Em um cenário onde cada gasto precisa ser estratégico, a política de viagens corporativas deixa de ser apenas um documento interno e passa a ser uma poderosa ferramenta de controle, compliance e economia inteligente.
Portanto, neste guia completo, você vai descobrir:
- O que é uma política de viagens corporativas e como ela se diferencia da política de despesas.
- 5 benefícios comprovados de implementar regras claras, como redução de custos e maior produtividade.
- Os principais tipos de viagens corporativas, desde rotinas comerciais até grandes eventos e expansão internacional.
- 4 elementos essenciais de uma política eficaz, incluindo regras de reservas, fluxos de aprovação e limites de gastos.
- Modelos reais de empresas como Netflix, BBC e FedEx, para você se inspirar e adaptar à sua realidade.
- Como contabilizar e categorizar despesas, garantindo relatórios de viagem precisos e reembolsos sem dor de cabeça.
- Por onde começar a implementar uma política, seja em grandes corporações ou startups em crescimento.
- Ferramentas modernas que transformam a gestão de viagens, como cartões corporativos inteligentes e automação de relatórios.
- Como superar resistências internas, comunicando benefícios e treinando equipes para aderirem às novas regras.
Boa leitura!
O Que São Políticas de Viagens Corporativas?
Uma política de viagens corporativas é um conjunto de diretrizes e regras que define como os colaboradores devem planejar, reservar, realizar e prestar contas de suas viagens a trabalho.
Ela abrange todos os aspectos, desde a escolha do meio de transporte e da hospedagem até a aprovação de despesas e o processo de reembolso. Mas o principal objetivo é simplificar a vida do viajante e do gestor, ao mesmo tempo que assegura o controle dos gastos e o alinhamento com os objetivos da empresa.
Diferença Entre Política de Viagens e Política de Despesas
Embora andem de mãos dadas, elas não são a mesma coisa. A política de despesas é um documento mais amplo que rege todos os tipos de gastos corporativos, como gastos com viagens corporativas, compras de material de escritório, ajuda de custo, bonificações, etc.
Já a política de viagens é um segmento específico de uma política de despesas e tem foco exclusivo nos custos e procedimentos relacionados a deslocamentos a trabalho.
Por Que Sua Empresa PRECISA de uma Política de Viagens? [5 Benefícios Comprovados]
É importante que sua empresa tenha em mente que a implementação de uma política de viagens não é um gasto, é um investimento. Além de otimizar a operação, ela gera uma série de benefícios que impactam diretamente a saúde financeira e a cultura da empresa.
Confira a seguir 5 benefícios que comprovam que sua empresa não deve deixar a política de viagens corporativas para trás! Vamos lá?
1 – Redução de Custos
Claro que o controle de gastos é o benefício mais óbvio. Com regras claras de limites de diárias, tipos de acomodação e classes de voo, você evita gastos excessivos e pode negociar melhores preços com fornecedores.
2 – Controle e Transparência Total
A política estabelece um fluxo claro de aprovação e prestação de contas, criando um ambiente de total transparência, onde gestores e colaboradores entendem exatamente como o dinheiro está sendo gasto.
Além disso, ferramentas modernas, como a Payfy, oferecem dashboards em tempo real. Assim os gestores conseguem acompanhar cada centavo e entender quem gastou e com o que.
3 – Compliance e Conformidade Fiscal
Manter a conformidade fiscal é crucial para evitar problemas com a Receita Federal. Uma política de viagens ajuda a documentar corretamente cada despesa, garantindo que tudo está alinhado com as regulamentações sobre dedução fiscal de diárias e despesas. Isso é fundamental para evitar multas e auditorias.
4 – Maior Produtividade dos Colaboradores
Uma política clara elimina a incerteza e o estresse na hora de organizar uma viagem. O colaborador sabe exatamente o que pode e o que não pode fazer, economizando tempo na pesquisa e na prestação de contas. Com menos burocracia, ele pode focar no que realmente importa: a missão da viagem.
5 – Prevenção de Fraudes
Sem regras, a chance de fraudes ou desvios é maior. A política de viagens atua como um sistema de auditoria interna, estabelecendo limites, exigindo aprovações e comprovantes. Isso torna a vida do colaborador honesto mais fácil e a do mal-intencionado, mais difícil.
