Os cartões corporativos para empresas são um instrumento de pagamento cada vez mais comum. Ele é um cartão utilizado estritamente para fins de trabalho, mas que conta também com ferramentas de automação integradas.
Ou seja, no mundo corporativo ele está se tornando uma tendência devido a centralização e eficiência que traz para a contabilidade de uma empresa, assim como para que os colaboradores tenham liberdade e segurança para utilizar os recursos necessários para suas demandas.
Neste artigo vou te mostrar como os cartões corporativos podem ser uma solução para melhorar o controle financeiro, simplificar a contabilidade e otimizar a gestão de despesas do seu negócio.
Vamos lá?!
Desafios do controle financeiro em empresas
A gestão financeira eficiente é um dos principais pilares para o crescimento sustentável de uma empresa. No entanto, muitos negócios ainda enfrentam dificuldades para manter um controle eficaz e seguro sobre seus gastos.
A falta de processos estruturados costuma resultar em desperdício de recursos, atrasos na prestação de contas e riscos financeiros. Esses são apenas alguns dos desafios enfrentados pelas empresas quando o assunto é gestão financeira, podemos destacar também:
- Falta de controle e monitoramento de despesas em tempo real: muitas empresas ainda dependem de planilhas manuais e processos descentralizados, o que dificulta a visibilidade das despesas.
- Processos demorados e burocráticos para reembolsos: o tradicional modelo de reembolso exige que os colaboradores arquem com os custos iniciais, o que pode gerar insatisfação e atrasos na prestação de contas. Além, é claro, de toda a burocracia envolvida nesse processo.
- Risco elevado de fraudes e uso indevido de recursos: sem um controle eficiente, há maiores chances dos colaboradores comprarem itens indevidos, exceder o orçamento, perder notas fiscais e consequentemente, tudo isso aumentar os riscos financeiros.
- Dificuldade na conciliação contábil e categorização de gastos: a falta de integração entre os setores financeiro e contábil pode levar a erros na alocação de despesas e complicações em auditorias, por exemplo.
Mas então, como os cartões corporativos podem ajudar uma empresa?
Os cartões corporativos são uma alternativa moderna e eficiente para otimizar a gestão financeira das empresas. Eles oferecem um controle mais preciso dos gastos e eliminam processos burocráticos e reduzem significativamente os riscos financeiros.
Quando a empresa utiliza métodos como reembolso de despesas e o processo de conciliação é feito de forma manual, ela está sujeita a diferentes erros e fraudes. Por isso, contar com métodos de gestão automatizada é a melhor opção para garantir a saúde financeira de um negócio.
E é exatamente isso que um cartão corporativo com sistema de gestão financeira integrado oferece.
Manter os gastos regularizados e centralizados é ainda mais importante durante uma auditoria, quando deve-se comprovar que todas as entradas e saídas são autênticas. Sem essa prova, a empresa pode ser reprovada em uma auditoria e perder investimentos ou até enfrentar problemas legais.
Para exemplificar melhor por que os cartões corporativos para empresas com sistema de gestão são essenciais, separei abaixo alguns das principais funções que essa automação traz para o seu negócio:
Centralização e visibilidade das despesas
A centralização das despesas em um único sistema é uma das principais soluções que essa prática oferece. Com um cartão corporativo com sistema de gestão financeira, os gestores têm acesso em tempo real aos gastos realizados, permitindo maior controle sobre o orçamento e evitando surpresas financeiras no fechamento do mês.
Automação de processos financeiros
Com um cartão corporativo, a empresa pode automatizar processos como o pagamento de fornecedores, o registro de transações e a geração de relatórios. Dessa forma, ao reduzir a carga de trabalho manual, o setor financeiro fica livre para focar em processos estratégicos.
Eliminação de processos manuais
Como já falamos anteriormente, processos manuais são um grande atraso para uma empresa e podem causar erros que se acumulam ao longo do tempo.
Por isso, substituí-los por um sistema digital é tão importante para reduzir erros e melhorar a organização financeira.
