Adiantamento de viagem: como modernizar e facilitar a gestão de despesas corporativas

O adiantamento de viagem é uma prática ultrapassada que ainda domina empresas brasileiras. 

Isto é, os funcionários recebem dinheiro antecipadamente, viajam, guardam pilhas de notas fiscais e depois enfrentam processos burocráticos intermináveis de prestação de contas.

Esse método tradicional custa caro em tempo, gera vulnerabilidade a fraudes e oferece zero visibilidade sobre gastos em tempo real. 

Pior ainda: frustra colaboradores que precisam agir como "banco" da empresa.

Se sua empresa ainda usa adiantamento tradicional, este guia mostrará por que é hora de mudar e quais alternativas modernas eliminam dores operacionais mantendo controle rigoroso.

O que é adiantamento de viagem?

Adiantamento de viagem é o dinheiro que as empresas entregam aos colaboradores antes de deslocamentos corporativos para cobrir despesas previstas. 

O funcionário recebe um valor estimado, viaja usando esses recursos e depois deve prestar contas com comprovantes de cada gasto.

A prática nasceu décadas atrás quando cartões corporativos não existiam e opções de pagamento eram limitadas. 

Era a única forma viável de garantir que funcionários tivessem recursos durante viagens sem usar dinheiro próprio.

Tipos de adiantamento comuns

• Adiantamento em dinheiro físico: empresa entrega cédulas ao funcionário. Mais comum em pequenas empresas e para valores menores. Alto risco de perda ou roubo.
• Adiantamento por depósito bancário: recurso é transferido para conta do colaborador. Mais seguro que dinheiro físico mas ainda impossibilita rastreamento de gastos individuais.
• Adiantamento misto: combinação de dinheiro e depósito. Usado quando parte das despesas exige pagamento em espécie.

O que o adiantamento cobre

• Transporte: passagens, táxi, combustível, pedágio, estacionamento
• Hospedagem: hotéis, pousadas, flats conforme política da empresa
• Alimentação: refeições durante viagem com limite diário definido
• Despesas operacionais: materiais para reuniões, telefonemas, internet

Como funciona o processo tradicional (e porque é problemático)

O fluxo do adiantamento tradicional envolve múltiplas etapas manuais que consomem tempo de todos os envolvidos. 

Vamos detalhar cada fase e seus problemas específicos.

Fase 1: solicitação e aprovação

O colaborador preenche formulário informando destino, duração, propósito e estimativa de gastos. Gestor analisa e aprova. 

A solicitação vai para financeiro que calcula valor baseado em política da empresa.

Problemas nesta fase:

• Formulários em papel ou emails criam desorganização
• Aprovações dependem de pessoas disponíveis (viagens urgentes travam)
• Estimativas são imprecisas porque baseadas em suposições

Fase 2: liberação do recurso

O financeiro providencia dinheiro físico ou depósito bancário. Em empresas grandes, isso pode levar 5-10 dias úteis entre solicitação e recurso disponível.

Problemas nesta fase:

• Processo lento pode atrasar ou inviabilizar viagens urgentes
• Colaborador viaja sem saber se valor será suficiente
• Impacto imediato no caixa da empresa

Fase 3: viagem e gastos

O funcionário viaja usando o recurso recebido, precisa guardar cada nota fiscal física e controlar manualmente quanto gastou versus quanto tem disponível.

Problemas nesta fase:

• Zero visibilidade da empresa sobre como dinheiro está sendo usado
• Notas fiscais se perdem, amassam ou desbotam
• Colaborador fica estressado gerenciando papéis ao invés de focar no trabalho

Fase 4: prestação de contas

Após retorno, funcionário tem prazo (geralmente 5-10 dias) para reunir comprovantes, preencher relatório detalhado e submeter para financeiro.

Problemas nesta fase:

• Comprovantes perdidos inviabilizam reembolso de despesas legítimas
• Digitação manual de cada despesa consome horas
• Financeiro gasta dias conferindo pilhas de papel

Fase 5: análise e acerto

O financeiro valida cada comprovante, confere se gastos seguem política, aprova ou questiona despesas.

Se sobrou dinheiro, funcionário devolve. Se faltou, a empresa reembolsa a diferença.

Problemas nesta fase:

• Processo pode levar 30-45 dias até acerto final
• Colaborador fica sem saber se gastos foram aprovados
• Erros de digitação distorcem relatórios financeiros

Os 7 maiores problemas do adiantamento tradicional

Antes das soluções digitais, o adiantamento de despesas era o modelo padrão para custear viagens e atividades externas. 

Porém, o que parecia simples, como liberar um valor antecipado e ajustar depois, acabou se tornando uma das práticas mais ineficientes e arriscadas da gestão financeira moderna.

O método tradicional cria uma série de gargalos que drenam tempo, abrem brechas para erros e dificultam o controle de gastos em tempo real. 

A falta de visibilidade durante as viagens, somada à burocracia na prestação de contas, transforma um processo que deveria ser ágil em uma sequência de tarefas manuais, lentas e improdutivas.

Esses problemas não afetam apenas a equipe financeira, mas toda a operação: os gestores tomam decisões baseadas em dados defasados, colaboradores se frustram com processos confusos e a empresa perde eficiência operacional e margem de lucro.

A seguir, conheça os 7 principais desafios do modelo de adiantamento tradicional, e entenda por que tantas empresas estão migrando para formas mais modernas e transparentes de gerenciar despesas corporativas.

