Após 2 anos em pandemia, muitas empresas estão retomando agora essa atividade ou até mesmo estão entrando pela primeira vez no mundo das viagens à negócios.
Segundo a Associação Brasileira de Agências de Viagens Corporativas (Abracorp), o setor brasileiro de viagens corporativas faturou R$869 milhões em Março deste ano, montante apenas 2% menor quando comparado a 2019 – quando o valor chegou a R$890 milhões.
Logo, para que a sua empresa volte com tudo nas viagens, sem ter que lidar com aquela enxurrada de recibos, nós vamos abordar nesse post:
- O que é e porque as empresas fazem Viagens Corporativas;
- Quais são os principais tipos de viagens corporativas?
- O que é uma Política de despesas de viagens e como categorizar esses gastos;
- O que é prestação de contas para viagens?
- Relatórios de viagens Corporativas (RDV);
- Como otimizar a Gestão de Viagens Corporativas;
Vamos lá? Boa Leitura!
“O que é” e “porque” as empresas fazem Viagens Corporativas?
De forma objetiva, elas são aquelas viagens feitas com objetivo profissional.
O importante para entender porque as empresas fazem viagens corporativas é lembrar que o objetivo principal é para elas se beneficiarem de alguma forma.
Seja para visitar um cliente, negociar projetos, participar de um evento ou mesmo realizar um serviço, todos esses deslocamentos são considerados como viagens corporativas e trazem um saldo positivo para a empresa.
Elas acontecem quando um colaborador sai do local de trabalho comum, mas continua atuando em nome da organização. Dessa forma, seja fora da cidade, do estado ou do país, se o funcionário não estiver na empresa, caracteriza-se como viagem corporativa.
Os motivos dessa viagem podem ser os mais diversos e irá depender inclusive do tipo de nicho que sua empresa está inserida.
Contudo, existem algumas viagens corporativas clássicas, que geralmente buscam os seguintes objetivos:
- trazer um novo cliente,;
- capacitar os funcionários;
- planejar um projeto futuro ou uma parceria;
- etc.
3 principais tipos de viagens corporativas
- Viagem de Intercâmbio
Existem muitas empresas que possuem sedes em outras localidades do mundo, isso faz com que exista a possibilidade de trabalhar determinados períodos em um outro escritório daquela mesma empresa.
Esse tipo de viagem tem como objetivo principal a troca cultural, e costuma ser necessário que o funcionário faça um curso do idioma local, por exemplo.
Essa troca de experiência beneficia a empresa pois o colaborador volta com mais bagagem e conhecimento para compartilhar, e a empresa garante a retenção cada vez maior dos seus talentos.
Neste caso, as despesas vão ter um valor mais alto e pode ser necessário que a equipe financeira contabilize também a ajuda de custo na hora da gestão dessas despesas.
- Viagem de rotina
Podemos pensar neste tipo como aquela clássica viagem de negócios para fins de negociação, visitas de clientes ou prospecção de projetos.
Nesse caso os gastos serão os básicos e mais “fixos” como, transporte, hospedagem e alimentação.
- Viagem para eventos.
A viagem de eventos, como o nome sugere, é uma viagem para um workshop, palestra, treinamentos, etc. Diferentemente dos tipos citados acima, essa viagem requer atenção extra com a inscrição para o evento, os ingressos e documentos necessários.
Além dos gastos mencionados na viagem de rotina, aqui também é considerado o caso de gastos com um encontro de funcionários após o evento e os próprios ingressos.
Além de tudo que abordamos sobre as viagens, é sempre necessário que o funcionário seja antecipadamente informado de todos os documentos e processos necessários para a realização de qualquer uma das viagens citadas.
Esse é um dos benefícios principais quando falamos de uma política de viagens corporativas, pois todas essas informações relacionadas aos processos de viagens e seus gastos estão detalhadas no documento.
O que é uma Política de Viagens?
Mas como delimitar esses gastos e garantir que os colaboradores estão realizando despesas com o que é realmente necessário? Aqui entra a Política de Despesas de Viagens.
Provavelmente já existem dentro da empresa Políticas de Reembolso e Adiantamento de despesas, por exemplo, mas as viagens são uma despesa complexa, com vários outros gastos dentro dela.
