Seja em uma pequena empresa ou em uma grande corporação, gerenciar despesas é um desafio constante. Felizmente, existem diversas ferramentas e técnicas para tornar essas tarefas eficazes – como um workflow de aprovação de despesas.
Garantir que as despesas sejam controladas e aprovadas de forma correta, evita gastos desnecessários e a perda de dinheiro em um negócio
Então, pensando nisso, elaborei esse post para abordar a fundo como criar – e gerenciar – um workflow de aprovação eficiente na sua empresa:
- O que é o Workflow de Aprovação?
- Como criar um Workflow de Aprovação de despesas;
- Importância do e Benefícios do Workflow de Aprovação;
- Implementação de sistema de gerenciamento de despesas;
- Políticas de diretrizes para uma boa gestão das despesas corporativas;
- 3 dicas para monitorar e otimizar o workflow de aprovação na sua empresa.
Boa leitura!
O que é um workflow de aprovação de despesas?
Antes de começar a criar o seu próprio workflow, é importante entender o que isso significa.
Um workflow de aprovação de despesas é um processo claro e definido que mostra como cada despesa dentro da empresa será submetida, revisada e aprovada pelo time financeiro.
Em outras palavras, é um conjunto de etapas e regras que governam todo o processo de gerenciamento de despesas.
Esse processo pode variar de empresa para empresa, mas geralmente envolve a:
- submissão de uma solicitação de despesa;
- revisão da solicitação por um ou mais gestores;
- aprovação final da despesa.
Além disso, é essencial que todas as etapas do processo sejam documentadas e que haja uma comunicação clara com os colaboradores envolvidos.
Como criar um Workflow de Despesas no seu negócio
Identificando as etapas do processo de aprovação de despesas
Para criar um workflow de aprovação eficiente, é importante abordarmos um pouco mais a fundo as etapas citadas acima e que envolvem todo esse processo de aprovação.
Etapa 1: Criação e submissão de relatórios de despesas
A primeira etapa, como o nome indica, é a parte da criação e submissão do relatório de despesas.
Essa tarefa é feita, geralmente, pelo colaborador que realizou a despesa, e inclui informações detalhadas sobre o gasto, incluindo data, valor e categoria.
Por isso, o colaborador deve ser cuidadoso ao preencher o relatório, garantindo que todas as informações estejam corretas e facilitando, posteriormente, a aprovação – em caso de adiantamentos – ou o reembolso dessa despesa.
Além disso, o colaborador deve ter em mente a política de despesas da empresa, para que o gasto esteja dentro dos limites permitidos.
Etapa 2: Revisão e aprovação pelos gestores
Depois que o relatório é enviado, ele passa para as mãos dos gestores ou supervisores.
Eles podem revisar as informações contidas no relatório para avaliar se a despesa é necessária, e para garantir que ela esteja dentro dos limites de orçamento da empresa.
Após a revisão, o gestor pode aprovar ou rejeitar a despesa.
É importante que os gestores estejam atentos às políticas de despesas da empresa, para que possam tomar decisões justas e coerentes.
Além disso, é importante que eles sejam ágeis na aprovação das despesas, dessa forma o colaborador não terá que esperar muito tempo pelo reembolso.
Etapa 3: Processamento e reembolso das despesas aprovadas
Se a despesa for aprovada, ela é processada e o colaborador que fez a despesa é reembolsado pelo valor aprovado ou recebe um adiantamento para utilizar na despesa em questão.
É importante que o processo de reembolso dos funcionários seja rápido e eficiente, para que o colaborador não fique com despesas pendentes por muito tempo.
Por isso muitas empresas investem para que o processo possa ser automatizado por meio de ferramentas de gerenciamento de despesas, como cartões corporativos ou softwares de automação.
Além disso, esses sistemas ajudam na gestão financeira como um todo, garantindo que a empresa tenha um fluxo de caixa saudável e recursos suficientes para realizar os reembolsos necessários.
Etapa 4: Auditoria e conformidade
Por fim, um processo de auditoria e conformidade é usado para garantir que todas as despesas estão dentro das regras da empresa e em conformidade com leis e regulamentações.
Isso é importante para evitar fraudes e garantir a transparência nas finanças da empresa. Portanto, a empresa deve ter uma política clara de auditoria e conformidade, assim todos os colaboradores sabem o que é esperado deles.
Importância do workflow de aprovação de despesas para uma empresa
Talvez, antes desse artigo, você ainda não conhecia o workflow para aprovação de despesas, por isso, além de saber como criá-lo, é necessário entendermos porque as empresas optam por esse processo e seus benefícios.
Como vimos anteriormente, um workflow de aprovação de despesas ajuda a garantir que cada despesa seja aprovada, auditada e processada da maneira correta. Dessa forma, a empresa pode evitar problemas como:
- Gastos que não fazem sentido;
- Fraude ou má conduta por parte dos colaboradores;
- Falta de conformidade e riscos regulatórios;
- Perda de tempo e dinheiro;
Estabelecer um fluxo de trabalho de aprovação de despesas é essencial para se proteger e garantir a saúde financeira da empresa. Afinal, todos esses problemas podem colocar a empresa em risco e prejudicar as finanças do negócio.
