Fazer parte de uma pequena empresa ou startup é empolgante para todos os que fazem parte da equipe – do CEO aos gerentes de departamento. Você está construindo coisas novas, aumentando sua equipe e talvez até mesmo se preparando para uma rodada de investimento.
Provavelmente você não está pensando muito nas despesas corporativas. Isso faz sentido, pois não é exatamente empolgante mergulhar na maneira como sua empresa está gastando dinheiro – mas pode ser inteligente começar a pensar nisso o quanto antes.
Nesta história, estamos mergulhando em um termo aparentemente simples do mundo das despesas e como repensar isso poderia economizar uma quantia significativa de dinheiro para sua empresa.
O que é T&E?
Viagem e despesas, ou simplesmente T&E (Travel & Expenses), são importantes na operação da maioria das empresas. Este termo abrangente cobre todos os custos relacionados a viagens e despesas feitas por funcionários em várias situações.
Estima-se que estes custos representam cerca de 15% dos custos operacionais da maioria das empresas. Então, de que tipo de despesas estamos falando?
Há muita coisa que se encaixa no T&E, incluindo uma estadia em hotel durante uma viagem de negócios, passagens aéreas, aluguel de carro ou um almoço com um cliente – tudo isso pode gerar custos significativos para a empresa.
Por que sua empresa deve se preocupar?
Se você dirige uma empresa de pequeno a médio porte, pode não saber exatamente quanto sua empresa está gastando em T&E. Não se preocupe, a maioria das empresas não sabe pois cerca de 70 por cento das empresas ainda usam um sistema de despesas manual.
Na gestão manual de despesas corporativas, geralmente exige-se que os funcionários guardem seus recibos, anexem-nos a um formulário preenchido manualmente e os entreguem ao departamento financeiro.
Infelizmente, essa forma de trabalhar fornece pouco ou nenhum insight sobre como sua empresa está gastando seu dinheiro, porque é difícil realizar uma análise em documentos físicos.
Outro problema que aparece com uma maneira ultrapassada de lidar com o gerenciamento de despesas é a fraude de funcionários. Quando você dá aos seus funcionários acesso a cartões de crédito empresariais, há o risco de alguns funcionários comprarem coisas que não têm a ver com a empresa.
Embora algumas compras sejam nitidamente feitas para fins particulares, outras podem ser mais difíceis de definir – por exemplo, um upgrade não aprovado para um carro mais luxuoso.
Para impedir esse vazamento de dinheiro da empresa com despesas despesas corporativas e de viagens, você precisa de duas coisas:
– Uma boa política de viagens e despesas e
– Um sistema moderno de gestão de despesas corporativas
Definir uma política de viagens e despesas corporativas pode levar algum tempo… mas é um investimento que vale a pena! Sem uma política de gastos, é fácil ver os custos de viagem aumentarem, porque os funcionários não precisam cumprir as regras sobre suas reservas de voos, hotéis e despesas em geral.
Em vez disso, se você definir regras claras para os gastos da empresa, será mais fácil monitorar e responsabilizar seus funcionários por suas compras – e você também poderá ver em que eles gastam dinheiro se usar um software de gestão de despesas.
Hoje em dia, com a ajuda da tecnologia e das fintechs, a forma como os funcionários gastam dinheiro da empresa foi completamente transformada.
Rever sua política de viagens e despesas e adotar uma solução moderna é crucial para evitar fraudes em sua organização e para oferecer mais opções aos seus funcionários, especialmente quando sua empresa está crescendo.
Por que automatizar o gerenciamento de despesas corporativas?
Usar ferramentas digitais em vez de fazer as coisas da maneira tradicional traz inúmeros benefícios. Veja três dos principais:
1. Saiba para onde vai o dinheiro
O gerenciamento digital de despesas corporativas torna mais fácil ver em que seus funcionários estão gastando dinheiro. Tenha uma visão geral de suas compras, veja se estão alinhadas com sua política de despesas e faça ajustes se necessário.
2. Economize tempo
Uma plataforma de gestão de despesas automatizada é uma vantagem para a produtividade da sua empresa. Torna todo o processo mais fácil e rápido para os funcionários e também para o departamento financeiro. Não há mais papelada no final do mês e tudo pode ser pesquisado instantaneamente – deixando mais tempo para sua equipe se concentrar no trabalho importante.
3. Conformidade e compliance
Pilhas de papéis e alto volume de informações podem tornar a conformidade bastante complicada. Felizmente, uma plataforma de gestão de despesas moderna é configurada para ser totalmente compatível desde o início. Se alguém decidir auditar seu negócio, você não terá nada com que se preocupar.
Resumindo, um bom sistema de gerenciamento de despesas corporativas pode ajudar sua empresa a economizar dinheiro, controlando seus gastos em geral e com T&E.
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