Utilizar o cartão pré-pago corporativo como método de pagamento é uma opção que simplifica o planejamento financeiro, a gestão das despesas e também diminui a burocracia e os processos financeiros antiquados de uma empresa.
Inclusive, a junção dessas duas modalidades vai muito além da visão que se tem sobre cartão pré-pago e sobre cartão corporativo; na verdade o cartão pré-pago corporativo representa maior liberdade tanto para a empresa quanto para os funcionários.
O melhor ainda é que essa liberdade é embasada em um excelente controle financeiro e regras claras de uso. Tem interesse em saber mais? Então, vem comigo! Neste artigo vou abordar:
- O que é e como funciona o cartão corporativo pré-pago?
- Quando usar um cartão corporativo pré-pago?
- O que comprar com um cartão pré-pago corporativo ?
- Benefícios do cartão pré-pago corporativo para empresas
- Quais são os tipos de cartão pré-pago corporativo?
- Cartão corporativo pré-pago x pós-pago: quais as principais diferenças?
- A importância do cartão corporativo pré-pago integrar-se com a gestão financeira
- Quais funcionários podem usar um cartão corporativo?
- Por que oferecer um cartão corporativo para a sua equipe?
- Qual um bom limite para cartão pré-pago corporativo?
- Conclusão: escolhendo o cartão pré-pago corporativo da sua empresa
Boa leitura!
O que é e como funciona o cartão corporativo pré-pago?
Um cartão corporativo pré-pago é uma forma de pagamento corporativo para que as empresas possam controlar e gerenciar as despesas de seus funcionários de forma mais segura e eficiente.
Esse modelo de cartão foi regulamentado em 2014 pelo Banco Central (BC), e tem como um dos diferenciais o fato de não exigir a criação de uma conta corrente.
Assim como outros tipos de cartão corporativo, ele é oferecido justamente aos colaboradores que precisam pagar contas em nome da empresa.
No entanto, ao contrário dos cartões de crédito (pós-pagos) que permitem gastos até um limite e a fatura é paga posteriormente, o cartão pré-pago só funciona quando a empresa o carrega com um valor específico para que sejam realizadas as despesas.
Dessa forma, a empresa consegue definir limites de gastos individuais para cada cartão, conforme as respectivas necessidades dos seus colaboradores. Ou seja, tudo de acordo com o planejamento para evitar problemas.
Além disso, é possível personalizar ainda mais a gestão, separando os gastos por categorias, para otimizar o controle. Contudo, as opções dependem do serviço de cartão pré-pago corporativo escolhido. Por isso, é essencial contratar o mais adequado!
Quando usar um cartão corporativo pré-pago?
Um bom exemplo de uso de cartão é em viagens corporativas. Nesse caso, o cartão é adotado para cobrir os custos necessários para estadia, deslocamento e alimentação. Assim, deixam de ser necessários processos como adiantamento e reembolso de despesas.
Ou seja, toda a estrutura para manter o funcionário em uma viagem a trabalho é gerenciada e previamente orçada pela empresa, por meio do cartão pré-pago corporativo.
Também podemos falar de custos diários e rotineiros, como compras de insumos e matérias-primas. Nesse caso, estamos falando de custos obrigatórios, relacionados ao que a empresa produz.
Ou ainda, podemos falar de gastos com equipamentos para aumentar a produtividade e ajudar a realizar atividades todo dia, como por exemplo:
- compra de computadores;
- acessórios;
- máquinas.
Além disso, o cartão também pode ser usado para pagamentos de soluções terceirizadas – como equipe de limpeza – e até em incentivos e recompensas pagas para melhorar a experiência dos colaboradores.
O que comprar com um cartão pré-pago corporativo ?
Como já mencionado, qualquer despesa relacionada à empresa e seus serviços é considerada um gasto corporativo e pode ser realizada através desse cartão. Desse modo, os gastos permitidos incluem:
- compras de materiais de escritório;
- gastos com viagens corporativas;
- materiais e equipamentos para escritório (monitor, teclado, mouse, fone, impressora, tinta, papel…);
- refeições com clientes;
- assinaturas de cursos e/ou plataformas;
- etc.
Já no caso dos itens que não devem ser comprados com o cartão corporativo, estão aqueles que não serão usados para o negócio. Ou seja, qualquer gasto que não ajude a empresa a entregar os seus produtos e serviços. Por exemplo:
- combustível para veículo de uso pessoal;
- produtos para fins de uso pessoal;
- gastos com lazer – exceção para viagens com clientes;
- refeições fora do horário de expediente – exceção para reuniões com clientes;
Além disso, existem empresas que oferecem benefícios extras através do cartão corporativo, fazendo com que alguns dos exemplos citados acima possam ser liberados.