Além disso, um processo de aprovação eficaz ajuda a manter a saúde financeira da empresa, ajudando a evitar déficits e problemas que possam surgir com despesas excessivas ou fraudulentas.
Devo destacar que um processo eficaz não significa necessariamente que todas as despesas serão aprovadas rapidamente.
Pelo contrário, um processo eficaz deve garantir que as despesas sejam avaliadas com cuidado e que haja uma comunicação clara com os colaboradores envolvidos.
9 Benefícios de um workflow de aprovação
Implementar um workflow de aprovação bem estruturado também pode trazer benefícios para a empresa e para seus colaboradores, como:
- Maior controle sobre os gastos da empresa;
- Melhor gestão de riscos regulatórios e de conformidade;
- Economia de tempo e dinheiro ao evitar gastos desnecessários;
- Maior transparência e responsabilidade para com os colaboradores;
- Maior visibilidade sobre as despesas e o processo de aprovação;
- Redução de erros e duplicação de despesas;
- Maior automação do processo de aprovação;
- Maior eficiência e menos tempo gasto no processamento de despesas;
- Maior confiança dos colaboradores na empresa.
Um workflow de aprovação bem estruturado ajuda a empresa a identificar áreas de melhoria no processo e a implementar mudanças que possam torná-lo ainda mais eficiente.
Contudo, o processo deve ser revisado regularmente para garantir que esteja sempre atualizado e adequado às necessidades da empresa.
Ao implementar um processo eficiente e bem estruturado, a empresa pode aumentar a sua eficiência operacional e garantir o uso adequado do dinheiro que entra e sai dela.
Além disso, com um processo claro e definido, os colaboradores têm mais transparência e segurança em relação às despesas que precisam ser feitas.
Por fim, é importante lembrar que um workflow de aprovação de despesas não é uma única solução para todos os problemas financeiros da empresa.
É preciso que haja uma cultura de responsabilidade financeira e que os colaboradores estejam engajados em garantir que as despesas sejam feitas de maneira consciente e responsável.
Implementando um sistema de gerenciamento de despesas
Para implementar um workflow de aprovação na sua empresa, e obter sucesso, seu negócio deve contar com um bom sistema de gerenciamento de despesas.
Já existem várias ferramentas disponíveis no mercado, que ajudam a automatizar o processo de aprovação e garantem uma gestão mais eficiente e segura de todas as despesas corporativas.
Avaliando as necessidades da sua empresa
Antes de escolher a sua solução, é importante avaliar as necessidades específicas da sua empresa. Considere fatores como:
- tamanho da empresa;
- volume de despesas;
- tipo de despesa (por exemplo, viagens de negócios, compras, etc.);
- orçamento disponível.
Além disso, deve-se levar em conta a cultura organizacional da empresa.
Por exemplo, se a empresa valoriza a transparência e a comunicação aberta, é importante escolher uma solução que permita que os funcionários possam facilmente relatar suas despesas e acompanhar o status da aprovação.
Escolhendo a solução certa para o seu negócio
Depois de avaliar as necessidades da sua empresa, você deve escolher a solução que melhor atenda às suas necessidades, como:
- grau de personalização;
- possibilidade de integração com outras ferramentas que a sua empresa já utiliza.
- usabilidade da ferramenta.
Portanto, escolha uma solução que seja fácil de usar, com uma interface intuitiva, para que os funcionários também possam inserir e acompanhar o status da aprovação de suas despesas facilmente.
Integrando o sistema de gerenciamento de despesas com outras ferramentas
Uma vez que você escolheu uma solução de gerenciamento de despesas, é importante integrá-la com outras ferramentas que sua empresa já utiliza.
Por exemplo, você pode integrar o sistema de gerenciamento de despesas ao software de contabilidade, para garantir que todas as informações de despesas estejam atualizadas e sincronizadas.
Com um sistema de gerenciamento de despesas eficiente, sua empresa poderá economizar tempo e dinheiro, além de garantir uma gestão mais segura e eficiente de todas as despesas corporativas.
Além disso, ofereça treinamentos e suporte técnico para garantir que todos os funcionários saibam como inserir suas despesas e acompanhar o status da aprovação.
Estabelecendo políticas e diretrizes claras para despesas corporativas
Além de implementar um sistema de gerenciamento de despesas, é importante estabelecer políticas e diretrizes claras para todas as despesas corporativas.
Isso ajuda para que os colaboradores conheçam as regras e limites de despesas, bem como quaisquer penalidades por violação das políticas – de ambas as partes.
Portanto, as políticas e diretrizes de despesas corporativas devem ser estabelecidas com base nas necessidades e objetivos da empresa.
Por exemplo, se a empresa tem como objetivo reduzir custos, as políticas devem refletir isso, estabelecendo limites mais baixos para as despesas.
