Gestão de tesouraria: como controlar o caixa e garantir liquidez na empresa?

A gestão de tesouraria é o nome bonito para uma coisa simples: garantir que a empresa tenha dinheiro disponível quando precisar pagar as contas. 

Parece básico, mas é impressionante quantas empresas lucrativas quebram porque não conseguem pagar fornecedores na sexta-feira mesmo tendo milhões a receber na segunda.

O problema não é a falta de receita. É timing. A empresa fatura R$ 500 mil no mês, mas o cliente paga só em 60 dias. 

Enquanto isso, o aluguel vence dia 5, a folha de pagamento sai dia 10 e o fornecedor cobra à vista. 

Sem gestão de tesouraria adequada, o empresário passa o mês inteiro fazendo malabarismo entre contas a pagar e prazo dos recebíveis.

A maioria confunde tesouraria com contabilidade, mas são coisas completamente diferentes. 

Isto é, a contabilidade registra receitas e despesas no momento que acontecem, independente de quando o dinheiro entra ou sai. 

Por outro lado, a tesouraria só se importa com o que está na conta bancária hoje - o resto é promessa que não paga boleto.

O que é gestão de tesouraria e por que vai além do controle do caixa?

A gestão de tesouraria é o conjunto de processos que controla todas as entradas e saídas de dinheiro da empresa, garantindo liquidez para honrar compromissos e otimizando a aplicação de recursos ociosos. 

Vai muito além de saber quanto tem na conta, mas envolve projetar necessidades futuras e tomar decisões sobre como usar o dinheiro disponível.

A tesouraria trabalha com três horizontes de tempo simultâneos:

• O curtíssimo prazo (próximos 7 dias) garante que não vai faltar dinheiro para pagamentos imediatos/
• O curto prazo (próximos 30-90 dias) planeja as movimentações maiores e identifica períodos de aperto;
• O médio prazo (6-12 meses) orienta decisões sobre investimentos, financiamentos e expansão.

As responsabilidades principais da tesouraria incluem:

• Controle diário de disponibilidades: saber exatamente quanto tem em cada conta bancária, aplicação financeira e limite de crédito disponível.
• Projeção de fluxo de caixa: antecipar todas as entradas e saídas previstas para as próximas semanas e meses com precisão.
• Gestão de pagamentos: programar pagamentos respeitando prazos e otimizando descontos por antecipação quando fazem sentido financeiro.
• Gestão de recebimentos: acompanhar recebíveis, cobrar inadimplentes e negociar prazos que não comprometam o caixa.
• Aplicação de excedentes: investir dinheiro ocioso em aplicações de liquidez diária que rendem mais que deixar parado na conta corrente.
• Relacionamento bancário: negociar taxas, limites de crédito e condições de financiamento com múltiplos bancos para ter alternativas.

Uma distribuidora que vende R$ 2 milhões mensais pode ter apenas R$ 100 mil de caixa disponível se os clientes pagam em 45 dias mas os fornecedores cobram em 15. 

A tesouraria precisa gerenciar essa diferença de 30 dias todo mês sem deixar faltar dinheiro para nada.

Quais os principais desafios da gestão de tesouraria nas empresas?

A gestão de tesouraria enfrenta desafios constantes que vão desde problemas operacionais básicos até decisões estratégicas complexas. 

Em detalhes, as empresas de todos os portes lutam com dificuldades específicas que comprometem a visibilidade e o controle sobre o caixa.

Falta de visibilidade sobre pagamentos futuros

O maior problema da tesouraria é não saber o que vai sair da conta nos próximos dias. 

Os boletos ficam espalhados entre gavetas, e-mails e sistemas diferentes. O cartão corporativo fecha surpresas todo mês. Reembolsos aparecem de última hora. 

Contratos recorrentes que ninguém lembrava que renovavam automaticamente.

Médias empresas relatam que grande parte dos desafios de gestão de despesas vêm da falta de visibilidade em tempo real sobre os dados de gastos. 

Sem saber exatamente o que precisa pagar amanhã, na próxima semana e no próximo mês, o gestor de tesouraria trabalha às cegas tentando adivinhar se o dinheiro vai dar.

Descasamento entre recebimentos e pagamentos

A empresa pode estar vendendo bem e lucrando, mas se o prazo de recebimento dos clientes é maior que o prazo de pagamento aos fornecedores, o caixa aperta todo mês. 

Esse descasamento força a empresa a buscar capital de giro em bancos pagando juros altos só para financiar a diferença de timing.

Uma empresa de serviços fecha projeto de R$ 200 mil que vai levar 3 meses para executar. 

O cliente paga metade no início e metade no final. Mas a folha de pagamento dos 15 funcionários alocados sai todo mês. 

A tesouraria precisa garantir que tem caixa para pagar o time nos meses 2 e 3 esperando o cliente liberar a segunda parcela.

Decisões sobre aplicação e captação de recursos

Quando sobra dinheiro no caixa, onde aplicar? Deixar parado na conta corrente rende zero. 

Aplicar em CDB de 90 dias pode travar liquidez justo quando chegar um pagamento grande. 

Quando falta dinheiro, de onde tirar? Cheque especial cobra cerca de 12% ao mês. 

Antecipação de recebíveis cobra 3% mas resolve rápido. Empréstimo bancário tem taxa melhor mas demora 30 dias para aprovar.

Como organizar uma gestão de tesouraria eficiente na prática?

Organizar uma tesouraria eficiente não exige MBA em finanças, mas um processo claro, disciplina de execução e ferramentas adequadas para centralizar informações.

