Por gastar em média 3000 horas por ano corrigindo relatórios de despesas corporativas, empresas optam pela gestão inteligente e cartões pré-pagos.
O reembolso de despesas corporativas é uma tarefa rotineira em empresas, contudo, se torna um tanto quanto desgastante quando mantêm-se a gestão através de planilhas e notinhas fiscais dos colaboradores.
Além de ser desgastante para o time financeiro – e até deixar margem para erros de contabilidade – a prática de reembolso através de notas fiscais e comprovantes exige que o funcionário arque com os gastos, o que também não é sempre justo.
Portanto, saiba que essa não precisa ser a sua empresa. Hoje já existem diversas formas de gestão inteligente que irão otimizar tarefas operacionais corriqueiras como o reembolso de despesas corporativas.
Boa leitura.
A política de reembolso de despesas
A política de reembolso de despesas é um conjunto de diretrizes e procedimentos que determinam como os funcionários podem ser reembolsados por gastos relacionados ao trabalho, seguindo critérios estabelecidos pela empresa.
Toda empresa que realiza processos de reembolso precisa ter controle desses gastos e garantir que eles estejam sendo realizados de acordo com o que foi determinado pela empresa. Gastos esses, que devem constar no controle de despesas do negócio.
“Mas quem determina quais são os tipos de despesas? e como todos são informados sobre isso?”
Através da política de reembolso! É comum que em empresas seja criado um documento – pelos gestores da mesma – no qual definem-se normas, regras e procedimentos relacionados à realização de reembolso de despesas.
Isso gera transparência entre colaboradores e funcionários, garantindo que os gastos realizados e os processos de reembolso estejam alinhados com o que foi definido no documento.
Como funciona o reembolso de despesas?
O processo de reembolso de despesas para funcionários CLT envolve etapas essenciais para garantir transparência e conformidade dentro das empresas.
Geralmente, segue os passos:
- registro de despesas: os funcionários registram suas despesas, como recibos de viagem, notas fiscais ou comprovantes de pagamento, indicando a natureza e o propósito das despesas;
- submissão de reembolso: os funcionários então submetem as despesas registradas ao departamento financeiro ou contábil, geralmente por meio de um sistema específico ou formulário;
- análise e aprovação: O departamento financeiro ou gestores analisam as despesas registradas para garantir que estejam de acordo com as políticas internas e sejam apropriadas. As despesas aprovadas são encaminhadas para reembolso;
- processamento de pagamento: após a aprovação, as despesas são processadas para pagamento. O valor a ser reembolsado é calculado com base nas despesas aprovadas;
- reembolso ao funcionário: o valor aprovado é reembolsado ao funcionário, seja por meio de transferência bancária, pagamento em folha ou outro método estabelecido pela empresa;
- registro contábil: todas as transações de reembolso são registradas contabilmente para garantir a precisão dos registros financeiros.
3 principais tipos de política de reembolso
Vamos desenvolver agora os principais tipos de política de reembolso.
1. Simples
Nesse tipo de política, os critérios para reembolso são claros e diretos.
Geralmente, a empresa estabelece um limite fixo para cada categoria de despesa (como alimentação, transporte, hospedagem) e os funcionários são reembolsados até esse limite, desde que apresentem os comprovantes de despesas comerciais adequados.
2. Flexível
Essa abordagem permite mais autonomia aos funcionários. Em vez de limites fixos, os colaboradores podem gastar conforme necessário, desde que as despesas estejam dentro do orçamento total previamente aprovado.
Essa política valoriza a responsabilidade dos funcionários na gestão de gastos.
3. Detalhada
Nesse caso, a política é mais abrangente e detalhada. Ela define não apenas os limites de reembolso, mas também os critérios específicos para cada tipo de despesa, como os tipos de refeições elegíveis, os padrões de hospedagem permitidos e outros detalhes.
Cada uma delas tem um nível de profundidade e o uso dependerá do objetivo da empresa. Mas em geral, a política de reembolso centraliza diretrizes para evitar que alguns erros sejam cometidos ao longo do processo.
Algumas diretrizes importantes:
- quais são os tipos de comprovantes aceitos para reembolso;
- que gastos são reembolsáveis e quais precisam de mais tempo para serem ressarcidos;
- informar a autoridade e responsabilidade de cada colaborador.
Além disso, todos os gastos que um colaborador obtém relacionado às atividades de trabalho é responsabilidade, por lei, que a empresa para a qual o mesmo presta serviços arque com todas as despesas.
Entretanto, o modo como as despesas serão pagas é acordado entre colaborador e empresa, ou seja, pode ser por meio de reembolso ou de alguma forma onde a empresa não envolve o dinheiro do colaborador – utilizando cartão pré-pago corporativo, por exemplo.
