Todos temos em mente que a gestão financeira é fundamental para a ascensão do negócio… mas, por onde começar a exercer isso na prática? Pois bem, existe uma arma indispensável no arsenal: o relatório orçamentário.
Esses relatórios ajudam a analisar os gastos reais em relação ao planejado, além de ajudar a identificar erros e maneiras de retomar o controle.
Pensando nisso, separei nesse artigo alguns pontos importantes para abordar com você:
- Diferença entre Orçamento e Previsão;
- Por que o relatório orçamentário é importante?;
- Benefícios dos relatório orçamentário;
- 5 etapas para elaborar um bom relatório orçamentário;
- Integração de ferramentas para o gerenciamento de gastos e relatórios orçamentários.
Vamos lá?
Orçamentos e Previsões
Em primeiro lugar, vale a pena esclarecer as diferenças entre orçamentos e previsões. Eles são conceitos similares, mas o propósito e os objetivos de cada um são ligeiramente diferentes.
As Previsões permitem que uma empresa tente prever a quantidade de receita que a empresa alcançará em um período fixo. Ou seja, olhando para todas as variáveis previsíveis, você elabora um prognóstico claro para os lucros e perdas.
A maioria das empresas cria previsões para dois momentos chave: o trimestre e o ano seguinte. Em startups, por exemplo, é prática padrão fazer previsões para três anos.
Assim, essas análises de longo prazo são o mapa de crescimento no qual a empresa opera.
Já os Orçamentos, por outro lado, mostram quanto suas unidades de negócios pretendem gastar em um determinado período. Aqui, essa análise também é feita em uma base trimestral e anual, e será influenciado por suas previsões.
Então, se você prevê que seu negócio irá gerar dez milhões em receita mensal recorrente neste trimestre, essa receita pode abastecer seus orçamentos para o mesmo período.
Por que o Relatório Orçamentário é importante?
As empresas modernas dependem de um bom controle de gastos para sobreviver. Logo, sua capacidade de monitorar para onde o dinheiro da empresa vai em tempo real é crucial.
Claramente, a criação dos próprios orçamentos é uma grande parte deste exercício.
Por isso, ao definir expectativas e parâmetros claros para suas equipes, você aumenta a probabilidade de que eles gastem com responsabilidade e eficácia. O que para as equipes de finanças é uma grande vitória.
Contudo, uma vez que os orçamentos são definidos, você não pode simplesmente presumir que eles serão respeitados, é necessário que exista um controle e acompanhamento dos gastos de cada equipe.
Por último, esses relatórios são uma oportunidade para refletir sobre como o dinheiro foi aplicado em cada período e fazer os ajustes necessários.
Benefícios do Relatório Orçamentário
Além do fato de que os relatórios orçamentários sempre trazem novos insights e chances de melhoria, eles têm algumas outras vantagens.
Por isso, separei abaixo o que considero os principais benefícios da utilização de relatórios de orçamento:
Mantenha os líderes de equipe responsáveis
Os líderes têm as mãos nos orçamentos, então também precisam garantir que os gastos sejam os esperados.
Assim, além de suprir os propósitos básicos, esses relatórios também destacam o excelente trabalho que seus líderes realizaram para que a empresa permaneça no caminho certo.
Monitoramento do desempenho
Como vimos anteriormente, a principal função dos relatórios é verificar o desempenho da empresa em relação às expectativas, e isso também se aplica aos relatórios orçamentários.
Administre o dinheiro de forma eficaz e com um olhar mais atento sobre os gastos, assim você será capaz de distribuir melhor os fundos e identificar áreas de gastos que dão pouco retorno.
Reconhecimento de problemas
Principalmente quando os relatórios de orçamento são compartilhados entre as equipes, você provavelmente descobrirá áreas problemáticas que nem sabia que existiam e que ameaçam a sustentabilidade financeira da empresa.
