A ajuda de custo é um recurso financeiro oferecido pelas empresas para reembolsar despesas específicas dos colaboradores, como transporte, alimentação e hospedagem, proporcionando mais previsibilidade e controle financeiro.
Quando bem gerenciada, essa prática melhora a satisfação dos funcionários, otimiza o controle financeiro e evita problemas fiscais.
Neste guia completo, você aprenderá como calcular a ajuda de custo, conhecerá as melhores soluções digitais para sua gestão e verá como a Payfy pode tornar esse processo mais eficiente e seguro. 🚀
Boa leitura!
O que é Ajuda de Custo?
A ajuda de custo é uma quantia de dinheiro que um colaborador recebe com o objetivo de indenizar os custos adquiridos por causa de uma transferência — seja de cidade, estado ou país.
Ela não possui um valor máximo, podendo ser definida em acordo entre funcionário e empresa. De qualquer forma, deve-se garantir que a quantia acertada cubra todas as despesas necessárias.
Tipos de Ajuda de Custo
A ajuda de custo pode ser classificada em duas categorias principais: Substituta e Complementar
Substituta
No caso da ajuda de custo substituta, o valor e objetivo da ajuda de custo já estão predefinidos. Ou seja, além do salário, por exemplo, um funcionário pode receber um valor X para vale-transporte ou vale-combustível (benefícios em geral).
Complementar
Aqui, o valor complementa o salário fixo, e o colaborador pode utilizá-lo da forma que considerar mais adequada.
Por exemplo, no caso de uma mudança de cidade a trabalho, ele não precisa prestar contas de como o valor foi gasto (se foi com transporte, móveis novos, passagens, etc).
O dinheiro é aplicado como convém, garantindo que sua utilização e o valor oferecido possibilitem um bom desempenho da função, sem prejudicar o funcionário ou a empresa.
Ajuda de Custo no Home Office: Como Funciona e Regulamentação
Com a mudança na forma de trabalho, algumas empresas arcam com os custos dos funcionários para a adaptação e continuidade da rotina do trabalho de forma remota — home office.
No entanto, ainda há dúvidas quanto às leis sobre esse formato de trabalho e sobre a maneira correta de as equipes financeiras enquadrarem essas despesas no dia a dia do negócio.
Uma das opções do mercado é a utilização dos cartões corporativos para centralizar todos os custos de uma empresa. Dessa forma, tanto as ajudas de custo quanto as despesas empresariais podem ser realizadas com os cartões.
Leia também: Ajuda de custo home office: saiba como funciona e como calcular.
Segundo o Art. 457, §2 da Reforma Trabalhista, qualquer quantidade dada como ajuda de custo não integra salário, ou INSS, FGTS e IR daquele funcionário:
§ 2º As importâncias, ainda que habituais, pagas a título de ajuda de custo, auxílio-alimentação, vedado seu pagamento em dinheiro, diárias para viagem, prêmios e abonos não integram a remuneração do empregado, não se incorporam ao Contrato de Trabalho e não constituem base de incidência de qualquer encargo trabalhista e previdenciário.
Se a empresa pagar um valor fixo mensalmente, justificando-o como ajuda de custo, para todos os efeitos legais, o valor correspondente integrará o salário, visto que terá natureza salarial e não indenizatória.
Um exemplo disso pode ser o vale-combustível, e até mesmo o auxílio para home office, que tem se tornado parte da realidade de muitas empresas, principalmente após a pandemia do COVID-19.
Como Calcular o Valor da Ajuda de Custo
Calcular o valor da ajuda de custo corretamente é essencial para garantir que os colaboradores recebam um valor justo, sem comprometer o orçamento da empresa.
O cálculo pode variar entre empresas, conforme suas políticas internas de gastos. No geral, alguns fatores devem ser considerados:
1. Critérios para a ajuda de custo
Antes de calcular, é preciso determinar quais despesas serão cobertas. Esse tipo de diretriz costuma já estar pré-estabelecida na política de gastos de uma empresa, sendo alguns gastos comuns:
- alimentação;
- transporte;
- hospedagem;
- deslocamento (combustível, pedágios, passagens);
- manutenção de equipamentos ou ferramentas de trabalho.