Por outro lado, se a empresa está em um período de crescimento e expansão, as políticas podem ser mais flexíveis para acomodar as necessidades dos colaboradores.
Definindo limites e categorias de despesas
Uma das partes mais importantes do processo de estabelecimento de políticas é definir limites e categorias de despesas.
Dessa forma, a empresa garante que cada despesa está dentro dos limites estabelecidos, e também permite que os gestores visualizem facilmente as despesas em categorias relevantes.
Por exemplo, a empresa pode estabelecer limites para despesas como:
- viagens;
- alimentação;
- hospedagem;
- entretenimento.
Além disso, para cada categoria de despesas deve-se haver uma descrição específica daqueles gastos, como:
- “viagens nacionais” e
- “viagens internacionais”.
Isso ajuda a garantir que as despesas sejam registradas de forma adequada e transparente.
Estabelecendo regras para a aprovação de despesas
Outra parte importante da definição de políticas é a criação de regras para a aprovação de despesas.
Isso ajuda a garantir que todas as despesas sejam revisadas e aprovadas de forma adequada e transparente. As regras para a aprovação de despesas devem ser claras e objetivas.
Por exemplo, pode ser estabelecido que todas as despesas acima de um determinado valor devem ser aprovadas pelo gestor imediato do colaborador.
Além disso, também deve-se estabelecer prazos para a solicitação e a aprovação de despesas, para garantir que elas sejam revisadas, aprovadas e reembolsadas em tempo hábil.
Treinando os colaboradores sobre as políticas de despesas
Por fim, é importante treinar os colaboradores para que todos conheçam as políticas e diretrizes de despesas.
Isso pode ser feito por meio de sessões de treinamento ou através de manuais de políticas e procedimentos.
Os colaboradores devem ser informados sobre as políticas e diretrizes de despesas desde o início de sua contratação.
Além disso, é importante fornecer treinamento regular para garantir que todos estejam atualizados sobre quaisquer mudanças nas políticas e procedimentos.
Afinal, com políticas e diretrizes claras e bem definidas, os colaboradores podem gastar com confiança, sabendo que estão dentro dos limites estabelecidos pela empresa.
Assim, as despesas são gerenciadas de forma eficiente e transparente, e a empresa alcança seus objetivos financeiros de longo prazo.
3 dicas para monitorar e otimizar o workflow de aprovação de despesas na sua empresa
Por último, mas não menos importante, deve haver constante monitoramento e otimização do fluxo de trabalho de aprovação de despesas.
Dessa forma, garante-se que o processo esteja sempre funcionando da maneira mais eficiente possível, e que todos os problemas sejam identificados e resolvidos imediatamente.
1 – Analisando o desempenho do processo de aprovação
Uma das maneiras de monitorar o workflow é analisando o desempenho do processo de aprovação.
Por isso, utilize ferramentas de geração de relatórios para analisar o tempo médio de aprovação, o número de despesas rejeitadas, e outras métricas relevantes.
Além disso, é essencial ouvir os feedbacks dos colaboradores e gestores envolvidos no processo de aprovação. Eles podem fornecer insights valiosos sobre como o processo pode ser melhorado.
2 – Identificando gargalos e áreas de melhoria
Com base nos dados coletados e nos feedbacks recebidos, você identifica gargalos e áreas de melhoria no processo de aprovação.
Portanto, identifique quaisquer etapas do processo que estejam levando mais tempo que o necessário e busque soluções para reduzir esses atrasos.
Além disso, a empresa deve avaliar se os colaboradores e gestores envolvidos no processo possuem as habilidades e recursos necessários para executar suas tarefas de forma eficiente.
Se não, considere fornecer treinamento adicional ou recursos adicionais.
3 – Implementando mudanças e ajustes para aumentar a eficiência
Por fim, implemente mudanças e realize ajustes no processo de aprovação para aumentar a eficiência do processo, por exemplo:
- mudanças na política;
- atualizações de software;
- treinamento adicional para gestores e colaboradores.
Isso vai garantir que o processo funcione sempre da maneira mais eficiente possível – e que é o objetivo, afinal, um processo de aprovação de despesas eficiente tem um impacto significativo na saúde financeira da empresa.
Portanto, é importante dedicar tempo e recursos para monitorar e otimizar esse processo.
Conclusão: um workflow de aprovação de despesas eficiente e sustentável otimiza sua empresa
Como vimos, implementar um workflow de aprovação de despesas eficiente é essencial para otimização financeira e ajuda a garantir que a empresa esteja em compliance e que todas as despesas sejam gerenciadas adequadamente.
Este pode ser um processo em constante evolução, e as soluções de gerenciamento de despesas e automação podem mudar ao longo do tempo. Portanto, esteja aberto a novas ideias e tecnologias que tornarão o processo mais eficiente e sustentável.
Lembre-se de que um processo de aprovação de despesas eficiente e sustentável pode trazer muitos benefícios para a empresa, incluindo:
- economia de tempo e dinheiro;
- redução de erros;
- melhoria da conformidade regulatória.
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