Por isso, a empresa deve elaborar uma política interna de gastos e apresentá-la a todos os colaboradores, assim assegura-se que todos os gastos serão feitos com responsabilidade.
Como esse é um problema constante nas empresas, aqui na Payfy nós desenvolvemos uma Inteligência Artificial integrada ao software do cartão pré-pago para identificar compras de itens proibidos pelo negócio.
Dessa forma, quando o seu colaborador realiza uma compra no cartão corporativo da Payfy, nosso sistema faz a gestão dos gastos e também identifica possíveis compras inadequadas.
Benefícios do cartão pré-pago corporativo para empresas
Agora que você entendeu bem o que é o cartão pré-pago corporativo e suas opções de uso, vamos nos aprofundar nos inúmeros benefícios que ele traz para o dia-a-dia da sua empresa, principalmente quando o objetivo é economizar e gerir as finanças com facilidade.
De maneira geral, gastar no cartão pré-pago garante transparência, eficiência e melhor controle dos gastos. Mas para exemplificarmos melhor separei abaixo os 5 principais benefícios ao utilizar o cartão pré-pago na sua empresa:
#1 – Não existe fatura em cartões pré-pagos
Isso mesmo, você leu certo, chega de surpresas orçamentárias e de estresse para gerir as despesas dos cartões corporativos no final do mês!
Como essa modalidade de pagamento permite que você carregue sempre um valor antes do uso, não existe uma fatura de crédito no final do mês. Afinal, será utilizado na forma de débito o valor que já foi depositado.
#2 – Não é necessário comprovação de renda
Este é um benefício extremamente atrativo para empresas que estão começando, visto que nem todas elas conseguem a liberação de crédito exigida pelos bancos tradicionais.
Além disso, pequenas empresas e micro negócios, que possuem um caixa mais reduzido, também se beneficiam dessa ferramenta sem se preocupar com a sua reputação de crédito junto aos bancos.
No entanto, se sua empresa é maior, você não deve subestimar o cartão pré-pago por causa de sua simplicidade. De qualquer modo, será um excelente cartão para auxiliar na contabilidade da sua empresa.
#3 – Ele é aceito internacionalmente
Como já mencionei ao longo do texto, como essa modalidade de pagamento já possui um valor quitado para o uso (saldo ao invés de crédito), tem-se maior liberdade em compras para o caso de viagens corporativas internacionais.
Contudo, lembre-se de sempre checar antes se o cartão a ser contratado possui de fato essa opção; visto que o mercado está cada vez mais dinâmico e estão surgindo serviços para todos os tipos de demanda.
#4 – Também funciona no crédito
Em algumas instituições, por mais que o valor depositado no cartão seja um débito, o cartão também oferece a modalidade de crédito, sendo possível usá-lo tanto na maquininha quanto em compras online.
Isso facilita, por exemplo, a compra de equipamentos e serviços mais caros ou pode ser usado em casos de emergência e falta de saldo no cartão pré-pago.
#5 – Maior controle orçamentário
Uma das vantagens mais interessantes do cartão pré-pago é justamente o seu controle de gastos, visto que os valores inseridos são planejados previamente e é possível recarregá-lo periodicamente para fazer compras pontuais.
O cartão pré-pago é ideal para o uso corporativo, pois dessa forma os colaboradores realizam as compras necessárias em nome da empresa com rapidez, facilidade, segurança e autonomia.
Além disso, utilizar o cartão pré-pago ao invés das práticas de reembolso e adiantamento, traz maior transparência sobre os gastos, evitando fraudes e abusos de orçamento. Inclusive, esse cartão também ajuda a empresa nas auditorias e mecanismos de fiscalização.
Quais são os tipos de cartão pré-pago corporativo?
Com certeza você já ouviu falar dos cartões de benefício: alimentação, combustível, refeição, farmácia, etc. Bom, esses cartões nada mais são do que cartões pré-pagos, você usa esse benefício e todo mês seu cartão é recarregado..
E se eu te dissesse que não é necessário utilizar tantos cartões diferentes e fazer tantas conciliações para oferecer esses benefícios aos seus funcionários? É isso que um cartão pré-pago faz pela sua empresa!
Mas na verdade, o melhor dessa opção é a possibilidade que a empresa tem de centralizar todas essas despesas em um só cartão, ou seja, não é preciso pagar diversas taxas.
Através do cartão pré-pago, o financeiro insere o valor total que deve repassar ao colaborador, permitindo que ele tenha acesso ao valor que precisa utilizar no mês – desde gastos com a empresa até os benefícios do seu cargo.