2. Métodos para calcular o valor da ajuda de custo
📌 Método 1: Valor fixo por colaborador
A empresa define um valor padrão para todos os colaboradores, independente do uso real.
Exemplo:
- Ajuda de custo mensal para transporte: R$ 500,00
- Ajuda de custo diária para alimentação: R$ 50,00
Vantagens: fácil de administrar e prever no orçamento.
Desvantagens: pode não refletir a real necessidade de cada funcionário. Sendo muito para alguns e pouco para outros.
📌 Método 2: Reembolso baseado em gastos reais
O colaborador paga do próprio bolso e solicita reembolso mediante apresentação de comprovantes.
Exemplo:
- O funcionário gastou R$300,00 em hospedagem e R$150,00 em alimentação
→ a empresa reembolsará R$450,00 mediante recibos.
Vantagens: justo e baseado em despesas reais.
Desvantagens: pode gerar mais burocracia e atrasos no reembolso.
📌 Método 3: Cálculo Baseado em Quilometragem 🚗
Muito usado para reembolsar deslocamentos de funcionários que utilizam veículo próprio.
Fórmula:
📌 Valor da ajuda de custo = Distância percorrida (km) × Valor do reembolso por km
Exemplo:
- Funcionário percorreu 300 km e a empresa paga R$ 0,80/km;
Ajuda de custo = 300 km × R$ 0,80 = R$ 240,00
Vantagens: justo e transparente.
Desvantagens: requer um controle preciso da quilometragem.
3. Considerar impostos e regulamentações
No Brasil, a ajuda de custo pode ser isenta de encargos trabalhistas, desde que seja paga para cobrir despesas ocasionais e não represente salário. É fundamental contar com uma boa equipe contábil ou um contador para garantir conformidade com a legislação.
4. Automatização com ferramentas digitais
O mais importante é que a sua empresa faça tudo corretamente e sem gastos desnecessários, logo, para evitar cálculos manuais e erros, as empresas utilizam plataformas como a Payfy, que permite:
- oferecer cartão corporativo pré-pago com o valor acordado;
- definir regras personalizadas de ajuda de custo;
- monitorar gastos em tempo real;
- automatizar reembolsos e pagamentos;
- categorizar gastos e emitir relatórios personalizados.
Com esse tipo de ferramenta, a sua empresa consegue calcular a ajuda de custo de forma justa, eficiente e transparente, garantindo mais controle financeiro e satisfação dos colaboradores.
Como Implementar a Ajuda de Custo na sua Empresa
Agora que compreendemos bem o que é a ajuda de custo, seus tipos e como calculá-la, vamos para a prática desse processo:
Defina o valor e seu objetivo de uso
Primeiro, defina claramente para que aquele valor será usado. Ou seja, qual a sua finalidade e a necessidade real do colaborador, de modo que isso ajude a chegar no valor ideal.
Para isso, analise as atividades que serão exigidas, a distância da transferência e as possíveis despesas do funcionário nessa situação, assim sua equipe consegue chegar a uma ajuda justa, efetiva e que realmente cumpra seu objetivo.
Tenha uma política interna
Como já mencionado, é fundamental contar com uma política interna, que esteja alinhada, sobretudo, com a legislação e com as normas financeiras de sua empresa.
Assim, você consegue garantir o sucesso dessa estratégia e pode realmente assegurar que seus colaboradores tenham o que precisam para efetuar seu trabalho, mas sem prejudicar os orçamentos da empresa.
O ideal é que o colaborador não precise se preocupar demais com isso e possa realmente focar em sua função.
Use um cartão corporativo
Outra solução muito útil para uma implementação de sucesso é usar um cartão corporativo para gerenciar as ajudas de custo. Nesse caso, o cartão simplifica a gestão dos valores oferecidos, de modo que se tenha a devida transparência, controle e agilidade.
Com um cartão corporativo que se integra automaticamente com outros sistemas (como o ERP que cuida das finanças) essa etapa fica ainda mais fácil. Com a ferramenta certa, seus gestores podem:
- definir valores;
- controlar as categorias de uso;
- monitorar os gastos em tempo real;
- definir limites personalizados por cartão.
