Os cartões corporativos têm ganhado espaço nas últimas décadas pelas suas vantagens em relação aos processos de adiantamento e reembolso de despesas das empresas.
Porém, sem regras bem definidas para o uso do cartão corporativo, os gastos podem sair do controle e se tornarem uma vulnerabilidade para a empresa.
Assim, a base para um excelente controle financeiro são regras objetivas que esclarecem o que pode ou não pode ser feito com os recursos da empresa.
Por isso, quando trabalhamos com cartões corporativos, precisamos de diretrizes claras para evitar problemas financeiros e até mesmo fiscais.
Neste artigo, veremos 7 regras para o uso do cartão corporativo para garantir a saúde financeira da sua empresa.
O que é um cartão corporativo?
O cartão corporativo pode ser um cartão de crédito ou um cartão pré-pago – físico ou virtual – que as empresas usam para gerenciar os gastos do dia a dia dos seus funcionários.
Se você não sabe qual dos dois escolher, vale testar primeiramente o cartão virtual pré-pago por conta da facilidade de gerenciamento de limites, e só depois se aventurar nas opções mais complexas.
Para se ter uma noção, os cartões corporativos de última geração são atrelados a aplicativos nos aparelhos da empresa e suas aprovações e prestações de contas podem ser integradas e automatizadas com as ferramentas de controle do setor financeiro.
Mas toda a tecnologia do mundo não garante resultados se os envolvidos não estiverem organizados e cientes das regras.
7 Regras para o uso do cartão corporativo que garantem uma boa gestão de gastos
1 – Defina limites de gastos para cada equipe
A regra mais básica para qualquer controle financeiro é obedecer o orçamento planejado.
Da mesma forma, a regra mais importante para cartões corporativos é a definição de orçamentos e limites de gastos claros para cada setor, equipe e/ou colaborador.
Conforme os imprevistos acontecem, os limites de gastos precisam ser alterados, por isso cada líder precisa de um canal de comunicação para solicitar e justificar alterações de orçamento, sem comprometer a sustentabilidade financeira da empresa.
Na maioria dos casos esse canal de comunicação é burocrático e exige que a equipe financeira entre em contato com a empresa do cartão corporativo para alterar os limites de gastos.
No entanto, é essencial que a configuração dos cartões corporativos seja rápida e acessível, visto que os imprevistos não tem hora e nem lugar para acontecer.
Nos cartões corporativos mais modernos, já existe a configuração de limites de gastos no próprio cartão corporativo. Dessa forma o ajuste é feito diretamente por aplicativos nos aparelhos celulares ou computadores da empresa.
2 – Estabeleça quais gastos podem ser pagos com o cartão corporativo
São muitas as possíveis despesas que funcionários podem realizar com os recursos da empresa. Por isso, cada uso dos cartões corporativos deve ser classificado e validado.
As classificações mais comuns de despesas corporativas são:
- Alimentação e bebidas;
- Passagens;
- Aluguel de carro;
- Gasolina;
- Pedágio;
- Hospedagens;
- Congressos e feiras;
- Materiais de escritório;
- Assinatura de cursos, ferramentas e plataformas;
É interessante lembrar daqueles custos peculiares mas que fazem parte da cultura da empresa.
3 – Defina quais funcionários têm acesso ao cartão corporativo
Em geral, o líder de cada equipe recebe um cartão corporativo e compartilha com seus funcionários conforme as demandas aparecem.
Porém, quando o número de funcionários e cartões cresce muito, esse controle de “quem usou qual cartão” precisa ser mais estruturado.
No caso de grandes empresas, os estagiários, operários e analistas geralmente não têm acesso a cartões corporativos, estando estes restritos a funcionários do médio e alto escalão.
Contudo, permitir que seus funcionários tenham acesso ao cartão corporativo, independente do cargo, é importante para construir uma equipe responsável e confiante. Isso pode ser feito sem abrir mão do controle.
[Blogpost: Por que na Payfy todos os funcionários recebem um cartão corporativo?]
4 – Crie um processo de aprovação e relatório de gastos
Os cartões corporativos são usados geralmente em 3 etapas:
- Aprovação do gasto;
- Pagamento;
- Prestação de contas.