Além disso, permite que colaboradores realizem compras e pagamentos sem depender de processos demorados e burocráticos como o de reembolsos.
Integração com sistemas contábeis
Os cartões corporativos modernos possuem integração com ERPs e softwares contábeis, facilitando a gestão das despesas e eliminando a necessidade de lançamentos manuais.
Além disso, também evita que o controle de gastos seja feito de forma manual e com planilhas. Isso é ótimo pois evita erros de digitação, notas duplicadas e perda de informações, uma vez que tudo está centralizado.
Geração de relatórios e análises detalhadas
Um software de gestão financeira, com cartões corporativos integrados, conseguem fornecer relatórios completos e detalhados sobre as despesas da empresa.
Essa prática permite que os gestores identifiquem padrões de consumo, façam previsões orçamentárias mais precisas, controlem melhor os gastos e tomem decisões estratégicas com base em dados assertivos e de forma holística.
Além disso, existem diversos tipos de cartão corporativo, permitindo que sua empresa os utilize da forma que melhor atenda às suas necessidades, como o cartão pré-pago e o cartão virtual, e diversas funções dentro de sistemas como a Payfy, por exemplo:
- processamento de pagamentos;
- OCR;
- gestão de contas;
- serviços de cobrança;
- integração com ERPs;
- pix empresarial;
- aprovação de gastos;
- prestação de contas;
- geração de relatórios financeiros;
Quais são os tipos de Cartão Corporativo?
Em geral, costuma-se classificar os cartões corporativos entre dois tipos: pós-pagos e pré-pagos. Mas no caso dos cartões corporativos, ainda vemos uma diferenciação entre débito e pré-pago.
Por isso, a seguir vou explicá-los separadamente para entendermos a fundo as suas funções e diferenças.
1. Cartão Corporativo de Crédito (ou pós-pago)
O cartão de crédito corporativo funciona de forma semelhante ao cartão de crédito pessoal, isto é: a empresa utiliza seu limite de crédito e paga as despesas em um único fechamento no final de cada mês.
Desse modo, essa opção é vantajosa para empresas que precisam de um fluxo de caixa mais flexível, sem se preocupar com o saldo bancário atual.
No entanto, por se tratar de uma solução de crédito, existe a necessidade de um controle mais rigoroso dos gastos, uma vez que a empresa só terá conhecimento das despesas realizadas após o fechamento da fatura.
Nesse modelo não há tantas personalizações, é necessário abrir uma conta corrente e verificação de crédito da empresa, mas ainda é possível tornar a ferramenta mais útil para a necessidade da sua empresa.
O Banco do Brasil, por exemplo, oferece aos seus clientes a possibilidade de integrar seus cartões corporativos a um software de gestão inteligente: a Payfy.
Ou seja, se você já é cliente BB, por exemplo, através dessa parceria ficou muito fácil gerenciar os gastos do seu cartão de crédito corporativo diretamente na nossa ferramenta de gestão financeira.
2. Cartão Corporativo Pré-Pago
Já os cartões pré-pagos permitem uma maior distribuição e personalização para cada colaborador, a depender do cargo exercido e necessidade de gastos, como por exemplo:
- viagens corporativas;
- assinaturas de serviços;
- compra de materiais e insumos;
- entre outros gastos.
Nessa modalidade, o setor financeiro orça previamente os valores que serão alocados para o cartão do colaborador, ou seja, é disponibilizado um valor pré-definido individual para que seja gasto com as despesas da empresa.
Algumas das principais vantagens de usar um cartão pré-pago corporativo para sua empresa são:
- elimina a necessidade de aprovação de crédito;
- garante um controle mais rigoroso dos gastos comerciais;
- evita dívidas desnecessárias e parcelamentos de fatura;
- facilita os pagamentos dos colaboradores;
- saldos personalizados para cada cartão;
- elimina a necessidade de reembolsos;
- melhora o controle de gastos feitos por funcionários temporários ou terceirizados;
- não existe necessidade de criar uma conta corrente.
