Para que serve o cartão corporativo?
O cartão corporativo é uma ferramenta financeira prática e eficaz tem se popularizado cada vez mais entre as empresas de todos os portes e ramos de atividade. Isso porque ele oferece uma série de vantagens tanto para facilitar pagamentos da empresa e comodidade dos funcionários, quanto para a gestão financeira da empresa. No entanto, é importante compreender suas características, vantagens, desvantagens e cuidados necessários ao utilizar esse tipo de cartão empresarial.
O que é um cartão corporativo?
O cartão corporativo é um tipo de cartão de crédito destinado exclusivamente ao uso empresarial. Ele é emitido por bancos e outras instituições financeiras mediante solicitação da empresa que deseja adquiri-lo. Dessa forma, ele fica vinculado à conta bancária ou ao orçamento da empresa.
Os cartões corporativos são uma forma de pagamento cada vez mais comum entre as empresas brasileiras, especialmente as de grande porte. Isso porque eles oferecem diversas vantagens em relação a outras formas de pagamento, como facilidade de aceitação, maior controle sobre os gastos e centralização dos pagamentos em um só lugar.
Além disso, os cartões corporativos também permitem que as empresas ofereçam aos seus funcionários uma forma de pagamento mais prática e segura, sem a necessidade de lidar com dinheiro em espécie ou necessidade de pagar reembolsos.
Pré-pago ou pós pago
Cartões corporativos pré-pagos: exigem que a empresa antecipe o valor que será utilizado. Na modalidade pré-paga, o limite do cartão pode ser tão alto quanto o valor aportado nos cartões.
Cartões corporativos pós-pagos(crédito): exigem que a empresa passe por uma aprovação para ter acesso a crédito e consiga utilizar esse valor antecipadamente até o fechamento da fatura mensal.
Características dos cartões corporativos
Os cartões corporativos têm algumas características que os tornam diferentes de outras formas de pagamento empresarial. Entre elas, destacam-se:
- Limite de gastos e regras de uso;
- Centralização de pagamentos em um só lugar;
- Possibilidade de definir limites individuais e categorias de despesas permitidas;
- Acesso a extrato detalhado das despesas realizadas;
- Integração com sistemas de prestação de contas;
- Integração direta com a contabilidade da empresa para fechamento contábil;
Outra característica importante dos cartões corporativos é que eles podem ser personalizados de acordo com as necessidades da empresa. Por exemplo, é possível definir limites de gastos para cada funcionário ou departamento, ou ainda escolher quais categorias de despesas são permitidas ou não.
Vantagens do uso do cartão corporativo
Controle financeiro e gestão de despesas
A principal vantagem do uso do cartão corporativo é a facilidade e controle financeiro que ele traz para a empresa. Com o cartão, é possível centralizar todas as despesas em um só lugar, com acesso a extratos detalhados de onde e quanto foi gasto. Isso facilita a gestão financeira e a tomada de decisões estratégicas.
Com o cartão corporativo moderno, é possível que a empresa acompanhe de perto os gastos de seus funcionários, evitando que despesas desnecessárias sejam feitas e garantindo que o dinheiro da empresa seja bem utilizado – cumprindo todos os requisitos da política de gastos.
Facilita o reembolso de despesas
Quando os funcionários têm que pagar suas próprias despesas e depois solicitar reembolso, o processo pode ser burocrático e demorado. Com o cartão corporativo, toda a operação é mais simples, evitando desgaste com funcionários e tempo da equipe para processar os reembolsos.
Mais do que isso, o uso do cartão corporativo também ajuda a evitar erros no processo de reembolso, já que as informações sobre as despesas são registradas de forma mais precisa e detalhada e respeitando todas as regras de gastos no cartão corporativo parametrizadas pela empresa no software de gestão de gastos.
Benefícios e recompensas para a empresa e funcionários
Muitos cartões corporativos oferecem benefícios e recompensas tanto para a empresa quanto para os funcionários, como milhas aéreas, programas de recompensa em compras e descontos em produtos e serviços. Dessa forma, todos ganham com o uso do cartão para contabilidade da empresa.
Esses benefícios podem ser utilizados como uma forma de incentivar os funcionários a utilizarem o cartão corporativo de forma consciente e responsável, o que pode ajudar a reduzir os gastos da empresa e aumentar sua eficiência financeira.
Segurança e redução de fraudes
Os cartões corporativos também apresentam uma maior segurança no uso. É possível definir limites de gastos para cada funcionário, o que reduz o risco de fraudes, além de estar protegido por seguro em caso de perda ou roubo do cartão.
Ao optar por um cartão corporativo integrado a um software de gestão de gastos, é possível monitorar as despesas dos funcionários em tempo real, o que ajuda a identificar possíveis fraudes ou uso indevido do cartão.
Em resumo, o uso do cartão corporativo traz diversas vantagens para a empresa, ajudando a simplificar a gestão financeira, reduzir custos e aumentar a eficiência dos processos internos.