Sem as etapas de aprovação e prestação de contas não haveria um jeito fácil de fazer o controle financeiro da empresa. Por isso, é importante estabelecer processos práticos e rápidos para que os gastos sejam aprovados e relatados sem perdas ou fraudes.
Mas tenha cuidado, tudo em excesso é venenoso. Quando implementamos aprovações e prestações de contas é comum perder a mão e criar processos exageradamente burocráticos e demorados.
Assim, um bom antídoto contra essa burocracia são plataformas integradas, como a Payfy, capazes de conectar e automatizar seus processos contábeis relacionados ao cartão corporativo.
5 – Esclareça as fiscalizações e penalidades para o uso indevido do cartão corporativo
Regras por si só já fazem muita diferença na organização de um negócio, porém são a fiscalização e as penalidades que de fato garantem que as regras sejam cumpridas.
Por isso, é essencial que empresas que utilizam cartões corporativos tenham processos de fiscalização para verificar que os recursos estão sendo gastos de acordo com as normas e interesses da empresa.
É muito importante estabelecer previamente punições claras para quem desrespeitar as regras para uso do cartão. Estas punições podem incluir até mesmo rescisão de contrato por justa causa, dependendo da gravidade da infração.
6 – Crie uma regra para saques
Como já vimos, o cartão corporativo é uma ferramenta extremamente útil para gerenciar os gastos da empresa, mas é indispensável definir também regras para o uso em saques.
Afinal, saques em dinheiro podem ser necessários em algumas situações, como em viagens para locais onde o cartão não é aceito ou para despesas que exigem pagamento em dinheiro.
[Saiba mais sobre política de viagens corporativas]
No entanto, saques em excesso podem comprometer a estabilidade financeira da empresa, especialmente se não houver um controle adequado.
Por isso, é importante estabelecer limites para saques em dinheiro, definir os motivos que justificam a retirada de dinheiro e criar um processo de prestação de contas específico para esses gastos.
7 – Estabeleça uma política de prestação de contas
Aliás, ter uma política específica para orientar a prestação de contas é fundamental para garantir a transparência e a eficiência do uso dos cartões corporativos.
Dessa forma, é importante que a equipe financeira estabeleça uma rotina clara para a apresentação de relatórios de gastos, o que permite a verificação e análise dessas despesas.
Para isso, estabeleça prazos para a entrega dos relatórios e defina as principais informações que deve coner, por exemplo:
- descrição dos gastos;
- data e hora;
- local;
- valor;
- justificativa para o gasto.
Além disso, a equipe financeira deve monitorar regularmente as prestações de contas para identificar possíveis desvios e fraudes.
Afinal, ter uma política de prestação de contas bem definida é essencial para manter a normalidade financeira da empresa, evitar desperdícios e desvios, além de garantir a transparência e a confiança dos colaboradores e parceiros.
Qual a importância de criar regras para uso do cartão corporativo?
Como já vimos ao longo deste artigo, criar regras claras e bem definidas para o uso do cartão corporativo é crucial para garantir a boa saúde financeira da empresa.
Além de evitar desvios de conduta e riscos de fraude, as regras para o uso do cartão corporativo também ajudam a estabelecer uma cultura de transparência e responsabilidade financeira para a empresa.
Os funcionários sentem mais segurança e confiança para utilizar o cartão corporativo ao saberem que existem normas para seguir, ou seja, com conhecimento existe menos medo de cometer erros ou desrespeitar as normas da empresa.
Por fim, as regras para o uso do cartão corporativo também permitem:
- proteger a imagem da empresa e evitar possíveis problemas legais e tributários;
- criar relatórios de gastos com mais detalhes e que ajudam na análise – além de garantir uma tomada de decisão mais rápida e eficiente;
- facilita a prestação de contas;
- garante maior controle financeiro.
Conheça a Payfy
Já entendemos que estabelecer regras para o uso do cartão corporativo é essencial, porém, escolher a melhor opção de cartão corporativo que te traga benefícios de gestão é ainda mais importante.
Para te auxiliar ainda mais, confira o post completo sobre a conciliação de cartão de crédito e como fazê-la da melhor forma na sua empresa.
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
