As despesas comerciais são uma realidade para todas as empresas, independentemente do tamanho ou setor de atuação. Elas são essenciais para manter as operações diárias e, ao mesmo tempo, promover o crescimento e a expansão dos negócios.
No entanto, é preciso ter cuidado para gerenciá-las com eficiência e eficácia, a fim de garantir que não ultrapassem o orçamento e prejudiquem a saúde financeira da empresa.
Gerenciar gastos comerciais é um desafio constante para os gestores de negócios, especialmente em um cenário econômico incerto e altamente competitivo.
Entenda melhor esse assunto.
Quais são os tipos de despesas?
Existem vários tipos de despesas em uma empresa. É importante gerenciar cada uma de acordo com sua natureza e tentar controlar todas elas, evitando o desperdício.
Quando a empresa precisa formalizar suas ações com relatórios e documentos importantes para visibilidade, como o DRE (Demonstração do Resultado do Exercício), é preciso classificar muito bem os gastos.
Despesas não operacionais
Despesas não operacionais são despesas que não estão diretamente relacionadas às atividades operacionais de uma empresa.
Elas são geralmente classificadas como despesas extraordinárias e incluem itens como perdas na venda de ativos, multas e juros sobre dívidas, despesas com litígios, despesas com investimentos financeiros, entre outras.
Essas despesas não estão diretamente relacionadas às atividades principais da empresa e, portanto, não contribuem para a geração de receita ou lucro operacional.
Em geral, o objetivo é tentar reduzir as despesas não operacionais para melhorar a eficiência e a rentabilidade dos negócios.
É importante notar que algumas despesas não operacionais podem ser recorrentes ou únicas, dependendo das circunstâncias. Por exemplo, uma multa pode ser uma despesa única, enquanto os juros sobre dívidas podem ser recorrentes.
Despesas pré-operacionais
São gastos que uma empresa faz antes do início das operações comerciais, como:
- a elaboração do plano de negócios;
- pesquisas de mercado;
- registro da empresa;
- honorários advocatícios;
- honorários contábeis, entre outros.
Essas despesas são consideradas como um investimento inicial e são amortizadas ao longo do tempo, geralmente em um período de 5 a 10 anos.
As despesas pré-operacionais são importantes para o sucesso do negócio, pois elas ajudam a estabelecer a empresa e prepará-la para o início das operações
Despesas operacionais
Despesas operacionais são os principais gastos, relacionados às atividades diárias e rotineiras de uma empresa para manter suas operações funcionando.
Elas incluem salários e benefícios dos funcionários, aluguel, despesas com energia, materiais de escritório, despesas de vendas e marketing, entre outras.
As despesas operacionais são importantes para a continuidade dos negócios e são registradas regularmente no período em que são incorridas.
Elas são consideradas como parte dos custos para produzir ou fornecer produtos ou serviços, assim são subtraídas da receita para calcular o lucro operacional da empresa.
É importante monitorar as despesas operacionais, pois elas podem afetar a rentabilidade e o fluxo de caixa da empresa. Reduzir ou controlar esses custos é uma chave para aumentar a lucratividade da empresa.
No entanto, é importante ter cuidado para não cortar despesas importantes, algo que possa prejudicar a eficiência e a qualidade das operações.
Confira também: como criar um centro de custo na empresa.
Despesas comerciais
São os gastos relacionados às atividades comerciais de uma empresa, incluindo vendas, marketing e publicidade. Elas são consideradas despesas operacionais e são necessárias para a operação diária de uma empresa.
Esses gastos abrangem, por exemplo, despesas com propaganda, promoção de vendas, publicidade, relações públicas, viagens de negócios, comissões de vendas, custos de eventos e feiras comerciais, entre outros. (Inclusive, saiba mais sobre política para viagens corporativas)
Os custos comerciais são essenciais para o crescimento e o sucesso do negócio, pois ajudam a promover os produtos ou serviços da empresa e a aumentar a visibilidade da marca.
Como informar despesas comerciais no DRE?
O DRE (Demonstração do Resultado do Exercício) é uma demonstração financeira que apresenta o resultado operacional de uma empresa durante um período específico, geralmente um trimestre ou um ano.
As despesas comerciais devem ser incluídas na DRE para possibilitar o cálculo do lucro líquido da empresa.
Para informar as despesas com fins comerciais no DRE, é necessário classificá-las corretamente como despesas operacionais. Essa classificação, como já vimos, inclui todas as despesas necessárias para manter as atividades diárias da empresa, incluindo as comerciais.
Essas despesas devem ser agrupadas em uma conta específica na DRE, separadamente de outras despesas operacionais, como as despesas administrativas ou ajuda com custos específicos da operação. Em ambos os casos é preciso ter o recibo da despesa arquivado para a checagem dos dados sempre que necessário.
Normalmente, essas despesas são agrupadas em uma subconta intitulada “Despesas de Vendas”.
Ao preparar a DRE, as despesas comerciais devem ser subtraídas das receitas de vendas para calcular o lucro bruto da empresa. Inclusive, a automação contábil é uma solução que chegou para facilitar muitos processos burocráticos que demandam tempos desnecessários. Saiba mais!
Como diminuir o custo de despesas comerciais de uma empresa?
Reduzir os custos de despesas comerciais pode ser um desafio, mas existem várias estratégias que podem ser adotadas para diminuir esses custos, se aproximando da sustentabilidade financeira.
Aqui estão algumas dicas para fazer isso:
- avalie a eficácia das despesas;
- negocie com fornecedores para obter melhores preços em produtos e serviços;
- reduza o orçamento de publicidade;
- automatize processos;
- revise periodicamente os custos comerciais, como os do cartão de crédito empresarial.
Como fazer reembolso para despesas comerciais?
Para isso, é preciso estabelecer uma política de reembolsos. A partir disso, a empresa consegue avaliar cada custo, validar as despesas de acordo com o que foi definido na política, reunir a comprovação daquele gasto e, de fato, fazer o reembolso.
Entretanto, é preciso estar atento às regras do reembolso para despesas de funcionários para evitar erros lá na frente.
Tudo isso seguindo os prazos estabelecidos, de modo a organizar melhor e evitar falhas.
Claro que esse processo pode — e deve — ser mais fácil. Caso a empresa conte com soluções específicas, como um cartão corporativo ou uma solução que facilite os reembolsos com relatórios simples de visualizar. A despesa no cartão corporativo chega a ser contabilizada de forma automática via sistema, evitando a necessidade de reembolsos e uso de tempo para registro de custos.
A Payfy dispõe desses dois tipos de solução.
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Conclusão
Despesas comerciais são um aspecto essencial do funcionamento de uma empresa e, portanto, devem ser gerenciadas com cuidado. Por mais que representem saídas do dinheiro da empresa, são importantes para a continuidade, logo são cruciais.
As despesas, em geral, podem incluir uma ampla variedade de gastos necessários para manter a empresa operando, como despesas operacionais, de vendas e administrativas.
Uma das formas mais eficazes de gerenciar essas despesas é classificá-las corretamente na Demonstração do Resultado do Exercício (DRE). Como vimos, gastos comerciais podem ser despesas operacionais, na subcategoria “despesas de vendas”.