Além disso, essa opção é ótima para empresas que desejam dar mais autonomia para suas equipes, mas também buscam uma forma simplificada para limitar o acesso de seus funcionários aos recursos financeiros da empresa e garantir uma boa gestão.
3. Cartão Corporativo de Débito
O cartão de débito traz o mesmo funcionamento do cartão pré-pago explicado acima, porém existem algumas diferenças chave entre os dois que valem a pena ser destacadas.
Principais Diferenças entre o cartão pré-pago e o cartão de débito:
- Fonte dos Fundos:
- Débito: Os fundos vêm diretamente de uma conta bancária.
- Pré-pago: Os fundos vêm do valor previamente carregado no cartão.
- Necessidade de Conta Bancária:
- Débito: Requer uma conta bancária associada.
- Pré-pago: Não requer uma conta bancária.
- Controle de Gastos:
- Débito: Limite de gasto é o saldo disponível na conta.
- Pré-pago: Limite de gasto é o saldo carregado no cartão.
- Solicitação:
- Débito: Após abertura de conta corrente em instituição bancária.
- Pré-pago: Feita online através da empresa contratada.
- Uso Internacional:
- Ambos podem ser usados internacionalmente, mas o cartão pré-pago oferece uma camada extra de segurança para quem prefere não vincular compras internacionais diretamente à conta bancária.
Extra: Cartão Corporativo Virtual
O cartão virtual é um método de pagamento cada vez mais popular para realizar despesas corporativas, principalmente aquelas feitas online. Ele só pode ser criado a partir de uma conta já existente, através do aplicativo da empresa ou banco que você contratou.
Portanto, como o nome sugere, os cartões virtuais só existem online, mas funcionam da mesma forma e possuem as mesmas informações de um cartão físico, como:
- número do cartão;
- nome do titular;
- data de validade;
- código CVV.
Assim, cada cartão virtual pode ser criado com o intuito de uso único, para um nível de segurança maior, ou de uso contínuo, para casos de compras mensais recorrentes – a assinatura do LinkedIn, por exemplo.
Esse tipo de cartão corporativo permite que as empresas façam pagamentos de uma maneira mais segura, personalizada e rastreável.
Ou seja, os funcionários que usam esses cartões fazem pagamentos com toda a agilidade e facilidade de um cartão tradicional, porém com uma camada adicional de segurança e controle.
Para as empresas, que querem ter ainda mais controle sobre o limite de gastos de cada colaborador, vale o teste de um cartão virtual pré-pago corporativo.
Agora que já entendemos os tipos de cartões disponíveis no mercado, a escolha do cartão corporativo irá depender das necessidades específicas e dos seus objetivos da empresa .
Em suma, não há uma “melhor” opção universal; por isso, leve em conta o tamanho da empresa, as suas especificidades e também os objetivos do negócio com essa contratação.
Benefícios dos cartões corporativos para a contabilidade
Além de todas as funções detalhadas anteriormente, os cartões corporativos trazem inúmeros benefícios para a área contábil das empresas, tornando os processos mais ágeis e precisos, como, por exemplo:
Simplificação da conciliação contábil
Por meio de sistemas inteligentes, todos os gastos são categorizados automaticamente, eliminando a necessidade de uma contabilização manual (e demorada) no fechamento do mês. Isso torna a conciliação mais ágil e eficiente.
Afinal, a conciliação contábil é um dos processos mais trabalhosos do setor financeiro. Por isso, ao contar com cartões corporativos para empresas, as transações são registradas automaticamente, reduzindo também o tempo gasto na conferência de despesas.
Redução de erros e fraudes
A implementação de cartões corporativos com regras de uso bem definidas e rastreamento de todas as transações reduz significativamente o risco de fraudes e erros contábeis, garantindo mais segurança para a empresa.
Categorização automática de despesas
As diferentes funções disponíveis ao contratar um cartão corporativo também permitem a categorização automática de gastos.