Tipos de Viagens Corporativas e Suas Especificidades
Nem toda viagem corporativa é igual. Uma política eficaz deve ser flexível para se adaptar às diferentes necessidades da empresa.
Viagens de Rotina (Negociação e Vendas)
São as mais comuns, ou seja, podemos pensar nesta subdivisão como aquela clássica viagem de negócios para fins de negociação, visitas de clientes ou prospecção de projetos.
Portanto, o foco aqui é a praticidade e a economia, tendo gastos básicos e mais “fixos” como:
- transporte;
- hospedagem;
- alimentação;
- gastos extras com o cliente, por exemplo.
Viagens para Eventos e Capacitação
A viagem de eventos, como o nome sugere, é uma viagem para um workshop, palestra, treinamentos, etc. Diferentemente dos tipos citados acima, essa viagem requer atenção extra com datas para inscrição do evento, os ingressos e documentos necessários.
Nesse caso, a política pode ser mais flexível. A empresa pode autorizar hospedagem no hotel do evento e custear as taxas de inscrição, por exemplo. O objetivo é garantir que o colaborador tenha acesso a todos os recursos necessários para o evento.
Viagens de Intercâmbio e Expansão
Muitas empresas possuem sedes em outras localidades do mundo, isso faz com que exista a possibilidade de trabalhar em outro escritório da empresa por um determinado período.
Ou seja, são viagens mais longas e também mais estratégicas. Portanto, a política deve prever um pacote mais robusto, incluindo adiantamentos maiores, seguro de viagem estendido e, em alguns casos, até mesmo uma cota para gastos pessoais.
Essa troca de experiência beneficia a empresa pois o colaborador volta com mais bagagem e conhecimento para compartilhar, e a empresa garante a retenção cada vez maior dos seus talentos.
Modelos Reais de Políticas de Viagens para Você Copiar
Para te inspirar, analisamos as políticas de viagens de três empresas de destaque global. Cada uma delas com uma abordagem diferente, mas todas com o mesmo objetivo: eficiência e controle.
🎬 Netflix: “Simplicidade Extrema” – 5 Palavras que Funcionam
O modelo da Netflix é famoso por sua clareza e objetividade. A empresa baseia sua política em apenas cinco palavras: “Aja no melhor interesse da Netflix” (“Act in Netflix’s best interest.”). Nada mais.
Essa abordagem reduz burocracias, transfere a responsabilidade para o bom senso do colaborador e incentiva a autonomia.
- Vantagens: simplicidade, flexibilidade e engajamento.
- Cuidados: pode gerar riscos se não houver maturidade e cultura organizacional sólida.
📌 Insight para sua empresa: esse modelo funciona bem em negócios inovadores e com alta confiança nos times.
📺 BBC: “Estrutura Clássica” – Compliance e Sustentabilidade
A BBC adota um formato estruturado, detalhando diretrizes para transporte, hospedagem, alimentação e reembolsos. Além de priorizar o compliance fiscal, a empresa também inclui cláusulas sobre sustentabilidade e responsabilidade ambiental em viagens.
- Vantagens: padronização, maior transparência e conformidade regulatória.
- Cuidados: pode ser visto como rígido demais em ambientes que pedem agilidade.
📌 Insight para sua empresa: ideal para organizações que precisam de rastreabilidade e uma prestação de contas detalhada.
📦 FedEx: “Controle Corporativo” – Regras Detalhadas
Já o modelo da FedEx é o mais robusto, com foco em controle financeiro e mitigação de riscos. A política define regras claras para reservas, categorias de despesas, limites de gastos e processos de aprovação.
- Vantagens: alto nível de governança e prevenção de fraudes.
- Cuidados: maior carga administrativa para colaboradores e gestores.
📌 Insight para sua empresa: perfeito para grandes corporações que buscam reduzir custos e eliminar riscos fiscais e de compliance.
No final, a mensagem é clara: não existe um modelo único. Sua empresa pode adotar a simplicidade da Netflix, a estrutura da BBC ou o controle da FedEx — ou até criar uma versão híbrida que reflita sua cultura e necessidades financeiras.
4 Elementos Essenciais de uma Política de Viagens Eficaz
Como vimos nos exemplos anteriores, para que sua política funcione ela não precisa ser complicada! Por isso, separei abaixo 4 pilares essenciais para você incluir a política de viagens da sua empresa:
1 – Regras Claras para Reservas e Compras
Defina o que é permitido e o que não é. Exemplo: Voos em classe econômica para viagens nacionais, hotéis de 3 estrelas, aluguel de carro em categoria compacta. Além disso, especifique se as reservas devem ser feitas por uma agência parceira ou diretamente pelo colaborador.