Cartão corporativo pré-pago x pós-pago: quais as principais diferenças?
Os cartões corporativos pré-pagos e pós-pagos diferem principalmente na forma como os gastos são controlados e a flexibilidade financeira que eles oferecem às empresas.
Por isso, vou destacar as suas principais diferenças e mais abaixo apresentamos uma tabela resumindo as características de cada um.
1 – Cartão Pós-Pago (Crédito)
Primeiramente, o cartão de crédito corporativo funciona como um cartão de crédito tradicional, onde as despesas são pagas posteriormente, em um ciclo de faturamento mensal na maioria dos casos.
Por isso, essa opção é muito vantajosa para empresas que precisam de um fluxo de caixa mais flexível.
No entanto, por se tratar de uma solução de crédito, existe a necessidade de um controle de gastos minucioso e de uma análise de crédito rigorosa. Além disso, se o saldo não for pago integralmente até a data de vencimento, são aplicados juros, aumentando os custos financeiros.
Nesse modelo não há tantas personalizações, mas ainda é possível tornar a ferramenta mais útil para a necessidade da sua empresa. O Banco do Brasil, por exemplo, oferece aos seus clientes uma ferramenta de gestão que pode ser integrada aos cartões do banco: a Payfy.
Através dessa parceria ficou muito mais fácil gerenciar os gastos do seu cartão de crédito corporativo BB diretamente na nossa ferramenta de gestão financeira.
2 – Cartão pré-pago
Como já vimos, os cartões pré-pagos só exigem que a empresa carregue um saldo antecipadamente, assim o financeiro estabelece um limite fixo de gastos e também reduz os riscos de fraude.
Apesar desse modelo de pagamento parecer rígido, a recarga pode ser feita sempre que necessário, trazendo flexibilidade para o gerenciamento de fundos.
Dessa forma, os funcionários só podem gastar o valor previamente carregado, facilitando o controle orçamentário e evitando despesas excessivas. Além disso, esse tipo de cartão não depende de análise de crédito, o que é uma vantagem para empresas novas ou com histórico de crédito limitado.
Outras principais vantagens de usar um cartão pré-pago corporativo para sua empresa são:
- elimina a necessidade de aprovação de crédito;
- garante um controle mais rigoroso dos gastos comerciais;
- evita dívidas desnecessárias e parcelamentos de fatura;
- facilita os pagamentos dos colaboradores;
- elimina a necessidade de reembolsos;
- melhora o controle de gastos feitos por funcionários temporários ou terceirizados;
- não existe necessidade de criar uma conta corrente.
Além disso, essa opção é ótima para empresas que buscam uma forma simplificada para limitar o acesso de seus funcionários aos recursos financeiros da empresa e precisam controlar muito rigorosamente seus gastos.
Resumo das Diferenças
| Características | Pré-Pago | Pós-Pago |
| Limite de Gastos | Pré-definido e carregado antecipadamente | Baseado no crédito da empresa |
| Controle de Orçamento | Maior controle e prevenção de gastos excessivos | Maior flexibilidade para despesas imprevistas |
| Análise de Crédito | Não necessária | Necessária |
| Recarregável | Sim, conforme necessidade | Não aplicável |
| Risco de Fraude | Muito menor | Potencialmente maior |
| Facilidade de Pagamento | Não existe fatura | Pagamento posterior com possível incidência de juros |
| Recompensas e Benefícios | Normalmente não oferecidos (a Payfy oferece sistema de gestão integrado) | Frequentemente incluídos |
Ou seja, a decisão final entre um cartão pré-pago e um pós-pago dependerá das necessidades específicas da empresa, seu fluxo de caixa, preferências de controle de gastos e acesso a crédito.
A importância do cartão corporativo pré-pago integrar-se com a gestão financeira
Sempre que falamos em finanças empresariais também estamos falando de controle de gastos, por isso, é essencial a integração do cartão corporativo pré-pago com sistemas de gestão financeira.
Dessa forma, os gestores conseguem acompanhar em tempo real os gastos dos funcionários, proporcionando uma visão clara e imediata das despesas realizadas.
Mas além de ajudar no controle orçamentário e na detecção de fraudes, a gestão através de um sistema integrado também reduz significativamente a carga administrativa, eliminando a necessidade de processos manuais de lançamento de despesas.
No software de gestão financeira da Payfy, por exemplo, as transações são automaticamente registradas e o usuário consegue anexar uma foto do comprovante ao gasto diretamente pelo aplicativo.