Ou seja, gestores podem segmentar os gastos por tipo, setor, colaborador, departamento ou até projeto, facilitando a análise e a tomada de decisões financeiras, assim como a transparência nos relatórios.
Melhoria na gestão do fluxo de caixa
Com maior controle das despesas e uma visão mais clara das movimentações financeiras, a empresa consegue gerenciar seu fluxo de caixa de maneira mais eficiente, planejar investimentos com mais segurança e evitar surpresas desagradáveis no orçamento.
Por fim, para simplificar todas os benefícios e funções mencionadas ao longo do artigo, separei abaixo um comparativo entre a gestão com uso do cartão Cartão Corporativo x Gestão Tradicional:
| Recurso | Cartão Corporativo | Gestão Tradicional |
| Controle de Despesas | Centralizado, automatizado e em tempo real | Descentralizado e manual |
| Reembolso | Instantâneo e automatizado (chega de burocracias!) | Processo demorado, manual e burocrático |
| Conciliação Contábil | Automatizada e integrada a sistemas contábeis | Manual e sujeita a erros |
| Prevenção de Fraudes | Controle em tempo real, com notificações, alertas e restrição de uso | Difícil de monitorar, maior risco de fraudes |
| Tempo com Processos | Reduzido por automação em até 80% | Alto devido à burocracia e com processos manuais |
| Custos | Reduzidos com eficiência operacional, menos taxas e intermediários | Elevados com processos manuais, taxas e intermediários |
| Visibilidade | Total, com acompanhamento em tempo real, relatórios e dashboards com atualizações instantâneas | Baixa, sem controle imediato e com informações dispersas |
Cartões corporativos na prática: exemplos de uso
Os cartões corporativos podem ser utilizados em diversas áreas dentro da empresa, otimizando a gestão financeira e garantindo mais controle sobre os gastos corporativos. Os principais usos deles são:
Viagens a negócios
Utilizar um cartão corporativo elimina a necessidade de processos burocráticos e demorados como os adiantamentos e reembolsos, por meio deles é possível realizar com mais eficiência e segurança as mesmas despesas como: passagens, hospedagem e alimentação.
Despesas com fornecedores
O pagamento de fornecedores pode ser facilitado com cartões corporativos, permitindo mais agilidade, organização e controle no fluxo de pagamentos.
Compras online
Uma vantagem é a possibilidade de criar um cartão virtual para aquisição de softwares, assinaturas, materiais de escritório e outros serviços digitais.
Isso garante mais segurança e praticidade na gestão em caso de compras recorrentes, como as assinaturas, uma vez que pode-se criar um cartão especificamente para isso.
Despesas com marketing
Assim como as despesas com fornecedores e compras online, utilizar um cartão corporativo para pagamentos de campanhas de anúncios, ferramentas e outras despesas de marketing digital traz muitos benefícios já que é possível centralizar e acompanhar esses gastos em tempo real.
Como escolher o cartão corporativo ideal para minha empresa?
Sempre que decidimos mudar algo dentro de uma empresa ou implementar um novo projeto deve-se ter muita cautela. Afinal, tudo feito de forma impulsiva pode prejudicar o resultado final.
Então, para te ajudar a escolher o melhor cartão empresarial, separei 5 pontos que não podem ser ignorados na hora de dar esse passo:
1. Quais são os custos e as taxas envolvidas nos cartões corporativos?
Esse é provavelmente um dos pontos mais importantes a ser observado, afinal, de nada adianta controlar seus gastos se o custo deste controle não cabe no seu orçamento.
Por isso, faça uma boa pesquisa de mercado dos custos e taxas dos seus principais candidatos antes de fechar a compra.
Os custos iniciais, como mensalidade ou taxa anual, variam pouco entre as empresas de processamento de cartão. Contudo,é muito importante estudar as taxas associadas à operação, como por exemplo:
- Taxas iniciais;
- Taxas de atraso;
- Taxas anuais;
- Taxas de solicitação de cartão;
- Taxas de configuração de saldo e acesso;
- Taxas de transferência para outra instituição;
- Etc…
Na Payfy, por exemplo, a única taxa inclusa é de IOF para compras internacionais, o que é padrão para qualquer operação internacional.
