Bem-vindo ao nosso guia completo sobre ajuda de custo – um recurso indispensável para empresas que querem otimizar suas políticas de benefícios.
Se você está procurando entender o que é a ajuda de custo, os diferentes tipos disponíveis e como implementá-la de maneira eficaz em sua organização, você está no lugar certo.
Neste artigo, vamos desvendar os mistérios por trás dessa importante prática empresarial, oferecendo insights valiosos e orientações práticas para ajudá-lo a navegar neste aspecto fundamental da gestão financeira.
Boa leitura!!!
O que é a ajuda de custo?
A ajuda de custo é uma quantia de dinheiro que um funcionário recebe para realizar as atividades em nome da sua empresa em outro local de trabalho.
Esse valor deve ser pago em uma única parcela, afinal, tem o objetivo de indenizar os custos adquiridos pelo funcionário por causa de uma transferência, seja de cidade, estado ou país.
A ajuda de custo não possui um valor máximo, contudo pode haver um acordo entre funcionário e a empresa. De qualquer forma, deve-se garantir que a quantia acertada cubra todas as despesas necessárias.
Ajuda de Custo na Lei: Integra Salário?
Então, segundo o Art. 457, §2 da Reforma Trabalhista, qualquer quantidade dada como ajuda de custo não integra salário, ou INSS, FGTS e IR daquele funcionário:
§ 2º As importâncias, ainda que habituais, pagas a título de ajuda de custo, auxílio-alimentação, vedado seu pagamento em dinheiro, diárias para viagem, prêmios e abonos não integram a remuneração do empregado, não se incorporam ao Contrato de Trabalho e não constituem base de incidência de qualquer encargo trabalhista e previdenciário.
Contudo, caso a empresa pague um valor fixo, mês a mês, justificando como ajuda de custo, para todos os efeitos legais o valor correspondente integrará o salário, visto que, terá natureza salarial e não indenizatória.
Um exemplo disso pode ser o vale-combustível, e até mesmo o auxílio para home office, que tem se tornado parte da realidade de muitas empresas, principalmente após a pandemia do COVID-19.
Quais os tipos de ajuda de custo?
Podemos separar a ajuda de custo em duas categorias principais: a Substituta e a Complementar.
Substituta
Nesse caso o valor e objetivo da ajuda de custo já estão predefinidos. Ou seja, além do salário, um funcionário pode, por exemplo, receber um valor X para vale-transporte ou vale-combustível.
Complementar
Aqui o valor é um complemento para o salário fixo já recebido, no entanto, o colaborador usa essa ajuda de custo como achar melhor.
Por exemplo, no caso de uma mudança de cidade a trabalho, ele não precisa prestar contas de como utilizou o dinheiro (se foi com empresa de transporte, móveis novos, passagens, etc).
O dinheiro é aplicado como convém. Mas sempre assegurando que a forma como foi gasta e o valor oferecido garantam um bom desempenho da função sem prejudicar nem o funcionário nem a empresa.
Ajuda de Custo no Home Office
Como mencionei anteriormente, hoje algumas empresas já arcam com os custos de seus funcionários para a adaptação e andamento da rotina de trabalho de forma remota — home office.
Mas ainda existem dúvidas quanto às leis sobre esse formato de trabalho e a maneira correta para as equipes financeiras enquadrarem essas despesas no dia a dia do negócio.
Uma das opções do mercado é a utilização dos cartões corporativos para centralizar todos os custos de uma empresa. Dessa forma, tanto as ajudas de custo quanto as despesas empresariais podem ser realizadas com os cartões.
O nosso post sobre a ajuda de custo Home Office aborda de forma completa como essa despesa pode ser feita através de um cartão pré-pago e também como calcular a ajuda de custo no home office. Confira!
Como definir o valor da ajuda de custo?
O valor da ajuda de custo depende do gasto em questão. Caso, por exemplo, a situação seja uma ajuda para trabalho remoto, é preciso considerar o que se gasta em média com esse tipo de trabalho para estipular um valor realmente efetivo.
Já no caso de viagens corporativas, os custos tendem a ser mais variáveis, a depender do destino para o qual o colaborador vai, o local onde ficará hospedado e outras questões.
O valor é definido pela empresa, de acordo com suas análises para não comprometer a sua sustentabilidade financeira. Novamente devemos considerar que o valor não faz parte do salário, por conta de seu efeito como abono, como um adicional.
Como dar a ajuda de custo para os funcionários
Agora que compreendemos bem o que é a ajuda de custo, vamos para a prática.
Defina o valor
Primeiro, defina claramente para quê aquele valor será usado. Ou seja, defina a finalidade e a necessidade, de modo que isso ajude a chegar no valor ideal.
Para isso, analise as atividades e as despesas do funcionário e da situação, para chegar a uma ajuda justa e efetiva, que realmente cumpra seu objetivo.
Tenha uma política interna
É fundamental contar com uma política interna, que esteja alinhada, sobretudo, com a legislação sobre o assunto e com as normas financeiras de sua empresa.
Assim, você consegue garantir o sucesso dessa estratégia de ajuda de custo e pode realmente assegurar que seus colaboradores tenham o que precisam para efetuar seu trabalho.
O ideal é que o colaborador não precise se preocupar demais com isso e possa realmente focar em sua função.
Use um cartão corporativo
Outra solução muito útil é usar um cartão corporativo para gerenciar as ajudas de custo. Nesse caso, o cartão simplifica a gestão dos valores oferecidos, de modo que se tenha a devida transparência e controle.
Com um cartão, se integra a definição dos valores repassados automaticamente com outros sistemas (como o ERP que cuida das finanças).
Para a gestão, fica mais fácil definir valores e até mesmo controlar as categorias de uso, bem como saber quando o cartão está sendo usado. Assim, a empresa pode estabelecer os limites para cada pessoa, sem grandes problemas.
Aqui na Payfy, realizamos e gerenciamos todos os nossos custos e despesas administrativas através do nosso cartão corporativo. Além disso, oferecemos integrações e automações contábeis que facilitam todos os processos financeiros.
Conclusão: utilize a tecnologia para otimizar a ajuda de custo
À medida que exploramos os detalhes e nuances da ajuda de custo ao longo deste guia, fica claro que essa prática desempenha um papel crucial na estratégia de remuneração e retenção de talentos de uma empresa.
Desde compreender os diferentes tipos de ajuda de custo até implementar políticas eficazes, cada aspecto demanda atenção e planejamento cuidadoso.
No entanto, para alcançar a máxima eficiência e precisão na gestão da ajuda de custo, é fundamental aproveitar as inovações tecnológicas disponíveis. Ferramentas de software especializadas podem simplificar e automatizar processos, reduzindo erros e liberando tempo para suas equipes.
Portanto, ao considerar a implementação ou aprimoramento de programas de ajuda de custo em sua empresa, lembre-se de explorar as soluções tecnológicas disponíveis.
Ao fazê-lo, você não apenas simplificará a administração desse benefício para sua equipe, mas também garantirá uma experiência mais eficiente e satisfatória para todos os envolvidos. Por isso, para uma melhoria contínua, te convido a conferir nosso conteúdo: Software Financeiro: vale a pena contratar um?