Se sua empresa for mais ousada, como é o caso da Netflix, capacite seus colaboradores para entender quando um gasto maior é bem visto. Por exemplo, para fechar um negócio milionário, talvez valha a pena que sua equipe invista em hotéis e restaurantes mais caros. São 10 mil gastos, mas que irão retornar em milhões!
2 – Fluxo de Aprovação Estruturado
Quem aprova o quê? Crie um fluxo claro de aprovação, de preferência automatizado. Viagens de baixo custo podem ser aprovadas pelo gestor direto, enquanto viagens mais caras e internacionais precisam da aprovação da diretoria ou do departamento financeiro.
3 – Limites e Categorização de Gastos
Defina limites de gastos para categorias como alimentação, transporte local e gorjetas. Esses limites podem variar de acordo com a cidade, país e nível hierárquico do colaborador. Use uma solução de gestão de viagens para automatizar a verificação desses limites.
4 – Processo de Prestação de Contas
Como o colaborador deve reportar as despesas? Exija comprovantes e defina um prazo para a entrega do relatório de despesas de viagem. Soluções como a Payfy permitem que o colaborador fotografe os recibos e os envie diretamente pelo celular, agilizando o processo de reembolso.
Como Contabilizar e Categorizar Despesas de Viagens
Tão importante quanto a política é a forma como as despesas são contabilizadas. Uma categorização correta é fundamental para a análise financeira e a conformidade fiscal.
Mas cuidado para não criar inúmeras categorias, pois assim voltamos para a estaca zero onde esses dados não ficam agrupados. Portanto, categorize o suficiente – e de forma realista -, para que esses gastos sirvam como base segura para projeções e orçamentos futuros.
Principais Categorias de Gastos
Resumidamente, as categorizações mais relevantes para as viagens são:
- Hospedagem;
- Traslados – avião, ônibus, táxi, Uber, locação de carro, gasolina;
- Alimentação – alimentação pessoal do funcionário;
- Despesas com o cliente – jantares, por exemplo;
- Saúde e Documentação– vacinas, visto;
- Emergencial – valor extra que não deve ser usado a menos que em absoluta emergência.
Além disso, faça revisões e colete feedback das suas equipes, assim a sua empresa consegue identificar outras despesas específicas para cada tipo de viagem.
Relatórios de Viagem (RDV)
O RDV é um tipo de formulário que centraliza todas as despesas da viagem, garantindo a transparência e o cumprimento das políticas de viagens, assim como o controle da prestação de contas e solicitação de reembolso.
Ou seja, os RDVs permitem que as empresas tenham uma visão geral das despesas de viagem dos seus colaboradores, facilitando a identificação de oportunidades de economia e a tomada de decisões mais assertivas.
Esses relatórios são compostos por informações detalhadas sobre as despesas relacionadas à viagem, como: transporte, hospedagem, alimentação, entre outros citados anteriormente.
Além disso, eles também incluem informações sobre o motivo da viagem, a duração, localização e os participantes, permitindo uma análise mais completa do impacto financeiro que as viagens têm para a empresa.
Implementar o uso dos RDVs na sua empresa aumenta o controle das despesas, a análise de tendências e oportunidades de economia; além de reduzir o risco de fraudes e garantir a transparência e a conformidade com outras políticas da empresa.
[Leia também]: O que é o RDV (Relatório de Despesas de Viagem)?
Prestação de Contas e Reembolsos
A prestação de contas é o processo onde o colaborador deve comprovar para a empresa com o que o dinheiro disponibilizado foi gasto.
Nos casos de reembolso, a prestação de contas é feita para que o colaborador seja ressarcido dos gastos durante as viagens. Já no caso do adiantamento é o processo de simular quanto será gasto e se o colaborador irá receber esse valor.
Mas o ponto mais importante é que o prazo para a prestação de contas esteja sinalizado na política de viagens. Com soluções de automação, o processo de reembolso se torna mais rápido, evitando que o colaborador tenha que esperar muito tempo para ser ressarcido.
Mas porque eu preciso prestar contas das viagens corporativas?