Você também pode descobrir que equipes específicas podem ter entendido seus orçamentos de forma diferente, ou até, que certos colaboradores presumiram que itens importantes pertenciam ao orçamento de outro setor.
Tudo isso pode ser mapeado através dos relatórios. Mas afinal, como colocar em prática a cultura do relatório orçamentário?
5 etapas para elaborar um bom Relatório Orçamentário
A HB Publications fornece um processo de controle orçamentário muito direto e prático. Então resolvi trazer aqui pontos que eles recomendam:
1. Entenda e estabeleça sua posição financeira atual
Em outras palavras, descubra quanto você gastou até agora.
Se você tiver boas ferramentas de gerenciamento de gastos, isso será fácil, pois elas informam exatamente o que foi gasto em cada orçamento, em tempo real.
Consulte seus registros e descubra quanto foi gasto em cada item de linha, então adicione isso ao seu relatório.
2. Compare a posição atual com o seu orçamento
Agora, naturalmente, você quer saber se o valor que gastou está dentro do orçamento.
Vale ressaltar que tanto acima quanto abaixo podem ser motivos de preocupação e certamente exigirão alguma ação. Afinal, são dois extremos:
- Você está dando um passo maior que a empresa pode suportar;
ou
- Está deixando de investir na sua empresa – o que atrasa o crescimento dela.
Portanto, nesta etapa, você só precisa identificar os valores do orçamento original, porque nas próximas etapas começaremos a fazer a matemática.
3. Calcule a diferença
Aqui você vai realmente analisar os dados coletados anteriormente, ou seja, basta subtrair o valor gasto do valor orçado.
Esses cálculos não são terrivelmente desafiadores, e o Excel ou o Google Sheets farão isso facilmente para você. A análise do resultado também é fácil:
- Se houver um excedente, o resultado será um número positivo;
- Se houver um déficit, será negativo.
4. Encontre as razões para as variações
Pois bem, esta é a última etapa e é aqui que entra o trabalho de detetive. Se houver um superávit ou déficit, você realmente precisa saber o por quê.
Existem dois principais caminhos nesses casos:
- Você superou/subestimou o orçamento;
ou
- As diretrizes não estão claras e os seus colaboradores não estão realmente prestando muita atenção aos orçamentos definidos.
Além disso, existem também razões potencialmente benignas para discrepâncias, como erros simples ou atrasos na coleta de informações. Eles não são bons, mas podem ser mais fáceis de consertar do que problemas sistêmicos.
Esse estágio pode ser longo e desafiador, e depende mais de suas habilidades pessoais como líder e comunicador do que como especialista em finanças.
Portanto, você terá que falar com os líderes da equipe e encontrar respostas para as perguntas, sem parecer excessivamente negativo ou desagradável.
É difícil e demorado, mas também é onde você agrega mais valor ao seu negócio – e isso leva a um excelente resultado na etapa final.
5. Atualize a sua Política Interna de Despesas
Como mencionado acima, em caso de um desalinhamento cultural, pode ser que os funcionários da sua empresa não saibam ainda os limites de orçamentos e como funciona todo o processo de despesas internas.
Por isso, é importante que a empresa saiba treinar e comunicar suas políticas internas aos colaboradores para que o negócio se desenrole da forma mais eficaz possível. Algumas dicas para essa etapa são:
- Necessidade de aprovação do time financeiro e/ou dos diretores antes de gastar grandes quantias;
- Trabalho mais próximo dos líderes de equipe após a definição de orçamentos;
- Criação e implementação de novos processos para ter controle e rastreamento orçamentário em tempo real.
É claro que seus próximos passos dependerão das circunstâncias e da situação particular da sua empresa. Contudo, você não terá maior controle dos orçamentos do dia para a noite, é necessário trabalhar diariamente em cima disso.
Inclusive, para um controle mais moderno e eficiente confira nosso artigo: ERP Expenses: como integrar a função de gestão de despesas corporativas no ERP da sua empresa.
Founder & CEO da Payfy