Na Payfy, gerenciamos todos os custos e despesas administrativas por meio do nosso cartão corporativo. Além disso, oferecemos integrações e automações contábeis que facilitam todos os processos financeiros.
Ajuda de Custo e o Futuro do Trabalho
Com a digitalização acelerada e a ascensão do trabalho remoto e híbrido, a forma como as empresas lidam com ajuda de custo precisa evoluir.
Afinal, os modelos tradicionais, como reembolsos manuais e processos burocráticos, já não atendem à necessidade de agilidade e transparência exigida pelo mercado.
Com a tecnologia, a ajuda de custo pode ser integrada a plataformas que automatizam processos, eliminam papelada e garantem compliance financeiro. Tudo isso garante às empresas:
- maior controle sobre despesas corporativas;
- redução de fraudes e erros em reembolsos;
- eficiência na alocação de recursos financeiros;
- redução de custos operacionais;
- entre muitos outros benefícios.
Soluções Digitais para Gestão da Ajuda de Custo
Todas as soluções digitais oferecem mais controle, eficiência e transparência para as empresas, com as tecnologias para gestão da ajuda de custo não seria diferente! Então, para te ajudar nessa busca, separei abaixo algumas das mais utilizadas no mercado:
1. Cartões Corporativos Inteligentes
Os cartões corporativos permitem que os funcionários utilizem a ajuda de custo de forma prática, sem precisar pagar do próprio bolso e solicitar reembolsos. Os principais benefícios incluem:
- controle de gastos em tempo real;
- definição de limites personalizados;
- facilidade na gestão com categorias de despesas personalizáveis;
- redução do risco de fraudes e reembolsos indevidos.
2. Plataformas de Gestão de Reembolsos
Softwares especializados automatizam o processo de solicitação, aprovação e pagamento de reembolsos. Isso elimina planilhas e reduz o tempo gasto com a conferência manual de notas fiscais.
Além disso, através do aplicativo da Payfy, por exemplo, seu colaborador consegue digitalizar o comprovante instantaneamente e anexá-lo ao gasto realizado. Sua equipe contábil nunca mais vai ficar louca atrás de uma nota fiscal!
3. Integração com ERPs e Sistemas Contábeis
A integração da ajuda de custo com sistemas financeiros e contábeis garante mais agilidade e compliance, evitando erros na conciliação de despesas.
Além disso, é um ótimo ponto a ser considerado quando contratar uma ferramenta, pois assim nenhum dado antigo da sua empresa é perdido e os relatórios são ainda mais precisos e confiáveis.
5. Dashboards e Relatórios Inteligentes
As soluções digitais coletam dados de forma muito mais precisa e holística, dessa forma também oferecem insights detalhados sobre os gastos corporativos, ajudando gestores a tomarem decisões estratégicas baseadas em dados.
6. Automação de Políticas de Despesas
Plataformas modernas garantem que todas as solicitações de ajuda de custo estejam alinhadas às políticas internas da empresa, evitando excessos e fraudes. Funcionalidades como a de OCR, por exemplo, vêm ajudando cada vez mais as empresas a manterem os gastos dentro das diretrizes impostas.
7. Soluções de Pagamento Instantâneo
Algumas plataformas permitem que os colaboradores recebam a ajuda de custo instantaneamente, eliminando longos prazos para reembolso. Além de melhorarem a eficiência dos pagamentos em geral, através de funcionalidades específicas.
Como a Payfy pode ajudar na gestão da ajuda de custo
A Payfy é uma solução completa para a gestão da ajuda de custo, trazendo mais controle, eficiência e transparência para empresas que precisam gerenciar despesas de colaboradores de forma prática e segura. As principais funcionalidades oferecidas são:
Cartões Corporativos Inteligentes
A Payfy disponibiliza cartões corporativos personalizados, permitindo que a empresa defina limites de uso, categorias de despesa e regras de pagamento. Isso elimina a necessidade de reembolsos manuais, reduz riscos de fraudes e muito mais:
- permite o controle em tempo real dos gastos;
- oferece configuração de regras para cada colaborador ou equipe;
- disponibiliza uso físico e virtual, conforme a necessidade da empresa.
