistério! Assim como os cartões de uso pessoal, é possível que a empresa obtenha cartões de crédito ou pré-pago para os funcionários.
Contudo, quando solicitado através de instituições bancárias, é comum que diferentes cartões sejam atrelados a uma única conta, gerando muitos problemas no processo de gestão de despesas.
O ideal é que a empresa tenha a opção de cartão de crédito individual com software de gestão para seus funcionários. Assim, é possível gerir cada cartão individualmente, permitindo que seu time financeiro tenha controle em tempo real dos gastos e respectivos responsáveis.
Cartão Virtual Corporativo
Se sua empresa conta com muitos funcionários e/ou realiza grande parte das despesas online, essa é outra opção que vem se destacando muito.
Esses cartões existem apenas online, mas funcionam da mesma forma e possuem as mesmas informações de um cartão físico: número do cartão, data de validade e código CVV.
Além da facilidade de uso, o cartão virtual pode ser criado e excluído a qualquer momento.
Substitua o cartão benefício (alimentação, cartão combustível…) pelo cartão corporativo
Além das despesas relacionadas aos respectivos cargos, o cartão para funcionários vem ganhando espaço nas empresas pela sua facilidade de gestão, afinal, toda equipe financeira deseja se livrar das notinhas, relatórios de reembolso e focar em outras funções.
Portanto, sua empresa pode substituir o vale-alimentação, vale-transporte ou vale-combustível – e outros benefícios – pelas opções de cartão citadas acima.
Por que a sua empresa deve incentivar o uso do cartão para funcionários?
“Como podemos tornar o gerenciamento de despesas no local de trabalho menos terrível para nós e nossos colaboradores?“
Essa simples pergunta é a mesma que ouvi de outras empresas e que nos fez começar a Payfy. A nossa resposta é: dê autonomia aos seus colaboradores, ao mesmo tempo que utiliza ferramentas para automatizar e otimizar os processos financeiros da sua empresa.
Notamos que independente do setor, cada colaborador precisa ter acesso aos recursos certos para fazer bem o seu trabalho.
Esses recursos podem ser também tempo e conhecimento, mas geralmente o dinheiro está envolvido e por isso que seu time financeiro precisa das ferramentas certas para gerenciá-los.
Aqui na Payfy, cada colaborador recebe um cartão da empresa para gerenciar suas despesas, esses cartões já vêm combinados com nosso software e, claro, aplicamos uma política de gastos simples.
Esses cartões dão a todos os Payfyers autonomia, além de garantir facilidade para os nossos time financeiro, pois através do software de gestão integrado os líderes podem acompanhar todos os gastos em tempo real através do nosso aplicativo!
Alguns princípios por trás da Política de Gastos Corporativos na Payfy
Não vemos a nossa política de despesas realmente como uma política, ao invés disso, pensamos que são um conjunto de diretrizes breves e simples.
Aqui nós construímos nossas regras para uso do cartão para funcionários baseadas em princípios de liberdade com responsabilidade – esses vêm diretamente dos valores centrais de nossa empresa.
Assim, eles refletem nossa confiança de que todos na equipe tomarão as melhores decisões para a empresa e a ideia de que os colaboradores devem ter autonomia para tomar decisões por conta própria.
Quando temos uma boa cultura organizacional dentro da empresa a missão, os valores e a visão são frequentemente reforçados e, consequentemente, também temos uma empresa cada vez mais alinhada e próspera.
Portanto, trouxe alguns dos princípios que norteiam a política de gastos da Payfy:
1. Ensine seus colaboradores a serem inteligentes e trabalharem dentro dos orçamentos
Como startup, temos uma mentalidade empreendedora em relação aos gastos da empresa e esperamos que nossas equipes garantam que cada real seja investido de forma inteligente.
Isso não significa economizar nas coisas importantes, mas esperamos que as pessoas sejam eficientes em seus gastos.
Por exemplo, na compra de uma passagem, esperamos que nossos colaborares optem por fazer uma viagem de avião às 07:00 da manhã, e que está por metade do preço, ao invés de um voo que sai às 09:00 no preço de costume.
Portanto, quando for razoável, queremos que as pessoas considerem alternativas mais econômicas. Esta é uma questão de julgamento pessoal.