Essa automação facilita a prestação de contas dos dois lados, agilizando a reconciliação de contas, a elaboração de relatórios financeiros detalhados e precisos, além de economizar tempo e diminuir a possibilidade de erros humanos nesse processo.
Portanto, na contratação do seu cartão corporativo pré-pago, lembre-se de buscar uma solução que ofereça também um sistema de gestão integrado. No caso da Payfy, nosso software conta com outros benefícios além dos mencionados, como por exemplo:
- configuração de limites de gastos e categorias de despesas direto pelo aplicativo;
- emissão de cartões virtuais a qualquer momento;
- acompanhamento de gastos em tempo real;
- integração com os principais ERPs do mercado;
- pagamentos via PIX;
- Inteligência Artificial para identificar gastos proibidos pela empresa contratante;
- opção de software de gestão com cartão de crédito através de parceria com o Banco Do Brasil;
- entre outros.
Quais funcionários podem usar um cartão corporativo?
Devido ao limite de cartões que os bancos oferecem e à liberdade que ele dá aos funcionários, normalmente as empresas disponibilizam os cartões corporativos apenas para cargos de confiança.
Entretanto, nós sempre defendemos que as empresas devem estender o benefício a mais colaboradores, desde que controlem e gerenciem esses gastos de forma ordenada.
A ideia é envolver todos os colaboradores da empresa, para que eles conheçam as suas políticas internas, a cultura da empresa, os benefícios e tenham autonomia e confiança para ter um cartão corporativo e fazer gastos conscientes em nome da empresa.
Por que oferecer um cartão corporativo para a sua equipe?
“Como podemos tornar o gerenciamento de despesas no local de trabalho menos terrível para nós e nossos colaboradores?“
Essa simples pergunta é a mesma que ouvi de outras empresas e que nos fez começar a Payfy. A nossa resposta é: dê autonomia aos seus colaboradores, ao mesmo tempo que utiliza ferramentas para automatizar e otimizar os processos financeiros da sua empresa.
Notamos que independente do setor, cada colaborador precisa ter acesso aos recursos certos para fazer bem o seu trabalho.
Por isso, aqui na Payfy, cada colaborador recebe um cartão da empresa para gerenciar suas despesas. Eles já combinam com nosso software e, claro, todos usam-o sempre com base na nossa política de gastos interna.
Esses cartões dão a todos os Payfyers autonomia, além de garantir facilidade para os nossos time financeiro, pois através do software de gestão integrado os líderes podem acompanhar todos os gastos em tempo real!
Damos autonomia às pessoas porque nosso sistema rastreia todos os pagamentos e, em paralelo, também é possível ajustar limites em tempo real. Caso não tivéssemos essa capacidade, não poderíamos administrar a empresa da maneira que desejamos.
Por isso, decidir quanta confiança estender a seus colaboradores pode ser uma pergunta complexa e difícil de responder. Então, se você tem um grupo de pessoas dedicado e maduro, nosso modelo hands-off deve funcionar para você.
Infelizmente, nem todas as empresas podem dizer isso… Mas todas elas podem aprender a inovar seus processos, sua mentalidade e trilhar um caminho para essa realidade.
[Leia também]: Porque na Payfy cada colaborador tem o seu cartão pré-pago.
Qual é um bom limite para cartão pré-pago corporativo?
O limite depende do que se precisa comprar, mas só se utilizará o cartão mediante alguma necessidade prevista. Por isso, é tão importante ter planejamentos financeiros bem estruturados.
No entanto, o cartão pré-pago não tem um limite fixo para usar no mês (como o cartão de crédito); você pode recarregá-lo a qualquer momento, o que facilita a gestão em casos de imprevistos.
Na Payfy, por exemplo, você pode definir um limite/saldo personalizado no cartão de cada colaborador, de acordo com seu cargo, seus privilégios e os custos que ele gerencia normalmente
Conclusão: escolhendo o cartão pré-pago corporativo da sua empresa
Como vimos, o cartão pré-pago corporativo é uma opção incrível para reduzir custos, riscos e problemas com as despesas da empresa. Investir nessa solução garantirá uma gestão de gastos com maior simplicidade e transparência
No entanto, se você ainda não tem certeza de qual modalidade é a melhor para sua empresa e o que buscar na hora de contratar um cartão corporativo, separei um conteúdo que sei que vai te ajudar:
5 pontos de atenção na hora de escolher o seu cartão empresarial.
Te espero lá!
Agora se você já entendeu qual solução sua empresa precisa, que tal agendar uma demonstração dos nossos produtos? Durante a demonstração o time de vendas pode tirar todas as suas dúvidas e te ajudar no que for preciso.
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
