Vale viagem corporativa: Por quê empresas passam a unificar cartão de viagem com outras despesas

Gestão unificada de despesas garante mais facilidade para controle de vale viagem e cartão de viagem na hora de realizar viagens corporativas

Fazer gestão de despesas com cartão de viagem é uma tarefa bastante complexa para qualquer time administrativo financeiro. Afinal, são várias as compras de diferentes tipos, custos variados, pessoas de diferentes equipes, setores e assim por diante.

Sabemos que qualquer negócio que deseja se manter lucrativo, mesmo em tempos de crise, precisa saber como gerenciar seus custos e despesas com bastante precisão. Isso vale para todos os processos – incluindo despesas com viagens corporativas. 

Por isso, para controlar esses custos, algumas empresas mantêm contrato com diferentes empresas para:

  •  comprar passagens e hospedagens;
  • para taxi e uber;
  • cartões combustível e pedágio;

Além disso, muitas vezes ainda possuem outra forma de pagamento para alimentação e compra de equipamentos, por exemplo.. 

Pensando nisso,  será que não existe uma forma de unificar tudo? 

Então continue comigo, pois é o que te explicaremos neste artigo! 

Esses controles podem ser feitos todos a partir de um único método, otimizando todos os processos e garantindo que o seu time esteja gastando maior tempo com outras tantas atividades.

Por que viagens corporativas são importantes?  

As viagens corporativas são realizadas pelos funcionários de uma organização, em nome da empresa. Mesmo com a pandemia da Covid-19, muitos negócios não puderam parar com as viagens. 

Por outro lado, vários outros estão voltando a realizar viagens de negócios, que são necessárias para o crescimento de projetos e da empresa.

Uma viagem corporativa, portanto, não deve ser encarada como mera despesa, mas sim como um  investimento e, dependendo do caso, necessidade. Essas interações in loco são essenciais para que os negócios sigam crescendo.

Nesse sentido, manter a gestão desses gastos bastante organizados e unificados é essencial para a saúde financeira da empresa. Além de garantir um melhor controle de tudo o que é feito e gasto, ainda é possível facilitar também o dia a dia de quem viaja. 

As vantagens de unificar a gestão de viagens 

Um vale viagem pode ser organizado pela empresa de inúmeras formas. Uma vez decidida quais as prioridades e limites da empresa, na teoria, basta que o colaborador controle tudo o que é gasto por ele e depois repasse isso aos responsáveis pelo controle.

Na prática, esse processo nem sempre é assim tão simples. Um exemplo disso é quando a empresa decide adotar uma política de reembolso após as viagens, pois alguns problemas pode aparecer pelo caminho: 

  • As notinhas fiscais necessárias para a comprovação dos gastos, podem ser facilmente perdidas, amassadas e as informações ali desaparecerem com o tempo. 
  • Mesmo sendo obrigatório por lei, não é incomum em locais um pouco mais remotos os estabelecimentos não dêem nota fiscal pelas compras; 
  • Com a necessidade de contabilizar tantas notas fiscais, bater todos os números, passar tudo para um outro espaço onde é feito esse controle, é comum que ocorram erros de cálculo. 

Quando uma empresa adota a ideia de uma gestão unificada, é possível garantir que tudo o que é necessário para que a viagem aconteça esteja sendo gerenciado  de forma centralizada – independente do que for gasto; 

Isto é, em tempo real é possível fazer um acompanhamento online do que o colaborador tem utilizado em sua viagem ou até mesmo a própria empresa pode utilizar esse mesmo cartão para a compra das passagens pré-viagem, por exemplo. 

Mais que um cartão viagem

Cartões corporativos para viagens também servem para compras e benefícios muito além da própria viagem. 

Afinal, em meio a uma viagem é necessário pagar por alimentação, algum translado que não o próprio carro ou os traslados já previstos para a viagem e imprevistos num geral. 

O que acontece na maioria das vezes é que para cada um desses tipos de gastos, existe uma forma diferente de controle. O melhor, nesse caso, seria buscar por uma solução que contemplasse todos esses pontos de forma mais ordenada e intuitiva

Categorias de despesas das viagens corporativas

Antes de mais nada, é importante que a empresa tenha em mente que todas as viagens a negócios precisam ser planejadas. Sem planejamento e uma política de viagens clara, a empresa corre o risco de acabar tendo prejuízo. Isso, sem contar a alta possibilidade de o colaborador acabar tendo uma experiência ruim. 

Com isso em mente, faz parte da política de viagens da empresa a necessidade de segmentação bastante clara a respeito do que está sendo gasto, do que é permitido e de qual projeto, equipe ou centro de custo aqueles valores fazem parte. 

Por exemplo, imagine que para determinada viagem uma pessoa do time de vendas daquela empresa precisará se deslocar de avião. Lá ele ficará em um curso de 3 dias e terá mais outros 3 dias voltado para reuniões de negócios. Por isso,para maior facilidade, será alugado um carro assim ele pode se deslocar de um lado para o outro da cidade com mais rapidez.

Concluindo, esse funcionário realizou custos relacionados à: 

  • passagens de avião de ida e volta; 
  • hospedagem;
  • alimentação; 
  • aluguel do carro;
  • gasolina…  

Isso precisa estar claro e muito bem definido pela empresa, o que é responsabilidade dele ou da mesma. Prevendo, inclusive, quais os limites de gastos para cada um dos itens necessários. 

Portanto, com um sistema de gestão unificada, o “vale viagem” que esse funcionário receberá para tais serviços, irá aparecer em um único lugar para que seja feita a gestão disso tudo. . 

Através da gestão unificada, após cada despesa, a pessoa pode instanteamente classificá-la dentro de carteiras digitais específicas para isso. 

Então ali fica mapeado tudo o que foi gasto, quando, onde, de qual projeto ele faz parte e a qual centro de custo ele pertence. 

Facilitando a vida, né? 

Custos da gestão de viagens

Uma pesquisa realizada pela Global Business Travel Association (GBTA), acerca de reembolso e relatório de despesas corporativas, apontou a grande perda de recursos ao longo desses processos.

Também segundo o estudo da GBTA, empresas ao redor do mundo gastam em média, por ano, cerca de meio milhão de dólares e 3.000 horas corrigindo erros em relatórios de despesas.

Facilitar e otimizar esses processos, torna-se essencial para a evolução e sustentabilidade da empresa. 

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Até a próxima!


André Apollaro

Founder & CEO da Payfy

Fundo Gestão