A digitalização de processos está sendo adotada por organizações como forma de aumentar sua eficiência, melhorar a experiência do cliente e se adaptar às demandas de um ambiente de negócios cada vez mais digital e interconectado.
No entanto, muitas pessoas ainda têm dúvidas e até mesmo inseguranças quando precisam lidar com softwares e plataformas novas para realizar qualquer tipo de atividade.
Qual seria o melhor jeito de trazer a sua empresa para a era digital, sem sobrecarregar os seus colaboradores com treinamentos? E afinal, o que é a digitalização de processos de fato?
Com isso em mente, neste artigo, vou responder estas e outras questões que todo líder precisa saber para ter sucesso no mercado competitivo e dinâmico que nos encontramos.
Boa leitura!!!
O que é a digitalização de processos?
Digitalização de processos é a conversão de atividades manuais para formatos digitais, utilizando tecnologias da informação como sistemas de gestão, computação em nuvem e assinaturas eletrônicas.
Em outras palavras, é a substituição de documentos físicos por documentos eletrônicos, e a adoção de ferramentas digitais para realizar tarefas operacionais que anteriormente eram executadas manualmente.
Dessa forma, a digitalização de processos tem como objetivos principais:
- reduzir custos;
- aumentar a velocidade de execução das operações;
- melhorar a qualidade dos resultados dos processos;
- proporcionar dados mais detalhados para análises de Business Intelligence.
Assim, ao substituir tarefas manuais por processos digitais, é possível eliminar erros humanos, simplificar fluxos de trabalho, compartilhar informações de forma mais rápida e facilitar a colaboração entre equipes.
Para você ter uma noção mais prática do que é a digitalização de processos, seguem abaixo os exemplos mais comuns deste conceito:
- substituição de documentos em papel por documentos eletrônicos;
- execução de fluxos de trabalho com softwares de gestão;
- implementação de assinaturas eletrônicas para agilizar aprovações;
- utilização de softwares de análise para melhorar a tomada de decisões.
Logo, a digitalização dos processos é um passo crucial para tornar as operações cada vez mais eficientes. Porém, essa digitalização deve sempre vir acompanhada também da automação de processos.
Qual a diferença entre automação e digitalização de processos?
Pois bem, automação de processos refere-se à utilização de tecnologia para executar tarefas e atividades anteriormente realizadas manualmente.
Essa automação envolve a utilização de softwares ou robôs para realizar tarefas repetitivas, rotineiras e passíveis de serem programadas digitalmente.
No caso, a automação de processos está intimamente relacionada à digitalização de processos. Antes de automatizar qualquer processo, é necessário digitalizá-lo. Isso envolve convertê-lo de um formato manual, ou baseado em papel, para um formato digital.
Dessa forma, a “digitalização” envolve a captura, armazenamento e gerenciamento eletrônico de informações, enquanto a “automação” se concentra em substituir tarefas manuais por execuções automatizadas.
Ou seja, a automação aproveita os dados digitalizados para executar tarefas de maneira rápida, precisa e eficiente, potencializando os benefícios da digitalização.
Em resumo, a digitalização de processos prepara o terreno para a automação, permitindo que softwares e robôs agilizem as operações repetitivas da empresa.
Os dois conceitos são complementares e devem ser aplicados em conjunto para se alcançar os melhores resultados. Existe inclusive uma ciência que lida com estes dois conceitos, é a chamada Tecnologia da Informação.
O que é a Tecnologia da Informação (TI)?
A Tecnologia da Informação (TI) é um campo de estudo e prática que lida com o uso de softwares, hardwares e outros recursos tecnológicos para armazenar, processar, transmitir e recuperar informações da forma mais eficiente possível.
Assim, a TI abrange diversas áreas, como por exemplo:
- desenvolvimento de software;
- manutenção de redes de computadores;
- segurança da informação;
- gerenciamento de dados;
- suporte técnico e muito mais.
Essas áreas estão interligadas e se complementam para fornecer soluções tecnológicas cada vez mais eficazes. Por isso, a Tecnologia da Informação desempenha um papel fundamental nas empresas e organizações modernas.
Além de tudo isso, devido à crescente dependência de tecnologia e sistemas de informação em todas as atividades empresariais, o técnico de TI é sempre mais demandado e representa uma carreira profissional muito promissora. Fica a dica…
Como implementar a digitalização de processos na sua empresa?
Agora que já conhecemos bem o contexto em que a digitalização de processos está inserida, vamos nos aprofundar no que realmente importa: como trazer este conceito para dentro da nossa empresa.
Vale ressaltar, que a digitalização de processos é uma transformação abrangente e por isso deve ser dividida em várias etapas e implementada de forma gradual, sem que aconteçam mudanças excessivamente disruptivas nas operações da empresa.
Dessa forma, segue abaixo o passo a passo para uma transição construtiva para a era digital:
Adote a cultura digital
A digitalização de processos envolve uma mudança cultural na empresa. Por isso, é indispensável engajar os colaboradores, demonstrar os benefícios da digitalização e oferecer treinamentos para que eles se adaptem às novas ferramentas e processos.
Por isso, o primeiro passo é promover uma mentalidade de colaboração e uso eficiente da tecnologia. Onde todos os trabalhadores estão “remando na mesma direção”, e se ajudando na adoção de novas formas de trabalhar.
Avalie os processos existentes
Em seguida, faça uma análise detalhada dos processos atuais da empresa. Identifique quais processos são mais adequados para digitalização, levando em consideração a frequência, complexidade e potencial de melhorias.
Neste primeiro momento, priorize os processos que vão trazer maior impacto e benefícios para a organização. Desse modo, a digitalização ganhará o apoio de muitos setores e preparará um ambiente favorável para futuras inovações.
Escolha as ferramentas adequadas
Pesquise e selecione as ferramentas e tecnologias que melhor se adequam aos processos que serão digitalizados. Isso pode incluir softwares de gestão, sistemas de automação de processos, soluções de armazenamento e compartilhamento de documentos, entre outros.
No entanto, como a base de todos os registros de uma empresa começa na contabilidade, sugiro começar por sistemas de gestão financeira.
Por isso, não deixe de conferir nosso artigo: Software de Gestão Financeira: as 6 melhores opções do mercado, que irá auxiliá-lo na escolha da melhor solução para as suas demandas.
Considere também aspectos de segurança e integração com outros sistemas existentes na empresa. Quando se trata do mundo digital, a compatibilidade entre as ferramentas é importantíssima.
Implemente a digitalização gradualmente
Comece pela digitalização de processos mais simples e avance gradualmente para os mais complexos. Isso permite que a equipe se familiarize com as novas ferramentas e processos, além de possibilitar ajustes ao longo do caminho.
Em paralelo, monitore o progresso, avalie os resultados e faça melhorias contínuas. Sempre ouvindo atentamente os feedbacks da sua equipe.
Garanta a segurança da informação
Ao digitalizar processos, é essencial garantir a segurança da informação. Por isso, implemente medidas de proteção de dados, como criptografia, autenticação de usuários, backups regulares e políticas de acesso e privacidade.
Além disso, certifique-se de estar sempre em conformidade com as leis e regulamentos de proteção de dados aplicáveis ao seu negócio.
Conclusão: no mundo digital a evolução não para!
Por fim, lembre-se de que a digitalização de processos é um processo contínuo. À medida que a tecnologia avança: as possibilidades de melhoria também evoluem. Logo, é crucial adaptar os processos digitais para acompanhar essa evolução tecnológica.
Portanto, a inovação e a tecnologia são investimentos indispensáveis para o sucesso de qualquer empresa a longo prazo.
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