Como o nome sugere, estamos falando de um documento que define, explica e centraliza todas as diretrizes e etapas envolvidas em uma viagem de negócios dentro da empresa em questão.
Nesse documento, é esperado que todas as diretrizes sejam explicadas de forma abrangente e prezando o entendimento de todos os colaboradores, ou seja, garantir que o documento não esteja ambíguo e/ou contenha diretrizes questionáveis.
Dessa forma, tanto os colaboradores quanto os gestores sabem o que pode ou não ser feito quando falamos de viagem corporativa, pois existe um documento oficial com regras claras sobre o que está ou não incluso dentro das viagens corporativas e também como esses gastos devem ser realizados.
4 Dicas para otimizar a Política de Viagens
Por isso, para assegurar gastos coerentes e estratégicos, a política de viagens deve apresentar sem falta:
- Regras para a compra de passagens, hospedagem e transporte corporativo;
- Descrição do fluxo de aprovação de despesas durante a viagem;
- Limite de gastos geral e por categorias (x para passagem, y para hospedagem, z para alimentação…);
- Explicação clara das normas e processo para reembolso de despesas;
Portanto, como o objetivo das viagens corporativas é trazer benefício para a empresa, é também importante que o orçamento previsto esteja alinhado com a segurança e bem estar dos colaboradores.
Afinal, nenhuma empresa quer se preocupar com desperdícios financeiros e os colaboradores sempre gostam de realizar as suas funções da maneira mais eficaz e eficiente possível.
Por isso, a política de viagens corporativas tem um grande papel dentro da instituição, garantir que tudo esteja sendo feito de acordo com as diretrizes estipuladas.
Uma política de viagens corporativas bem estruturada e aplicada corretamente, torna as tomadas de decisões mais embasadas e assertivas, assim, é possível reduzir os custos para a empresa sem afetar a experiência dos seus colaboradores durante essas viagens.
Além disso, a padronização de processos e coleta de dados permite que a empresa entenda a fundo os detalhes dessas viagens, se elas estão trazendo retorno para a empresa e como realizá-las da melhor maneira possível.
Portanto, o documento se torna um ótimo guia para evitar fraudes, desperdícios e luxos, mas também mostra o quanto de orçamento pode ser alocado para realizar essas viagens da melhor forma, para colaborador e empresa.
Categorização dos gastos em viagens corporativas
As viagens corporativas são classificadas como uma despesa corporativa – pois não é um gasto com o produto final -, e precisam ser bem planejadas e geridas pelo time financeiro.
Na hora de planejar uma viagem corporativa é importante analisar profundamente todos os gastos que estão envolvidos, por exemplo:
- Passagens;
- Alimentação;
- Hospedagem;
- Uber/taxi;
- Compras;
- Ingresso com uma palestra/workshop/treinamento;
- Jantar com um cliente;
- etc…
Não é necessário criar inúmeras categorias, pois assim voltamos para a estaca zero onde esses dados não ficam agrupados. Porém deve-se categorizar o suficiente – e de forma realista -, pois esses gastos servirão de base para projeções e orçamentos futuros.
As categorizações mais relevantes para as viagens podem ser separadas por:
- Traslados – avião, ônibus, táxi, Uber…
- Alimentação – alimentação pessoal do funcionário;
- Despesas com o cliente – jantares, por exemplo;
- Despesas para a finalidade da viagem – ou seja, o funcionário vai visitar um cliente? Se capacitar? Treinar uma filial nova? Todos os gastos para isso ser feito devem ser contabilizados separadamente.
O que é prestação de contas para viagens?
Quando uma empresa pede que o funcionário faça uma prestação de contas, nada mais é do que a necessidade de comprovar para empresa com o que foi gasto o dinheiro disponibilizado.
Nos casos de reembolso, a prestação de contas é feita para que o colaborador seja ressarcido dos gastos durante as viagens. Já no caso do adiantamento é o processo para que seja comprovado quanto foi gasto e se a empresa ou o colaborador deve receber algum valor.
Mas porque eu preciso prestar contas das viagens corporativas?
O que nem todo mundo sabe é que as empresas podem reivindicar deduções fiscais sobre as despesas, mas somente se tiverem um comprovante de compra válido e puderem provar que foi uma despesa comercial.
