Você ou algum funcionário seu já se encontrou em uma situação de ter que cobrir uma despesa da empresa com dinheiro do próprio bolso? Se sim, você precisa conhecer mais a fundo o adiantamento de despesas, um método eficaz para prevenir esse tipo de situação.
Mas o que exatamente é esse adiantamento? Como funciona ele funciona? E mais importante ainda, quando e como você deve utilizá-lo?
Então, neste artigo, vamos explorar tudo que você precisa saber sobre o adiantamento de despesas para aproveitá-lo ao máximo na sua empresa. Ou até mesmo alternativas para nunca mais pensar em adiantamentos…
Boa leitura!!!
O que é adiantamento de despesas?
O adiantamento de despesas, assim como o nome sugere, é quando a empresa repassa antecipadamente o valor de uma despesa ao funcionário para que ele possa realizar uma compra em nome da empresa.
Assim, o funcionário consegue realizar os gastos da empresa sem precisar pagar com o próprio dinheiro para depois ser reembolsado. Neste outro caso, estamos falando do reembolso de despesas, que é uma alternativa ao adiantamento.
Como funciona o adiantamento de despesas?
Como vimos, o adiantamento de despesas é o processo de fornecer fundos adiantados ao funcionários para cobrir despesas relacionadas ao trabalho, como por exemplo:
- refeições;
- assinatura de serviços;
- compra de materiais;
- hospedagem;
- deslocamentos;
- passagens aéreas e demais gastos relacionados à viagens corporativas.
Aqui está uma visão geral de como funciona esse processo na prática:
Solicitação de Adiantamento
Primeiramente, imagine que um funcionário solicita um adiantamento de despesas à empresa antes de viajar ou incorrer em outras despesas relacionadas ao trabalho.
Isso geralmente é feito preenchendo um formulário específico e fornecendo detalhes sobre o motivo do adiantamento, o valor necessário e as datas de viagem ou despesas.
Aprovação e Processamento
Em seguida, a solicitação de adiantamento é revisada pelo departamento financeiro ou pelo gestor responsável, que avalia a validade da solicitação e verifica se ela está de acordo com as políticas da empresa.
Uma vez aprovada a solicitação, o adiantamento é processado e os fundos são disponibilizados ao funcionário em espécie ou transferência em conta (Pix).
Utilização dos Fundos
Então, o funcionário utiliza os fundos adiantados para cobrir as despesas conforme necessário durante sua viagem ou outras atividades. Além disso, a maioria das empresas possui uma política de gastos que deve ser seguida nesse tipo de situação.
Isso pode incluir gastos proibidos, limites de valores para cada categoria de gasto, utilizar estabelecimentos conveniados, e algum procedimento para arquivar os comprovantes de pagamento.
Prestação de Contas e Reembolso
Após a compra, o funcionário deve prestar contas dos gastos incorridos. Isso geralmente envolve a apresentação de recibos e relatórios de despesas detalhados, que são revisados pelo departamento financeiro.
Então, o valor total das despesas é comparado com o adiantamento recebido. Se as despesas forem menores que o adiantamento, o funcionário é obrigado a reembolsar a diferença à empresa.
No entanto, se as despesas forem maiores, o funcionário pode solicitar um reembolso adicional, sujeito à aprovação da empresa.
Contabilidade do Adiantamento de Despesas
Por fim, todas as transações relacionadas ao adiantamento de despesas são registradas e documentadas adequadamente para fins de contabilidade e relatórios financeiros. Logo abaixo entraremos em mais detalhes sobre este tema.
Dicas para otimizar o adiantamento de despesas
A contabilização do adiantamento de despesas é fundamental para garantir a sustentabilidade financeira da empresa e envolve muito mais do que um simples registro contábil.
Por isso, vamos conferir algumas dicas de como melhorar a gestão desses adiantamentos:
Crie um formulário de solicitação de adiantamento
Inicialmente, para facilitar o processo de solicitação de adiantamento de despesas, é fundamental criar um formulário padronizado.
Este formulário deve incluir campos para informações como por exemplo:
- a finalidade do adiantamento;
- o valor solicitado;
- a data prevista para a utilização dos fundos e quaisquer justificativas necessárias.
Além disso, o formulário precisa ser de fácil preenchimento e estar disponível para os colaboradores.
Defina uma política interna de gastos
Como já falamos anteriormente, é crucial elaborar uma política de gastos para orientar esse tipo de situação dentro da empresa. Isso cria uma padronização do processo, o que evita confusão entre colaboradores e eventuais problemas para o time financeiro.
Assim, é importante que esse documento contenha:
- quais tipos de despesas são elegíveis;
- formulário para solicitação de adiantamento;
- boas práticas;
- forma de pagamento dos montantes;
- templates para relatórios e prestações de contas;
- entre outros.
Portanto, é necessário que a política de adiantamento de despesas seja divulgada, explicada e passada para todos os colaboradores.
Você pode montar materiais e realizar comunicações didáticas, assim os colaboradores entendem as diretrizes e podem tirar dúvidas caso surjam.
Defina claramente o processo de prestação de contas
A empresa deve estabelecer claramente como será o processo de prestação de contas pelos colaboradores. Isso inclui prazos para a entrega de recibos e comprovantes, bem como os procedimentos para a comprovação das despesas.
Ou seja, transparência e compliance nesse momento são essenciais para garantir que adiantamentos justos e adequados.
Invista na automatização dos processos
Por último, a automatização dos processos relacionados ao adiantamento de despesas simplifica significativamente a gestão financeira.
Sobretudo, a utilização de softwares e sistemas específicos agiliza a solicitação, aprovação, controle e prestação de contas dos adiantamentos. Isso reduz erros, economiza tempo e proporciona maior eficiência ao departamento financeiro da empresa.
Conclusão: adiantamento de despesas é coisa séria
Em resumo, o adiantamento de despesas é uma prática financeira que beneficia tanto os colaboradores quanto a empresa e deve ser realizada com atenção e padronizações.
Assim, para garantir que esse processo seja eficaz, é fundamental estabelecer diretrizes claras, fornecer treinamento adequado aos colaboradores e investir em tecnologia para automatizar e simplificar os procedimentos associados.
Por isso, ao adotar boas práticas de gestão de adiantamento, as empresas conseguem garantir maior transparência, controle e eficiência em suas despesas, principalmente quando o assunto é viagem a trabalho.
Aliás, para complementar o que você acabou de ler, sugiro nosso guia completo para viagens corporativas.
Até a próxima!
André Apollaro
Founder & CEO da Payfy
