Viajar a trabalho é uma parte essencial do mundo corporativo moderno. No entanto, isso também traz uma grande responsabilidade, para a empresa e para o trabalhador.
Nesse contexto, a geração de Relatórios de Despesas de Viagem (RDVs) é crucial para manter as finanças da empresa sob controle e garantir que os funcionários que viajam a trabalho sejam reembolsados adequadamente.
Então, se você quer conhecer mais sobre relatórios de despesas e gestão de gastos de viagens, continue lendo!
O que significa RDV?
O Relatório de Despesas de Viagem, geralmente identificado pela sigla RDV, é um documento essencial para quem viaja a trabalho, pois funciona como uma prestação de contas de todos os gastos realizados durante a viagem.
Assim, esse relatório tem como objetivo garantir o registro e reembolso adequado que todas as despesas, evitando erros e prejuízos financeiros para a empresa ou para o trabalhador.
Além disso, o RDV também ajuda a controlar o orçamento e manter uma visão clara de todos os gastos do negócio. Com essas informações em mãos, a empresa pode tomar decisões mais informadas e estratégicas para o futuro.
Desse modo, o RDV tem uma forma ordenada e inclui itens como:
- alojamento (hotel, Airbnb);
- transporte (avião, uber);
- alimentação e eventos;
- entre outros.
Quem é responsável pelo RDV?
Normalmente, o próprio viajante é responsável por gerar o RDV. Por isso, é essencial que o colaborador responsável por criar o relatório seja preciso e detalhista, para garantir que tudo esteja dentro das diretrizes da empresa e legislação vigente.
Ainda, o trabalhador deve seguir as políticas e diretrizes da empresa em relação às despesas de viagem, para evitar problemas e garantir um reembolso adequado, quando necessário.
Quais os componentes de um RDV?
Como já falamos, o Relatório de Despesas de Viagem deve ser muito bem detalhado e incluir todas as informações relevantes da viagem em questão.
Por isso, separei 3 principais componentes que não podem faltar no seu RDV. Dessa forma, você consegue ter uma noção mais prática sobre o tema, confira:
1 – Informações pessoais e de viagem
Em primeiro lugar, o RDV deve conter informações completas sobre o trabalhador e a viagem em questão. Essas informações incluem:
- nome completo e cargo do viajante;
- destino(s);
- datas de partida e chegada;
- propósito(s) da viagem;
- superior que aprovou a viagem;
- outras informações complementares se necessário.
2 – Detalhamento das despesas
O detalhamento das despesas também é uma das partes mais importantes do RDV. Nesta etapa, o viajante lista todas as despesas relacionadas à viagem de negócios, como passagens aéreas, uber, estadias em hotéis, refeições entre outras.
Além disso, é aconselhável que o trabalhador também detalhe as datas e os locais em que as despesas ocorreram. Assim, essas informações adicionais ajudam a empresa a entender como as despesas foram distribuídas ao longo da viagem.
3 – Comprovantes e recibos
Comprovantes e recibos são essenciais para provar que as despesas foram realmente incorridas. Por isso, é indispensável que o viajante de negócios anexe todos os documentos relevantes ao RDV, como faturas, recibos, bilhetes de viagem e demais comprovantes.
No entanto, é válido ressaltar que os documentos devem estar legíveis e com as informações relevantes claramente visíveis. Isso ajuda a empresa a processar o RDV com mais rapidez e precisão, sem precisar buscar informações externas.
Políticas internas para viagens corporativas
As políticas e diretrizes da empresa em relação às viagens devem ser claras, bem definidas e comunicadas aos trabalhadores. Dessa maneira, a empresa deve estabelecer formalmente:
- limites de orçamento claros e objetivos;
- regras para a seleção de hotéis, passagens, alimentação, etc;
- políticas de transporte, segurança e conduta;
- entre outras
Por isso, é crucial que o trabalhador tenha fácil acesso a esse documento e entenda completamente as políticas e diretrizes da empresa antes de embarcar em uma viagem de negócios.
Isso irá assegurar que as despesas serão adequadamente registradas e que a empresa possa controlar os custos de viagem de forma eficaz.
Dicas para otimizar o RDV
Por fim, existem algumas dicas para garantir que os RDVs sejam elaborados e processados da melhor forma possível. Algumas orientações são mais simples, outras requerem um investimento inicial, mas não se preocupe, toda e qualquer melhoria já faz a diferença!
Realize treinamentos
Primeiramente, organize sessões de treinamento regulares para os funcionários sobre como preencher corretamente o Relatório de Despesas de Viagem (RDV).
Nessas sessões, inclua instruções detalhadas sobre quais despesas são válidas, como categorizá-las e quais informações são necessárias para uma aprovação eficiente.
Além disso, certifique-se de que todos os funcionários estejam atualizados sobre as políticas de despesas da empresa e entendam completamente os processos de submissão e aprovação do RDV.
Forneça um template para o RDV
Em seguida, disponibilize um modelo de RDV que seja claro, conciso e fácil de preencher. O template deve incluir campos específicos para diferentes tipos de despesas, como transporte, hospedagem, alimentação, entre outros.
Inclua também orientações objetivas dentro do template para ajudar os funcionários em como preencher cada seção corretamente, evitando erros e retrabalho durante o processo de revisão.
Padronize o processamento do RDV
Então, estabeleça um fluxo de trabalho consistente para o processamento do RDV, desde a submissão até a aprovação e reembolso.
Nesta etapa, inclua prazos bem definidos para submissão, quem serão os responsáveis pela revisão e aprovação, e um sistema de comunicação eficaz para resolver rapidamente quaisquer problemas ou discrepâncias.
Ainda, garanta que as políticas e procedimentos relacionados ao RDV sejam aplicados a todos os funcionários sem privilégios, promovendo transparência e equidade em todo o processo.
Invista em ferramentas modernas
Por último, considere investir em um software de gestão de despesas ou aplicativos móveis que otimizem o processo de submissão e aprovação do RDV.
Ou seja, busque ferramentas que automatizam tarefas como o cálculo de despesas, a captura de recibos e a geração de relatórios, economizando tempo e reduzindo erros.
Sobretudo, escolha uma solução que se integre facilmente com os outros sistemas utilizados pela empresa, como o sistema de contabilidade ou o ERP, para garantir uma experiência fluida e sem interrupções para os funcionários e administradores.
Para saber mais sobre essas ferramentas, confira nosso artigo completo: Viagens corporativas: como unificar as despesas de viagem em um só sistema.
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