A maioria das empresas deduz sua cobrança de impostos, e essa é uma prática totalmente legítima.
É claro que uma empresa poderia reembolsar os colaboradores por qualquer pagamento que eles fizeram. Contudo, se a empresa quiser reivindicar uma dedução fiscal para esses pagamentos ela pode fazer, mas para isso ela precisa dos comprovantes de compra.
Logo, a maioria das empresas exige um recibo para reembolsar os colaboradores como uma questão de política geral.
Relatórios de Viagens Corporativas (RDV);
O RDV, ou relatório de viagens, é uma ferramenta de controle e gestão que tem como objetivo monitorar e controlar despesas com viagens, garantindo a transparência e o cumprimento das políticas de viagens. Além disso, também servem para a prestação de contas e solicitação de reembolso.
Como falamos anteriormente, com o aumento da globalização dos negócios a realização de viagens corporativas se tornou um aspecto importante para muitas empresas. E gerenciar essas despesas pode ser uma tarefa desafiadora.
Portanto, os RDVs permitem que as empresas tenham uma visão geral das despesas de viagem dos seus colaboradores, facilitando a identificação de oportunidades de economia e a tomada de decisões mais assertivas.
Esses relatórios são compostos por informações detalhadas sobre as despesas relacionadas à viagem, como: transporte, hospedagem, alimentação, entre outros citados anteriormente.
Além disso, eles também incluem informações sobre o motivo da viagem, a duração, localização e os participantes, permitindo uma análise mais completa do impacto financeiro que as viagens têm para a empresa.
Dessa forma, implementar a prática dos RDVs em sua empresa, aumenta o controle das despesas, a análise de tendências e oportunidades de economia, além de reduzir o risco de fraudes e garantir a transparência e a conformidade com as políticas da empresa.
Como otimizar a Gestão de Viagens Corporativas?
Para a maioria dos colaboradores, perder as notinhas durante viagens corporativas é um erro clássico. Também, em meio aos afazeres, bilhetes e horários fica difícil anotar e guardar as notinhas de cada compra.
Algumas empresas ainda optam por limitar a quantidade de compras em viagens que não exigem prestação de contas. Mas ainda assim é preciso haver um sistema de pagamentos gerenciáveis.
O que é um sistema de pagamentos gerenciáveis?
Existem cartões de crédito corporativos que disponibilizam junto ao seu produto um software de gestão inteligente integrado. Ou seja, todos os gastos dos cartões são registrados dentro do sistema e permite que os gestores acompanhem tudo em tempo real.
A Payfy, por exemplo, é um desses sistemas que, junto aos nossos cartões, traz uma gama imensa de benefícios para a sua empresa. Nosso sistema permite:
- definir regras de gastos – pagamentos e/ou saques -;
- alteração de limites;
- criação de cartões virtuais;
- acompanhamento de gastos em tempo real;
- aprovação ou bloqueio de um gasto realizado no cartão;
- e claro, exportação de relatórios completos – permitindo também integração com ERPs via API.
Integre um software para gestão de viagens corporativas no seu negócio
Quem trabalha no time financeiro sabe como é a gestão de despesas: um paga no débito, outro no crédito, outro pede reembolso, uns recebem adiantamento… A lista de possibilidades é longa!
Por isso, o melhor a se fazer é garantir uma unificação e centralização de pagamento dessas despesas.
Sabemos que os cartões de crédito corporativo já estão no mercado há um tempo, mas hoje estão contando ainda com sistema de gestão integrado.
Se você ainda não possui um software de gestão e ficou interessado(a) na dica acima, então que tal entender mais a fundo sobre os cartões corporativos da Payfy?
Outras vantagens da integração com um Software de Gestão de Despesas Corporativas como a Payfy, além do fato de não envolver burocracias bancárias, é por permitir toda a gestão através do APP, como:
- alterar limites dos cartões a qualquer momento- feito individualmente;
- criar um cartão novo sem solicitar aprovação;
- bloquear o limite de algum cartão;
- criar limites independentes para cada colaborador;
- o gestor pode aprovar e negar em tempo real solicitações de compra maiores que o limite;
Então, entre em contato com o nosso time de vendas e tire suas dúvidas em relação ao nosso produto. Tenho certeza que você encontrará a solução que procura!
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