As empresas que estruturam bem a tesouraria ganham previsibilidade e dormem tranquilas sabendo que não vai faltar dinheiro.

Centralize todas as contas e movimentações

O primeiro passo é ter visão unificada de todas as contas bancárias, cartões corporativos, aplicações financeiras e linhas de crédito disponíveis. 

Muitas empresas mantêm contas em 3 ou 4 bancos diferentes e ninguém sabe o saldo consolidado real, e só descobrem que está no vermelho quando o boleto volta.

A centralização permite saber em tempo real quanto dinheiro a empresa tem disponível somando todas as fontes. 

Facilita transferências entre contas para aproveitar melhor os recursos. Evita pagar juros de cheque especial em um banco enquanto sobra dinheiro ocioso em outro.

Mapeie todos os compromissos recorrentes

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A tesouraria precisa ter um calendário completo com absolutamente todos os pagamentos fixos e recorrentes: aluguel, folha de pagamento, impostos, fornecedores mensais, assinaturas de software, parcelas de financiamento, tudo. 

Esses compromissos são previsíveis e precisam estar mapeados com antecedência.

Compromissos que não podem ser esquecidos:

• Folha de pagamento e encargos: data fixa todo mês, valor relativamente previsível, não pode atrasar sob risco de problema trabalhista.
• Impostos e tributos: vencimentos fixos que geram multa e juros pesados em caso de atraso, comprometendo a margem.
• Aluguel e condomínio: despesas fixas mensais que precisam estar garantidas para manter operação funcionando.
• Fornecedores recorrentes: contratos de limpeza, segurança, telefonia, internet e outros serviços essenciais contínuos.
• Parcelas de financiamentos: empréstimos e financiamentos de equipamentos com vencimento fixo e valor determinado.

Projete o fluxo de caixa com antecedência

A projeção de fluxo de caixa é a ferramenta central da tesouraria. Mostra dia a dia quanto dinheiro vai entrar e sair nas próximas semanas, revelando os períodos de aperto e folga. 

Com a projeção clara, o gestor toma decisões antecipadas, como por exemplo, negociar antecipação de recebíveis antes de faltar dinheiro, não quando já está desesperado pagando juros abusivos.

A projeção precisa ser atualizada constantemente com a realidade. Um cliente grande que atrasou o pagamento muda completamente o cenário da próxima semana. 

Um fornecedor que aceitou prazo maior alivia a pressão do caixa. A projeção estática feita no início do mês e esquecida na gaveta não serve para nada.

Automatize alertas e controles

Depender de memória humana para lembrar vencimentos é receita garantida para atrasos e multas. 

A tesouraria eficiente tem alertas automáticos sobre tudo: boletos vencendo em 3 dias, recebíveis atrasados, saldo baixo em conta corrente, limite de cartão atingido, renovação automática de contrato chegando.

Grandes empresas relatam que a maior parte dos desafios de gestão de despesas vêm do tempo desperdiçado em conciliação manual. 

A automação elimina esse problema sincronizando automaticamente extratos bancários, faturas de cartão e comprovantes de pagamento - tudo conciliado sem trabalho manual.

Integre controle de despesas com gestão de tesouraria

A tesouraria só funciona bem se tiver total visibilidade sobre as despesas antes delas virarem pagamento. 

Quando o colaborador usa o cartão corporativo hoje, esse gasto vai virar saída de caixa na data de vencimento da fatura, a tesouraria precisa saber disso agora, não quando o boleto chegar.

A integração entre controle de despesas e tesouraria permite projetar com precisão as saídas futuras. 

Cada despesa aprovada entra automaticamente na projeção de fluxo de caixa da data de pagamento correspondente. 

A tesouraria consegue antecipar problemas e tomar decisões antes da crise - não durante.

As empresas que usam cartões corporativos sem integração com a tesouraria vivem de surpresa todo mês quando a fatura fecha. 

O valor é sempre maior que o esperado porque ninguém estava acompanhando os gastos acumulados. 

Com integração, a tesouraria vê em tempo real quanto está sendo gasto e quanto vai precisar pagar.

Transforme a gestão de tesouraria com controle integrado da Payfy

A Payfy oferece controle completo de despesas corporativas integrado à visão de fluxo de caixa que a tesouraria precisa. 

Centralizamos gastos de cartões, reembolsos e pagamentos diversos para projeções financeiras precisas e atualizadas.

Como a Payfy apoia a gestão de tesouraria:

• Visibilidade em tempo real de despesas: acompanhe todos os gastos corporativos no momento que acontecem, não apenas quando a fatura fecha.
• Projeção automática de pagamentos: o sistema calcula automaticamente as saídas futuras baseado nas despesas aprovadas e datas de vencimento.
• Controle de contas fixas: mapeie e acompanhe todos os compromissos recorrentes com alertas automáticos de vencimento.
• Integração com ERPs: conexão via API com TOTVS, SAP, OMIE, Sênior e Synkia sincroniza dados financeiros automaticamente.
• Dashboards consolidados: visualize saldo disponível, despesas acumuladas no período e projeção de caixa em um único painel.
• Alertas de limite: receba notificações quando gastos se aproximam dos limites orçamentários ou quando o caixa projetado fica apertado.

Implementação focada em controle financeiro:

• Configuração de calendário de pagamentos recorrentes com todas as obrigações mensais
• Integração com contas bancárias para visão consolidada de saldo disponível
• Treinamento para equipe financeira sobre uso da plataforma para gestão de tesouraria
• Relatórios personalizados de fluxo de caixa projetado e realizado

Entre em contato e descubra como ter controle total sobre o caixa através de gestão integrada de despesas e tesouraria. 

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