Plataforma de Gestão Automatizada
Com a Payfy, todas as despesas são registradas automaticamente na plataforma, proporcionando:
- transparência total sobre os gastos da empresa;
- relatórios detalhados sobre despesas individuais e da equipe;
- solicitação e aprovação de despesas com poucos cliques;
- redução da burocracia na prestação de contas.
Integração com ERPs e Sistemas Financeiros
Um dos pontos mais importantes para qualquer nova implementação é garantir que nenhum dado antigo seja perdido. Portanto, nossa ferramenta permite integração com outros ERPs que sua empresa já utiliza. Isso traz benefícios como:
- menos trabalho manual para o time financeiro;
- conciliação automática das informações;
- processos mais rápidos e eficientes;
- conformidade fiscal garantida.
Digitalização e Armazenamento de Comprovantes
Com a Payfy, colaboradores podem fotografar notas fiscais e recibos diretamente pelo app, assim sua empresa:
- elimina a necessidade de papéis físicos;
- facilita as auditorias internas;
- armazena de forma segura os seus documentos fiscais;
- reduz a perdas e o extravio de comprovantes;
- facilita a análise de reembolsos e despesas.
Compliance e Segurança nas Transações
Com a Payfy sua empresa garante que todas as transações estão sendo realizadas dentro das políticas da empresa, reduzindo riscos financeiros e assegurando transparência e conformidade fiscal
Além disso, com todas essas funcionalidades a sua empresa ganha eficiência, controle e economia na gestão da ajuda de custo, reduzindo custos operacionais e melhorando a experiência dos colaboradores.
Benefícios de uma Gestão Eficaz da Ajuda de Custo
Uma gestão eficaz da ajuda de custo traz diversos benefícios para a empresa e seus colaboradores. Aqui estão os principais:
1. Redução de erros e fraudes
A automação na gestão da ajuda de custo minimiza erros humanos, como reembolsos indevidos, notas fiscais duplicadas e fraudes internas. Ou seja, os sistemas digitais garantem mais controle e evitam inconsistências.
2. Transparência e controle dos gastos
Com uma gestão eficiente, a empresa tem total visibilidade sobre onde e como o dinheiro está sendo gasto. Isso permite identificar excessos, criar estratégias de economia e otimizar a conciliação de gastos.
3. Redução da burocracia e mais agilidade
Automatizar processos de ajuda de custo elimina a necessidade de preenchimento manual de planilhas e longos processos de aprovação, garantindo mais rapidez e eficiência.
4. Conformidade fiscal e regulamentação
Uma boa gestão mantém a empresa dentro das normas fiscais e trabalhistas. Portanto, dados centralizados e bem geridos fornecem relatórios transparentes, evitando problemas com auditorias e penalizações por descumprimento de regras.
5. Melhoria na experiência dos colaboradores
Os funcionários não precisam mais lidar com processos demorados para solicitar reembolsos.
Através do aplicativo integrado ao software é possível solicitar e também ajustar limites, ou seja, o dinheiro chega de forma ágil e sem burocracia, melhorando a satisfação e produtividade.
6. Otimização do fluxo de caixa
Com um planejamento mais eficiente, a empresa reduz custos desnecessários e melhora a sua gestão financeira, garantindo um fluxo de caixa mais equilibrado.
7. Relatórios e análises estratégicas
Plataformas digitais oferecem dashboards e relatórios detalhados sobre os gastos, permitindo decisões mais estratégicas e alinhadas às necessidades do negócio.
Conclusão
Ao longo deste guia, demonstramos como a ajuda de custo desempenha um papel crucial na estratégia de remuneração e retenção de talentos de uma empresa.
No entanto, para alcançar a máxima eficiência e precisão na gestão da ajuda de custo, é fundamental aproveitar as inovações tecnológicas disponíveis. Ferramentas de software especializadas podem simplificar e automatizar processos, reduzindo erros e liberando tempo para suas equipes.
Portanto, ao considerar a implementação ou aprimoramento de programas de ajuda de custo em sua empresa, lembre-se de explorar as soluções tecnológicas disponíveis. Ao fazê-lo, você não apenas simplificará a administração desse benefício para sua equipe, mas também garantirá uma experiência mais eficiente e satisfatória para todos os envolvidos.
Até a próxima!
Founder & CEO da Payfy
