Fazer gestão de despesas com cartão de viagem é uma tarefa bastante complexa para qualquer time administrativo financeiro. Afinal, são compras diversas, com custos variados, realizadas por colaboradores de diferentes equipes, setores e assim por diante.
Infelizmente, muitas empresas ainda desconsideram que as ferramentas evoluíram com as novas tecnologias, e hoje utilizar um cartão pré-pago pode ser o ponto de virada para uma gestão financeira estável e eficiente na sua empresa.
Por isso, escrevi este artigo para te ajudar a entender mais a fundo como substituir todos os “vales” da sua empresa por um sistema único de gastos com software inteligente. Então vem comigo, para destrinchamos juntos os tópicos abaixo:
- Como funciona um Cartão Viagem Corporativo?
- Como unificar as despesas corporativas através do Cartão de Viagem Pré-Pago;
- Por que utilizar um software de gerenciamento integrado ao cartão?
- Importância da Política de Despesas para Viagens Corporativas.
Boa leitura!!!
Como funciona um Cartão de Viagem Corporativo?
Dentro das empresas é comum que exista uma rotina de viagens de funcionários, seja para visitar clientes, participar de cursos, palestras, workshops, visitar outras unidades da empresa, analisar a viabilidade de uma nova sede, etc…
No entanto, independente do objetivo da viagem, todas as despesas do funcionário deverão ser custeadas pelo empregador (empresa), desde que estejam dentro da política de gastos da empresa – falaremos sobre isso um pouco adiante.
Além disso, normalmente não existe uma única forma para uma empresa realizar o pagamento das viagens corporativas, algumas opções são:
- reembolso de despesas;
- adiantamento de despesas;
- cartão de crédito corporativo;
- cartão de débito corporativo.
Ou seja, é aqui que entra o cartão de viagem, que não é nada mais do que um método de pagamento para todas as despesas envolvidas em uma viagem corporativa.
Mas então porque estamos falando tanto dele? Por que além da facilidade para o colaborador realizar suas despesas, essa modalidade integra todos os gastos da sua empresa. Continua comigo que vou te explicar tudo sobre isso!
Como unificar as despesas corporativas através do cartão de viagem pré-pago
Uma pesquisa realizada pela Global Business Travel Association (GBTA), acerca de reembolso e relatório de despesas corporativas, apontou a grande perda de recursos ao longo desses processos.
Também segundo o estudo da GBTA, empresas ao redor do mundo gastam, por ano, uma média de meio milhão de dólares e 3.000 horas corrigindo erros em relatórios de despesas.
Dessa forma, fica claro que otimizar esses processos é fundamental para a evolução e sustentabilidade da empresa.
Porém, o que acontece na maioria das empresas é que para cada um desses tipos de gastos, existe uma forma diferente de controle – e isso gera problemas que vão se multiplicando como uma enorme bola de neve!
Por que utilizar um software de gerenciamento integrado ao cartão?
Teoricamente, uma vez definidas as prioridades de gastos e limites da empresa, basta que o colaborador administre os próprios gastos e depois repasse isso aos responsáveis pelo controle financeiro.
Contudo, na prática esse processo nunca é tão simples… Por exemplo, quando a empresa decide adotar uma política que envolve reembolso após as viagens, os seguintes problemas começam a aparecer pelo caminho:
- os comprovantes de despesas, são facilmente perdidos, amassados e as informações desaparecerem com o tempo (a tinta apaga);
- é comum em locais um pouco mais remotos que os estabelecimentos não entreguem nota fiscal pelas compras – ainda que seja obrigatório por lei;
- algumas empresas ainda fazem essa gestão através de planilhas que são atualizadas manualmente, por isso é muito comum que ocorram erros na inserção ou cálculo dos dados.
Aqui entra a dúvida de muitas empresas: como eu posso dar autonomia para os meus funcionários, mas garantir centralização no controle de gastos e otimizar essa gestão?