Não podemos oferecer orientação sobre as decisões precisas que os colaboradores devem tomar em cada cenário, mas esperamos que eles tenham bom senso e sigam os limites para cada categoria dentro dos orçamentos.
2. Ensine seus colaboradores a gerenciarem com cabeça de dono
Na Payfy, reconhecemos todos os nossos colaboradores como proprietários do negócio. Por isso que damos a todos autonomia para fazer as escolhas certas, ao mesmo tempo que garantimos que sejam responsáveis por essas escolhas.
Esta é a principal razão pela qual cada membro da equipe recebe um cartão, porque os proprietários precisam fazer as compras da empresa.
Pois se qualquer decisão sobre despesas for inaceitável, a administração informará os envolvidos através de feedbacks e tomará as ações necessárias. Isso vale desde as situações básicas às situações mais graves, como fraude.
Portanto, toda política ou diretriz de gasto deve garantir que as decisões dos funcionários sejam tomadas tendo em vista a missão, a visão, os valores e os interesses da empresa – ensinados previamente – assim como, pré-estipular as possíveis punições necessárias para cada tipo de infração da política de gastos.
Ou seja, os colaboradores precisam ser capazes de explicar por que uma despesa atende aos melhores interesses da empresa.
Afinal, se nossos colaboradores são donos do escopo de seu trabalho e estão comprometidos com o sucesso da empresa, eles naturalmente tomarão decisões inteligentes.
3. Confiança é a nossa configuração padrão
Confiamos em nosso pessoal e os capacitamos para tomar suas próprias decisões sobre despesas comerciais, contudo, ainda exercemos um certo controle e supervisão.
É por isso que registramos em nosso software as despesas comerciais realizadas, dessa forma, toda a nossa equipe possui acesso para ver quanto foi gasto e quem gastou.
Também conduzimos auditorias de tempos em tempos para garantir que tudo esteja em ordem.
É disso que se trata a boa gestão de despesas corporativas: confiança equilibrada com supervisão e transparência.
Cada empresa é diferente: faça as suas diretrizes
Quando falamos de despesas corporativas, existem alguns conceitos que devem estar presentes em todas as empresas, como:
- responsabilidade;
- autonomia;
- controle.
Esses pontos sempre serão relevantes. No entanto, cada empresa é diferente, por isso que cada uma precisa definir suas próprias regras de acordo com as próprias necessidades.
Por exemplo, sem o nosso software de gestão Payfy – que, claro, utilizamos por aqui -, nossa abordagem direta de liberdade com responsabilidade poderia não funcionar da forma que gostaríamos.
Portanto, se uma empresa não tiver esses controles, pode ser mais apropriado manter as despesas centralizadas no departamento financeiro – da forma old school.
Podemos dar autonomia às pessoas porque todos os pagamentos são rastreados e podemos definir limites a qualquer momento. Caso não tivéssemos essa capacidade, não seríamos capazes de administrar a empresa da maneira que desejamos.
Decidir quanta confiança estender a seus colaboradores pode ser uma pergunta complexa e difícil de responder. Se você tem um grupo de pessoas dedicado e maduro, então nosso modelo hands-off deve funcionar para você.
Infelizmente, nem todas as empresas podem dizer isso… Mas todas elas podem aprender a inovar seus processos, mentalidade e trilhar um caminho para essa realidade.
Conclusão: a maneira como fazemos a gestão de despesas corporativas precisa urgentemente ser automatizada
Começamos a Payfy para resolver um problema persistente: gerenciar despesas corporativas é uma perda de tempo para pessoas com coisas muito melhores para fazer.
Então vimos que nossas soluções de gerenciamento de gastos resolvem esses problemas.
Com cartões pré-pagos e cartões virtuais, as empresas têm uma vantagem real quando se trata de classificar suas despesas e podem dedicar mais tempo às atividades importantes.
Neste post, mostrei melhor como lidamos com as despesas aqui na Payfy, incluindo a explicação de nossa abordagem de alta confiança, em que cada colaborador tem acesso a um cartão da empresa.
Portanto, se você já entendeu que é uma boa ideia dar um cartão para os seus funcionários, te convido para ler o nosso conteúdo completo sobre Conciliação de cartão de crédito: guia para uma contabilidade eficaz na sua empresa.
Espero que o conteúdo tenha lhe ajudado de alguma forma. Até a próxima leitura!
Founder & CEO da Payfy