1. Invisibilidade total durante a viagem

Entre entregar dinheiro e receber prestação de contas semanas depois, a empresa opera completamente no escuro. Impossível saber se o colaborador está dentro do orçamento ou se políticas estão sendo respeitadas.

Impacto real: desvios só são descobertos quando já não há nada a fazer. Oportunidade de correção preventiva não existe.

2. Burocracia que consome tempo valioso

Um único adiantamento envolve múltiplas pessoas em tarefas manuais repetitivas:

• Colaborador: 2-3 horas preenchendo formulários e organizando comprovantes
• Gestor: 30 minutos analisando solicitação e prestação de contas
• Financeiro: 1-2 horas processando adiantamento e conferindo documentação

Multiplique por dezenas de viagens mensais e você tem dias inteiros desperdiçados em burocracia.

3. Comprovantes perdidos custam caro

É fato que grande parte dos comprovantes de viagem são perdidos ou danificados, o que dificulta ainda mais a análise da empresa.

Consequências:

• Empresa não pode deduzir fiscalmente despesas sem nota
• Colaborador fica sem reembolso por perda acidental
• Discussões desgastantes sobre o que fazer nesses casos

4. Fraude é fácil e difícil de detectar

Dinheiro sem rastreamento abre portas para:

• Inflar valores de despesas reais
• Incluir gastos pessoais como corporativos
• Apresentar notas fiscais falsas ou duplicadas
• Não devolver diferença não gasta

5. Fluxo de caixa fica comprometido

Adiantamentos criam saída imediata de caixa sem contrapartida. Dinheiro sai semanas antes de você saber quanto realmente foi gasto.

Exemplo prático:

• Empresa adianta R$ 50.000 em viagens no início do mês
• Prestações de contas voltam 3-4 semanas depois
• Gasto real foi R$ 42.000
• Empresa ficou R$ 8.000 "presa" desnecessariamente por semanas

6. Colaboradores odeiam o processo

Os funcionários relatam estresse significativo com adiantamentos:

• Preocupação constante de não perder papéis
• Medo de não receber reembolso por comprovante perdido
• Tempo gasto em burocracia ao invés de trabalho produtivo
• Espera de 30-45 dias quando gasto excede adiantamento

Esse atrito afeta satisfação, engajamento e até retenção de talentos.

7. Análise estratégica é impossível

Dados em formulários e planilhas fragmentadas não permitem insights valiosos:

• Quanto gastamos por categoria nos últimos 6 meses?
• Quais hotéis mais usamos em cada cidade?
• Onde podemos negociar descontos por volume?
• Gastos de viagem estão aumentando ou diminuindo?

Responder essas perguntas exige horas compilando dados manualmente. Na prática, análises simplesmente não acontecem.

Alternativas modernas ao adiantamento tradicional

A tecnologia oferece soluções infinitamente superiores ao adiantamento tradicional. Vamos comparar as principais alternativas disponíveis hoje.

Cartão corporativo de crédito

Funcionários recebem cartão corporativo e fazem despesas diretamente. A empresa paga fatura consolidada no fim do mês.

Vantagens:

• Elimina necessidade de adiantar dinheiro
• Rastreamento automático de todas as transações
• Comprovantes digitais via app
• Visibilidade em tempo real

Cartão corporativo pré-pago (recomendado)

Cada colaborador recebe cartão com limite específico carregado previamente. Impossível gastar além do disponível.

Vantagens principais:

• Controle absoluto sobre limites individuais
• Zero risco de endividamento
• Funciona internacionalmente sem burocracia
• Não precisa análise de crédito
• Recargas podem ser instantâneas via app

Reembolso posterior

O colaborador usa dinheiro próprio e a empresa reembolsa depois com base em comprovantes.

Vantagens:

• Empresa não adianta recurso
• Fluxo de caixa mais previsível

Desvantagens:

• Funcionário "empresta" dinheiro próprio para empresa
• Cria insatisfação e atrito com equipe
• Não resolve problema de comprovantes perdidos
• Ainda depende de processo manual burocrático

Comparação: adiantamento vs. cartão corporativo

Como implementar cartões corporativos na sua empresa

A transição do adiantamento tradicional para cartões corporativos exige planejamento, mas é mais simples do que parece.

Passo 1: defina política clara (1 semana)

Estabeleça regras objetivas:

• Quem tem direito a cartão
• Limites por cargo/função
• Categorias de despesas permitidas
• O que fazer em caso de perda
• Processo de solicitação de aumento temporário

Passo 2: escolha fornecedor adequado (1-2 semanas)

Avalie opções considerando:

• Facilidade de gestão de limites
• Qualidade do app mobile
• Integração com seu ERP
• Suporte e atendimento
• Custos de emissão e manutenção

Passo 3: implemente em piloto (3-4 semanas)

Comece com área menor (vendas ou diretoria). Teste processo completo, colete feedback, ajuste configurações antes de expandir.

Passo 4: treine equipe (1 semana)

Mostre como usar cartão, anexar comprovantes via app, solicitar ajuste de limite, reportar perda ou roubo. Vídeos curtos funcionam melhor que manuais longos.

Passo 5: expanda gradualmente (2-3 meses)

Leve solução para outras áreas baseado em aprendizados do piloto. Mantenha suporte próximo durante os primeiros meses.

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Diferenciais da Payfy:

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• Controle granular de limites por colaborador, projeto ou centro de custo
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• Alertas em tempo real de gastos fora da política
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