O que diz a lei sobre reembolso de despesas?
O Artigo 75-D da Lei nº 13.467/2017, a Reforma Trabalhista, trata sobre a responsabilidade pela aquisição, manutenção ou fornecimento de equipamentos tecnológicos e infraestrutura para o trabalho remoto, bem como o reembolso de despesas arcadas pelo empregado.
Conforme o artigo mencionado, as disposições referentes a essas questões devem ser previstas em contrato escrito.
Isso significa que, se uma empresa deseja implementar um sistema de reembolso de despesas para funcionários que trabalham remotamente, essas regras devem estar claramente estipuladas no contrato de trabalho ou em um aditivo específico.
Exemplos de despesas reembolsáveis
Vamos a alguns exemplos práticos para aprofundar o assunto.
Auxílio Home Office
Embora desde 2017 a Reforma Trabalhista traga informações acerca do home office (tele trabalho), esse modelo de trabalho se tornou mais comum após o isolamento social causado pelo COVID-19.
Ainda que existam artigos trabalhistas que norteiam o processo de despesas em caso de home office, esses gastos devem ser combinados entre contratado e contratante de forma escrita.
Contudo, a maneira de realizar o reembolso se dá da mesma forma que seria em casos de trabalho presencial. Ou seja, preencher o relatório, conferir as notinhas e por aí vai.
Em casos de home office, também é importante entender quem será o responsável por custos de equipamentos, de manutenções desses, e possíveis diferenças no valor das contas de luz e internet.
Despesas com Viagens
Essas despesas incluem passagens aéreas, hospedagem, alimentação, transporte local e outras relacionadas a viagens a trabalho. Geralmente, as empresas reembolsam esses custos quando os funcionários viajam a negócios.
Transferência de Domicílio
Quando um funcionário é transferido de local de trabalho, as despesas relacionadas à mudança, como transporte de móveis, aluguel de caminhão, taxas de transferência e até mesmo gastos com hospedagem temporária podem ser reembolsadas pela empresa.
Qual a importância da gestão inteligente no reembolso de despesas?
De quanto em quanto tempo sua empresa costuma revisar a fundo processos como o de reembolso de despesas? Acredito que não tanto quanto deveria, afinal, algumas empresas garantem que sempre foi assim!
Uma pesquisa realizada pela Global Business Travel Association (GBTA), acerca de reembolso e relatório de despesas corporativas, apontou a grande perda de recursos ao longo desses processos.
Também segundo o estudo da GBTA, empresas ao redor do mundo gastam em média, por ano, cerca de meio milhão de dólares e 3.000 horas corrigindo erros em relatórios de despesas.
Portanto, vemos que a realização de processos rotineiros que “foram sempre assim” podem causar grande prejuízo para a empresa a longo prazo.
Na imagem acima vemos que as perdas envolvem desde o recurso humano e tempo – o funcionário que deixa sua função para fazer relatório e do que necessita corrigir esse mesmo relatório -, até a perda financeira de fato.
Olá Gestão Inteligente, Adeus Reembolso de Despesas!
Bom, agora que temos uma boa ideia do quanto relatórios e reembolso de despesas podem te custar, que tal eu vir com a boa notícia? Existem diversas tecnologias que podem ser utilizadas para automatizar a sua empresa.
Conheça a solução para reembolso de despesas corporativas da Payfy que já é a queridinha de grandes empresas!
Não seria ótimo se pudéssemos excluir o reembolso de funcionários das funções do time financeiro?! Através de softwares de gestão inteligente, como a Payfy, essa tarefa se torna inexistente na sua empresa.
Utilizando um cartão pré-pago, por exemplo, o setor financeiro pode pré-definir orçamentos diferentes para cada o cartão de cada colaborador. Além de a empresa manter maior controle financeiro, isso também garante que o colaborador não precise retirar o custo da despesa do seu salário – o que evita os reembolsos!
Além disso, com o aplicativo da Payfy, você não precisa mais lidar com as burocracias bancárias e consegue fazer toda a gestão instantaneamente e da palma da sua mão:
- alteração de limites;
- criação de cartões físicos e virtuais;
- acompanhamento de gastos em tempo real – liberado para os gestores;
- anexação de comprovantes através do próprio aplicativo;
- exportação de relatório e integração com ERP’s via API;
- entre outras.
Embora a maneira tradicional de reembolso com notinhas fiscais tenha seu fim com os softwares de gestão inteligente e cartões pré-pago, a parte financeira é um trabalho essencial dentro de qualquer empresa.
Softwares de gestão trazem muito mais do que a otimização de pagamentos, além da facilidade de gestão em tempo real, também é possível baixar relatórios completos e de forma rápida.