Cuidados ao utilizar cartões corporativos
Os cartões corporativos são uma ferramenta importante para as empresas, pois permitem um controle mais eficiente das despesas e agilidade nos pagamentos. No entanto, é preciso ficar atento a algumas desvantagens e cuidados para evitar problemas financeiros e garantir o bom uso desses cartões.
Riscos de endividamento e juros
Embora ofereçam diversas vantagens, os cartões corporativos também apresentam alguns riscos. Um deles é o endividamento e o pagamento de juros em caso de não pagamento da fatura do cartão. Por isso, é fundamental que a empresa estabeleça um controle rigoroso sobre o uso dos cartões e que os funcionários sejam orientados a utilizar o crédito de forma consciente e responsável.
Políticas de uso e limites de gastos
Outro aspecto a se considerar é a necessidade de definir políticas de uso e limites de gastos para garantir que a empresa não gaste mais do que pode pagar e que os funcionários utilizem o cartão conscientemente. É importante estabelecer regras claras sobre os tipos de despesas que podem ser pagas com o cartão corporativo e os limites de gastos para cada funcionário.
As políticas de uso devem ser comunicadas de forma clara e objetiva a todos os colaboradores da empresa e é preciso garantir que eles estejam cientes das consequências em caso de descumprimento das regras estabelecidas.
Ferramentas de gestão de despesas corporativas como a payfy automatizam todas as regras de uso dos cartões corporativos e permitem que a política de gastos da empresa seja automatizada e consequentemente respeitada de forma automática.
Monitoramento e auditoria das despesas
É importante monitorar e auditar as despesas realizadas com o cartão corporativo para garantir que elas estejam de acordo com as políticas de uso estabelecidas pela empresa, evitando gastos indevidos e desnecessários. A auditoria das despesas deve ser realizada regularmente e deve envolver a análise detalhada das faturas do cartão, verificação das notas fiscais e comprovantes de pagamento.
É importante que a empresa conte com um sistema de gestão de despesas que permita o acompanhamento em tempo real das despesas realizadas com o cartão corporativo. Dessa forma, é possível identificar rapidamente eventuais irregularidades e tomar as medidas necessárias para corrigir os problemas.
Em resumo, os cartões corporativos são uma ferramenta valiosa para as empresas, mas é preciso ter cuidado para evitar problemas financeiros e garantir o bom uso desses cartões. Estabelecer políticas de uso claras, limites de gastos e realizar a monitoramento e auditoria das despesas são medidas essenciais para garantir o sucesso do uso do cartão corporativo.
Como escolher o melhor cartão corporativo para sua empresa
Para escolher o melhor cartão corporativo para a sua empresa, é preciso analisar cuidadosamente as opções disponíveis no mercado. Uma dica rápida é entender o que são cartões inteligentes(modernos) e cartões tradicionais antigos.
Software de gestão de gastos
Uma vez que os meios de pagamentos se tornaram commodity, o grande diferencial acontece nas plataformas integradas com os cartões corporativos. Escolher uma solução moderna que ofereça visibilidade em tempo real, parametrização da política de gastos e ferramentas de controle é o grande diferencial.
Comparação de taxas e benefícios
Um dos principais fatores a serem considerados na escolha do cartão corporativo é a comparação de taxas e benefícios oferecidos pelas instituições financeiras. É importante analisar as taxas de anuidade, juros, multas e outros encargos que podem ser cobrados pelo uso do cartão. Além disso, é preciso verificar os benefícios oferecidos, como programas de recompensas, descontos em estabelecimentos parceiros e outros serviços exclusivos.
Análise das necessidades da empresa
Outro fator importante a ser considerado é a análise das necessidades específicas da sua empresa em relação ao uso do cartão corporativo. É preciso avaliar o valor médio das despesas realizadas com o cartão, a quantidade de funcionários que vão utilizar o cartão, a frequência de uso, entre outras características. Essas informações vão ajudar a identificar qual cartão é mais adequado para as necessidades da sua empresa.
Avaliação de opiniões e experiências de outras empresas
Por fim, é válido avaliar as opiniões e experiências de outras empresas que já utilizam cartões corporativos. Isso pode ajudar a identificar prós e contras dos cartões oferecidos, bem como as melhores práticas para garantir um uso eficiente e consciente do cartão pela sua equipe. É importante lembrar que cada empresa tem suas particularidades e necessidades específicas, por isso é importante avaliar as informações de forma crítica e adaptá-las às suas próprias demandas.
Em resumo, o cartão corporativo oferece inúmeras vantagens para a gestão financeira e operacional de uma empresa. No entanto, é preciso avaliar cuidadosamente suas características, vantagens e desvantagens para determinar se o seu uso é adequado para a sua companhia. Com o uso correto e consciente, ele se mostrará uma ferramenta bastante útil para a sua empresa.
Não se esqueça de que a escolha do cartão corporativo ideal é um processo contínuo e que pode ser reavaliado periodicamente. Acompanhe as mudanças nas condições oferecidas por fornecedores e faça ajustes quando necessário para garantir a melhor opção para a sua empresa.
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