2. Como funciona a configuração de limites de gastos?
Antes de escolher o seu cartão empresarial, entenda como funciona a configuração de limites de gastos para cada cartão e se existe a possibilidade de limites individuais.
Alguns serviços de cartão são mais limitados, enquanto outros disponibilizam até software de gestão integrado para configuração de limites e controle de orçamento.
Isso é essencial para a flexibilidade e eficiência de uma empresa, afinal, ter capacidade para definir limites individuais garante que os gastos sejam mantidos sob controle de forma transparente e elimina o risco de conceder acesso ao caixa da empresa.
Aqui na Payfy, nossos colaboradores usam seus cartões para várias finalidades:
- assinatura de ferramentas de marketing;
- compra de equipamentos;
- compra de materiais para escritório;
- despesas de viagens a trabalho;
Ou seja, essa variedade de cartões e compras significa que alguns cargos e setores vão exigir um limite de gastos muito maior do que outros.
Por exemplo, Matheus, nosso gerente de TI, é responsável pela compra de laptops e assinaturas de software para todos os funcionários da empresa, por isso ele possui um considerável limite disponível.
3. Quantos cartões tenho direito e como gerencio eles?
O terceiro critério a ser avaliado é o número de cartões que o serviço disponibiliza e como são os processos de solicitação e cadastro de novos cartões ou usuários.
Os cartões empresariais tradicionais deixam muito a desejar neste ponto, por outro lado, serviços mais modernos combinam tecnologia e organização para eliminar os problemas dos cartões antigos.
Neste ponto, a Payfy permite que o número de cartões aumente com o seu negócio, para que você possa reagir rapidamente às mudanças de demanda e evitar atrasos.
Além disso, também é importante buscar respostas para as seguintes questões:
- Existe a opção de cartão virtual?
- Quanto tempo demora para configurar um novo cartão?
- Quanto tempo demora para configurar um novo usuário?
- No caso dos cartões físicos, quanto tempo demora para um novo cartão chegar?
4. Possui relatório de despesas automatizado?
O relatório de despesas é um processo financeiro que auxilia na administração do negócio, fornecendo controle e visibilidade de quanto está sendo gasto, quem está gastando e o que está sendo comprado.
No entanto, na maioria das empresas o relatório de despesas é feito manualmente, o que gera muito retrabalho, erros humanos e a possibilidade de fraude.
Portanto, dê uma olhada no sistema de relatório de despesas de cada cartão e veja se ele é adequado para você. Em geral as empresas buscam as seguintes funcionalidades:
- A possibilidade de anexar comprovantes de compra via fotos no aplicativo do cartão;
- A capacidade de categorizar e organizar despesas facilmente;
- A possibilidade de integrar o software do cartão com outras ferramentas de controle financeiro.
5. Oferece suporte ao cliente?
O futuro é cheio de surpresas, e por mais preparados que estejamos, sempre haverá imprevistos e novas situações. Por isso é indispensável escolher um serviço de cartão com o devido suporte ao cliente.
Neste caso, o ideal é que os funcionários que utilizam os cartões empresariais já saibam como proceder e quem contactar em caso de erros ou problemas.
Entenda qual é o melhor canal de suporte e quais são as suas limitações de horário. Descubra se os serviços também disponibilizam suporte por Whatsapp, Chat, telefone, ou e-mail.
Aqui na Payfy, você escolhe qual é a melhor forma de contato com o nosso suporte. Dessa maneira, podemos ajudar você ou seus funcionários rapidamente e todos voltam ao trabalho sem estresses desnecessários.
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- automação e integração de sistemas contábeis;
- relatórios completos e detalhados;
- conciliação automática de faturas;
- alertas de gastos e relatórios personalizáveis;
- acompanhamento dos gastos da empresa em tempo real;
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Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