Então, continue comigo que vou apresentar a solução para os gastos da sua empresa – desde o cartão viagem à assinaturas de cursos para o seu time!
Segurança para gastar nas viagens corporativas
Dentre as opções de pagamento que as empresas possuem para as viagens corporativas, o cartão de viagem pré-pago com software integrado se mostra o mais benéfico para empresa e colaboradores.
Isso se dá pela maior facilidade do processo como um todo. Afinal, são deixados de lado os relatórios de reembolso, a coleta de notinhas e o desgaste operacional de atualizar as planilhas.
Por isso, investir em uma parceira em gestão de gastos corporativos, como a Payfy, garante eficiência e segurança na sua empresa.
Além de cartões, também oferecemos para nossos clientes um software de gestão integrado, que garante ainda mais segurança para as empresas e suas equipes.
Veja abaixo algumas funcionalidades do software da Payfy que vão otimizar o seu negócio:
- Possibilidade de criar cartões virtuais (ilimitados) para compras online. Assim, os dados do cartão físico do colaborador ficam seguros e caso haja alguma tentativa de hackeamento o cartão virtual pode ser excluído imediatamente;
- Aprovação, negação, e solicitação de orçamento, em tempo real;
- Anexação de comprovantes/notas fiscais através pelo celular.
Além disso, o melhor é que todos os exemplos citados são ações simples e que podem ser realizadas pelos seus gestores e colaboradores através do nosso aplicativo.
Ou seja, são ações instantâneas, gerenciamento em tempo real, sem burocracia e sem complicação.
Importância da Política de Despesas para Viagens Corporativas
Os cartões corporativos para viagens também servem para compras e benefícios muito além da própria viagem. Afinal, em meio a uma viagem é necessário pagar por hospedagem, alimentação, traslados, jantares com clientes, além de imprevistos em geral.
Por isso, é importante que a empresa tenha em mente que todas as viagens a negócios precisam ser planejadas. Sem planejamento e uma política de viagens clara, a empresa corre o risco de prejuízo – além da experiência ruim do colaborador.
Com isso em mente, faz parte da política de viagens corporativas a necessidade de segmentação clara a respeito do que está sendo gasto, do que é permitido e também de qual projeto, equipe ou centro de custo aqueles valores fazem parte.
Por exemplo, imagine que para determinada viagem uma pessoa do time de vendas da sua empresa precisará se deslocar de avião. Uma vez no local, ele fará um curso de 3 dias e terá mais outros 3 dias voltado para reuniões de negócios.
Para maior facilidade, e visto quanto custaria outras opções, é decidido que será alugado um carro. Concluindo, além do valor do curso, esse funcionário precisa realizar despesas relacionados à:
- passagens de avião de ida e volta;
- hospedagem;
- alimentação;
- aluguel do carro;
- gasolina…
Ou seja, o que é responsabilidade do contratante pagar precisa estar claro e muito bem definido previamente pela empresa. Prevendo, inclusive, quais os limites de gastos para cada um dos itens necessários.
Assim, através da gestão unificada, após cada despesa com o cartão pré-pago, o funcionário pode entrar no nosso aplicativo e classificá-la instantaneamente.
Então, em um único lugar, ficam mapeados todos os gastos, quando, onde, de qual projeto eles fazem parte e a qual centro de custo eles pertences.
Tire todas as dúvidas sobre a Payfy
Como empresa, sabemos que todas as decisões precisam ser tomadas com muita calma e embasamento. Por isso, se a Payfy chamou atenção para ser a solução de gastos da sua empresa, fique a vontade para contatar nosso time de vendas.
Entrando em contato com um consultor você pode perguntar a fundo sobre os nossos produtos, como o software funciona, quais as possibilidades de integração e muito mais!
Obrigado pela companhia e até a próxima leitura!
André Apollaro
Founder & CEO da Payfy
