Controlar o orçamento de um negócio todos os meses não é fácil. Por isso, muitas empresas optam por serviços de cartão empresarial, afinal, eles são uma ferramenta poderosa para tornar a contabilidade corporativa mais organizada e prática.
No entanto, diferentes empresas possuem diferentes processos, e por isso o mercado de cartões empresariais desenvolveu várias opções para atender todos os tipos de demanda.
Vem comigo para saber tudo sobre cartões empresariais e qual o melhor jeito de escolher o seu!
O que é um cartão empresarial?
Um cartão empresarial ou corporativo é similar ao cartão de débito ou crédito que usamos no dia a dia, porém, ele traz funcionalidades adicionais para atender melhor às necessidades de uma empresa .
Através destes cartões, as empresas conseguem manter os gastos comerciais separados dos gastos pessoais, tornando os processos de contabilidade mais práticos e transparentes.
Cada empresa escolhe a opção de cartão empresarial mais adequada para suas necessidades. Dessa forma, empresários podem optar entre cartões de crédito ou débito, podendo ser físicos ou virtuais.
Além disso, o cartão empresarial elimina os burocráticos processos de adiantamento e reembolso de gastos, resultando em um controle financeiro muito mais eficiente.
Leia também: como usar o cartão para contabilidade corporativa.
Como escolher o seu cartão empresarial: os 5 principais critérios para você avaliar
Sempre que decidimos mudar algo dentro de uma empresa ou implementar um novo projeto deve-se ter muita cautela. Afinal, tudo feito de forma impulsiva pode prejudicar o resultado final.
Então, para te ajudar a escolher o melhor cartão empresarial, separei 5 pontos que não podem ser ignorados na hora de dar esse passo:
1. Quais são os custos e as taxas?
Esse é provavelmente um dos pontos mais importantes a ser observado, afinal, de nada adianta controlar seus gastos se o custo deste controle não cabe no seu orçamento.
Portanto, faça uma boa pesquisa de mercado dos custos e taxas dos seus principais candidatos antes de fechar a compra.
Os custos iniciais, como mensalidade ou taxa anual, variam pouco entre as empresas de processamento de cartão. Contudo, é muito importante estudar as taxas associadas à operação, como por exemplo:
- Taxas iniciais;
- Taxas de atraso;
- Taxas anuais;
- Taxas de solicitação de cartão;
- Taxas de configuração de saldo e acesso;
- Taxas de transferência para outra instituição;
- Etc…
2. Como funciona a configuração de limites de gastos?
Antes de escolher o seu cartão empresarial, é essencial saber como funciona a configuração de limites de gastos para cada cartão individual.
Alguns serviços de cartão são mais limitados, enquanto outros disponibilizam até software de gestão integrado para configuração de limites e controle de orçamento.
Ter a capacidade de facilmente definir limites garante que os gastos sejam mantidos sob controle de forma transparente e elimina o risco de conceder acesso ao caixa da empresa.
Aqui na Payfy, nossos colaboradores usam seus cartões para várias finalidades:
- assinatura de ferramentas de marketing;
- compra de equipamentos;
- compra de materiais para escritório;
- despesas de viagens a trabalho;
Ou seja, essa variedade de cartões e compras significa que alguns cargos e setores vão exigir um limite de gastos muito maior do que outros.
Por exemplo, Matheus, nosso gerente de TI, é responsável pela compra de laptops e assinaturas de software para todos os funcionários da empresa, por isso ele possui um considerável limite disponível.
3. Quantos cartões tenho direito e como gerencio eles?
O terceiro critério a ser avaliado é o número de cartões que o serviço disponibiliza e como são os processos de solicitação e cadastro de novos cartões ou usuários.
Os cartões empresariais tradicionais deixam muito a desejar neste ponto, por outro lado serviços mais modernos combinam tecnologia e organização para eliminar os problemas dos cartões antigos.
Neste ponto, a Payfy permite que o número de cartões aumente com o seu negócio, para que você possa reagir rapidamente às mudanças de demanda e evitar atrasos.
Além disso, também é importante buscar respostas para as seguintes questões:
- Existe a opção de cartão virtual?
- Quanto tempo demora para configurar um novo cartão?
- Quanto tempo demora para configurar um novo usuário?
- No caso dos cartões físicos, quanto tempo demora para um novo cartão chegar?
4. Possui relatório de despesas automatizado?
O relatório de despesas é um processo financeiro que auxilia na administração do negócio, fornecendo controle e visibilidade de quanto está sendo gasto, quem está gastando e o que está sendo comprado.
No entanto, na maioria das empresas o relatório de despesas é feito manualmente, o que gera muito retrabalho, erros humanos e a possibilidade de fraude.
Devido a isso, muitos serviços de cartões oferecem alguma forma de relatório automatizado e monitoramento de despesas para evitar as situações acima.
Inclusive, segundo um relatório da Economist Intelligence Unit, 91% dos executivos concordam que os sistemas de gestão de despesas orientados pela tecnologia são fundamentais para a empresa.
Portanto, dê uma olhada no sistema de relatório de despesas de cada cartão e veja se ele é adequado para você. Em geral as empresas buscam as seguintes funcionalidades:
- A possibilidade de anexar comprovantes de compra via fotos no aplicativo do cartão;
- A capacidade de categorizar e organizar despesas facilmente;
- A possibilidade de integrar o software do cartão com outras ferramentas de controle financeiro.
5. Oferece suporte ao cliente?
O futuro é cheio de surpresas, e por mais preparados que estejamos, sempre haverá imprevistos e novas situações. Por isso é indispensável escolher um serviço de cartão com o devido suporte ao cliente.
Neste caso, o ideal é que os funcionários que utilizam os cartões empresariais já saibam como proceder e quem contactar em caso de erros ou problemas.
Entenda qual é o melhor canal de suporte e quais são as suas limitações de horário. Descubra se os serviços também disponibilizam suporte por Whatsapp, Chat, telefone, ou e-mail.
No caso da Payfy, você escolhe qual é a melhor forma de contato com o nosso suporte. Dessa maneira, podemos ajudar você ou seus funcionários rapidamente e todos voltam ao trabalho sem estresses desnecessários.
Escolha o seu cartão corporativo!
Agora eu tenho certeza que você já está preparado(a) para tomar uma boa decisão na hora de contratar um cartão corporativo para a sua empresa.
Lembre-se também de conversar com seus colaboradores e, principalmente, sua equipe financeira. Dessa forma, eles poderão trazer insights de funcionalidades que farão a diferença nos seus resultados.
Não perca a oportunidade de trazer essa tecnologia para o seu negócio. Te convido para aprender mais sobre as nossas soluções de cartão inteligente e como eles funcionam!
Aqui na Payfy nós oferecemos opções de pagamento flexíveis, organizadas e seguras com um sistema de gerenciamento de despesas integrado a um aplicativo prático e elegante.
Se você só precisa ter aquela certeza de que está tomando a decisão certa, solicite uma demonstração!
Founder & CEO da Payfy