O que nem todo mundo sabe é que as empresas podem reivindicar deduções fiscais sobre as despesas, mas somente se tiverem um comprovante de compra válido para provar que aquilo foi uma despesa comercial.
A maioria das empresas deduz sua cobrança de impostos, e essa é uma prática totalmente legítima.
É claro que uma empresa poderia reembolsar os colaboradores por qualquer pagamento que eles fizeram. Contudo, se a empresa quiser reivindicar uma dedução fiscal para esses pagamentos ela pode fazer, mas para isso ela precisa dos comprovantes de compra.
Logo, a maioria das empresas exige um recibo para reembolsar os colaboradores como uma questão de política geral.
Políticas de Viagens: Por Onde Começar?
Se sua empresa ainda não tem uma política de viagens, fique tranquilo(a) pois o melhor momento para começar é agora. Abaixo vou te mostrar quando começar e dar as diretrizes básicas para esse processo.
Quando Implementar uma Política
O ideal é que uma política de viagens seja criada desde os primeiros deslocamentos. No entanto, se sua empresa já está crescendo e as viagens se tornaram frequentes, esse é o sinal de que é hora de agir. O primeiro passo é analisar o histórico de gastos, identificar os maiores custos e gargalos e, então, criar um rascunho da política.
Modelo Simplificado para Startups
Startups e pequenas empresas podem começar com um modelo mais simples.
Uma empresa que confia em seus colaboradores consegue ter apenas algumas regras básicas, como “viaje na classe econômica, a menos que a viagem dure mais de 6 horas”. Essa abordagem é ideal para equipes que precisam de autonomia e agilidade.
Contudo, separei um modelo simples e objetivo que você pode aplicar na sua empresa:
1. Objetivo
Garantir que todas as viagens corporativas sejam realizadas de forma eficiente, econômica e alinhada aos objetivos estratégicos da empresa, mantendo a transparência e o bem-estar dos colaboradores.
2. Abrangência
Esta política se aplica a todos os colaboradores, sócios e representantes da [Nome da Startup] que realizarem viagens a trabalho.
3. Aprovação de Viagens
- Toda viagem deve ser previamente aprovada pelo gestor imediato.
- Viagens internacionais exigem também aprovação da diretoria/CEO.
- A solicitação deve conter: motivo da viagem, destino, duração e orçamento estimado.
4. Transporte
- Aéreo: optar sempre pela tarifa econômica.
- Terrestre: priorizar transporte público, aplicativos de mobilidade ou aluguel de carro quando for mais econômico e prático.
- Transporte próprio: reembolso de combustível e pedágio mediante comprovantes.
5. Hospedagem
- Escolher hotéis de categoria padrão (3 estrelas), com bom custo-benefício e localização próxima ao local de trabalho.
- Reservas devem ser feitas com antecedência para reduzir custos.
6. Alimentação
- O colaborador terá direito a reembolso de despesas com alimentação dentro do limite de R$ [valor definido pela empresa] por dia.
- É obrigatório apresentar nota fiscal.
7. Reembolsos
- Todas as despesas devem ser comprovadas com nota fiscal em nome da empresa.
- O relatório de despesas deve ser enviado em até 5 dias úteis após o retorno da viagem.
- Reembolsos serão processados em até 10 dias úteis.
8. Condutas e Responsabilidades
- O colaborador deve zelar pela boa utilização dos recursos da empresa.
- Despesas pessoais (lazer, minibar, compras pessoais etc.) não serão reembolsadas.
- Qualquer irregularidade deve ser reportada imediatamente ao gestor.
9. Alterações e Cancelamentos
- Em caso de mudanças de itinerário, comunicar imediatamente o gestor.
- Custos extras não autorizados poderão ser descontados do reembolso.
10. Compromisso com Sustentabilidade
Sempre que possível, priorizar meios de transporte e hospedagens que adotem práticas sustentáveis.
Esse modelo é direto, enxuto e fácil de implementar em startups, mas pode ser adaptado com mais detalhes (ex: política de adiantamento, parcerias com hotéis/companhias aéreas, regras para viagens internacionais, etc.) conforme a empresa cresce.
Ferramentas Modernas para Gestão de Viagens Corporativas
Uma política de viagens é eficaz se for fácil de ser compreendida, implementada e gerenciada, por isso que aqui a tecnologia entra em jogo!
Cartões Corporativos Inteligentes
Os cartões corporativos estão cada vez mais comuns e são um grande diferencial para empresas financeiramente saudáveis. Mas além disso, é importante que essas ferramentas ajudem o seu time financeiro ao invés de trazer mais burocracia e trabalho para eles.
Portanto, contar com cartões corporativos inteligentes (como a Payfy) que possuem software de gestão integrado e podem ser configurados com limites, acompanhamento de gastos em tempo real e restrições de uso é um diferencial ainda maior.
Além disso, o uso desse tipo de ferramenta elimina a necessidade de reembolsos e garante que os gastos estejam sempre dentro do orçamento.
Automação de Relatórios
A automação torna a prestação de contas mais rápida e precisa. O colaborador tira uma foto do recibo e a despesa é automaticamente categorizada e enviada para aprovação, sem a necessidade de planilhas e papéis.
Assim, todas as informações estão acessíveis e centralizadas, permitindo que o seu time financeiro gere relatórios instantâneos e personalizados. As decisões ficam mais rápidas e seguras com dados confiáveis.
Integração com ERP
Melhor do que gerir as despesas de viagens corporativas de forma prática é garantir que todo o financeiro da sua empresa está funcionando junto!
Com um software financeiro integrável à outros ERPs (Enterprise Resource Planning), todas as informações financeiras fluem automaticamente, garantindo dados precisos para o setor de controladoria e compliance.
Como Superar a Resistência da Equipe às Novas Políticas
Infelizmente sabemos que a maior barreira na hora de implementar uma política não é a complexidade, mas a resistência da equipe. Para superar isso, é importante que a empresa tenha uma boa cultura organizacional e invista em pontos estratégicos:
Estratégias de Comunicação
Não anuncie a política como um conjunto de regras rígidas. Apresente-a como uma ferramenta para simplificar a vida de todos. Mostre como ela vai economizar tempo e evitar dores de cabeça com reembolsos demorados. Portanto, a fim de contornar resistências:
- Explique o “porquê”: mostre que a política não é burocracia, mas uma ferramenta para reduzir custos, aumentar a segurança e facilitar a vida de todos.
- Transparência total: apresente o impacto positivo esperado (ex.: mais previsibilidade de gastos, maior conforto nas viagens, menos tempo perdido em burocracia).
- Canais abertos: crie um espaço para dúvidas e sugestões (Slack, formulário ou reunião rápida). Assim, a equipe sente que faz parte da construção.
- Mensagens curtas e consistentes: em vez de um documento denso, faça comunicados objetivos, com exemplos práticos.
Exemplo: em vez de dizer “é obrigatório viajar na classe econômica”, diga “viajando em classe econômica conseguimos reduzir em 30% os custos, o que libera mais recursos para investir em benefícios da equipe”.
Treinamento e Onboarding
Para levar a política de viagens corporativas da teoria para a prática, o ideal é integrar as regras com calma e constância no dia a dia dos colaboradores:
- Sessões de onboarding: inclua um módulo sobre políticas de viagens na integração de novos colaboradores, para que todos já entrem alinhados.
- Treinamento rápido (microlearning): vídeos de 3–5 minutos ou infográficos que mostram “como solicitar uma viagem”, “como pedir reembolso” e “o que pode ou não pode”.
- Gamificação: crie pequenos desafios (ex.: quem fizer corretamente os primeiros relatórios recebe reconhecimento simbólico).
- Mentoria interna: indique uma pessoa de referência (RH ou financeiro) para dúvidas no início.
- Feedback contínuo: após as primeiras viagens com a nova política, colete feedback da equipe e ajuste pontos que estejam confusos. Isso mostra flexibilidade e fortalece a adesão.
Lembre-se: clareza + envolvimento + prática são os pilares para superar resistência. Se a equipe entende os benefícios, sente que foi ouvida e tem suporte para aplicar, a política deixa de ser um peso e passa a ser vista como algo útil.
Conclusão: Boas Ferramentas + Políticas Claras = Gestão Eficiente
Independente da política de viagens da sua empresa, as diretrizes inseridas devem ser acompanhadas e gerenciadas. Por isso, é necessário monitorar os dados e trabalhar em cima deles periodicamente.
A Payfy é a solução de gestão e automação de despesas corporativas para +1500 empresas como, P&G, Havaianas, Unimed, LG.
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Founder & CEO da Payfy
